Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook

Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook

Letzte Aktualisierung: 23. März 2018

Freigegebene Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "info@contoso.com" oder "kontakt@contoso.com" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben und nicht der einzelne Benutzer. Darüber hinaus können Sie das freigegebene Postfach als freigegebenen Teamkalender verwenden.

Ein freigegebenes Postfach ist jedoch nicht für direktes Anmelden ausgelegt. Das Benutzerkonto für das freigegebene Postfach selbst sollte im Status "deaktiviert" verbleiben.

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Tipp: Der Office 365-Administrator für Ihre Organisation muss das freigegebene Postfach erstellen und Sie zur Gruppe der Benutzer hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Weitere Informationen, darüber, was der Administrator tun muss, finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs.

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in Outlook

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Das freigegebene Postfach sollte automatisch in Ihrem Ordnerbereich in Outlook angezeigt werden.

Das freigegebene Postfach wird in der Ordnerliste in Outlook angezeigt.

Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

  • Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem freigegebenen Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das freigegebene Postfach angezeigt wird. Warten Sie eine Weile, und dann schließen und starten Sie Outlook erneut.

  • Wenn das nicht funktioniert hat, fügen Sie das freigegebene Postfach manuell in Outlook hinzu:

    1. Öffnen Sie Outlook.

    2. Wählen Sie die Registerkarte Datei im Menüband aus.

    3. Wählen Sie Kontoeinstellungen und dann Kontoeinstellungen im Menü aus.

    4. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.

    5. Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, und wählen Sie dann Ändern aus.

    6. Wählen Sie Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen aus.

    7. Geben Sie die freigegebene E-Mail-Adresse ein, z. B. info@contoso.com.

    8. Wählen Sie OK > OK aus.

    9. Wählen Sie Weiter >  Fertig stellen > Schließen aus.

Senden von E-Mails über das freigegebene Postfach

  1. Öffnen Sie Outlook.

  2. Wählen Sie Neue E-Mail aus.

  3. Wenn Sie das Feld Von am Anfang Ihrer Nachricht nicht sehen, klicken Sie auf Optionen und dann auf Von.

  4. Klicken Sie in der Nachricht auf Von, und wechseln Sie zur freigegebenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie die freigegebene E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre freigegebene E-Mail-Adresse ein.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.

    Wenn Sie ab jetzt eine Nachricht über das freigegebene Postfach senden möchten, wird die E-Mail-Adresse in der Dropdownliste im "Von"-Feld aufgeführt.

    Immer wenn Sie eine Nachricht über das freigegebene Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Beantworten von E-Mails, die an das freigegebene Postfach gesendet wurden

  1. Öffnen Sie Outlook.

  2. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.

  3. Im Feld Von am oberen Rand der Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn das nicht der Fall ist, wählen Sie in der Dropdownliste im Feld "Von“ Ihr freigegebenes Postfach aus.

  4. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.

    Wenn Sie eine Nachricht über das freigegebene Postfach senden möchten, wird die E-Mail-Adresse in der Dropdownliste im "Von"-Feld aufgeführt.

    Immer wenn Sie eine Nachricht über das freigegebene Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Verwenden des freigegebenen Kalenders

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der freigegebene Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.

  1. Wechseln Sie in Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

    Auswählen der Kalenderansicht

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist.

  3. Jedes Mitglied des freigegebenen Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des freigegebenen Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Verwenden einer freigegebenen Kontaktliste

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Die freigegebene Kontaktliste, die mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Meine Kontakte hinzugefügt.

  1. Wählen Sie in OutlookKontakte aus.

  2. Wählen Sie unter Meine Kontakte den Ordner "Kontakte" der freigegebenen Kontaktliste aus.

    Die freigegebene Kontaktliste wird im Bereich "Kontakte" von Outlook angezeigt.

Verwenden eines freigegebenen Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Wenn Sie über ein mobiles Gerät auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, öffnen Sie Ihren Browser, melden Sie sich bei Office 365 an, und wechseln Sie zu Outlook im Web. Entsprechende Anleitungen finden Sie unter Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web. Von Outlook im Web aus können Sie auf das freigegebene Postfach zugreifen.

Über die auf dem mobilen Gerät installierte Outlook-App können Sie auf das freigegebene Postfach nicht zugreifen. Möchten Sie dieses Feature verwenden? Teilen Sie das dem Outlook-Entwicklungsteam mit. Stimmen Sie hier ab!

Senden von automatischen Antworten aus einem freigegebenen Postfach

Nur Ihr Office 365-Administrator hat die Berechtigungen dies einzurichten. Anweisungen hierfür finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs.

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