Öffnen, Bearbeiten und Aktualisieren von Dateien von einer SharePoint-Site aus

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Sie können in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Website mithilfe von Outlook 2007 oder Outlook 2010 verbinden und Durchsuchen, bearbeiten und sogar durchsuchen die Dateien. Nachdem Sie Ihrer SharePoint-Bibliothek mit Outlook verbinden, können Sie arbeiten mit den Dateien auf Ihrer Festplatte, selbst wenn Sie nicht im Büro sind.

Hinweis : In diesem Artikel beschriebenen Features arbeiten mit SharePoint-Websites, die Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt werden. Wenn Sie sind nicht sicher sind, welche Versionen von Microsoft SharePoint-Produkten und Technologien auf dem Server ausgeführt werden, bitten Sie den Serveradministrator.

  1. Öffnen Sie in einem Webbrowser die Bibliothek auf SharePoint-Website ein.

    Wenn Sie die Bibliothek nicht finden können, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Bibliothek in der Gruppe Verbinden und Exportieren auf Verbindung mit Outlook herstellen.

Verbindung mit Outlook herstellen (Befehl)

  1. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Programm auf dem Computer zu öffnen, klicken Sie auf Zulassen.

    Die Bibliothek wird in Outlook im Navigationsbereich in einen neuen Ordner namens SharePoint-Listen hinzugefügt.

    Die Dateien in der Bibliothek Verhalten sich ähnlich wie e-Mail-Nachrichten. Klicken Sie auf diese Option, um eine Vorschau der Datei im Lesebereich oder doppelklicken Sie auf die Datei, um ihn zu öffnen. Mit der rechten Maustaste in der Datei, um weitere Optionen anzuzeigen.

    Hinweise : 

    • Wenn die Bibliothek Unterordner enthält, und Sie Zugriff auf alle Dateien in Outlook haben möchten, zeigen Sie die Bibliothek auf der obersten Ebene an, und verbinden Sie es mit Outlook. Wenn Sie in einen Unterordner in einer Bibliothek arbeiten, und die Bibliothek mit Outlook verbinden, sind standardmäßig nur der Inhalt des Ordners verbunden.

    • Um nur den Inhalt eines einzelnen Ordners in Outlook zuzugreifen, gibt es zwei Optionen zur Verfügung. Wenn Sie der Ordner, der Dateien enthält, die Sie in Outlook zugreifen möchten, nicht geöffnet ist, zeigen Sie auf den Ordner, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil für Menü öffnen, und klicken Sie dann auf Verbindung mit Outlook herstellen. Wenn Sie der Ordner, den Sie verbinden möchten, bereits geöffnet ist, führen Sie die Schritte zum Verbinden einer Bibliothek. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Verbindung mit Outlook herstellen.

    • Nachdem Sie eine Verbindung einer Bibliothek mit Outlook hergestellt haben, können Sie andere Teammitglieder einladen, eine Verbindung mit der Bibliothek herzustellen. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Bibliotheksnamen, und klicken Sie dann auf Diesen Ordner freigeben.

Wenn Sie alle neuen Dateien in der SharePoint-Bibliothek verfügbar sind, werden diese Dateien in der Gruppe zum Download verfügbar, in der Nachrichtenliste angezeigt. Sie können Dateien heruntergeladen werden, während der nächsten Senden/Empfangen-Befehl markieren, oder Sie herunterladen Dateien sofort, wenn eine Verbindung mit der SharePoint-Website zur Verfügung.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie herunterladen möchten.

    Tipp : Wählen Sie mehrere Dateien drücken und halten Sie STRG GEDRÜCKT, während Sie auf jede Dateikopfzeile klicken.

  2. Klicken Sie auf Markieren Dokumente herunterladen.

Hinweis : Wenn die Vorschau wird eine Datei, die noch nicht heruntergeladen wurde angezeigt, klicken Sie auf Dieses Dokument herunterladen.

Nach Dateien in Outlook heruntergeladen werden, können Sie die Dateien öffnen, um zu einem beliebigen Zeitpunkt, beispielsweise wenn Sie offline arbeiten. Um festzustellen, ob der Dateien am oberen Rand der Nachrichtenliste verfügbar sind, klicken Sie auf Anordnen nach, und klicken Sie dann auf Verfügbarkeit. Alle Dateien, die nicht heruntergeladen wurden, werden in der Gruppe zum Download verfügbar.

  1. Erweitern Sie den Ordner mit SharePoint-Listen in E-Mailoder derOrdnerliste im Navigationsbereich, und wählen Sie den Namen der SharePoint-Bibliothek.

  2. Doppelklicken Sie auf den Dateinamen, um eine Datei zu öffnen. Wenn Sie aufgefordert werden, die die Quelle der Datei zu überprüfen, klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie, dass es wissen zu tun ist sicher ist.

  3. Wenn die Datei auf dem SharePoint-Server aktualisiert wurde, nachdem sie in Outlook heruntergeladen wurde, können Sie aufgefordert, die neueste Version der Datei zu öffnen. Klicken Sie auf Ja oder Nein, je nachdem, ob Sie die Kopie auf Ihrem Computer oder die aktualisierte Kopie vom SharePoint-Server zu öffnen.

    Die Datei wird in dem Programm geöffnet, mit dem sie erstellt wurde, sofern das Programm auf dem Computer installiert ist.

Nach Dateien in Outlook heruntergeladen werden, können Sie die Dateien öffnen, um zu einem beliebigen Zeitpunkt, beispielsweise wenn Sie offline arbeiten. Um festzustellen, ob der Dateien am oberen Rand der Nachrichtenliste verfügbar sind, klicken Sie auf Anordnen nach, und klicken Sie dann auf Verfügbarkeit. Alle Dateien, die nicht heruntergeladen werden, werden in der Gruppe zum Download verfügbar.

Tipp : Um zu verhindern, dass jemand Änderung an einer Datei auf dem SharePoint-Server vornimmt, während Sie daran arbeiten, schauen Sie sich die Datei. Wenn eine Datei geöffnet ist, dass Sie ausgecheckt haben, wird im Bearbeitungsmodus geöffnet. Sie können die Änderungen vornehmen, sofort beginnen.

  1. Erweitern Sie den Ordner mit SharePoint-Listen in E-Mail oder der Ordnerliste im Navigationsbereich, und wählen Sie den Namen der SharePoint-Bibliothek.

  2. Doppelklicken Sie auf den Dateinamen, um eine Datei zu öffnen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, um die Quelle der Datei zu überprüfen, klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie wissen, dass es zu tun ist.

  3. Wenn die Datei auf dem SharePoint-Server aktualisiert wurde, nachdem sie in Outlook heruntergeladen wurde, können Sie aufgefordert, die neueste Version der Datei zu öffnen. Klicken Sie auf Ja oder Nein, je nachdem, ob Sie die Kopie auf Ihrem Computer oder die aktualisierte Kopie vom SharePoint-Server zu öffnen.

    Wenn Sie dieses Programm auf Ihrem Computer installiert haben, wird die Datei in dem Programm, in dem es erstellt wurde, geöffnet. Wenn die Datei in einem mit SharePoint, wie etwa Microsoft Office-Programms kompatiblen Programm erstellt wurde, wird möglicherweise die Statusleiste am oberen Rand des Dokuments angezeigt.

  4. Klicken Sie in der Statusleiste auf Offline bearbeiten.

    Möglicherweise wird eine Meldung angezeigt, die Informationen zu den Offlinemodus, z. B. Links in der SharePoint-Entwurfsordner auf Ihrem Computer und den Offline Bearbeitungsoptionen für Ihr Programm bereitstellt.

  5. Nachdem Sie die Datei bearbeitet haben, speichern Sie die Datei wie gewohnt.

  6. Schließen Sie die Datei.

    Wenn eine Verbindung mit dem Server verfügbar ist, wenn Sie die Datei schließen, möglicherweise Offline bearbeiten Sie im Dialogfeld angezeigt werden, können Sie die Änderungen auf dem Server zu aktualisieren. Wenn keine Serververbindung nicht verfügbar ist, wenn Sie die Datei Schließen des Dialogfelds nicht angezeigt wird, jedoch möglicherweise angezeigt, wenn Sie erneut verbinden, und öffnen Sie die Datei dann erneut.

  7. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Datei auf dem Server zu aktualisieren.

  8. Wenn die Datei ausgecheckt ist, nicht andere Personen die Änderungen angezeigt, bis Sie die Datei einchecken. Wenn die Datei ausgecheckt ist, werden Sie möglicherweise aufgefordert zum Einchecken der Datei. Wenn Sie die Datei einchecken, klicken Sie auf Ja.

    Möglicherweise erhalten Sie eine Aufforderung zur Eingabe von zusätzlichen Informationen wie Kommentaren über die vorgenommenen Änderungen oder andere Details zu der Datei.

  9. Wenn Sie an der Datei arbeiten, während Sie ohne eine Verbindung mit dem Server arbeiten, werden Sie nicht aufgefordert, die Datei zu aktualisieren, wenn Sie es zu schließen. Um die Datei auf dem Server zu aktualisieren, öffnen Sie die Datei wieder, nehmen Sie alle weiteren gewünschten Änderungen vor, und schließen Sie die Datei. Wenn das Dialogfeld Bearbeiten Offline angezeigt wird, klicken Sie auf Aktualisieren.

    Hinweis : Wenn Sie nicht der Datei zuerst auschecken und eine andere Person die Datei auf dem SharePoint-Server aktualisiert, wird eine Meldung über einen Konflikt Änderung informieren. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Änderungen abzustimmen.

Wenn Ihre SharePoint-Website und Bibliothek zum Empfangen von e-Mail-Nachrichten eingerichtet sind, können Sie eine Datei zur Bibliothek hinzufügen, indem Sie ihn als Anlage in einer Nachricht senden. Wenn Sie dies tun, müssen Sie nicht Ihrer SharePoint-Bibliothek mit Outlook verbinden.

Vor dem Senden von Nachrichten in einer Bibliothek müssen Sie wissen, ob die Bibliothek so eingerichtet wurde, e-Mail-Anlagen erhalten, und welche e-Mail-Adresse zu verwenden.

  1. Um die e-Mail-Adresse für die Bibliothek zu finden, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Suchen Sie im Adressbuch. Wenn die e-Mail-Adresse nicht vorhanden ist, können Sie die Person wenden, die die Bibliothek eingerichtet. Sie können Sie zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen, damit Sie ihn später problemlos finden können.

    • Anzeigen der Beschreibung für die Bibliothek auf der SharePoint-Website unter den Titel der Bibliothek angezeigt wird. Besitzer der Website möglicherweise die Beschreibung die e-Mail-Adresse der Bibliothek hinzugefügt haben.

    • Zeigen Sie die e-Mail-Einstellungen für die Bibliothek ein. Dazu müssen Sie die Berechtigung zum Anzeigen der bibliothekseinstellungen:

      1. Öffnen Sie die Website, und klicken Sie dann zum Öffnen einer Bibliothek auf den Bibliotheksnamen, in einem Webbrowser.

        Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

      2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten.

        Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

      3. Wenn Sie die Bibliothek zum Empfangen von Nachrichten aktiviert ist, wird die e-Mail-Adresse unter Listeninformationen neben E-Mail-Adresse angezeigt.

        Ihre Organisation möglicherweise eine eigene e-Mail-Liste, mit die Namen eine SharePoint-Gruppe, der die Mitglieder zum Senden von Nachrichten miteinander zu können. Die Adresse der SharePoint-Gruppe kann die Adressen der Bibliotheken enthalten, damit, wenn Sie Nachrichten an Mitglieder der Gruppe senden, Nachrichtenanlagen automatisch zur SharePoint-Website hinzugefügt werden. Ihren SharePoint-Administrator können Sie weitere Informationen in Ihrer Organisation SharePoint-Bibliotheken erteilen.

  2. Erstellen Sie eine Nachricht in Outlook, und fügen Sie eine Datei als Anlage hinzu.

  3. Geben Sie im Feld an oder Cc die e-Mail-Adresse der SharePoint-Bibliothek aus. Wenn Ihre Organisation eine SharePoint-Gruppe, die die Bibliothek enthält verwendet, verwenden Sie stattdessen die e-Mail-Adresse der SharePoint-Gruppe.

  4. Klicken Sie auf Senden.

Wenn Sie häufig Outlook für die Verwaltung von Informationen nutzen, ziehen Sie es möglicherweise vor, die Dateien Ihrer SharePoint-Bibliothek direkt in Office Outlook 2007 zu bearbeiten, statt einen Webbrowser dafür zu verwenden. Sie beantworten z. B. eine E-Mail und müssen dann auf Teamrichtlinien auf der SharePoint-Website Bezug nehmen. Wenn die SharePoint-Bibliothek mit Outlook verbunden ist, können Sie nach der Datei wie nach einer E-Mail-Nachricht suchen und sie anzeigen, ohne Outlook zu verlassen.

Dokumente aus der SharePoint-Bibliothek in Outlook

1. In Outlook 2007 können Sie die Ansicht einer SharePoint-Bibliothek auf verschiedene Arten anordnen und sortieren.

2. Der rote Pfeil wird angezeigt, wenn Sie eine Datei offline bearbeiten. Sie können auf den Pfeil klicken, um weitere Informationen zum Dateistatus zu sehen, z. B. das Datum der letzten Änderung.

Ein weiterer Vorteil der Bearbeitung von Dateien über Outlook ist, dass die Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert werden, während Sie sie bearbeiten. Dies geht normalerweise schneller, als die Bearbeitung auf einem Server.

Das Bearbeiten von Dateien der SharePoint-Website in Outlook empfiehlt sich für das Durchsuchen und Bearbeiten von herkömmlichen Dateien, die in der Dokumentbibliothek gespeichert sind, z. B. Dokumente, Arbeitsblätter und Präsentationen. Sie können auch Dateien in anderen Arten von Bibliotheken wie Bildbibliotheken durchsuchen. Komplexere Datenoperationen, wie die Arbeit mit benutzerdefinierten Listen oder die Aktualisierung von Datenbankanwendungen, sollten besser direkt auf der SharePoint-Website verarbeitet werden. Möchten Sie die Einstellungen oder Struktur einer Bibliothek ändern oder eine neue Bibliothek erstellen, sollten Sie die Bibliothek direkt auf der SharePoint-Website bearbeiten.

Sie können aus vielen Arten von Applications in Office Outlook 2007 Dateien öffnen. Wenn die Datei mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 kompatibel ist, können Sie auch die Datei bearbeiten und aktualisieren die Änderungen auf dem Server ein, wenn Sie fertig sind. Beispiele für kompatible Dateien sind Microsoft Office Excel 2007 Arbeitsblätter, Präsentationen Microsoft Office PowerPoint 2007 und Microsoft Office Word 2007 Dokumente.

Sie können die Dateien auch offline bearbeiten, z. B. im Flugzeug. Zurück im Büro können Sie dann die Versionen auf der SharePoint-Website aktualisieren.

Ihre Änderungen einer Datei werden nicht automatisch auf dem Server aktualisiert, während Sie die Datei bearbeiten und speichern. So können Sie Offlinedateien schneller bearbeiten, da der Computer keine Verbindung mit dem Server herstellen muss, während Sie arbeiten. Wenn Sie die Datei schließen, werden Sie aufgefordert, die Änderungen auf dem Server zu aktualisieren. Nur die an bestimmten Dateien vorgenommenen Änderungen werden aktualisiert. Outlook muss also nicht die gesamte Bibliothek mit dem Server synchronisieren.

Nimmt ein anderer Benutzer Änderungen an einer Datei vor, bevor Sie die Datei auf dem Server aktualisieren, müssen Sie beim Aktualisieren der Datei auf dem Server angeben, ob Sie die Änderungen zusammenführen möchten bzw. welche Version der Datei Sie behalten möchten. Sie können verhindern, dass andere Änderungen an einer Datei vornehmen, indem Sie die Datei vor der Bearbeitung auschecken.

Wenn Sie eine Verbindung zwischen einer SharePoint-Bibliothek und Office Outlook 2007 herstellen, wird die Bibliothek in einem Ordner namens SharePoint-Listen angezeigt. In diesem Ordner können Sie die üblichen in Outlook verwendeten Überwachungs- und Kommunikationsfeatures verwenden, z. B. Kennzeichnen einer Datei zur Nachverfolgung, Einordnen der Datei in Kategorien und Weiterleiten der Dateien an Kollegen. Die mit Outlook angewendeten Kennzeichen und Kategorien sind nicht verfügbar, wenn Sie in einem Webbrowser an der Website arbeiten. Sei können damit aber die Arbeit in Outlook besser strukturieren.

Bei der Arbeit in Outlook können Sie mithilfe der Suchordner, die in Outlook im Ordner SharePoint-Listen zur Verfügung stehen, leicht nach Dateien suchen. In Suchordnern werden keine Elemente gespeichert, sondern sie stellen Ansichten dar, mit denen Sie schnell Elemente finden können, die in anderen Ordnern gespeichert sind.

Genau wie die Nachrichten im Posteingang angezeigt werden, können Sie die Namen von Dateien in der Bibliothek sehen, sie durchsuchen und öffnen. Alle Ordnerstrukturen in der Bibliothek werden auch in Outlook angezeigt. Durch die Dateien wird Ihr Posteingang nicht vergrößert. Sie werden in einer Persönliche Ordner-Datei (PST) auf der Festplatte gespeichert.

Sie können auch eine einzelne Datei oder einen einzelnen Ordner herunterladen, wenn Sie nur damit in Outlook arbeiten möchten. Befinden sich die Datei oder die Dateien, die Sie bearbeiten, in Ordnern, wird von Outlook auch die Ordnerstruktur heruntergeladen. Sie können aber keine gefilterte Ansicht einer Bibliothek herunterladen, z. B. die Dateien, die von einer bestimmten Abteilung erstellt wurden.

Im Vorschaufenster in Office Outlook 2007 können Sie eine Vorschau vieler Dateitypen anzeigen, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert sind. Weitere Informationen zum Status der Datei, z. B. das Datum der letzten Bearbeitung, kann oben in der Datei angezeigt werden.

Informationen zu einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek im Vorschaufenster

  1. Öffnen Sie in einem Webbrowser die Bibliothek auf der SharePoint-Website.

    Wenn Sie die Bibliothek nicht finden können, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie auf Aktionen im Menü Menübild klicken Sie auf Verbindung mit Outlook herstellen.

    Menü 'Aktionen' in 'Freigegebene Dokumente'

  3. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden zu bestätigen, dass Sie die Bibliothek mit Outlook verbinden möchten.

    In Outlook wird die Bibliothek in einem neuen Ordner mit der Bezeichnung SharePoint-Listen zur Ordnerliste hinzugefügt.

    Wenn Sie auf die hinzugefügte Bibliothek klicken, werden die Dateien darin wie E-Mail-Nachrichten angezeigt. Doppelklicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um weitere Optionen anzuzeigen.

    Hinweise : 

    • Wenn die Bibliothek Ordner enthält und Sie alle Ordner und Dateien mit Outlook verbinden möchten, zeigen Sie die oberste Ebene der Bibliothek an, bevor Sie sie mit Outlook verbinden. Wenn Sie beim Verbinden die Inhalte eines Ordners in der Bibliothek durchsuchen, werden nur die Inhalte des Ordners verbunden.

    • Wenn Sie nur die Inhalte eines Ordners mit Outlook verbinden möchten, haben Sie zwei Optionen. Ist der Ordner mit den Dateien nicht geöffnet, zeigen Sie auf den Ordner, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Mit Outlook verbinden. Ist der Ordner, den Sie verbinden möchten, bereits geöffnet, folgen Sie den Schritten zum Verbinden einer Bibliothek, indem Sie im Menü Aktionen auf Mit Outlook verbinden klicken.

Tipp : Nachdem Sie eine Bibliothek mit Outlook verbinden, können Sie eine Freigabenachricht an andere Teammitglieder, mit der sie die Verbindung zu der Bibliothek eingeladen senden. Mit der rechten Maustaste in des Namens der Bibliothek in Outlook, und klicken Sie dann auf die Bibliotheksnamen freigeben. Dies erstellt eine e-Mail-Nachricht, die einen Link und einen Befehl für die Verbindung zu der Bibliothek enthält.

Haben Sie eine Datei nicht heruntergeladen, wird sie in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar in der Nachrichtenliste angezeigt. Sie können die Datei markieren, sodass sie bei der nächsten Ausführung des Befehls Senden/Empfangen heruntergeladen wird. Sie können sie aber auch direkt herunterladen, wenn eine Verbindung mit der SharePoint-Website besteht.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie herunterladen möchten.

    Tipp : Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen, indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, während Sie auf die Kopfzeilen der Dateien klicken.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokument(e) für den Download markieren.

Hinweis : In der Vorschau einer Datei, die noch nicht heruntergeladen wurde, kann die Schaltfläche Dieses Dokument herunterladen angezeigt werden. Sie können zum Herunterladen des Dokuments auf diese Schaltfläche klicken, falls eine Verbindung mit dem Server besteht.

Seitenanfang

Zum Öffnen einer Datei in Office Outlook 2007 müssen Sie zuerst die Bibliothek mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook in diesem Artikel.

Wenn Sie die Dateien in Outlook heruntergeladen haben, können die Dateien auch geöffnet werden, wenn Sie offline arbeiten. Zum Überprüfen, ob die Dateien verfügbar sind, wechseln Sie in eine Ansicht, in der die Dateien entsprechend ihrer Verfügbarkeit angeordnet werden. Alle noch nicht heruntergeladenen Dateien werden in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar angezeigt. Verknüpfungen zu allgemeinen Informationen über das Anordnen von Ansichten in Outlook finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Erweitern Sie unter E-Mail im Navigationsbereich den Ordner SharePoint-Listen, und wählen Sie dann den Namen der SharePoint-Bibliothek aus.

    Wird kein Ordner SharePoint-Listen angezeigt, klicken Sie auf den Pfeil neben Alle E-Mail-Elemente, und stellen Sie sicher, dass SharePoint-Listen ausgewählt ist.

  2. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datei, um sie zu öffnen. Werden Sie aufgefordert, die Quelle der Datei zu überprüfen, klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie das Öffnen der Datei für sicher halten.

  3. Wurde die Datei auf dem Server aktualisiert, nachdem Sie sie in Outlook heruntergeladen haben, müssen Sie möglicherweise auswählen, ob Sie die neuste Version der Datei öffnen möchten. Je nachdem, ob Sie die Kopie auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server öffnen möchten, klicken Sie auf Ja oder Nein.

  4. Die Datei wird in dem Programm geöffnet, mit dem sie erstellt wurde, sofern das Programm auf dem Computer installiert ist.

Seitenanfang

Zum Bearbeiten einer Datei in Office Outlook 2007 müssen Sie zuerst die Bibliothek mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook in diesem Artikel.

Tipp : Damit kein anderer Benutzer Änderungen an der Datei vornehmen kann, während Sie sie bearbeiten, können Sie die Datei zuerst aus der Bibliothek auf der SharePoint-Website auschecken. Wenn Sie eine Datei vor dem Öffnen auschecken, können Sie die Datei direkt ändern.

Wenn Sie die Dateien in Outlook heruntergeladen haben, können die Dateien auch geöffnet werden, wenn Sie offline arbeiten. Zum Überprüfen, ob die Dateien verfügbar sind, wechseln Sie in eine Ansicht, in der die Dateien entsprechend ihrer Verfügbarkeit angeordnet werden. Alle noch nicht heruntergeladenen Dateien werden in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar angezeigt. Verknüpfungen zu allgemeinen Informationen über das Anordnen von Ansichten in Outlook finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Erweitern Sie unter E-Mail im Navigationsbereich den Ordner SharePoint-Listen, und wählen Sie dann den Namen der SharePoint-Bibliothek aus.

    Wird kein Ordner SharePoint-Listen angezeigt, klicken Sie auf den Pfeil neben Alle E-Mail-Elemente, und stellen Sie sicher, dass SharePoint-Listen ausgewählt ist.

  2. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datei, um sie zu öffnen. Werden Sie aufgefordert, die Quelle der Datei zu überprüfen, klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie das Öffnen der Datei für sicher halten.

  3. Wurde die Datei auf dem Server aktualisiert, nachdem Sie sie in Outlook heruntergeladen haben, müssen Sie möglicherweise auswählen, ob Sie die neuste Version der Datei öffnen möchten. Je nachdem, ob Sie die Kopie auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server öffnen möchten, klicken Sie auf Ja oder Nein.

  4. Die Datei wird in dem Programm geöffnet, mit dem sie erstellt wurde, sofern das Programm auf dem Computer installiert ist.

    Wenn die Datei in einem Programm erstellt wurde, die mit Windows SharePoint Services 3.0, wie z. B. Word 2007, Excel 2007 oder PowerPoint 2007, ist möglicherweise die Statusleiste am oberen Rand der Datei angezeigt. Die Statusleiste wird unterhalb der Titelleiste der Datei und alle Symbolleisten, die am oberen Rand der Datei angezeigt werden. Die Statusleiste enthält den Text Offline Server-Dokument und einer Schaltfläche Offline bearbeiten.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Offline bearbeiten.

    Es kann eine Meldung mit Informationen zur Offlinearbeit angezeigt werden, beispielsweise Verknüpfungen mit dem Ordner SharePoint-Entwürfe auf der Festplatte und Offlinebearbeitungsoptionen für das Programm.

  6. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Datei vor, und speichern Sie die Datei wie üblich.

  7. Schließen Sie die Datei.

    Besteht beim Schließen der Datei eine Verbindung mit dem Server, kann das Dialogfeld Offline bearbeiten angezeigt werden, sodass Sie die Änderungen auf dem Server aktualisieren können. Besteht keine Verbindung mit dem Server der SharePoint-Website, wird das Dialogfeld beim Schließen der Datei nicht angezeigt. Es kann aber angezeigt werden, wenn Sie erneut eine Verbindung herstellen und dann die Datei erneut öffnen.

  8. Klicken Sie auf Aktualisieren, wenn Sie die Datei auf dem Server aktualisieren möchten.

  9. Ist die Datei ausgecheckt, können andere Personen die Änderungen auf dem Server erst sehen, wenn die Datei wieder eingecheckt ist. Wenn die Datei ausgecheckt ist, können Sie dazu aufgefordert werden, die Datei einzuchecken. Klicken Sie auf Ja, wenn die Datei eingecheckt werden kann.

    Möglicherweise werden Sie dazu aufgefordert, weitere Informationen einzugeben, z. B. einen Kommentar zu den vorgenommenen Änderungen oder Details zur Datei.

  10. Wenn Sie die Datei ohne eine Verbindung mit dem Server bearbeiten, werden Sie beim Schließen nicht dazu aufgefordert, die Datei zu aktualisieren. Wenn Sie die Datei auf dem Server aktualisieren möchten, öffnen Sie die Datei erneut, nehmen Sie weitere gewünschte Änderungen vor, und schließen Sie sie dann. Wenn das Dialogfeld Offline bearbeiten angezeigt wird, klicken Sie auf Aktualisieren.

Hinweis : Haben Sie die Datei vor der Bearbeitung nicht ausgecheckt und wurde sie währenddessen von einem anderen Benutzer auf dem Server aktualisiert, wird eine Meldung zu Serverkonflikten angezeigt. Befolgen Sie die Anweisungen, um die Änderungen abzustimmen.

Ist die Bibliothek umfangreich, möchten Sie möglicherweise nicht alle Dateien in Outlook 2007 anzeigen. Sie können einzelne Dateien oder Ordner aus dem Ordner SharePoint-Listen in Outlook entfernen, wenn Sie sie nicht bearbeiten möchten. Mit diesem Verfahren werden die Dateien nicht aus der SharePoint-Bibliothek gelöscht.

  1. Wählen Sie unter E-Mail im Navigationsbereich im Ordner SharePoint-Listen die Bibliothek aus, aus der Sie eine oder mehrere Dateien entfernen möchten.

  2. Wählen Sie in der Nachrichtenliste die Datei aus, die Sie entfernen möchten.

    Sie können mehrere Dateien auswählen, indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, während Sie auf die Kopfzeilen der Dateien klicken. Drücken Sie STRG+A, um alle Dateien auszuwählen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und klicken Sie dann auf Offlinekopie entfernen.

Die entfernten Kopfzeilen von Dateien werden dann aus der Gruppe Heruntergeladene Dokumente in die Gruppe Zum Herunterladen verfügbar verschoben. Wenn Sie auf die Kopfzeile einer entfernten Datei klicken, wird im Lesebereich keine Vorschau angezeigt, da die lokale Kopie der Datei entfernt wurde.

  1. Wählen Sie unter E-Mail im Navigationsbereich im Ordner SharePoint-Listen die Bibliothek aus, die Sie entfernen möchten.

  2. Mit der rechten Maustaste in des Ordners, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Name der Bibliothek löschen.

  3. Klicken Sie bei der Aufforderung, das Löschen zu bestätigen, auf Ja.

    Hinweis : Durch diesen Vorgang wird die Bibliothek lediglich in Outlook, nicht aber von der Windows SharePoint Services-Website gelöscht.

Wenn die SharePoint-Website und -Bibliothek zum Empfangen von E-Mails eingerichtet sind, können Sie der Bibliothek eine Datei hinzufügen, indem Sie sie als Anlage in einer E-Mail-Nachricht senden, so wie Sie auch einem Kollegen eine Anlage in einer E-Mail-Nachricht senden. Sie müssen die Bibliothek nicht mit Outlook verbinden.

Bevor Sie eine E-Mail an die Bibliothek senden können, müssen Sie wissen, ob die Bibliothek zum Empfangen von E-Mails eingerichtet ist. Ist dies der Fall, ermitteln Sie die Adresse.

  1. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus, um die E-Mail-Adresse der Bibliothek zu ermitteln:

    • Sehen Sie im Adressbuch nach. Finden Sie die E-Mail-Adresse dort nicht, können Sie sie von der Person bekommen, die die Bibliothek eingerichtet hat. Sie können sie dann der Kontaktliste hinzufügen, sodass Sie sie später problemlos finden können.

    • Sehen Sie sich die Beschreibung der Bibliothek auf der SharePoint-Website an. Sie befindet sich direkt unter dem Titel der Bibliothek. Der Websitebesitzer kann der Beschreibung die E-Mail-Adresse der Bibliothek hinzugefügt haben.

    • Zeigen Sie die E-Mail-Einstellungen der Bibliothek an, wenn Sie über die Berechtigung zur Anzeige der Bibliothekseinstellungen verfügen:

      1. Klicken Sie auf Ihrer Website im Browser auf den Namen der Bibliothek, um ihn zu öffnen.
        Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

      2. Klicken Sie auf Einstellungen im Menü Menü "Einstellungen" klicken Sie auf der Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten.
        Klicken Sie auf Einstellungen-Dokumentbibliothek beispielsweise in eine Dokumentbibliothek.

      3. Wenn die Bibliothek für den Empfang von E-Mail aktiviert ist, wird ihre Adresse unter Listeninformationen neben E-Mail-Adresse angezeigt.

    • Verwenden Sie die e-Mail-Adresse Ihre SharePoint-Gruppe, um die Datei als Anlage senden. Ihre Organisation möglicherweise eine eigene e-Mail-Liste, genannt eine SharePoint-Gruppe, die womit seine Mitglieder miteinander e-Mail-Nachrichten senden kann. Die Adresse der SharePoint-Gruppe kann die Adressen der Bibliotheken, enthalten, damit beim Senden von E-mail für Mitglieder der Gruppe Anlagen der Nachrichten automatisch Ihrer Website Windows SharePoint Services 3.0 hinzugefügt werden.

  2. Fügen Sie in Outlook die Datei, z. B. ein Dokument oder ein Arbeitsblatt, an die E-Mail-Nachricht an.

  3. Geben Sie in das Feld An oder Cc die Adresse der Bibliothek ein. Enthält die SharePoint-Gruppe bereits die Bibliothek, fügen Sie stattdessen die E-Mail-Adresse der SharePoint-Gruppe hinzu.

  4. Klicken Sie auf Senden.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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