Ändern der Workfloweinstellungen für einen Websiteinhaltstyp

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Die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthaltenen Standardworkflows bestehen aus Einstellungen, die allen Workflows gemeinsam sind, sowie aus weiteren Einstellungen, die für den individuellen Workflow spezifisch sind. In diesem Artikel wird das Konfigurieren der allen Workflows gemeinsamen Einstellungen beschrieben.

Was möchten Sie tun?

Öffnen Sie der Änderung eine Workflowstatusseite

Identifizieren der Aufgabenliste

Identifizieren der Verlaufsliste

Einrichten von Optionen für den Start von Workflows

Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren

Öffnen der Seite "Workflow ändern"

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Seite zu öffnen, auf der Sie Änderungen an den workfloweinstellungen vornehmen können. Jedes der nachfolgenden Verfahren beginnt auf den Seiten zum Ändern eines Workflows.

  1. Zeigen Sie auf der Homepage der Websitesammlung im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen, und klicken Sie dann auf Alle Websiteeinstellungen ändern.

  2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Galerien auf Websiteinhaltstypen.

  3. Wählen Sie den Inhaltstyp aus, dem der Workflow zugeordnet ist, und klicken Sie dann auf Workfloweinstellungen.

  4. Wählen Sie den zu ändernden Workflow aus, und verwenden Sie dann die Informationen in den folgenden Abschnitten, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

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Identifizieren der Aufgabenliste

In den einzelnen Workflows Aufgaben zugewiesen sind Einzelpersonen oder Gruppen oder beide, aktivieren den Workflow abgeschlossen sein soll. Beispielsweise in einem Genehmigungsworkflow Sie Zuordnen von Personen oder Gruppen die Aufgabe der Genehmigung von Elementen nach einem bestimmten Datum. Standardmäßig werden alle Vorgänge in der Aufgabenliste gespeichert, wo Sie den Aufgabenstatus und andere Eigenschaften anzeigen können. Speichern der Workflowaufgaben in der Liste der Standard-Aufgaben vereinfacht zahlreiche Aufgaben an einer zentralen Stelle zu verwalten. Es vereinfacht auch die Aufgaben mit Microsoft Office Outlook 2007 zu synchronisieren.

In manchen Situationen sollten Sie möglicherweise das Erstellen einer eindeutigen Aufgabenliste für einen Workflow in Betracht ziehen:

  • Für Sicherheit und Datenschutz möchten Sie eine bestimmte Aufgabenliste von der Hauptseite Aufgabenliste getrennt. Für Vorgänge, denen vertrauliche Daten oder Daten, die privat bleiben sollen, können Sie der Aufgabenliste einen eindeutigen Namen geben.

  • Wenn zahlreiche Workflows vorhanden sind oder wenn die Workflows zahlreiche Aufgaben enthalten, möchten Sie möglicherweise separate Aufgabenlisten für die einzelnen Workflows verwalten, um die optimale Leistung aufrechtzuerhalten. Wenn die Aufgabenlisten und Verlaufslisten weniger als 2.000 Elemente enthalten, ist sichergestellt, dass die Listen die Websiteleistung nicht beeinträchtigen.

  • Öffnen der Workflowstatusseite ändern.

  • Klicken Sie im Abschnitt Aufgabenliste lassen der Standard-Aufgabenliste angezeigt, oder geben Sie einen Namen für eine eindeutige Aufgabenliste, die von der Hauptseite Aufgabenliste getrennt ist.

    Wenn Sie bereits mehrere Aufgabenlisten erstellt haben, stehen diese im Feld Geben Sie den Namen der Aufgabenliste einzur Verfügung.

    Hinweis: Wenn Instanzen des Workflows ausgeführt werden, wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie festlegen, dass die Zuordnung der Aufgabenliste zu ändern.

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Identifizieren der Verlaufsliste

Wie bei der Aufgabenliste, können Sie eine eindeutige Verlaufsliste erstellen, wenn vertrauliche Daten im Feld Kommentare/Beschreibung protokolliert wird. Eine eindeutige Verlaufsliste ist auch hilfreich, wenn Workflows Tausende von Elementen generiert werden. In diesen Fällen ist es von Vorteil, den Workflowverläufe zu trennen.

  1. Öffnen der Workflowstatusseite ändern.

  2. Im Abschnitt Verlaufsliste lassen Sie die standardmäßigen Workflowverlaufsliste angezeigt, oder geben Sie einen Namen für eine eindeutige Verlaufsliste für diesen Workflow ein.

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Einrichten der Workflowstartoptionen

Aktivieren der Features in Abschnitt Startoptionen bestimmen, wie Sie den Workflow aktivieren. Die Standardauswahl ist Zulassen dieser Workflow von einem authentifizierten Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen manuell gestartet werden. Diese Option ermöglicht Benutzern, die den Workflow starten, indem Sie im Menü, das angezeigt wird, wenn der Benutzer eine Instanz des Inhaltstyps klickt Workflows auswählen. Wenn der Benutzer Workflows auswählt, der Workflowseite wird geöffnet, und der Benutzer kann den Workflow aus dem Abschnitt neuen Workflow starten der Seite auswählen.

Automatischen Start stehen zwei Optionen für Workflows, die ausgeführt werden müssen, um eine Richtlinie zu erzwingen oder anderen Gründen, die den Workflow obligatorisch machen.

  1. Öffnen der Workflowstatusseite ändern.

  2. Wählen Sie die Berechtigung zum Einschränken des Workflows auf bestimmte Berechtigungsgruppen:

    • Die Berechtigung Elemente bearbeiten, ist der Standardwert. Es ist nicht verfügbar, so ändern Sie die Workflow-Vorlagen, die mit Office SharePoint Server 2007, bereitgestellt werden, da diese Vorlagen Berechtigung Elemente bearbeiten erforderlich oder höher. Eine niedrigere Berechtigung können diese Vorlagen festgelegt werden.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erfordern Listenberechtigungen verwalten auf den Workflow zu starten, um die Anzahl der weitere Personen einschränken, die einen Workflow gestartet werden kann.

  3. Wählen Sie gegebenenfalls eine automatische Startoption aus.

    • Wählen Sie das Kontrollkästchen diesen Workflow beim Erstellen ein neues Elements starten, wenn Sie möchten, dass den Workflow automatisch gestartet wird, wenn ein neues Element in einer Liste oder Bibliothek, unabhängig davon, ob ein Benutzer manuell den Workflow startet erstellt wird. Angenommen, sollten Sie einen Workflow zu starten, wenn ein Element dieses Inhaltstyps in einer Liste oder Bibliothek erstellt wird.

    • Wählen Sie das Kontrollkästchen diesen Workflow, wenn ein Element geändert wird starten für Workflows, die ein Element geändert wird automatisch ausgeführt werden soll. Angenommen, in einem Workflow Aufbewahrungsrichtlinie müssen das Ablaufdatum ändern, wenn das Element geändert wird.

      Hinweis: Die beiden automatischen Startoptionen können zusammen mit der Standardeinstellung vorhanden sein, um das manuelle Starten eines Workflows durch einen Benutzer zu ermöglichen

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Aktualisieren von Listen- und Websiteinhaltstypen

Auf der Seite im Abschnitt Update Listen- und WebsiteinhaltstypenÄndern eines Workflows können Sie angeben, ob alle Inhaltstypen, die von diesem Inhaltstyp zu verwenden, den Workflow erben soll.

  1. Öffnen der Workflowstatusseite ändern.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren auf Ja, damit diese Workfloweinstellungen von allen Inhaltstypen geerbt werden, die anhand dieses Inhaltstyps erstellt wurden.

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