Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach in Office 365

Ein inaktives Postfach wird verwendet, um die E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters aufzubewahren, nachdem dieser die Organisation verlassen hat. Ein Postfach wird inaktiv, wenn das Postfach in einem Beweissicherungsverfahren, einem In-Situ-Speicher, einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder einem Speicher, der einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist, platziert und das entsprechende Office 365-Benutzerkonto gelöscht wird. Die Inhalte eines inaktiven Postfachs werden für die Dauer der Archivierung beibehalten, die für das Postfach aktiviert wurde, bevor es inaktiv gemacht wurde. Die Aufbewahrungsdauer definiert die Aufbewahrungsdauer von Elementen im Ordner "Wiederherstellbare Elemente". Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Element im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" abläuft, wird das Element endgültig aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Nachdem ein Postfach als inaktiv markiert wurde, können Sie die Aufbewahrungsdauer des Speichers oder der dem inaktiven Postfach zugeordneten Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie ändern.

Wichtig : Wir haben den Stichtag (1. Juli 2017) für die Erstellung neuer In-Situ-Speicher zum Deaktivieren eines Postfachs verschoben. Allerdings werden Sie ab Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres keine neuen In-Situ-Speicher in Exchange Online mehr erstellen können. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nur noch Beweissicherungsverfahren und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen. Vorhandene inaktive Postfächer, die In-Situ-Speicher sind, werden jedoch weiterhin unterstützt, und Sie können die In-Situ-Speicher für inaktive Postfächer weiterhin verwalten. Dies umfasst das Ändern der Dauer eines In-Situ-Speichers und das endgültige Löschen eines inaktiven Postfachs durch Entfernen des In-Situ-Speichers.

Bevor Sie beginnen

  • Sie müssen Exchange Online-PowerShell verwenden, um die Aufbewahrungsdauer für ein Beweissicherungsverfahren bei einem inaktiven Postfach zu ändern. Sie können dies nicht im Exchange Admin Center (EAC) vornehmen. Jedoch können Sie wahlweise Exchange Online-PowerShell oder das EAC verwenden, um die Aufbewahrungsdauer für einen In-Situ-Speicher zu ändern. Sie können die Office 365 Security & Compliance Center- oder Security & Compliance Center-PowerShell verwenden, um die Aufbewahrungsdauer für eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern.

  • Informationen zum Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online-PowerShell oder Security & Compliance Center-PowerShell finden Sie in einem der folgenden Themen:

  • Beachten Sie, das die eDiscovery-Fällen zugeordneten Haltebereiche zeitlich unendliche Haltebereiche sind, das heißt, es gibt keine Aufbewahrungsdauer, die geändert werden kann. Elemente werden für immer aufbewahrt oder bis zur Entfernung des Haltebereichs und der Löschung des inaktiven Postfachs.

  • Weitere Informationen zu inaktiven Postfächern finden Sie unter Inaktive Postfächer in Office 365.

Schritt 1: Identifizieren der Haltebereiche für ein inaktives Postfach

Da für ein inaktives Postfach verschiedene Arten von Haltebereichen oder eine oder mehrere Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien aktiviert sein können, besteht der erste Schritt darin, die Haltebereiche für ein inaktives Postfach zu identifizieren.

Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online-PowerShell aus, um die Haltebereichsinformationen für alle inaktiven Postfächer in Ihrer Organisation anzuzeigen.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

Der Wert True für die Eigenschaft LitigationHoldEnabled gibt an, dass für das inaktive Postfach ein Beweissicherungsverfahren aktiviert ist. Wenn ein In-Situ-Speicher, eDiscovery-Haltebereich oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie für ein inaktives Postfach aktiviert ist, wird die GUID für den Haltebereich oder die Aufbewahrungsrichtlinie als Wert für die Eigenschaft InPlaceHolds angezeigt. Hier folgen Ergebnisse für vier inaktive Postfächer.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

Die folgende Tabelle bezeichnet die fünf verschiedenen Haltebereichsarten, die verwendet wurden, um jedes der Postfächer inaktiv zu machen.

Inaktives Postfach

Haltebereichsart

Identifizieren der Haltebereichsart für ein inaktives Postfach

Emma Blug

Beweissicherungsverfahren

Die Eigenschaft LitigationHoldEnabled ist auf True festgelegt.

Leni Martin

In-Situ-Speicher

Die Eigenschaft InPlaceHolds enthält die GUID des In-Situ-Speichers, der für das inaktive Postfach aktiviert wurde. Sie können ersehen, dass es sich um einen In-Situ-Speicher handelt, weil die ID nicht mit einem Präfix beginnt.

Sie können den Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL -Befehl in Exchange Online-PowerShell verwenden, um Informationen über den In-Situ-Speicher für das inaktive Postfach abzurufen.

Heiko Krüger

Organisationsweite Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie im Security & Compliance Center

Die Eigenschaft InPlaceHolds ist leer. Dies weist darauf hin, dass eine oder mehrere organisationsweite (oder Exchange-weite) Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien auf das inaktive Postfach angewendet wird.

In diesem Fall können Sie den Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds-Befehl in Exchange Online-PowerShell ausführen, um eine Liste der GUIDs für organisationsweite Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen. Die GUIDs für organisationsweite Aufbewahrungsrichtlinien, die auf Exchange-Postfächer angewendet werden, beginnen mit dem Präfix mbx, z. B. mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02.

Um die Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zu identifizieren, die auf das inaktive Postfach angewendet wird, führen Sie in Security & Compliance Center-PowerShell den folgenden Befehl aus.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Hanno Simon

Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie im Security & Compliance Center, auf bestimmte Postfächer angewendet

Die Eigenschaft InPlaceHolds enthält die GUID der Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie, die auf das inaktive Postfach angewendet wird. Sie können sehen, dass es sich um eine auf bestimmte Postfächer angewendete Aufbewahrungsrichtlinie handelt, da die GUID mit dem Präfix mbx beginnt. Beachten Sie, dass eine GUID der auf das inaktive Postfach angewendeten Aufbewahrungsrichtlinie, die mit dem Präfix skp beginnt, darauf hinweist, dass die Aufbewahrungsrichtlinie auf Skype for Business-Unterhaltungen angewendet wird.

Um die Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zu identifizieren, die auf das inaktive Postfach angewendet wird, führen Sie in Security & Compliance Center-PowerShell den folgenden Befehl aus.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Achten Sie darauf, das Präfix mbx oder skp zu entfernen, wenn Sie diesen Befehl ausführen.

Niklas Gasper

Haltebereich eines eDiscovery-Falls im Security & Compliance Center

Die Eigenschaft InPlaceHolds enthält die GUID des eDiscovery-Fall-Haltebereichs, der für das inaktive Postfach aktiviert wurde. Sie können sehen, dass es sich um den Haltebereich eines eDiscovery-Falls handelt, da die GUID mit dem Präfix UniH beginnt.

Sie können das Get-CaseHoldPolicy-Cmdlet in Security & Compliance Center-PowerShell verwenden, um Informationen über den eDiscovery-Fall abzurufen, dem der Haltebereich für das inaktive Postfach zugeordnet ist. Beispielsweise können Sie den Befehl Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name ausführen, um den Namen des Haltebereichs für das inaktive Postfach anzuzeigen. Achten Sie darauf, das Präfix UniH zu entfernen, wenn Sie diesen Befehl ausführen.

Um den eDiscovery-Fall zu identifizieren, dem der Haltebereich für das inaktive Postfach zugeordnet ist, führen Sie die folgenden Befehle aus.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

Hinweis : Wir empfehlen die Verwendung von eDiscovery-Haltebereichen für inaktive Postfächer nicht. Das hat den Grund, dass eDiscovery-Fälle für spezifische, zeitgebundene Fälle vorgesehen sind, die mit einem juristischen Problem zusammenhängen. An einem bestimmten Punkt endet ein juristischer Fall wahrscheinlich; dann werden die dem Fall zugeordneten Haltebereiche entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen (oder gelöscht). Wenn ein Haltebereich für ein inaktives Postfach einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und der Haltebereich freigegeben wird oder der eDiscovery-Fall geschlossen oder gelöscht wird, wird das inaktive Postfach tatsächlich endgültig gelöscht.

Weitere Informationen zu Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Übersicht über Aufbewahrungsrichtlinien in Office 365.

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Schritt 2: Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach

Nachdem Sie ermittelt haben, welche Art von Haltebereich für das inaktive Postfach aktiviert ist (und ob es mehrere Haltebereiche gibt), wird im nächsten Schritt die Dauer des Haltebereichs geändert.

Ändern der Dauer für ein Beweissicherungsverfahren

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Exchange Online-PowerShell zum Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein Beweissicherungsverfahren verwenden, das auf einem inaktiven Postfach platziert wird. Sie können nicht das EAC verwenden. Führen Sie zum Ändern der Aufbewahrungsdauer den folgenden Befehl aus. In diesem Beispiel wird die Aufbewahrungsdauer auf unbegrenzt festgelegt.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

Dadurch werden die Elemente im inaktiven Postfach unbegrenzt beibehalten oder bis der Haltebereich entfernt oder die Aufbewahrungsdauer in einen anderen Wert geändert wird.

Tipp : Die beste Methode zum Identifizieren eines inaktiven Postfachs ist die Verwendung des Distinguished Name oder des Exchange GUID-Werts. Durch Verwenden eines dieser Werte können Sie verhindern, versehentlich das falsche Postfach anzugeben.

Ändern der Dauer für einen In-Situ-Speicher

Sie können EAC oder Exchange Online-PowerShell zum Ändern der Aufbewahrungsdauer für einen In-Situ-Speicher verwenden.

Verwenden von EAC zum Ändern der Aufbewahrungsdauer

  1. Wenn Sie den Namen des zu ändernden In-Situ-Speichers kennen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Führen Sie andernfalls den folgenden Befehl aus, um den Namen des In-Situ-Speichers abzurufen, der auf dem inaktiven Postfach platziert ist. Verwenden Sie die In-Situ-Speicher-GUID, die Sie in Step 1 abgerufen haben.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Navigieren Sie in EAC zu Verwaltung der Compliance > In-Situ-eDiscovery & Haltebereich.

  3. Wählen Sie den In-Situ-Speicher aus, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Bearbeiten Symbol "Bearbeiten" .

  4. Klicken Sie auf der Eigenschaftsseite In-Situ-eDiscovery und Haltebereich auf die Option für den In-Situ-Speicher.

  5. Nehmen Sie auf Grundlage der aktuellen Aufbewahrungsdauer eine der folgenden Aktionen vor:

    1. Klicken Sie auf Dauerhaft aufbewahren, um Elemente für einen unbegrenzten Zeitraum aufzubewahren.

    2. Klicken Sie auf Anzahl von Tagen angeben, die Elemente in Bezug auf ihr Empfangsdatum aufbewahrt werden, um Elemente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der Elemente aufbewahrt werden sollen.

    Screenshot: Ändern der Dauer für einen In-Situ-Haltebereich
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Verwenden Sie Exchange Online-PowerShell, um die Dauer für den Haltebereich zu ändern

  1. Wenn Sie den Namen des zu ändernden In-Situ-Speichers kennen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Führen Sie andernfalls den folgenden Befehl aus, um den Namen des In-Situ-Speichers abzurufen, der auf dem inaktiven Postfach platziert ist. Verwenden Sie die In-Situ-Speicher-GUID, die Sie in Step 1 abgerufen haben.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Führen Sie zum Ändern der Aufbewahrungsdauer den folgenden Befehl aus. In diesem Beispiel wird die Aufbewahrungsdauer in 2.555 Tage (etwa 7 Jahre) geändert.

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    Verwenden Sie -ItemHoldPeriod unlimited, um die Aufbewahrungsdauer in einen unbegrenzten Zeitraum zu ändern.

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Weitere Informationen

  • Wie wird die Aufbewahrungsdauer für ein Element in einem inaktiven Postfach berechnet?    Die Dauer wird anhand des ursprünglichen Datums berechnet, an dem ein Postfach empfangen oder erstellt wurde.

  • Was geschieht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft?    Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Postfachelement im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ abläuft, wird das Element dauerhaft aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Wenn für den auf dem inaktiven Postfach platzierten Haltebereich keine Dauer angegeben ist, werden Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ niemals gelöscht (es sei denn, die Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach wird geändert).

  • Wird eine Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie für inaktive Postfächer weiterhin verarbeitet?     Wenn eine Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (das Feature Verwaltung von Nachrichtendatensätzen, MRM, in Exchange Online) auf ein Postfach angewendet wurde, als es als inaktiv markiert wurde, werden die Löschrichtlinien (hierbei handelt es sich um Aufbewahrungstags mit der Aufbewahrungsaktion Delete) weiterhin auf das inaktive Postfach angewendet. Mit einer Löschrichtlinie markierte Elemente werden demnach in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn die Aufbewahrungsrichtlinie abläuft. Diese Elemente werden dann aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Element abläuft.

    Umgekehrt werden einem inaktiven Postfach zugewiesene Archivrichtlinien (mit der Aufbewahrungsaktion MoveToArchive konfigurierte Aufbewahrungstags) ignoriert, die in der Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ im Archivpostfach verschoben. Da sich ein Benutzer nicht an einem inaktiven Postfach anmelden kann, gibt es keinen Grund, Rechenzentrumsressourcen für das Verarbeiten von Archivrichtlinien zu verwenden.

  • Führen Sie einen der folgenden Befehle aus, um die neue Aufbewahrungsdauer zu überprüfen.    Der erste Befehl ist für das Beweissicherungsverfahren, der zweite für den In-Situ-Speicher.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • Wie bei regulären Postfächern verarbeitet der Assistent für verwaltete Ordner auch inaktive Postfächer.    In Exchange Online verarbeitet der Assistent für verwaltete Ordner Postfächer einmal alle sieben Tage. Nachdem Sie die Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach geändert haben, können Sie das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant verwenden, um die Verarbeitung der neuen Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach sofort zu starten. Führen Sie den folgenden Befehl aus.

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • Wenn viele Haltebereiche für ein inaktives Postfach aktiviert wurden, werden nicht alle GUIDs der Haltebereiche angezeigt.    Sie können den folgenden Befehl ausführen, um die GUIDs für alle Haltebereiche (mit Ausnahme von Beweissicherungsverfahren) anzuzeigen, die für ein inaktives Postfach aktiviert wurden.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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