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Wenn Sie planen, Kosteninformationen nachzuverfolgen, ist dies der geeignete Artikel für Sie. Sie erfahren, wie und wo unterschiedliche Kostendetails eingegeben werden müssen, damit Sie die Gesamtkosten im Projektverlauf von Zeit zu Zeit anzeigen und analysieren können. Das Wissen, wofür Ihr Geld aufgewendet wird, hilft Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen, damit Sie das Projekt budgetgerecht abschließen können. |
Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen
Dieser Artikel erläutert eines von vielen Projektmanagementzielen im Projektmanagement-Wegweiser.
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Schätzen der Projektkosten Kostenverläufe von Projekten, die dem Projekt ähneln, das Sie planen, können nützlich sein, wenn Sie beginnen. Es trägt dazu bei, kostspielige Fehler zu vermeiden. Wenn Ihr organization über PMO-Experten (Project Management Office) verfügt, können Sie auch Ihre Kosten- und Budgetpläne mit ihnen besprechen oder ein erfahrenes und sachkundiges Teammitglied bitten, Ihre Kosten- und Ressourcenkostenschätzungen zu überprüfen. Kostenschätzungen sind knifflig – größere Organisationen befolgen die PMO-Richtlinien oder stellen professionelle Kostenschätzungen ein.
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Wissen, welche Kostenarten es in Project gibt Ein Großteil der Kosten entfällt auf Arbeitsressourcen – die Personen, die an den ihnen zugewiesenen Vorgängen arbeiten, oder das Material und die Geräte, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind. Ressourcenkosten basieren in der Regel auf Stundensätzen oder Einheitensätzen, es kann sich aber auch um einmalige Kosten wie Beratergebühren, Lieferantenkosten oder Reisekosten handeln. Kosten, die nicht mit Ressourcen verbunden sind, werden normalerweise als Fixkosten für bestimmte Vorgänge oder das gesamte Projekt eingegeben.
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Eingabe von Kosten Ressourcenkosten für Arbeiter, Angestellte, Vertragsnehmer, Material und andere einmalige Ressourcenkosten wie die Kosten für Versicherungen oder Schuldverschreibungen werden in der Ansicht "Ressource: Tabelle" eingegeben. Vorgangskosten werden in eine Kostentabelle eingetragen, die Sie jeder Ansicht "Vorgang: Tabelle" hinzufügen können.
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Ermitteln der Gesamtkosten Project berechnet die Gesamtkosten für alle von Ihnen eingegebenen Kosten, sodass Sie sich schnell einen Überblick darüber verschaffen können, wie sich die Projektkosten zusammensetzen. Teilen Sie diese Kosteninformationen den Projektbeteiligten mit, die möglicherweise schon darauf warten.
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Festlegen des Budgets Wenn die Gesamtkosten dem Budget entsprechen, das Sie und die Projektbeteiligten für das Projekt vorgesehen haben, speichern Sie ein geplantes Kostenbudget, um diese Gesamtkosten als Ihr Projektbudget einzurichten. Dieser Schritt erfolgt normalerweise, nachdem Sie alle Informationen zu den Projektanforderungen eingegeben haben und bevor mit der Arbeit begonnen wird. Ein geplantes Kostenbudget ist erforderlich, wenn Sie die Kosten nachverfolgen und verwalten möchten, und insbesondere, wenn Sie eine Ertragswertanalyse erstellen möchten, um Kostenabweichungen über den Projektverlauf zu analysieren. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen und Speichern eines Basisplans.
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Durchführen von Kostenanalysen Für eine tief greifende Datenanalyse mithilfe von Excel-PivotTables, Diagrammen und anderen Features wie bedingte Formatierung und Sparklines (wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt) exportieren Sie Ihre Kostendaten nach Excel.
Oder Sie verwenden grafische Berichte in Project, um ein PivotChart des Ertragswerts anzuzeigen (allgemein bekannt als "S-Kurve").
Sie können Ihre Projektdaten sogar noch tiefer greifend analysieren, indem Sie mit den ANOVA-Analysefeatures im Analysis ToolPak in Excel erweiterte Analysen erstellen. Wenn es um das Analysieren von Projektkosten geht, ist nur der Himmel die Grenze!
Eingeben von Kosten in Ihr Projekt
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Das Wichtigste zuerst: Beginnen Sie mit der Eingabe der Kostensätze für die Personen, die die Arbeit erledigen, und der Einheitensätze für die Materialien, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen. Anschließend geben Sie die "festen" Ressourcenkosten für Geräte sowie die Einmalkosten für Ressourcen ein, die Sie im Projekt nachverfolgen möchten. Project berechnet die Ist-Kosten automatisch basierend auf der kumulierten Ist-Arbeit oder dem für Vorgänge verbrauchten Materials. Im Bedarfsfall können Sie jedoch auch Ist-Kosten für alle zugeordneten Vorgänge eingeben, die abgeschlossen wurden. |
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Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, prüfen Sie die Gesamtkosten, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen. |
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Irgendwann im Verlauf des Projekts möchten Sie anderen Projektbeteiligten in Ihrem Unternehmen die Projektkosten mitteilen. Verwenden Sie hierfür einen vordefinierten Kostenbericht wie einen Cashflow- oder Ertragswertbericht, oder zeigen Sie die Kostendaten unmittelbar in einem grafischen Bericht wie einem Excel-PivotChart oder Visio-PivotDiagram an. |
Verwalten Ihrer Projektkosten
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Nachdem Sie Ihre Kostenschätzungen eingegeben haben, speichern Sie sie mit dem Basisplan, um das Budget einzurichten. Damit können Sie die geplanten Kosten mit den Ist-Kosten vergleichen, die im Verlauf des Projekts entstehen, und Sie können vorhersehen, ob die Projektkosten innerhalb des Budgets bleiben. |
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Überwachen Ihrer Zeitplanung – vom Einsteiger- bis zum Expertenniveau |
Behalten Sie im Auge, wie die Arbeit an Vorgängen voranschreitet und wie sich die Ist-Kosten summieren, damit Sie überblicken können, ob das Projekt innerhalb des Budgets bleibt oder ob das Risiko besteht, dass das Budget überschritten wird. |
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Sie können an jedem beliebigen Punkt im Projekt eine Ertragswertanalyse erstellen, um herauszufinden, ob die bisher aufgewendeten Gelder mit der geleisteten Arbeit konform gehen und den geplanten Kosten entsprechen, die Sie für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen festgelegt haben. |
