SharePoint-Dokument-bibliotheken IV: Tipps und Tricks

Übersicht

Auf einem Finger drehendes Dokument

Wird in Ihrem Unternehmen eine Windows SharePoint Services 3.0-Website oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Verwenden Sie Dokumentbibliotheken zum Freigeben von Dateien? In diesem Fall bietet dieser Kurs, der vierte in einer Reihe über SharePoint-Dokumentbibliotheken, einige hilfreiche Tipps zur Arbeit mit dem Browser und mit Office 2007-Programmen.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Entdecken Sie Tipps im Webbrowser, z. B. zum Anmelden für E-Mail-Benachrichtigungen oder zum Verschieben, Umbenennen und Löschen von Dateien.

  • Entdecken Sie Tipps in Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 und in PowerPoint 2007, z. B. zum Bearbeiten einer Datei, ohne den Webbrowser zu starten.

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Zwei Lektionen zum Selbststudium.

  • Einen kurzen Test am Ende jeder Lektion; die Tests werden nicht bewertet.

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie nach dem Kurs behalten können.

Bevor Sie diesen Kurs beginnen, sollten Sie über Folgendes verfügen:

  • Die Qualifikation zum Hinzufügen und Bearbeiten von Dateien aus einer SharePoint-Bibliothek.

  • Die Qualifikation zum Auschecken von Dateien aus einer SharePoint-Bibliothek.

Alternativ arbeiten Sie die Kurse Dokumentbibliotheken I und Dokumentbibliotheken II durch.

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Wird in Ihrem Unternehmen eine Windows SharePoint Services 3.0-Website oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Verwenden Sie Dokumentbibliotheken zum Freigeben von Dateien? In diesem Fall bietet dieser Kurs, der vierte in einer Reihe über SharePoint-Dokumentbibliotheken, einige hilfreiche Tipps zur Arbeit mit dem Browser und mit Office 2007-Programmen.

Wenn Sie mehr über diesen Kurs erfahren möchten, lesen Sie unter Ziele und Informationen zu diesem Kurs nach, oder werfen Sie einen Blick ins Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann auf Weiter, um mit der ersten Lektion zu beginnen.

Tipps zur Arbeit im Webbrowser

[Untitled] In Suchfeld eingegebene Schlüsselwörter

Animation zur Suche von Dateien in einer Bibliothek.

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Beginnen wir mit einem Tipp, wie Dateien einfacher gefunden werden können. Angenommen, Sie arbeiten mit dieser Bibliothek. Sie benötigen eine bestimmte Datei und wissen, dass diese Datei den Namen "Shu Ito" enthält. Sie können sich aber nicht mehr erinnern, um welche Datei es sich handelt.

Es dauert zu lange, wenn Sie alle Dateien einzeln öffnen. Eine geeignetere Methode zum Suchen der Datei ist die Verwendung des Felds Suchen.

Klicken Sie auf Wiedergeben, um eine Animation zur Suche von Dateien in einer Bibliothek anzuzeigen. Anmerkung: In einigen Unternehmen ist dieses Feature möglicherweise deaktiviert.

Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen

[Untitled] Menü mit ausgewähltem Befehl 'Benachrichtigen'

Animation zum Anmelden für eine E-Mail-Benachrichtigung.

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Wenn Sie erfahren möchten, sobald eine bestimmte Datei von anderen Personen bearbeitet wird, dann melden Sie sich für eine Benachrichtigung an. Wenn die Datei von einer anderen Person geändert wird, erhalten Sie von der Bibliothek eine E-Mail-Nachricht, die Sie über die Änderung informiert. Klicken Sie auf Wiedergeben, um eine Animation zum Einrichten einer E-Mail-Benachrichtigung für eine Datei anzuzeigen.

Senden eines Links zu einer Dokumentbibliotheksdatei

[Untitled] Menü mit Untermenü 'Senden an' und ausgewähltem Befehl 'Link als E-Mail versenden'

Animation zum Senden eines Links zu einer Bibliotheksdatei.

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Sie müssen eine Person schnell über eine neue PowerPoint-Präsentation informieren, die Sie zur Teambibliothek hinzugefügt haben. Sie möchten der Person eine E-Mail mit einem Links zur Präsentation senden. Wie gehen Sie dazu vor? Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf Link als E-Mail versenden. Klicken Sie auf Wiedergeben, um eine Animation zum Ablauf anzuzeigen.

Umbenennen von Dokumentbibliotheksdateien

[Untitled] Menü mit ausgewählten Befehl 'Eigenschaften bearbeiten'

Animation zum Umbenennen einer Datei.

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Fahren wird nun mit praktischen Themen fort, z. B. dem Umbenennen einer Datei. Sie sind mit diesem Vorgang unter Windows vertraut, richtig? Es ist ebenfalls sehr wahrscheinlich, dass Sie diesen Vorgang in einer Dokumentbibliothek durchführen müssen. Platzieren Sie dazu den Zeiger auf die Datei, und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten. Anschließend benennen Sie die Datei nach Bedarf um. Klicken Sie zum Starten der Animation, in der dieser Vorgang gezeigt wird, auf Wiedergabe.

Erstellen eines Dokumentbibliotheksordners

[Untitled] Menü 'Neu' mit ausgewählten Befehl 'Ordner'

Animation zum Erstellen eines Ordners in einer Bibliothek.

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Hier folgen Informationen zu einem weiteren praktischen Einsatzzweck: Erstellen von Ordnern. Diesen Vorgang müssen Sie zweifellos durchführen, um Ihre Bibliothek organisierter zu gestalten. Zum Erstellen eines neuen Ordners verwenden Sie die Schaltfläche Neu. In dieser Animation wird ein Ordner für sämtliche in dieser Bibliothek enthaltenen Präsentationen erstellt. Klicken Sie auf Wiedergabe, um zu sehen, wie das funktioniert. Möchten Sie erfahren, wie Dateien in den neuen Ordner verschoben werden? Dies wird auf der nächsten Seite erläutert.

Verwenden von Windows Explorer zum Anzeigen von Dateien

[Untitled] Im Fenster 'Freigegebene Dokumente' in einen Ordner verschobene Datei

Animation zur Verwendung von Windows Explorer zum Verschieben einer Datei in einen Ordner in der Bibliothek.

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Die Arbeit mit Dateien im Webbrowser kann sich als mühselig erweisen. Wenn Sie viel mit der Dateiverwaltung beschäftigt sind, z. B. mit dem Erstellen von Ordnern, Umbenennen von Dateien usw., sehnen Sie sich möglicherweise nach Windows Explorer. Sie können denselben Eindruck erlangen, auch wenn Sie mit einer Bibliothek in einem Webbrowser arbeiten. Klicken Sie im Menü Aktionen auf die Option Mit Windows Explorer öffnen. Daraufhin werden Dateien und Ordner so angezeigt, wie Sie es auf Ihrem Computer gewohnt sind. Hierbei handelt es sich auch um die Stelle, an der Sie Dateien bei Bedarf in andere Ordner verschieben können. Klicken Sie auf Wiedergabe, um die Vorgehensweise zu veranschaulichen.

Löschen und Wiederherstellen von Dateien

[Untitled] Menü mit ausgewählter Option 'Löschen'

Animation zum Löschen und Wiederherstellen einer Datei (falls erforderlich).

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Wir haben das Erstellen von Ordnern, Umbenennen von Dateien und das Verschieben dieser Dateien besprochen. Aber wie löschen Sie eine Datei? Platzieren Sie den Zeiger auf die Datei, und klicken Sie dann im daraufhin angezeigten Menü auf Löschen. Dadurch wird sie in den Papierkorb verschoben. Normalerweise werden Dateien nach 30 Tagen automatisch aus dem Papierkorb gelöscht. Dieser Wert kann jedoch vom Administrator geändert werden. Klicken Sie auf Wiedergabe, um eine Animation zum Löschen einer Datei und zur Verwendung des Papierkorbs anzuzeigen.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Wie können Sie eine in einer Bibliothek gespeicherte Datei umbenennen?

Klicken Sie auf die Schaltfläche für Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, dann auf Speichern unter, und speichern Sie die Datei anschließend unter einem anderen Namen.

Falsch. Auf diese Weise wird die Datei nicht umbenannt. Stattdessen wird sie als separate Datei gespeichert. Und es gibt keinen Grund, diese Art der Abhilfe zum Umbenennen zu verwenden. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Dateinamen, klicken Sie auf das daraufhin angezeigte Menü mit dem Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten.

Diese Antwort ist richtig. Auf diese Weise benennen Sie eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek um.

Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Server.

Nein, das ist leider nicht richtig. Das Untermenü "Server" weist sicherlich einen praktischen Nutzen auf, verfügt aber über keinen Befehl zum Umbenennen. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Dateinamen in der Dokumentbibliothek, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Umbenennen.

Es könnte der Eindruck entstehen, dass Dateien auf diese Weise umbenannt werden können, aber das ist nicht der Fall. Versuchen Sie es erneut.

Wie können Sie eine in einer Bibliothek gespeicherte Datei löschen?

Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Löschen.

Leider nein. Es gibt hier den Befehl "Löschen" nicht. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Dateinamen, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Senden an Papierkorb.

Fast, aber nicht ganz. Es gibt einen Papierkorb, dieser wird aber nicht auf diese Weise ausgewählt.

Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, anschließend auf Server und dann auf Senden an Papierkorb.

Falsch. Sie können die Datei nicht mithilfe des Untermenüs "Server" löschen. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Dateinamen in der Dokumentbibliothek, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Löschen.

Ja, die Antwort ist richtig. Sie löschen eine Datei im Webbrowser und nicht in dem Programm, in dem Sie diese bearbeiten.

Die einzige Möglichkeit, um eine Datei von einem Ordner in einen anderen zu verschieben, ist mithilfe von Windows Explorer.

Richtig. Dies ist die einzige Möglichkeit.

Ja, diese Aussage ist richtig. Um Windows Explorer zu verwenden, wechseln Sie zur Bibliothek. Klicken Sie im Menü "Aktionen" auf "Mit Windows Explorer öffnen".

Falsch. Sie können auch mit dem Mauszeiger auf die Datei zeigen, auf den Pfeil nach unten klicken, anschließend auf die Option Senden an klicken, und klicken Sie dann auf Anderer Speicherort.

Falsch. Wenngleich diese Aussage sehr raffiniert ist, vielleicht auch ein wenig ungerecht. Sie können den Befehl "Senden an" aber zum Senden einer Kopie der Datei (wiederholen: eine Kopie der Datei) in eine andere Bibliothek verwenden. Aber auf diese Weise wird die Datei nicht von einem Speicherort an einen anderen verschoben.

Wie können Sie die Datei wiederherstellen, nachdem Sie sie aus Versehen gelöscht haben?

Klicken Sie im unteren linken Bereich der Seite auf den Link für den Papierkorb.

Ja, diese Antwort ist richtig. Viele Benutzer denken, dass eine Datei nach dem Löschen verschwunden ist. Aber denken Sie immer daran, dass der Papierkorb bei Bedarf verfügbar ist.

Klicken Sie im unteren rechten Bereich der Seite auf den Link für den Papierkorb.

Nein, hier befindet sich der Papierkorb leider nicht. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie im unteren linken Bereich der Seite auf den Link für Gelöschte Elemente.

Falsch. Die Bezeichnung lautet anders. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie im unteren rechten Bereich der Seite auf den Link für Gelöschte Elemente.

Falsch. Die Bezeichnung lautet anders. Versuchen Sie es erneut.

Tipps zur Arbeit in Word, Excel und PowerPoint 2007

[Untitled] In das Dialogfeld 'Öffnen' eingegebener URL

Animation zum Öffnen einer Bibliotheksdatei in Word, Excel und PowerPoint 2007.

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Wir werden Ihnen jetzt das Bearbeiten einer Datei ohne Öffnen des Webbrowsers veranschaulichen. Sie können den Befehl Öffnen wie bei Dokumenten auf dem Computer verwenden. Anstatt zu einem Ordner auf dem Computer zu navigieren, können Sie den URL der Bibliothek eingeben. Klicken Sie auf Wiedergabe, um eine Animation zum Öffnen einer Bibliotheksdatei in PowerPoint anzuzeigen.

Anmerkung    Wenn Ihnen der URL der Bibliothek nicht bekannt ist, fragen Sie die für Ihren Standort zuständige Person danach.

Entdecken der Bibliotheksbefehle im Programm

Menü der Schaltfläche 'Microsoft Office', Untermenü 'Server', Befehl 'Auschecken' und 'Versionsverlauf anzeigen'

Klicken Sie auf der Schaltfläche Microsoft Office auf das Untermenü Server, um die Bibliotheksbefehle anzuzeigen.

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Wenn Sie eine Dokumentbibliotheksdatei schreibgeschützt geöffnet haben und diese aus- oder eingecheckt werden muss, dann können Sie dies durchführen, ohne zum Webbrowser wechseln zu müssen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und dann auf Server, woraufhin die verfügbaren Befehle angezeigt werden.

Anmerkung    Das Untermenü Server wird nur angezeigt, wenn eine aus einer Bibliothek stammende Datei geöffnet ist. Dies gilt nicht für eine auf dem lokalen Computer befindliche Datei.

Dauerhafte Anzeige des Speicherorts einer Datei

[Untitled] Nach dem Anpassen der Excel-Optionen angezeigtes Feld 'Dokumentspeicherort'

Animation zum Hinzufügen der Option Dokumentspeicherort an den Anfang des Programmfensters von Word, Excel und PowerPoint 2007.

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Betrachten Sie dieses Arbeitsblatt. Wissen Sie, in welcher Bibliothek dieses enthalten ist? Nein, das können Sie nicht. Wäre diese Information nicht hilfreich? Das wäre sie, insbesondere bei der Arbeit mit mehreren Bibliotheken.

Damit Sie den Speicherort eines Dokuments erfahren, können Sie den Befehl Dokumentspeicherort zu Word, Excel und PowerPoint 2007 hinzufügen. Dazu verwenden Sie das Fenster Optionen der einzelnen Programme. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, wird der Speicherort des Dokuments immer am Anfang angezeigt. Klicken Sie zum Starten der Animation, in der dieser Vorgang gezeigt wird, auf Wiedergabe.

Senden einer Datei per E-Mail an eine Bibliothek

Datei wird an E-Mail-Nachricht angehängt, Nachricht wird gesendet und Datei zur Bibliothek hinzugefügt

Einige Bibliotheken können eingehende E-Mails akzeptieren.

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Hier folgt ein weiterer hervorragender Tipp, obwohl dieser nicht auf Word, Excel und PowerPoint 2007 beschränkt ist. Diesen Tipp können Sie für beliebige E-Mail-Programme nutzen. Es funktioniert jedoch nur, wenn die für den Standort zuständige Person die Bibliothek für den Empfang eingehender E-Mails eingerichtet hat.

Das funktioniert folgendermaßen. Sie fügen ein Dokument an eine E-Mail-Nachricht an und senden die E-Mail an eine Dokumentbibliothek, Die Anlage wird, wie hier veranschaulicht, automatisch zur Bibliothek hinzugefügt. Fragen Sie die für Ihren Standort zuständige Person, um zu erfahren, ob Ihre Bibliothek eingehende E-Mails akzeptiert. Ist dies der Fall, besorgen Sie sich die E-Mail-Adresse der Bibliothek und schon sind Sie bereit.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Wie können Sie eine Bibliotheksdatei mithilfe von Word, Excel oder PowerPoint 2007 öffnen?

Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, dann auf Server, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

Nein, das ist leider nicht richtig. Der Befehl "Server" befindet sich zwar an dieser Position, aber Sie können über ihn nicht die Option "Öffnen" auswählen. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Server. Klicken Sie anschließend auf der linken Seite auf Netzwerkumgebung, und doppelklicken Sie dann auf die Bibliothek auf der rechten Seite.

Falsch. Obwohl die Netzwerkumgebung eine hilfreiche Option ist, können Sie sie nicht auf diese Weise erreichen. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Öffnen, geben Sie dann den URL für die Bibliothek ein, und doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Datei.

Diese Antwort ist richtig. Beachten Sie, dass die Option "Netzwerkumgebung" dabei auf der linken Seite zur Verfügung steht. Klicken Sie auf diese Option, woraufhin die zuletzt verwendeten Netzwerkressourcen angezeigt werden, einschließlich der SharePoint-Bibliotheken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Öffnen, geben Sie dann den URL für Ihren Standort ein, und doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Datei.

Falsch. Sie müssen einen Schritt weiter gehen oder den URL leicht verändern. Versuchen Sie es erneut.

Wie können Sie eine Datei aus Word, Excel oder PowerPoint 2007 heraus auschecken?

Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Button Abbildung der Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Öffnen, geben Sie dann den URL der Bibliothek ein, und klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Datei, um die Option Auschecken auszuwählen.

Falsch. Auf diese Weise können Sie eine Datei hervorragend zum Bearbeiten öffnen. Es sind jedoch andere Schritte erforderlich, um die Datei auszuchecken. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Button Abbildung der Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Server, geben Sie dann den URL der Bibliothek ein, und klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Datei, um die Option Auschecken auszuwählen.

Diese Antwort ist leider falsch. Sie können keinen URL eingeben, nachdem Sie auf das Untermenü "Server" geklickt haben. Sie können auch nicht mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und die Option "Auschecken" auswählen. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, dann auf Server, und klicken Sie anschließend auf Auschecken.

Diese Antwort ist richtig. Auf diese Weise können Sie auf den Befehl "Auschecken" in Word, Excel oder PowerPoint 2007 zugreifen.

Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, dann auf Server, und klicken Sie anschließend auf Dokumentverwaltung.

Falsch. Sie können zwar auf diese Weise auf den Bereich "Dokumentverwaltung" zugreifen, aber dieser Aufgabenbereich bietet keine Option zum Auschecken der Datei. Er verfügt über andere Elemente, die hilfreich bei der Arbeit mit Dokumentbibliotheken sind. Versuchen Sie es erneut.

Um den Speicherort einer SharePoint-Datei anzuzeigen, klicken Sie auf das Menü "Datei" und dann auf "Eigenschaften". Diese Methode ist leicht zu vergessen, sie stellt aber die einzige Möglichkeit dar.

Richtig.

Falsch. Sie können den Befehl "Dokumentspeicherort" am Anfang von Word, Excel oder PowerPoint 2007 hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in der bereits in diesem Kurz vorgestellten Animation sowie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Falsch.

Richtig. Sie können den Befehl "Dokumentspeicherort" am Anfang von Word, Excel oder PowerPoint 2007 hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in der bereits in diesem Kurz vorgestellten Animation sowie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Sie können eine Datei an eine E-Mail-Nachricht anfügen, woraufhin diese Anlage automatisch zur Bibliothek hinzugefügt wird, unabhängig von der Einrichtung der Bibliothek.

Richtig.

Falsch, diese Aussage ist nicht richtig. Die für den Server Ihres Standorts zuständige Person muss die Bibliothek einrichten, damit diese eingehende E-Mails akzeptiert.

Falsch.

Ja, diese Aussage ist falsch. Der Serveradministrator muss ein spezielles Einrichtungsverfahren durchführen, damit eine Bibliothek E-Mail-Anlagen empfangen kann.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch:

Öffnen einer Datei aus einer Bibliothek in Microsoft® Office Word, Excel® oder PowerPoint® 2007

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname den URL der Bibliothek ein.

    Anmerkung    Stellen Sie sicher, dass Sie nur den erforderlichen Teil des URLs eingeben (alles vor Forms/AllItems.aspx).

  3. Doppelklicken Sie auf die zu öffnende Datei.

Auschecken einer Datei aus einer Bibliothek mithilfe von Word, Excel oder PowerPoint 2007

  1. Öffnen Sie die Datei zuerst. Klicken Sie in der Bibliothek auf ihren Namen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt.

  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, dann auf Server, und klicken Sie anschließend auf Auschecken.

Hinzufügen des Befehls "Dokumentspeicherort" an den Anfang von Word, Excel oder PowerPoint 2007

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, dann auf Programmname-Optionen, und klicken Sie anschließend auf Anpassen.

  2. Wählen Sie in der Liste Befehle auswählen die Option Alle Befehle aus.

  3. Klicken Sie auf Dokumentspeicherort und dann auf Hinzufügen.

Anmelden für E-Mail-Benachrichtigungen für ein Dokument

  1. Wechseln Sie zu der Seite, die die Liste oder die Bibliothek mit dem Listenelement bzw. der Datei anzeigt, für das/die Sie eine Benachrichtigung hinzufügen möchten.

  2. Platzieren Sie den Zeiger auf der Datei, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf Benachrichtigen.

  3. Bestätigen Sie im Abschnitt Benachrichtigungen senden an, dass die E-Mail-Zieladresse richtig ist.

  4. Geben Sie im Abschnitt Für diese Änderungen Benachrichtigungen senden an, ob Sie benachrichtigt werden möchten, wenn das Element bzw. die Datei geändert oder gelöscht wurde, oder klicken Sie auf Alle Änderungen, damit Sie benachrichtigt werden, sobald eine beliebige Änderung erfolgt.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Zeitpunkt des Versendens von Benachrichtigungen auf eine Option, die wiedergibt, wie oft Sie über Änderungen benachrichtigt werden möchten.

  6. Klicken Sie auf OK.

Senden eines Links zu einer Bibliotheksdatei an eine Person

  1. Platzieren Sie den Zeiger auf dem Dateinamen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf Senden an.

  2. Klicken Sie auf Link als E-Mail versenden.

    Ihr E-Mail-Programm wird gestartet und es wird eine Nachricht mit dem Link zu der Datei angezeigt.

Umbenennen einer Datei

  1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Dateinamen, klicken Sie auf das daraufhin angezeigte Menü mit dem Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten.

  2. Geben Sie im Feld "Name" einen neuen Namen für die Datei ein.

  3. Klicken Sie auf OK.

Erstellen eines Ordners in einer Bibliothek

  1. Wechseln Sie mithilfe des Webbrowsers zur Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Neu auf Neuer Ordner.

    Anmerkung     Die Person, von der Ihre Bibliothek erstellt wurde, hat möglicherweise festgelegt, dass in der Bibliothek keine Ordner erstellt werden können. In diesem Fall ist der Befehl Neuer Ordner nicht verfügbar.

  3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf OK.

Verwenden von Windows Explorer zum Verschieben von Dateien und für weitere Aufgaben

  1. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Mit Windows Explorer öffnen.

  2. Hier können Sie Dateien von einem Ordner in einen anderen verschieben. Mithilfe dieses Fensters können Sie Dateien auch kopieren, einfügen, umbenennen sowie per Drag&Drop bewegen.

    Anmerkung    Sie müssen die Bibliothek möglicherweise aktualisieren, damit vor Kurzem verschobene oder umbenannte Dateien angezeigt werden.

So löschen Sie eine Datei

  1. Platzieren Sie den Zeiger auf dem Dateinamen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf Löschen.

  2. Klicken Sie auf OK.

Wiederherstellen einer gelöschten Datei aus dem Papierkorb

  1. Klicken Sie in der unteren linken Ecke der Seite auf Papierkorb.

  2. Wählen Sie die wiederherzustellenden Dateien aus.

  3. Klicken Sie dann am Anfang der Dateiliste auf Auswahl wiederherstellen.

    Anmerkung    Sie müssen die Bibliothek möglicherweise aktualisieren, damit die neu wiederhergestellten Dateien angezeigt werden.

Gilt für: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



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