Organisieren von Dokumenten und Websites in Office 365

Eine der größten Herausforderungen am Arbeitsplatz besteht darin, sich im Hinblick auf wichtige Dokumente und Websites auf dem neuesten Stand zu halten. In diesem Artikel werden Methoden beschrieben, mit denen Sie Dokumente und Websites immer zur Hand haben.

Speichern von Dokumenten in OneDrive for Business oder in der Bibliothek auf der Teamwebsite

OneDrive for Business ist Ihre private Dokumentbibliothek in Office 365. Dateien, die Sie in OneDrive for Business speichern, sind standardmäßig privat, können aber bei Bedarf freigegeben werden. Ihre Teamwebsite ist eine Website, die von bestimmten Personen in Ihrer Organisation gemeinsam genutzt wird. Sie sind sich nicht sicher, welche Bibliothek Sie wählen sollen? Weitere Informationen finden Sie unter:

Hinweis   OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, bei dem es sich um einen rein privaten Speicherort handelt, der nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat.

Sie können in OneDrive for Business bis zu 1 TB Daten speichern. Weitere Informationen zu den Speichergrenzwerten finden Sie unter SharePoint Online: Softwarelimits und -beschränkungen.

Wechseln Sie zu OneDrive for Business oder Ihrer Teamwebsite, melden Sie sich bei Office 365 an, und gehen Sie dann wie folgt vor:

  • Wählen Sie im Kopfbereich OneDrive aus.

  • Wählen Sie im Kopfbereich Websites aus, klicken Sie auf die Kachel Teamwebsite, und wählen Sie dann auf der Schnellaktionsleiste den Eintrag Dokumente aus.

Zum Starten von Aktivitäten in OneDrive for Business oder in der Dokumentbibliothek auf der Teamwebsite verwenden Sie die Optionen in der Schnellaktionsleiste:

Schnellbefehlsleiste in OneDrive for Business

Sie können:

  • Neue Dokumente erstellen

  • Dokumente von Ihrem Computer hochladen

  • OneDrive for Business mit Ihrem lokalen Computer synchronisieren, um lokal auf Ihre Dateien zugreifen zu können

  • Eine ausgewählte Datei in der zugehörigen Anwendung bearbeiten

  • Dateien verwalten: Eigenschaften anzeigen oder bearbeiten, Dateien auschecken, Versionsverlauf anzeigen, Workflows anzeigen, Dateien herunterladen und löschen

  • Dateien freigeben

Suchen von Dokumenten

In den meisten Unternehmen wird eine gewaltige Menge von Dokumenten erstellt, und es kann sich manchmal schwierig gestalten, die benötigten Dateien zu finden, sogar, wenn Sie sie selbst erstellt haben. Office 365 bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um schnell die benötigten Dokumente zu finden.

Die Art und Weise, wie Sie nach Dokumenten suchen, ist in der Regel davon abhängig, was Sie über das Dokument wissen. So gibt es beispielsweise spezielle Speicherorte, an denen Sie suchen können, wenn Sie einem Dokument folgen, wenn jemand für Sie ein Dokument freigegeben hat, oder wenn Sie wissen, dass das Dokument in OneDrive for Business oder auf einer Teamwebsite gespeichert wurde.

Andererseits kann es vorkommen, dass Sie nach Name nach dem Dokument suchen oder einfach nur nach einem Begriff, von dem Sie wissen, dass er im Dokument vorkommt. In diesem Fall können Sie das Abfragefeld in OneDrive for Business verwenden, um nach Folgendem zu suchen:

  • Dokumenten in Ihrem OneDrive for Business

  • Dokumenten, die eine andere Person für Sie freigegeben hat

  • Dokumenten, die auf einer von Ihnen gefolgten Website gespeichert sind

Das Abfragefeld befindet sich in der oberen linken Ecke von OneDrive.

Das Abfragefeld in OneDrive

Eine Zusammenfassung der Möglichkeiten zum Suchen nach Dokumenten in Office 365 finden Sie unter Suchen nach einer Datei in Office 365.

Dokumenten folgen, um sie später einfacher finden zu können

Wenn Sie einem Dokument folgen, wird es in Ihrer Liste Gefolgte Dokumente in OneDrive for Business angezeigt.

Die Dokumente anzeigen, denen Sie folgen

Wenn Sie Informationen zu Ihrer Person in Ihrem Profil eingegeben haben, wie Schlüsselwörter in den Feldern Interessen und Fragen, werden auch Vorschläge zu Dokumenten, die Sie ggf. interessieren, in der Liste Gefolgte Dokumente angezeigt. Wählen Sie unter einem beliebigen vorgeschlagenen Dokument Folgen aus, um es der Liste "Gefolgte Dokumente" hinzuzufügen.

Zum Folgen vorgeschlagene Dokumente Folgen eines Dokuments in OneDrive for Business oder einer Websitebibliothek

  1. Öffnen Sie das Menü "Mehr" (...), neben dem Dokument, dem Sie von nun an folgen möchten

    Wählen Sie "Mehr" ("…") aus, um die Popupkarte des Dokuments anzuzeigen.
  2. Klicken Sie im Popupmenü "Mehr" (...) auf Folgen.

    Der Befehl 'Folgen' im Popupkartenmenü.

Anzeigen der Dokumente, die andere für Sie freigegeben haben

Dokumente, die andere Personen speziell für Sie freigegeben haben, werden in der Ansicht Für mich freigegeben in OneDrive for Business aufgeführt. In dieser Ansicht werden jedoch nicht die Dokumente aufgelistet, die von anderen "für alle Personen freigegeben" wurden.

OneDrive for Business-Link 'Für mich freigegeben'
  1. Wählen Sie in Office 365 im Kopfbereich OneDrive aus.

  2. Wählen Sie auf der Schnellaktionsleiste den Eintrag Für mich freigegeben aus.

Anzeigen einer Liste der zuletzt geöffneten Dokumente

In OneDrive for Business werden Dokumente aufgelistet, die Sie kürzlich in Office 365 geöffnet hatten, ganz gleich, ob sie in der OneDrive for Business-Bibliothek oder in der Bibliothek einer Teamwebsite gespeichert sind.

Hinweis   Um die zuletzt geöffneten Dokumente anzeigen zu können, müssen Sie mit Office 2013 arbeiten.

Festlegen von Benachrichtigungen für Dokumente, um Änderungen nachzuverfolgen

Sie können eine Benachrichtigung für ein Dokument festlegen, damit Sie bei Änderungen am Dokument informiert werden. Hierzu gehört auch das Löschen eines Dokuments. Sie können angeben, ob Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder per Textnachricht erhalten möchten, sowie die Häufigkeit der Benachrichtigungen.

So legen Sie eine Benachrichtigung fest
  1. Markieren Sie das Dokument in der Bibliothek.

  2. Wählen Sie Dateien > Benachrichtigen > Benachrichtigung für dieses Dokument festlegen aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Benachrichtigung die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie dann auf OK.

Weitere Details zum Festlegen von Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Websites folgen, um sie später einfacher finden zu können

Wenn Sie Mitglied mehrerer Teamwebsites in Ihrer Organisation sind, möchten Sie diesen möglicherweise folgen, um einfach darauf zugreifen zu können. Wenn Sie einer Teamwebsite folgen, wird sie in Ihrer Liste "Websites" angezeigt. Wenn Sie Websites folgen, können Sie von OneDrive for Business aus schnell zu den Bibliotheken auf diesen Websites navigieren, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

So beginnen Sie, einer Website zu folgen
  1. Wechseln Sie zu der Website, der Sie zukünftig folgen möchten.

  2. Wählen Sie im Kopfbereich Folgen aus.

    Folgen Sie einer Website, um sie auf Ihrer Seite 'Websites' aufzuführen.

Weitere Informationen finden Sie im Video: Folgen einer SharePoint-Website.

Wechseln zu Bibliotheken auf Teamwebsites, denen Sie folgen

In OneDrive for Business können Sie eine Liste der Teamwebsites anzeigen, denen Sie in Office 365 folgen, und Sie können dann zu den Dokumentbibliotheken auf diesen Websites navigieren.

  1. Wählen Sie auf der Schnellaktionsleiste Websiteordner aus. Nun wird einer Liste aller Websites angezeigt, denen Sie folgen:

    Wählen Sie auf der Schnellaktionsleiste 'Websiteordner' aus.
  2. Wählen Sie in der Liste eine Website aus, um die Dokumentbibliotheken auf dieser Website anzuzeigen.

    Eine Dokumentbibliothek auf einer Teamwebsite, der Sie folgen

Gilt für: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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