Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation

Wenn Ihre Organisation Aufgaben erledigt, bei denen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Klienten oder Kunden erforderlich ist, können Sie über die SharePoint Online-Features für externe Freigabe Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, die nicht über Lizenzen für Ihr Microsoft Office 365-Abonnement verfügen.

Hierfür stehen Ihnen drei Methoden zur Verfügung:

  • Sie können eine gesamte Website freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einem Unternehmens- oder Schulkonto bei Ihrer Website anzumelden.

  • Sie können einzelne Dokumente freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einem Unternehmens- oder Schulkonto bei Ihrer Website anzumelden.

  • Sie können den Benutzern einen Gastlink senden oder diesen posten, über den einzelne Dokumente auf Ihrer Website anonym aufgerufen werden können.

Hinweis   Über eine von Ihnen gesendete Einladung kann sich jeweils nur eine Person anmelden, um auf Ihre Website oder Ihr Dokument zuzugreifen. Wenn die Person, die Ihre Einladung erhält, diese jedoch nicht verwenden möchte, kann sie die Einladung an einen anderen Benutzer weiterleiten, der sich dann mit seinem Microsoft-Konto* oder mit seinem Firmenkonto anmelden kann, um auf die Website oder das Dokument zuzugreifen.

Hinweis    Der globale Administrator muss die externe Freigabe aktivieren und die entsprechenden Berechtigungen festlegen, bevor Sie Websites oder Dokumenten freigeben können. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung.

Was ist ein externer Benutzer?

Ein externer Benutzer ist eine Person außerhalb Ihrer Organisation, die auf Ihre SharePoint Online-Websites und Dokumente zugreifen kann, aber keine Lizenz für Ihr SharePoint Online- oder Microsoft Office 365-Abonnement besitzt. Externe Benutzer sind weder Mitarbeiter, noch Vertragsnehmer oder Vor-Ort-Vertreter für Sie oder Ihre Partner.

Externe Benutzer erben die Nutzungsrechte des SharePoint Online-Kunden, der sie zur Zusammenarbeit einlädt. Wenn eine Organisation also einen E3 Enterprise-Plan erwirbt und eine Website erstellt, auf der Enterprise-Features bereitgestellt werden, erhält der externe Benutzer das Recht, die Enterprise-Features in der Website zu verwenden und/oder anzuzeigen, für die er eine Einladung erhalten hat. Externe Benutzer können zwar als erweiterte Projektmitglieder eingeladen werden und dann auf der Website eine breite Palette von Aktionen durchführen, verfügen jedoch nicht über exakt die gleichen Fähigkeiten wie die Inhaber einer vollständigen, bezahlten Lizenz in Ihrer Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung.

Freigeben einer Website

Wenn Sie eine Website für externe Benutzer freigeben, senden Sie den Benutzern eine Einladung, über die sie sich bei Ihrer Website anmelden können. Diese Einladung kann an eine beliebige E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn der Empfänger die Einladung annimmt, meldet er sich entweder mit einem Microsoft-Konto oder einem Unternehmens- oder Schulkonto an. Beim Freigeben einer Website können Sie die Berechtigungen der Person für die Website auswählen.

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um eine Website für externe Benutzer freigeben zu können.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Websites aus. Oder wählen Sie das Startprogramm für Apps  Symbol für Office 365-App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Websites aus.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Website, die Sie für externe Benutzer freigeben möchten.

  4. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf Freigeben.

    Abbildung des Befehls 'Freigeben' in der oberen rechten Ecke des Bildschirms

  5. Geben Sie im Dialogfeld Freigeben die Namen der externen Benutzer ein, die Sie einladen möchten, z. B. "jemand@outlook.com" oder "jemand@contoso.com".

    Nicht vergessen: Sie können den Befehl Freigeben auch verwenden, um internen, lizenzierten Benutzern den Zugriff auf eine Website zu gewähren. Geben Sie in diesem Fall nur die Namen der Personen ein, die Sie einladen möchten.

  6. Geben Sie eine Nachricht ein, die mit der Einladung gesendet werden soll.

  7. Wenn Sie den externen Benutzer einer bestimmten Berechtigungsgruppe zuweisen möchten, wählen Sie Optionen anzeigen und dann die gewünschte Gruppe aus.

    Es empfiehlt sich, den Benutzern die minimal erforderlichen Rechte für die Erledigung der gewünschten Aufgabe zu gewähren. Wenn die Personen, die Sie einladen, Inhalte nur lesen können müssen, weisen Sie sie der Gruppe "Besucher" zu, die standardmäßig nur über Leserechte verfügt. Wenn externe Benutzer in der Lage sein müssen, Inhalte zu aktualisieren oder zu bearbeiten, weisen Sie sie der Gruppe "Mitglieder" zu, die standardmäßig über Bearbeitungsrechte verfügt. Größte Vorsicht ist geboten, wenn Sie externe Benutzer einer Gruppe zuweisen, die über Vollzugriffsrechte verfügt.


    Abbildung des Dialogfelds 'Freigeben' für eine Website, das mit den Namen externer Benutzer gefüllt ist

  8. Klicken Sie auf Freigeben.

Standardmäßig laufen alle Einladungen, die Sie an externe Benutzer senden, nach sieben Tagen ab. Wenn eine eingeladene Person diese Einladung nicht innerhalb von sieben Tagen annimmt, Sie aber dennoch möchten, dass die Person auf Ihre Website zugreifen kann, müssen Sie eine neue Einladung senden.

Wenn externe Benutzer ihre Einladungen erhalten, klicken sie auf eine Schaltfläche, über die sie auf eine Webseite gelangen, auf der sie sich dann mit einem Microsoft-Konto oder einem Firmen- oder Schulkonto bei Ihrer SharePoint Online-Website anmelden. Wenn die Benutzer nicht mindestens über ein Microsoft-Konto verfügen, können sie sich für ein kostenloses Microsoft-Konto anmelden.

Freigeben eines Dokuments durch Senden oder Posten eines anonymen Gastlinks

Sie können einen anonymen Gastlink erstellen und dann den Link mithilfe eines Ihnen zusagenden Mediums freigeben. Posten Sie ihn beispielsweise auf einer sozialen Medienseite, oder fügen Sie ihn in eine E-Mail ein. Sie können einen Gastlink erstellen, der Berechtigungen zum Bearbeiten oder nur zum Anzeigen bereitstellt.

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um ein Dokument für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss (je nach verfügbarem Plan) die Funktion für externe Freigabe entweder in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center aktiviert sein. Außerdem muss die externe Freigabe auch für Ihre Websitesammlung aktiviert sein (nur Enterprise-Pläne).

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Websites aus. Oder wählen Sie das Startprogramm für Apps  Symbol für Office 365-App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Websites aus.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Klicken Sie auf die drei Punkte (...) neben dem Dokument, um das Popupfenster zu öffnen, und klicken Sie dann auf Freigeben.
    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten

  4. Wählen Sie im Dialogfeld "Freigeben" die Option Link abrufen aus.

  5. Wählen Sie Link erstellen für den Berechtigungstyp aus, den Sie gewähren möchten: "Nur anzeigen" oder "Bearbeitungsberechtigungen".
    Es wird eine Gastlink-URL erstellt.

  6. Wählen Sie die Gastlink-URL aus, und kopieren Sie sie.
    Einen anonymen Gastlink erstellen und diesen kopieren
    Sie können die Gastlink-URL jetzt in die Medien Ihrer Wahl einfügen.

  • Wenn sich ein Dokument in einer Teamwebsitebibliothek befindet, können andere Websitemitglieder die Gastlinks im Dialogfeld "Freigeben" finden und an die anderen senden.

  • Wenn sich die Datei, die Sie freigeben möchten, in einer Bibliothek befindet, für die die Verwaltung von Informationsrechten (IRM, Information Rights Management) aktiviert ist, kann die Datei nicht für externe Benutzer freigegeben werden.

  • Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten. Versenden Sie keinesfalls anonyme Gastlinks auf vertrauliche Inhalte!

  • Personen, die für den Zugriff auf Dokumente anonyme Gastlinks erhalten, können Dateien in der jeweiligen Office Online nur anzeigen oder lesen. Sie können die Dateien nicht in einer entsprechenden Desktopversion des Office-Programms öffnen.

  • Wenn externe Freigaben in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center global deaktiviert werden, funktionieren freigegebene Links nicht mehr. Wenn das Feature später erneut aktiviert wird, können die betreffenden Links wieder verwendet werden. Es ist auch möglich, einzelne freigegebene Links zu deaktivieren, um den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu verhindern. Weitere Informationen finden Sie unter Deaktivieren eines anonymen Gastlinks.

  • Wenn Sie Excel-Arbeitsmappen mit Power View-Blättern für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, werden die Power View-Blätter in den Arbeitsmappen diesen Benutzern nicht angezeigt.

Personen das Erstellen von Gastlinks zu Dokumenten gestatten, die Sie für diese freigegeben haben

Möglicherweise teilen Sie einige Ihrer Dokumente gerne im großen Rahmen und möchten andere sogar ermuntern, die Dokumente weiter zu teilen. Für solche Dokumente können Sie anderen Personen gestatten, anonyme Gastlinks zu Dokumenten zu erstellen, die Sie für diese freigegeben haben.

Um diese Funktion zulassen zu können, müssen Sie über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Websites aus. Oder wählen Sie das Startprogramm für Apps  Symbol für Office 365-App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Websites aus.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der Sie anderen Personen das Erstellen von Gastlinks gestatten möchten.

  4. Wählen Sie Einstellungen Schaltfläche 'Einstellungen' > Websiteeinstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Websiteberechtigungen > Einstellungen für Zugriffsanforderungen aus.

  5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Einstellungen für Zugriffsanforderungen das Kontrollkästchen Mitgliedern das Freigeben der Website sowie einzelner Dateien und Ordner erlauben.

Wenn nun Personen Dokumente auswählen, die Sie für diese freigegeben haben, und das Dialogfeld "Freigeben" öffnen, können sie dort einen Gastlink erstellen. Beachten Sie jedoch, dass die anderen Personen nur dann Gastlinks erstellen können, die Gästen das Bearbeiten des Dokuments gestatten, wenn Sie diesen Personen beim ersten Freigeben des Dokuments ebenfalls die Berechtigung zum Bearbeiten erteilt haben. Wenn sie nur die Berechtigung zum Anzeigen besitzen, können sie nur Gastlinks mit Anzeigeberechtigung erstellen.

Eine Übersicht der Einstellungen für Zugriffsanforderungen erhalten Sie im Video: Freigabe einer Website ohne Zugriffsanforderung.

Freigeben eines Dokuments mit Anforderung der Anmeldung bei Ihrer Website

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um ein Dokument für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss (je nach verfügbarem Plan) die Funktion für externe Freigabe entweder in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center aktiviert sein. Außerdem muss die externe Freigabe auch für Ihre Websitesammlung aktiviert sein (nur Enterprise-Pläne).

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Websites aus. Oder wählen Sie das Startprogramm für Apps  Symbol für Office 365-App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Websites aus.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Klicken Sie auf die drei Punkte (...) neben dem Dokument, um das Popupfenster zu öffnen, und klicken Sie dann auf Freigeben.
    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten

  4. Stellen Sie sicher, dass Personen einladen ausgewählt ist, und geben Sie dann die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zur Freigabe des Dokuments einladen. Beispielsweise: "jemand@outlook.com" oder "jemand@gmail.com" oder "externerBenutzer@contoso.com".

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste die Berechtigungsstufe aus, die Sie diesen Benutzern gewähren möchten: Kann bearbeiten oder Kann anzeigen.

  6. Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht eingeben, die in der E-Mail enthalten sein soll. Die Nachricht kann zum Beispiel Information oder Anweisungen zu dem von Ihnen freigegebenen Dokument beinhalten.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldung erforderlich.

    Hinweis   Wenn Sie das Kontrollkästchen Anmeldung erforderlich nicht aktivieren, enthält die E-Mail einen anonymen Gastlink zu dem Dokument. Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten.

  8. Klicken Sie auf Freigeben.

Anzeigen, wer auf eine bestimmte Website oder ein bestimmtes Dokument zugreifen kann

Sie könne auch den Befehl Freigeben verwenden, um schnell eine Liste der Personen anzuzeigen, für die ein Dokument freigegeben wurde.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Wenn Sie sehen möchten, wer auf eine Website zugreifen kann, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Freigeben und dann im Dialogfeld Freigeben auf den Link hinter Freigegeben für, um eine Liste der Personen mit Zugriff auf die Website anzuzeigen.

  • Wenn Sie sehen möchten, wer auf ein Dokument, einen Ordner oder eine Dokumentenmappe zugreifen kann, wählen Sie das Element in der Dokumentbibliothek aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Datei auf Freigegeben für.

Widerrufen des Benutzerzugriffs auf eine Website

Wenn eine Website für einen externen Benutzer freigegeben wurde und Sie diese Freigabe nun zurücknehmen möchten, können Sie die Berechtigungen dieser Person für die Website entfernen.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Websites aus. Oder wählen Sie das Startprogramm für Apps  Symbol für Office 365-App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Websites aus.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Website, für die Sie eine Einladung zurücknehmen möchten.

  4. Wählen Sie Einstellungen Schaltfläche 'Einstellungen' > Websiteeinstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Benutzer und Berechtigungen aus.

  5. Wählen Sie die Gruppe aus, aus der Sie Benutzer entfernen möchten.

  6. Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie entfernen möchten, und zeigen Sie auf Aktionen > Benutzer aus Gruppe entfernen.

  7. Wählen Sie OK aus.

Deaktivieren eines Links für anonyme Gäste

Sie können feststellen, ob ein Dokument über einen Gastlink freigegeben wurde, indem Sie das Eigenschaftenmenü des Dokuments prüfen.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Websites aus. Oder wählen Sie das Startprogramm für Apps  Symbol für Office 365-App-Startfeld aus, und wählen Sie dann Websites aus.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Bibliothek, die das Dokument enthält, für das Sie einen Gastlink entfernen möchten.

  4. Zeigen Sie auf das Dokument, und klicken Sie auf die drei Punkte (...).

  5. Klicken Sie im Satz Offen für jeden mit einem Gastlink auf einem Gastlink. (Wird dieser Link nicht angezeigt, ist Ihr Dokument wahrscheinlich so eingerichtet, dass nur Benutzer mit einem Benutzernamen und Kennwort zulässig sind.)

    Dialogfeld 'Eigenschaften', das angibt, dass ein Dokument mithilfe eines Gastlinks freigegeben wurde

  6. Wählen Sie neben der URL des Gastlinks die Option Deaktivieren aus.

  7. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Link deaktivieren möchten, wählen Sie Link deaktivieren aus.

    Dialogfeld mit der Frage, ob Sie einen Gastlink für ein Dokument deaktivieren möchten, um die Freigabe aufzuheben

Wenn Personen außerhalb Ihrer Organisation nun versuchen, über den Gastlink auf den Inhalt zuzugreifen, wird eine Nachricht angezeigt, die besagt, dass ein Zugriff nicht möglich ist.

Gilt für: SharePoint Online



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