In der Regel können Sie Dokumente in einem 2010-Dateitool genau so verwalten wie in Windows-Explorer. Manche Aufgaben hinsichtlich der Dateiverwaltung, z. B. das Umbenennen oder Löschen von Dateien, können jedoch ggf. SharePoint-Websiteberechtigungen oder Toolberechtigungen unterliegen, die Ihrer Rolle zugewiesen sind (wenn sich das Dateitool in einem Groove-Arbeitsbereich befindet). Abhängig von den Berechtigungen können Sie Dokumente auf folgende Weise verwalten:
Was möchten Sie tun?
Kopieren oder Verschieben von Dokumenten
Wenn Sie ein Dokument in einen anderen Ordner kopieren möchten (in einem Dateitool oder in einen Ordner in Windows-Explorer), verwenden Sie die Befehle "Kopieren" und "Einfügen" im Kontextmenü, oder drücken Sie STRG, und ziehen Sie die Datei dann. Wenn Sie ein Dokument in einen anderen Ordner verschieben möchten, verwenden Sie Drag & Drop.
In der folgenden Tabelle wird das Ziehen/Ablegen-Verhalten beschrieben.
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Zweck |
Gehen Sie wie folgt vor |
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Ein Dokument in einen anderen Ordner im selben Dateitool kopieren. |
Drücken Sie STRG, und ziehen Sie das Dokument, oder verwenden Sie "Kopieren" und "Einfügen". |
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Ein Dokument in einen Ordner in einem anderen Dateitool oder in einen Windows-Ordner außerhalb von SharePoint Workspace kopieren. |
Kopieren Sie das Dokument mithilfe von Drag & Drop, oder verwenden Sie "Kopieren" und "Einfügen". |
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Ein Dokument in einen Unterordner im selben Dateitool verschieben. |
Verwenden Sie "Ausschneiden" und "Einfügen". |
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Ein Dokument in einen Ordner in einem anderen Dateitool oder in einen Windows-Ordner außerhalb von SharePoint Workspace verschieben. |
Verwenden Sie "Ausschneiden" und "Einfügen". |
Tipp: Wenn Sie ein Dokument in Microsoft Outlook ziehen, wird automatisch eine neue Outlook-Nachricht mit dem Dokument als Anlage gestartet.
Löschen von Dokumenten
Zum Löschen eines Dokuments klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicken dann auf Löschen. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass das Dokument wirklich gelöscht werden soll. Wenn sich das Dokument in einer SharePoint-Dokumentbibliothek befindet, wird die Meldung angezeigt, dass beim Löschen des Dokuments das Dokument auch auf dem SharePoint-Server gelöscht wird.
Umbenennen von Dokumenten
Wenn Sie ein Dokument umbenennen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Umbenennen.
Ändern der aktuellen Ansicht
In einem SharePoint-Arbeitsbereich entsprechen die verfügbaren Ansichten den Ansichten, die auf der SharePoint-Website definiert sind. Sie können die Ansichten ändern, um verschiedene Elementsätze abhängig von den für eine ausgewählte Ansicht eingerichteten Filtern anzuzeigen.
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Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.
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Klicken Sie auf das Menü Aktuelle Ansicht und dann auf die gewünschte Ansicht.
Sortieren von Dokumenten
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Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dokumente sortiert werden sollen.
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Klicken Sie in einem SharePoint-Arbeitsbereich auf die Registerkarte Ansicht, klicken Sie auf das Menü Dokumente sortieren, und klicken Sie dann auf eine Sortieroption.
Damit Sortieroptionen angezeigt werden, müssen Sie die aktuelle Ansicht ggf. auf "Arbeitsbereichstandard" festlegen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf das Menü Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Arbeitsbereichstandard.
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Klicken Sie in einem Groove-Arbeitsbereich auf die Registerkarte "Ansicht", dann auf das Menü Dokumente sortieren und anschließend auf eine Sortieroption.
Anzeigen von Dokumenteigenschaften
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Markieren Sie das Dokument.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Eigenschaften.
Wenn sich das Dokument in einem SharePoint-Arbeitsbereich befindet, wird ein Fenster mit den Eigenschaften auf der SharePoint-Website geöffnet.
Wenn sich das Dokument in einem Groove-Arbeitsbereich befindet, wird ein Dialogfeld mit den SharePoint Workspace-Eigenschaften geöffnet.
Erstellen neuer Dokumentordner
Sie können Dokumentordner in einer baumartigen Struktur erstellen und anordnen, wie Sie es auch in Windows-Explorer machen würden. Alle Dateitools enthalten anfangs einen so genannten "Stammordner", der immer der Ordner der obersten Ebene in der Liste ist (analog zu einem Laufwerknamen wie (C:\) auf Ihrem Computer). Alle Ordner, die hinzugefügt werden, werden hierarchisch unterhalb vom "Stammordner" angezeigt.
Erstellen eines neuen Ordners
Neue Ordner werden immer hierarchisch unterhalb des ausgewählten Ordners angelegt.
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Wählen Sie den Ordner aus, in dem ein neuer Ordner erstellt werden soll.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neuer Ordner.
Wenn Sie einen neuen Ordner in einer Dokumentbibliothek in einem SharePoint-Arbeitsbereich erstellen, wird ein von der SharePoint-Website abgeleitetes Fenster Neuer Ordner geöffnet. Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.
Wenn Sie einen neuen Ordner in einem Dateitool in einem Groove-Arbeitsbereich erstellen, wird ein Dialogfeld Neuer Ordner geöffnet. Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Umbenennen eines Ordners
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Umbenennen.
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Geben Sie einen neuen Namen für den neuen Ordner ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Anzeigen von Ordnereigenschaften
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Klicken Sie auf den Ordner.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Eigenschaften.
Wenn sich der Ordner in einem SharePoint-Arbeitsbereich befindet, wird ein Fenster mit den Eigenschaften auf der SharePoint-Website geöffnet.
Wenn sich der Ordner in einem Groove-Arbeitsbereich befindet, wird ein Dialogfeld mit den SharePoint Workspace-Eigenschaften geöffnet.
Problembehandlung bei Downloadproblemen
Wenn andere Mitglieder des Arbeitsbereichs neue Dokumente zu einem Dateitool hinzufügen, werden diese Dokumente automatisch in Ihre Kopie des Arbeitsbereichs heruntergeladen. Ein Synchronisierungssymbol wird an alle Dokumente angefügt, die aktuell noch heruntergeladen werden. Beispiel:
Wenn Sie versuchen, ein Dokument zu öffnen, das noch ein Synchronisierungssymbol anzeigt, wird eine Meldung "Der Inhalt ist nicht verfügbar" angezeigt, um Sie zu informieren, dass der Inhalt des Dokuments nicht heruntergeladen oder der Download noch nicht abgeschlossen wurde.
In einigen Fällen müssen Sie einfach ein oder zwei Minuten warten, bis der Download des Dokuments abgeschlossen wurde. Bei sehr umfangreichen Dokumenten kann es einige Zeit dauern, bis der Download abgeschlossen wurde. Dieses Problem kann jedoch auch auftreten, wenn das Arbeitsbereichsmitglied, das das Dokument hinzugefügt hat, in den Offlinemodus wechselt, bevor die Übertragung des Dokuments auf Ihren Computer abgeschlossen wurde. In diesem Fall müssen Sie warten, bis die betreffende Person wieder online ist, damit Sie das Dokument empfangen können.
