Projektmanagement-Zielsetzung: Hinzufügen und Zuordnen von Personen zu Vorgängen

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

Wenn Sie noch nicht im Projektmanagement sind Wenn Sie ein Neuling im Projektmanagement sind, stellen Sie vielleicht fest, dass mehr zu bedenken ist als nur das Hinzufügen von Vorgängen, die Anzahl der auf sie anzusetzenden Personen, die Einplanung der freien Tage und Urlaubstage von Mitarbeitern und das systematische Erfassen von persönlichen Informationen, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Gehaltsinformationen am richtigen Ort.

Mit den folgenden Tipps finden Sie den Einstieg:

• Lernen Sie, welche Ressourcenarten Sie Vorgängen zuordnen können    Nachdem Sie die benötigten Informationen zu Projektvorgängen zusammengestellt haben, identifizieren Sie die Art der benötigten Ressourcen.

  • Personalressourcen    Dies sind die Ressourcen, an die man normalerweise bei der Arbeit an Vorgängen denkt. Projektmanager nennen diese manchmal auch Arbeitsressourcen, im Gegensatz zu Material und Ausrüstung.

  • Enterprise-Ressourcen    Diese Ressourcen sind Arbeitsressourcen, die in einer Organisation übergreifend verwaltet und eingesetzt werden. Enterprise-Ressourcen werden in Project Professional verwendet.

  • Materialressourcen    Diese Ressourcen schließen Computer oder Geräte, die zum Durchführen der Arbeit an Vorgängen benötigt werden, ein.

  • Generische Ressourcen    Diese Ressourcen geben Personalanforderungen für Vorgänge an, nicht aber bestimmte Einzelpersonen, wie Zimmerleute oder Entwickler.

• Berücksichtigen, wie sich die Dauer der Anzahl von Ressourcen ändert Wenn Sie mehrere Ressourcen für einen Vorgang platzieren, wird die Dauer eines Vorgangs voraussichtlich verkürzt. In vielen Fällen kann das Hinzufügen von Personen zu einer Aufgabe jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Dies kann zusätzliche Kosten, zusätzliche Kommunikation und andere Ineffizienzen verursachen. Beispielsweise wird der Entwurf für eine neue Mautbrücke wahrscheinlich nicht schneller gehen, wenn Sie die Anzahl der Architekten für das Projekt verdoppeln. Mit Project können Sie steuern, was mit Vorgangsdauern geschieht, nachdem Sie Vorgängen hinzugefügt haben.

• Berücksichtigen, wie sich die Funktionen einer Person auf die Aufgabendauer auswirken Die Erfahrung einer Person kann sich direkt auf die Dauer der Aufgabe auswirken. Sie können erwarten, dass eine Person mit fünf Jahren Erfahrung eine Aufgabe in kürzerer Zeit erledigt als jemand mit zwei.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Wenn Projekte größer werden, gibt es mehr Dinge, über die sie nachdenken müssen. Sie machen sich nun Gedanken über die Verwendung von Ressourcen in anderen Abteilungen, die Einstellung von Lieferanten, das Nachverfolgen der Arbeit von hundert Personen, das Generieren von Berichten für Führungskräfte und zahlreiche andere Komplexitäten, an die Sie noch nicht einmal gedacht haben. Glücklicherweise verfügt Microsoft Project über die Expertentools, die Sie benötigen.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihr Wissen bereichern können.

• Überprüfen und verfeinern Sie die Schätzungen zur Projektdauer    Verwenden Sie die Informationen, die Sie zum aktuellen Projekt und zu ähnlichen Projekten gesammelt haben, um Ihre Schätzung der Projektdauer zu konkretisieren. Die Genauigkeit Ihre Schätzungen in Bezug auf die Ressourcenanforderungen (und letztendlich auch in Bezug auf die Projektkosten) sind weitestgehend von der Genauigkeit Ihrer Schätzung der Projektdauer abhängig.

• Überwachen des Fortschritts von Ressourcen    Vergewissern Sie sich, dass die an Ihrem Projekt beteiligten Personen regelmäßig Aktualisierungen des Vorgangsstatus senden. Mit den Ansichten und Berichten in Microsoft Project verlieren Sie nicht aus dem Blick, wer was macht.

• Identifizieren von Problemen mit der Überlastung von Ressourcen    Project kann Ihnen dabei helfen, zu erkennen, wann Personen an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten.

• Behalten Sie die Basispläne im Auge    Basispläne ermöglichen eine Momentaufnahme Ihres Projekts, sodass Sie schon zu Beginn den aktuellen mit dem geplanten Fortschritt vergleichen können.

• Verteilen von Arbeit durch Abgleich    Wenn Mitarbeiter an zu vielen Vorgängen zugleich arbeiten, kann Project die Zuordnungen mit dem Ziel einer realistischeren Arbeitsbelastung ausgleichen. Das Ausgleichen von Ressourcenzuordnungen stellt eine Möglichkeit für einen Lastenausgleich dar.

• Exportieren von Projektdaten nach Excel zur weiteren Analyse Excel kann Sie unterstützen, wenn Sie weitere Analyse von Project-Informationen benötigen. Beispielsweise können Sie Vorgangs-und Ressourceninformationen für erweiterte Ertragswertberichte nach Excel zu exportieren und die Informationen dann mithilfe von Sparklines anzeigen, um zu sehen, wie die Kosten im Verhältnis zum erledigten Arbeitsaufwand ausgegeben werden.Schulen von Mitarbeitern zum Erwerb neuer Qualifikationen große Organisationen investieren Zeit und Geld, ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten erwerben und in verschiedenen Umgebungen zu schulen.
  
   
  
  Schulung der Mitarbeiter      Große Unternehmen investieren Zeit und Geld in die Schulung ihrer Mitarbeiter, damit sie umgebungsübergreifend eingesetzt werden können. Die Schulung kann eine kostengünstige Möglichkeit zur Verbesserung der Leistung als die Einstellung neuer Personen sein.