Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Einrichten von Outlook für Ihre Arbeit

Dieser Artikel ist Teil der Reihe Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011. Weitere Informationen zu den anderen Teilen der Reihe erhalten Sie über die Links Siehe auch unten auf der Seite.

Einrichten von Outlook für Mac 2011: Das Layout

Der erste Schritt bei der Umsetzung dieser bewährten Methoden besteht darin, ein System einzurichten, mit dem Sie die Nutzung von Outlook für Mac 2011 optimieren können. Im Folgenden die bewährten Methoden in diesem Bereich:

Einzelheiten zum Einrichten des empfohlenen Layouts finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Dokuments.

Ordner

Im Folgenden die bewährten Methoden in diesem Bereich:

  • Erstellen Sie einen Posteingang für Nachrichten, die Sie verarbeiten (lesen) müssen. Ihr Posteingang dient für Nachrichten, die direkt an Sie gesendet werden oder bei denen es möglicherweise wichtig ist, dass Sie sie lesen. Wenn Sie viele Nachrichten erhalten, die zwischen unterschiedlichen Personen ausgetauscht werden, wechseln Sie in die Unterhaltungsansicht. Verwenden Sie andernfalls die Anordnung nach Datum (die Standardanordnung).

  • Erstellen Sie im Posteingang einen einzigen Referenzordner für sämtliches Referenzmaterial, auf das Sie sich später möglicherweise beziehen möchten. In diesem Ordner wird nichts automatisch abgelegt (d. h. mit einer Regel). Nennen Sie diesen Ordner 1-Referenz. (Das Hinzufügen von 1- bewirkt, dass dieser Ordner das erste Element unterhalb des Posteingangs ist.) Dieser Ordner wird im Posteingang erstellt, damit Sie den Posteingang reduzieren und damit aus der Ansicht ausblenden können.

    Hinweis   Wenn dieser Ordner zu voll wird (10.000 Elemente oder mehr), kann dies die Geschwindigkeit von Outlook für Mac 2011 beeinträchtigen, wenn Sie zu diesem Ordner wechseln.

  • Erstellen Sie Ordner für karrierebezogene sowie private und persönliche Nachrichten. Mit dem Vorhandensein je eines Ordners für private und karrierebezogene Nachrichten haben Sie die Möglichkeit, nach einer Nachricht zu suchen, während Ihnen jemand über die Schulter blickt, und müssen nicht befürchten, dass eine Nachricht mit privatem Inhalt angezeigt wird. Nennen Sie diesen Ordner 2-Privat.

    Manager können auch einen Ordner für Feedback zu Mitarbeitern anlegen, den sie 3-Management nennen.

  • Erstellen Sie eine Reihe von Ordnern für Kontaktgruppennachrichten. Alle Nachrichten, die an Kontaktgruppen gesendet werden (die auch als Listenserver oder Verteilerlisten bezeichnet werden), müssen nicht unbedingt gelesen werden. Diese Ordnergruppe ist ein Repository für alle Kontaktgruppennachrichten, die nicht automatisch an Ihren Posteingang zugestellt werden. Erstellen Sie einen einzigen Ordner der obersten Ebene im Posteingang mit Namen Kontaktgruppen, und erstellen Sie hierin Unterordner für jedes Thema, mit dem die Kontaktgruppen befasst sind. Normalerweise ist ein Ordner pro Kontaktgruppe ausreichend, wenn Sie sich jedoch in mehreren miteinander verbundenen Kontaktgruppen befinden, ist es möglicherweise sinnvoll, alle Nachrichten an den gleichen Ordner zustellen zu lassen. Reduzieren Sie den Kontaktgruppenordner auf oberster Ebene, damit Sie nicht von ungelesenen Nachrichten in den hierin befindlichen Ordnern abgelenkt werden.

    Hinweis   Wenn Sie jede Nachricht lesen müssen, die an eine Kontaktgruppe gesendet wird, erstellen Sie hierfür keinen Ordner. Diese Nachrichten sollten direkt an Ihren Posteingang zugestellt werden.

Intelligente Ordner   

Intelligente Ordner (auch als Suchordner bekannt) sind hilfreich beim Sammeln von Informationen aus unterschiedlichen E-Mail-Ordnern. Intelligente Ordner können besonders dann von Nutzen sein, wenn Sie Informationen sammeln müssen, die sich in unterschiedlichen Ordnern befinden, beispielsweise für die Vorbereitung einer Quartalsbesprechung.

Intelligenter Ordner

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten (mehr als 200 Nachrichten pro Tag), sind Suchordner ggf. eine gute Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten von unterschiedlichen Absendern zu gruppieren.

Einzelheiten zum Einrichten intelligenter Ordner finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Dokuments.

Regeln

Die Zielsetzung bei der Organisation von Outlook besteht darin, die Menge an unnötigem "Rauschen" in Ihrem Posteingang zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass die wichtigsten Elemente ganz oben angezeigt werden. Mit Regeln können Nachrichten basierend auf von Ihnen festgelegten Kriterien in bestimmte Ordner verschoben werden. Anhand dieser Regeln werden die Nachrichten, die in Ihrem Posteingang eingehen, so gefiltert, dass nur die Elemente angezeigt werden, die Sie unbedingt lesen müssen.

Es gilt als bewährte Methode, die folgenden Regeln aufzustellen (Details zum Einrichten dieser Regeln finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Dokuments):

  • Gesendet an: mich oder CC: mich    Alle Nachrichten, die direkt an Sie oder mit Ihrer E-Mail-Adresse in der Zeile "Cc" gesendet wurden, werden direkt an Ihren Posteingang zugestellt und nicht von weiteren Regeln gefiltert, auch wenn die Nachricht zudem an eine Kontaktgruppe gesendet wurde.

  • Kontaktgruppen    Alle E-Mail-Nachrichten, die an eine Kontaktgruppe gesendet werden, werden in einem Kontaktgruppenordner abgelegt, es sei denn, die zugehörigen Schlüsselwörter lassen darauf schließen, dass die Nachricht für Sie wichtig ist. In dem Fall wird sie an den Posteingang zugestellt. Für mehrere ähnliche Kontaktgruppen sollte die gleiche Regel verwendet und die Nachrichten sollten im gleichen Ordner gespeichert werden. Wenn Sie Mitglied einer Kontaktgruppe sind, in der Sie jede Nachricht lesen müssen, erstellen Sie hierfür keine Regel. Alle Nachrichten, die Sie lesen müssen, sollten direkt an Ihren Posteingang zugestellt werden.

Benachrichtigungen

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten oder wenn Sie von dem Benachrichtigungssound abgelenkt werden, der bei eingehenden Nachrichten wiedergegeben wird, empfiehlt es sich, die folgenden Optionen zu deaktivieren:

Zum Ändern dieser Einstellungen klicken Sie im Menü Outlook auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Benachrichtigungen und Sounds. Deaktivieren Sie unter Nachrichteneingang alle Kontrollkästchen.

Nachrichteneingang

Kategorien

Mit den Kategorien in Outlook für Mac 2011 können Sie Elemente auf viele unterschiedliche Weisen verwalten. Es gibt drei Hauptkategorietypen, deren Erstellung empfohlen wird:

  • Projekt (kann auch Personen einschließen)

  • Thema

  • Ort oder Aktivität

Kategorien sind in diesem System nicht zwangsläufig erforderlich, erleichtern Ihnen jedoch das Leben, wenn sie gewissenhaft eingesetzt werden. So können Kategorien Ihnen beispielsweise helfen, schneller zu erkennen, was Sie im Augenblick tun können, und sie helfen beim Gruppieren von verwandten Aufgaben, sodass Sie diese in einem Zug erledigen können.

Gehen Sie zum Erstellen von Kategorien wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf Neue hinzufügen.

Es wird als bewährte Methode betrachtet, jeweils eine Kategorie für Folgendes zu erstellen:

  • Für jeden Mitarbeiter, dessen direkter Vorgesetzter Sie sind, und für Ihren Vorgesetzten für Elemente, die Sie bei der nächsten Besprechung erörtern möchten (beispielsweise eine Kategorie mit Namen 1:1 – Manager).

  • Für jeden wichtigen Standort oder alle wichtigen Aktivitäten, für die Sie verantwortlich sind, damit Sie die hiermit verbundenen Aktionen stapelweise abarbeiten können (ein hilfreicher Bestandteil der Verwaltung von Aufgaben), z. B.:

    @Heimweg    für Aufgaben, die Sie auf dem Nachhauseweg von der Arbeit erledigen können

    @E-Mail    für Aufgaben, die E-Mail-Nachrichten, Besprechungen oder irgendeinen anderen Aspekt von Outlook für Mac 2011 einbeziehen

    @Zuhause    für Aufgaben, die Sie nur zu Hause erledigen können

    @Besprechung    für Elemente, die Sie benötigen, um sich auf eine Besprechung vorzubereiten

    @Offline    für Aufgaben, bei denen Sie sich nicht am Computer befinden, beispielsweise das Kopieren eines Dokuments

    @Online    für Aufgaben, Sie nur online oder mithilfe eines Webbrowser erledigen können

    @Telefon    für Anrufe, die Sie tätigen müssen oder erwarten

    @Lesen    für Aufgaben, bei denen es nur ums Lesen und nicht ums Antworten geht. Diese Kategorie eignet sich für lange Nachrichten oder Anlagen, die Sie lesen müssen, für die Sie im Moment jedoch keine Zeit haben

    @Ausstehend    für Nachrichten oder Aufgaben, bei denen Sie auf eine Antwort warten, ohne die es für Sie nicht weitergeht

    Outlook-Kategorien

    Hinweis   Die Verwendung des Symbols @ sorgt dafür, dass die entsprechenden Kategorien in Ihrer Kategorienliste ins Auge fallen. Wenn Sie bestimmte Kategorien mit @ kennzeichnen, befinden sich diese ganz oben in Ihrer Kategorienliste, und Sie werden daran erinnert, wo und in welcher Weise eine Aufgabe erledigt werden muss (so bedeutet @Telefon beispielsweise, dass Sie diese Aufgabe "am Telefon" erledigen müssen).

  • Für jedes wichtige Thema oder Projekt, damit Sie Nachrichten zu einem bestimmten Thema schnell finden können, insbesondere, wenn es kein Wort im Text oder Betreff der Nachricht gibt, nach dem Sie sinnvoll suchen könnten

  • Für wichtige Elemente, die heute erledigt werden müssen und nicht auf einen anderen Tag verschoben werden können

    Hinweis   Sie können einem einzelnen Element mehrere Kategorien zuweisen, im Gegensatz zur Ablage, bei der sich ein Element immer nur in einem einzigen Ordner befinden kann. So kann eine wichtige Nachricht, die Sie mit Ihrem Vorgesetzten besprechen möchten, bevor Sie darauf antworten, sowohl der Kategorie @E-Mail als auch der Kategorie 1:1 – Manager zugewiesen werden.

Sie werden feststellen, dass Sie mit Kategorien die Suche effizienter gestalten können und dass sie eine große Hilfe bei der Vorbereitung von Besprechungen sind.

Hinweis   Gehen Sie beim Kategorisieren ausgehender Nachrichten mit äußerster Vorsicht vor, denn möglicherweise sind die Empfänger in der Lage, Ihre Kategorien zu sehen. Wenn die Empfänger nicht mit Outlook für Mac 2011 oder Exchange Server 2010 arbeiten, können sie die von Ihnen festgelegten Kategorien sehen.

Siehe auch

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Optimiertes Zeitmanagement

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Bekommen Sie Ihren Posteingang durch vier grundlegende Prinzipien in den Griff

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Zeitverwaltung mit einer täglichen Prüfung

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Arbeiten mithilfe von Aufgaben

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Suchen einer bestimmten Nachricht

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Schreiben wirkungsvoller E-Mails

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Kalender und Besprechungen

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Häufig gestellte Fragen

Gilt für: Outlook for Mac 2011



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