Übersicht: Verwenden eines Websitepostfachs für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team

Ein Websitepostfach ist ein zentrales Konto für E-Mails und die Freigabe von Dokumenten, auf das Sie über eine SharePoint-Website zugreifen. Möglicherweise entscheidet sich Ihr Team für die Verwendung eines Websitepostfachs, um die gesamte für das Team relevante E-Mail-Kommunikation zentral zu speichern oder um gemeinsam eine wichtige E-Mail-Nachricht zu verfassen. Vielleicht findet das Team es auch hilfreich, wichtige Dokumente sicher mithilfe eines Websitepostfachs freizugeben.

Nachdem Sie ein Websitepostfach für Ihre Website eingerichtet haben, wird ein neues E-Mail-Konto unter dem Namen Ihrer Website erstellt. Nehmen wir beispielsweise einmal an, Sie haben eine Teamwebsite unter der folgenden URL: "http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite". In dem Fall würde die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs "HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com" lauten.

Webpartkachel

Sammeln der E-Mail-Kommunikation auf Teamebene

Viele Teams kommunizieren ziemlich regelmäßig per E-Mail. Einige dieser Unterhaltungen beinhalten möglicherweise Informationen, die irgendwann einmal nützlich sein können. Anstatt diese Informationen in Ihrem eigenen Posteingang aus dem Auge zu verlieren, können Sie die nützlichsten E-Mails aus dem Thread an das Websitepostfach weiterleiten. Jede Person, die über die Berechtigung "Mitwirken" für die Website verfügt, kann das Websitepostfach öffnen und die hierin enthaltenen Nachrichten anzeigen. Auf diese Weise kann ein anderes Teammitglied auch Monate später noch die Informationen abrufen, die zu einer bestimmten Entscheidung geführt haben, indem es das Websitepostfach öffnet, die in diesem Konto gesammelten E-Mails durchsucht und sich damit den Verlauf des fraglichen Problems vergegenwärtigt.

Eine weitere Möglichkeit zum Sammeln der E-Mail-Unterhaltungen auf Teamebene besteht darin, die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs einfach auf Cc zu setzen, wenn Sie eine E-Mail an das Team senden. Sie können die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs sogar einer Kontaktgruppe oder einer Verteilerliste hinzufügen, sodass diese Adresse immer eingeschlossen wird, wenn Sie eine E-Mail an Ihr Team senden.

E-Mail mit Websitepostfach im Cc-Feld.

Möchten Sie mehr erfahren?    Lesen Sie Koordinieren der Team-E-Mails mithilfe eines Websitepostfachs (wenn Sie Office 365 für Selbständige und kleine Unternehmen verwenden, lesen Sie Koordinieren der Team-E-Mails mithilfe eines Websitepostfachs).

Freigeben von Dokumenten für andere Personen

Jedes Team verfügt über wie auch immer geartete Dokumente, die irgendwo gespeichert und normalerweise auch für andere freigegeben werden müssen. Wenn Sie die Dokumente Ihres Teams auf einer SharePoint-Website speichern, können Sie ganz einfach die Websitepostfach-App verwenden, um solche Dokumente für Personen freizugeben, die auf die Website zugreifen können.

Wichtig    Wenn Benutzer ein Websitepostfach in Outlook anzeigen, sehen sie eine Liste aller Dokumente, die sich in der Dokumentbibliothek dieser Website befinden. Mit Websitepostfächern wird diese Liste für alle Benutzer angezeigt, was bedeutet, dass einige Benutzer Dokumente sehen, auf die sie nicht zugreifen bzw. die sie nicht öffnen können.

Wenn Sie Exchange verwenden, werden Ihre Dokumente auch in einem Ordner in Outlook angezeigt, wodurch es noch einfacher wird, Dokumente an andere weiterzuleiten.

Weiterleiten eines Dokuments aus dem Websitepostfach

Möchten Sie mehr erfahren?    Lesen Sie Vereinfachen der Zusammenarbeit an Dokumenten mithilfe eines Websitepostfachs (wenn Sie Office 365 Small Business verwenden, lesen Sie Vereinfachen der Zusammenarbeit an Dokumenten mithilfe eines Websitepostfachs). Möglicherweise finden Sie auch den Artikel Vorbereiten der Verwendung von Websitepostfächern in Office 365 hilfreich.

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