Du har lige tildelt nogle få personer til en opgave, og opgavens varighed blev længere og ikke kortere som forventet. Eller måske er det omvendte sket. Uanset hvad, så er du stub. Nogle opgaver, f.eks. hærdning af cement, tager en fast mængde tid, uanset hvordan medarbejdere tildeles til at hælde cementen. Andre, f.eks. ved at bygge veje eller software, vokser eller formindskes i deres varighed, afhængigt af de personer og ressourcer, der anvendes på dem.
-
Hvis du vil ændre opgavetyperne, så de bedre afspejler disse realiteter, skal du dobbeltklikke på opgaven, klikke på Avanceret og ændre opgavetypen.
Tip!: Hvis du vil gøre tingene hurtigere, skal du føje kolonnen Opgavetype til en arkvisning. Højreklik på en kolonneoverskrift, og klik derefter på Indsæt kolonne.
Se nærmere på opgavetyper
Sådan ændrer opgavetyper din tidsplan
Project anvender en planlægningsformel, der relaterer de tre værdier for arbejde, varighedog tildelingsenheder:
Arbejde = Varighed x Enheder
Hvis du angiver en opgavetype, kan du "rette" (eller gøre en af disse værdier uforanderlige). Når du retter en af værdierne, prioriteres den pågældende værdi ved at bede Project om ikke at ændre den, når de to andre værdier ændres. Dette gælder både automatisk og manuelt planlagte opgaver.
Her er en praktisk tabel, der hjælper med at holde alle de bevægelige dele af planlægningsformlen i tankerne.
I en |
Hvis du ændrer enheder |
Hvis du ændrer varighed |
Hvis du ændrer arbejde |
---|---|---|---|
Opgave med faste enheder |
Varigheden genberegnes. |
Arbejdet genberegnes. |
Varigheden genberegnes. |
Opgave med fast arbejde |
Varigheden genberegnes. |
Enhederne genberegnes. |
Varigheden genberegnes. |
Opgave med fast varighed |
Arbejdet genberegnes. |
Arbejdet genberegnes. |
Enhederne genberegnes. |
Lad os se nærmere på de tre opgavetyper. Hvis du retter en af disse værdier, får du effektiv kontrol over din tidsplan. Men før du læser videre, skal du sørge for at forstå forskellen mellem de tre søjler i Projektplanlægning: arbejde, varighedog enheder , og hvordan de er relateret til hinanden. Du kan få en hurtig opdatering ved at læse Sådan planlægger Project opgaver: Bag kulisserne.
Mennesker snuble over dette hele tiden, så du skal ikke blive afskrækket, hvis du ikke får det med det samme. Mastering af det vil hjælpe med at udvide din ekspertise som projektleder, når du forstår, hvordan du styrer opgavevarigheder med opgavetyper.
Tabellen nedenfor opsummerer opgavetypen og indvirkningen på tidsplanen.
Opgavetype |
Indvirkning på tidsplan |
---|---|
Faste enheder |
Denne indstilling forudsætter, at antallet af personer, der er tildelt opgaven (enheder), er kendt, og du ikke ønsker, at den ændres, heller ikke selvom varigheden ændres. Når arbejdet ændres på en opgave, ændres varigheden, men ikke antallet af personer. Denne opgavetype afspejler de fleste opgave virkeligheder i et projekt. Eksempel: Du har én person tildelt til at skrive en rapport, der kun bør tage to timer at skrive. Hvis du beslutter, at arbejdet i denne rapport faktisk er, at de to timer skal fordeles over to dage i kalenderen, kan du ændre varigheden til to dage – uden at ændre antallet af personer, der er tildelt til at skrive rapporten. Når alt kommer til alt, vil du sandsynligvis ikke have mere end to personer, der skriver rapporten alligevel. Med andre ord ønsker du, at antallet af enheder (den ene person) skal forblive det samme. Bemærk!: Dette er den indstilling, som Project typisk placerer på opgaver. Hvis du vil ændre denne standardindstilling, skal du klikke på Filer > Indstillinger > Tidsplan og derefter vælge en anden opgavetype på listen Standardopgavetype . |
Fast arbejde |
Denne indstilling forudsætter, at arbejdet ikke ændres, selv efter ændring af varighed eller tilføjelse af personer. Brug denne indstilling, hvis du vil styre varigheden af opgaver ved at tilføje eller fjerne personer. Eksempel: Det tager 300 timer at designe en stor have som en del af et boligprojekt. Og du vil have haven bygget så hurtigt som muligt, så du begynder at tildele flere gartnere til jobbet (opgave). Varigheden af haveopgaven mindskes, når du tilføjer flere personer. Bemærk!: Du kan ikke ændre indstillingen Indsatsbaseret for en opgave med fast arbejde. Project anser ikke faste arbejdsopgaver for at have fleksible værdier for arbejde og er derfor altid indsatsbaserede. Du kan ændre den indsatsbaserede indstilling for opgavetyper. |
Fast varighed |
Denne indstilling forudsætter, at varigheden ikke ændres, selv når flere personer tildeles opgaven. Brug denne indstilling, hvis du har en varighed i tankerne for en opgave, før du kender andre oplysninger om opgaven. Eksempel : Et ugentligt statusmøde kan tage en time. Indstil denne opgave til fast varighed, ellers reduceres varigheden af mødet, når du tildeler personer til opgaven. Og vi ved alle, at tilføjelse af personer til møder sandsynligvis ikke reducerer deres længde (det kan endda gøre dem længere!) |
Et eksempel i den virkelige verden på at styre timingen af opgaver
De følgende tre scenarier demonstrerer bølgeeffekten (og dermed styringen), som opgavetyper har over tidsplanen for opgaver i hele tidsplanen.
Scenarie et: Ændre opgavetype til faste enheder
Lad os antage, at du har en opgave med faste enheder, hvor 1 fuldtidsperson er tilgængelig i 8 timer om dagen. Du har desuden konfigureret opgaven med en varighed på 10 dage og 80 timers arbejde.
Hvad du ændrer |
Hvad Project gør |
---|---|
Tilføj en fuldtidsressource |
Project genberegner opgavens varighed. Opgaven er nu tildelt to enheder med en 5-dags varighed og 80 timers arbejde. |
Forøg varigheden |
Hvis du har otte dage til at fuldføre opgaven i stedet for 10, genberegner Project opgavens arbejde. Opgaven har nu en varighed på 8 dage med 64 timers arbejde og 1 ressourceenhed. |
Ændre arbejdet |
Hvis opgaven tager 20 timers yderligere arbejde, genberegnes varigheden af opgaven i Project. Opgaven har nu 100 timers arbejde med en varighed på 12,5 dage og 1 ressourceenhed. |
Scenarie to: Ændre opgavetype til fast arbejde
Nu gør du den samme opgave til en opgave med fast arbejde. Det betyder, at opgaven kun kan tage den mængde arbejde, du angiver: hverken mere eller mindre. Husk, at opgaven har 1 fuldtidsperson tilgængelig i 8 timer om dagen, og den har en varighed på 10 dage med 80 timers arbejde.
Hvad du ændrer |
Hvad Project gør |
---|---|
Tilføj en fuldtidsressource |
Project genberegner opgavens varighed. Opgaven er nu tildelt to enheder med en 5-dags varighed og 80 timers arbejde. |
Forøg varigheden |
Hvis du har otte dage til at fuldføre opgaven i stedet for 10, genberegner Project opgavens ressourceenheder. Hvis opgaven skal udføres på 80 timer over otte dage, skal der tildeles 1,25 ressourceenheder. Den ressourceenhed, der aktuelt er tildelt opgaven, er tildelt 125 %. Du skal tildele en anden person for at tage højde for den ekstra 25 % allokering. |
Ændre arbejdet |
Hvis opgaven tager 20 timers yderligere arbejde, genberegnes varigheden af opgaven i Project. Opgaven omfatter nu 100 timers arbejde med en varighed på 12,5 dage og én ressourceenhed. |
Scenarie 3: Ændre opgavetype til fast varighed
Lad os endelig forestille os, at du gør den samme opgave til en opgave med fast varighed. Det betyder, at opgaven skal være fuldført i den varighed, du angiver. Igen har opgaven 1 fuldtidsperson tilgængelig i 8 timer om dagen, og den har en varighed på 10 dage med 80 timers arbejde.
Hvad du ændrer |
Hvad Project gør |
---|---|
Tilføj en fuldtidsressource |
Project genberegner det arbejde, der er tildelt hver ressource. Når der kun blev tildelt én person til opgaven, havde ressourcen 80 timers arbejde at udføre. Når du tildeler en anden person til opgaven, har hver ressource 40 timers arbejde, der skal udføres over den samme varighed på 10 dage, i alt 80 timers arbejde. Ved at tilføje en anden ressourceenhed ændrer du også allokeringen af begge enheder til 50 %, så de begge er tilgængelige for at arbejde 50 % på andre opgaver. |
Forøg varigheden |
Hvis du har otte dage til at fuldføre opgaven i stedet for 10, genberegner Project opgavens arbejde. Opgaven har nu en varighed på 8 dage med 64 timers arbejde og 1 ressourceenhed. |
Ændre arbejdet |
Hvis opgaven tager 20 timers yderligere arbejde, genberegnes opgavens ressourceenheder i Project, så det ekstra arbejde stadig kan fuldføres inden for varigheden på 10 dage. Opgaven omfatter nu 100 timers arbejde med en varighed på 10 dage og 1,25 ressourceenheder. Den ressourceenhed, der aktuelt er tildelt opgaven, er tildelt 125 %. Du skal tildele en anden person til opgaven for at tage højde for de yderligere 25 % allokering. |
Bemærk!: omkostningsressourcer omfatter ingen værdier for arbejde eller enheder og genberegnes derfor ikke, når opgavens start- eller slutdato ændres. Datoer genberegnes heller ikke for en omkostningsressourcetildeling, fordi du ikke kan ændre arbejdet eller enhederne.