Vælg, hvordan du vil gemme og administrere poster

Datacenter

Indhold fra hele virksomheden kan sendes til et datacenter og derefter sendes til det relevante sted, hvor det tildeles de rette tilladelser og politikker, f.eks. oplysninger om udløb og revision.

Metadata, eller oplysninger om data, spiller en nøglerolle i forbindelse med at administrere og hente dataene på et senere tidspunkt. Funktioner som indholdstyper, indholdsstyring og virtuelle mapper er med til at understøtte brugen af metadata.

Funktionerne i et datacenter omfatter:

• Dokument-id    Alle dokumenter kan tildeles et entydigt id, som forbliver knyttet til dokumentet – også når det er arkiveret. Det gør det nemt at referere til poster via et id, uanset om dokumentet flyttes.

• Opbevaring med flere faser    Opbevaringspolitikker kan have flere faser, så du kan angive hele dokumentets livscyklus som en politik, f.eks. gennemse kontrakter hvert år og slette dem efter syv år.

• Elementbaserede overvågningsrapporter    Du kan oprette en brugerdefineret overvågningsrapport for en separat post.

• Hierarkiske filplaner    Du kan oprette dybe, hierarkiske mappestrukturer og administrere opbevaring for hver mappe i hierarkiet (eller nedarve fra overordnede mapper).

• Filplanrapport    Du kan oprette rapporter over status for viser antallet af elementer i hvert trin i filplanen sammen med en pakke bestående af opbevaringspolitikker på hver node i planen. Taksonomi og centraliserede indholdstyper: arkivet bliver en destination for hele virksomheden taksonomier og indholdstyper, sikring af konsistens og kontekst overførsel mellem samarbejde mellemrummene og arkivet. Vi vil taler meget mere at vide om investeringer vores 2010 taksonomi i fremtidige indlæg.

• Taksonomi og centraliserede indholdstyper    Arkivet vil være forbruger af virksomhedsbaserede taksonomier og indholdstyper, så konsistens og kontekstoverførsel sikres mellem samarbejdsområderne og arkivet. Vi kommer til at gennemgå 2010-taksonomiinvesteringer i kommende artikler.

• Liste over indhold    Postrouteren kan bruge metadata til at videresende indgående dokumenter til den rette placering i den hierarkiske filplan. Det gør det f.eks. muligt automatisk at gennemtvinge regler for indhold, der er publiceret, f.eks. "Hvis en købsaftale er mærket med Projekt Alfa, skal den sendes til undermappen Alfa-kontrakter, og mappens opbevaringspolitik skal bruges på elementet".

• Virtuelle mapper   : planen af filen er en god måde at administrere et lager, men ofte tid ikke, hvad du vil bruge til at navigere og finde det indhold, du leder efter. SharePoint 2010-datacenter gør brug af en ny funktion kaldet metadata baseret navigationen, hvilket gør det muligt at vise vigtige metadata som virtuelle mapper:

Toppen af siden

Lokal datastyring

Et hvilket som helst websted kan aktiveres til direkte datastyring og konfigureres som et datastyringssystem. I et system af denne type kan du gemme poster sammen med aktive dokumenter i et samarbejdsområde, hvilket ikke er muligt i Datacenter.

Med lokal styring kan du styre indholdet i samarbejdsområder. Det gør det muligt at erklære visse typer SharePoint-dokumenter (eller blogge, wikier, websider og listeelementer) som poster. Systemet kan forhindre, at denne type poster slettes eller redigeres, eventuelt i overensstemmelse med organisationens definition af, hvad en post er.

Overvågning, Opbevaring, Udløb, Rapportering, Postarbejdsprocesser, eDiscovery og Retslig tilbageholdelse er funktioner, som du kan bruge i samarbejdsområder, når du skal finde en balance mellem SharePoints værdi for slutbrugerne og behovet for informationsstyring.

Poster kan enten erklæres manuelt, som del af en større proces i en arbejdsproces, eller som en planlagt del af et dokuments opbevaring, f.eks. efter to år. Formålet er, at når indholdet er erklæret som en post, flyttes det ikke til et arkiv – det bliver, hvor det er, så slutbrugerne stadig kan finde og bruge indholdet.

Nogle af de andre fordele ved et system med direkte datastyring omfatter:

• Poster kan findes og administreres på tværs af flere websteder.

• Med versionsstyring aktiveret ajourføres versioner af poster automatisk.

• Søgning kan udføres på både poster og aktive dokumenter på samme tid.

• Bredere styring med, hvad en post er i organisationen, og hvem der kan oprette en post.

Toppen af siden

Overvejelser i forbindelse med planlægning af en løsning

Når du overvejer, om du vil administrere poster i et separat datacenter eller på det samme samarbejdswebsted, som dokumenterne blev oprettet på, skal du overveje følgende spørgsmål:

• Er styringen af samarbejdswebstedet passende til administration af poster.

• Er din branche underlagt lovbestemmelser, som kræver, at poster holdes adskilt fra aktive dokumenter?

• Bør administrationen af et websted med poster overlades til administratoren af et samarbejdswebsted?

• Du vil muligvis gemme posterne på et websted, der bruger mere begrænset adgang end samarbejdswebstedet, eller på et websted, der sikkerhedskopieres efter en anden tidsplan.

• Hvor længe skal samarbejdswebstedet bruges? Hvis posterne skal gemmes længere, end projektet kører, og du vælger en strategi med lokal poststyring, skal du bevare samarbejdswebstedet, efter at det ikke bruges længere.

• Skal projektets medlemmer have jævnlig adgang til dokumenterne, efter at de er blevet lavet om til poster? Hvis du bruger en lokal tilgang, kan projektmedlemmerne få adgang til dokumenterne på samme måde, uanset om dokumenterne er aktive eller er poster.

• Er dataadministratorerne i organisationen kun ansvarlige for posterne, eller er de ansvarlige for alle oplysninger, uanset om de er aktive eller er poster? Hvis dataadministratorerne kun er ansvarlige for de officielle poster, kan det være nemmere for dem at have et separat datacenter.

Toppen af siden