Vejledning til design af rapporter

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Access giver dig en række værktøjer, så du hurtigt oprette en flot, læsevenlige rapporter, der udgør dataene på en måde, som passer bedst til behovet for dens brugere. Du kan bruge kommandoerne under fanen Opret til at oprette en enkel rapport med et enkelt klik. Du kan bruge guiden rapport til at oprette en mere kompliceret rapport, eller du kan oprette en rapport ved at tilføje alle dataene og formatere elementer dig selv. Uanset hvilken metode, du vælger, vil du sandsynligvis foretager mindst et par ændringer i designet af rapporten til at gøre det få vist dataene, som du ønsker. I denne artikel beskriver generelle processen med at designe en rapport og viser dig hvordan du føjer bestemte designelementer til rapporten.

I denne artikel

Beslutte, hvordan du opretter rapporten

Bruge kontrolelementet layout til at justere dine data

Tilføje eller fjerne rapport eller siden sektioner i sidehoved og sidefod

Tip til formatering af forskellige datatyper

Beslutte, hvordan du opretter rapporten

Når du designer en rapport, skal du først overveje, hvordan du vil de data, der er arrangeret på siden, og hvordan data, der er gemt i databasen. Under designprocessen, kan du endda opdager, at opsætning af data i tabeller kan du ikke at oprette den rapport, du vil. Det kan være, at tabellerne, der ikke er normaliserede angivelse – det betyder, at dataene ikke er gemt i den mest effektive måde.

Gøre en skitse af din rapport

Dette trin er ikke påkrævet – du kan finde, guiden rapport i Access eller værktøjet rapport (hvor begge er tilgængelige i gruppen rapporter under fanen Opret ) giver dig et tilstrækkelige første design til rapporten. Men hvis du beslutter at designe rapporten uden at bruge disse værktøjer, du kan det være praktisk at gøre en grov skitse af rapporten på et stykke papir ved at tegne en boks, hvor hvert felt går og skrive navnet på felt i hvert felt. Du kan også bruge programmer som Word eller Visio til at oprette en mockup i rapporten. Uanset hvilken metode, du bruger, skal du medtage nok rækker for at angive, hvordan dataene gentager.

udfyldt formular overlapper foreløbig skitse

Du kan for eksempel bruge en række oplysninger om produktet, og klik derefter flere gentagne rækker, så det pågældende produktsalg og til sidst en række med samlede salgstal for produktet. Derefter gentager rækkefølgen for det næste produkt og så videre indtil slutningen af rapporten. Eller måske rapporten er en simpel oversigt over dataene i tabellen, i hvilket tilfælde din skitse kan indeholde bare en serie af rækker og kolonner.

Bemærk!: Denne metode er også nyttig, hvis du designer en rapport til en anden. I dette tilfælde kan anden personen tegne skitsen, før du begynder at arbejde.

Når du opretter din skitse, kan du bestemme, hvilken tabel eller tabeller indeholder de data, du vil have vist i rapporten. Hvis alle dataene er placeret i en enkelt tabel, kan du basere rapporten direkte på den pågældende tabel. Oftere, gemmes de data, du vil i flere tabeller, du skal adskille sammen i en forespørgsel, før du kan få den vist i rapporten. Forespørgslen kan være integreret i egenskaben postkilde for rapporten, eller du kan oprette en separat, gemte forespørgsel og basere rapporten på den pågældende.

Beslutte, hvilke data der skal anbringes i hver sektion i rapporten

Hver rapporten indeholder en eller flere rapportsektioner i. Sektionen én, der findes i alle rapporter er den detaljerede sektion. Dette afsnit gentager én gang for hver post i den tabel eller forespørgsel, som rapporten er baseret på. Andre sektioner er valgfrit, og Gentag mindre ofte og bruges normalt til at vise oplysninger, der er fælles for en gruppe af poster, en side i rapporten eller hele rapporten.

I følgende tabel beskrives hvor hvert afsnit er placeret, og hvordan sektionen bruges typisk.

Sektion

Placering

Typisk indhold

Rapport gruppehovedsektion

Vises kun én gang, øverst i den første side i rapporten.

  • Rapportens titel

  • Logo

  • Dags dato

Rapporten gruppefodsektion

Vises efter den sidste linje i data over afsnittet sidefod på den sidste side i rapporten.

Rapporttotaler (summer, antal, gennemsnit og osv.)

Siden gruppehovedsektion

Der vises øverst på hver side i rapporten.

  • Rapportens titel

  • Sidetal

Detaljesektion

Vises nederst på hver side i rapporten.

  • Dags dato

  • Sidetal

Gruppehoved

Vises lige foregående af en gruppe af poster.

Det felt, der grupperes på

Gruppefodsektion

Vises lige efter en gruppe af poster.

Gruppere totaler (summer, antal, gennemsnit og osv.)

Finde oplysninger om at tilføje eller fjerne rapportens sidehoved og sidefodssektioner eller side sidehoved og sidefod sektioner, i afsnittet tilføje eller fjerne rapport eller siden sidehoved og sidefod sektioner i denne artikel. Du kan tilføje gruppen sidehoved og sidefod sektioner ved hjælp af ruden gruppering, sortering og Total i layoutvisning eller designvisning.

Bestemme, hvordan du arrangere de detaljerede data

De fleste rapporter er arrangeret i et tabelformat eller et stablet layout, men Access giver dig mulighed for at bruge næsten enhver opsætning af poster og felter, du vil.

Layout i tabelformat    Layout i tabelformat ligner et regneark. Etiketter er øverst, og data, der er justeret i kolonner under etiketterne. Tabelformat refererer til tabel-lignende udseendet af dataene. Dette er typen rapport, der Access oprettes, når du klikker på rapporten i gruppen rapporter under fanen Opret. Det layout i tabelformat er en god at bruge, hvis din rapport har et lille antal felter, du vil have vist i en enkelt listeformat. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af et layout i tabelformat.

Medarbejderne rapporterer i et tabulært layout

Stablet layout    Et stablet layout ligner en formular, som du udfylder, når du åbner en bankkonto eller foretager et køb fra en online forhandler. Enkelte data hedder, og felterne, der er stablet oven på hinanden. Dette layout er velegnet til rapporter, der indeholder for mange felter skal vises i et tabelformat – det vil sige, kolonnernes bredde ville overskride bredden af rapporten. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af et stablet layout.

Medarbejderrapporter i et stablet layout

Bemærk!: I guiden rapport kaldes dette layout for en kolonne layout.

Blandet layout    Du kan blande elementer i tabelformat og stablet layout. For eksempel for hver post, kan du arrangere nogle af felterne i en vandret række øverst i afsnittet Detaljer og arrangere andre felter fra den samme post i en eller flere stablet layout under den øverste række. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af et blandet layout. Felterne ID, Efternavn og fornavn er arrangeret i et layout for kontrolelement tabelformat, og felterne stilling og telefon (arbejde) er arrangeret i et stablet layout. I dette eksempel bruges gitterlinjer til at give en visuel adskillelse af felterne for hver medarbejder.

Medarbejderrapport, som bruger et blandet layout

Begrundet layout    Hvis du bruger guiden rapport til at oprette din rapport, kan du vælge at bruge et begrundet layout. Dette layout bruger fuld bredde på siden til at vise posterne, der som compactly som muligt. Naturligvis, kan du opnå det samme resultat uden brug af guiden rapport, men det kan være en painstaking proces til at justere felterne nøjagtigt. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af rapportguiden begrundet layout.

Medarbejderrapport, som bruger et begrundet layout

Begrundet layout er et godt layout til brug, hvis du får vist et stort antal felter i rapporten. Hvis du bruger et tabellayout til at vise de samme data, udvide felterne i det foregående eksempel, ud over siden kant. Hvis du bruger et stablet layout, fylder hver post meget mere lodret, som affald papir, og gør rapporten mere svært at læse.

Toppen af siden

Bruge kontrolelementet layout til at justere dine data

Instrumentbræt er hjælpelinjer, som du kan føje til en rapport, mens den er åben i layoutvisning eller designvisning. Access tilføjer instrumentbræt automatisk, når du bruger guiden rapport til at oprette en rapport, eller når du opretter en rapport ved at klikke på rapport i gruppen rapporter under fanen Opret. Et layout for kontrolelement: minder om en tabel, hver celle, som kan indeholde et navn, en tekstboks eller en anden type kontrolelement. Følgende illustration viser et layout for kontrolelement tabelformat i en rapport.

Layout for kontrolelement: tabelformat

Den orange linje angiver rækker og kolonner med objektets layout, og de er synlige, når rapporten er åben i layoutvisning eller designvisning. Instrumentbræt hjælpe dig med at opnå en ensartet justering af data i rækker og kolonner, og de gør det nemmere at tilføje, ændre størrelsen på eller fjerne felter. (Tilgængelig i layoutvisning eller designvisning), kan du ændre én type layout for kontrolelement til en anden ved hjælp af værktøjerne i grupperne tabel og placering under fanen Arranger, og du kan fjerne kontrolelementer fra layout, så du kan placere den Styrer, hvor du ønsker i rapporten.

Bemærk!: Hvis du bruger Access 2007, kan du finde disse funktioner på gruppen Layout for kontrolelementer på fanen Arranger.

Toppen af siden

Tilføje eller fjerne rapport eller siden sektioner i sidehoved og sidefod

Som nævnt tidligere i denne artikel, er sidehoveder og sidefødder sektionerne i en rapport, du kan bruge til at vise oplysninger, der er fælles for hele rapporten eller på hver side i en rapport. For eksempel kan du tilføje en sidefod sektion for at få vist et sidetal nederst på hver side, eller du kan tilføje et sidehoved i rapport afsnit for at få vist en titel for hele rapporten.

Tilføje rapport eller siden sektioner i sidehoved og sidefod

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Kontrollere, hvilke sektioner der allerede findes i rapporten. Sektionerne adskilles med skygge vandrette linjer, der hedder sektion vælgere. Etiketten på hver enkelt sektion Datavælger angiver, hvad er sektionen direkte derunder.

    Rapport i designvisning

    Hver rapport har et detaljesektion og kan også indeholde rapporthoved, sidehoved, sidefod og rapportfoden sektioner. Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, kan du desuden se gruppe sidehoveder og sidefødder (såsom Fil som sidehoved vises i den foregående illustration). Som standard navngives gruppe sidehoveder og sidefødder ved hjælp af på feltets navn eller udtryk, der er grundlaget for gruppen. I dette tilfælde er navnet på grupperingsfeltet "Arkiver som".

  3. For at tilføje sidehoved og sidefodssektioner eller rapporten sidehoved og sidefod sektioner til rapporten, skal du højreklikke på en hvilken som helst sektion Datavælger, og klik derefter på Siden sidehoved/sidefod eller Rapporten sidehoved/sidefod i genvejsmenuen.

    Advarsel!: Hvis sektionen findes allerede i rapporten, vises en advarsel om, at den, slettes den eksisterende sektion og de kontrolelementer, den indeholder.

    Du kan nu flytte eksisterende kontrolelementer eller føje nye kontrolelementer til de nye afsnit.

Access tilføjer altid side og rapport sidehoved og sidefod sektioner i par. Det vil sige, kan du tilføje en gruppehovedsektion side eller en rapport uden også at føje sektionen tilsvarende sidefod. Hvis du ikke har brug for begge sektioner, du kan ikke slette en sektion, men du kan ændre størrelsen på den ubrugte sektion til en højde på nul (0) for at undgå at tilføje ekstra lodret afstand til rapporten. Placer markøren i bunden af afsnittet ubrugt, indtil den omdannes til en dobbeltpil Dobbeltsidet pil , og træk derefter opad, indtil sektionen er skjult. Hvis der er nogen kontrolelementer i sektionen, skal du slette dem, før du kan skjule sektionen fuldt ud.

Fjerne rapport eller siden sektioner i sidehoved og sidefod

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Højreklik på en hvilken som helst sektion Datavælger, og klik derefter på Siden sidehoved/sidefod eller Rapporten sidehoved/sidefod i genvejsmenuen.

Hvis du vil fjerne et sidehoved og sidefod par og afsnittene indeholder kontrolelementer, advarer Access dig, at slette sektionerne kan også slette kontrolelementerne og, kan du ikke fortryde ændringen. Klik på Ja for at fjerne sektionerne og sletningen af kontrolelementerne, eller klik på Nej for at annullere handlingen.

Toppen af siden

Tip til formatering af forskellige datatyper

Når du opretter en rapport ved hjælp af værktøjet rapport (findes i gruppen rapporter under fanen Opret ) eller ved hjælp af guiden rapport, Access føjer felter til rapporten for dig og opretter kontrolelementet passer bedst til at få vist hvert felt, baseret på feltets datatype. Hvis du føjer felter til en rapport dig selv, er den foretrukne metode til at trække hvert felt fra Feltlisten til rapporten. Som med guiden rapport eller værktøjet rapport opretter Access kontrolelementet mest relevante for hvert felt, afhængigt af feltets datatype. For de fleste datatyper er mest relevante (standard) kontrolelementet til at bruge tekstfeltet.

De følgende afsnit indeholder tip om, hvordan du kan formatere nogle af de særlige tilfælde datatyper.

Felter med flere værdier    Standardkontrolelementet for et felt med flere værdier er en kombinationsboks. Dette kan virke som en underlig valg for et kontrolelement i en rapport, fordi du ikke klikke på pilen på et kombinationsfelt i en rapport. Men i forbindelse med en rapport, en kombinationsboks opfører sig som et tekstfelt. Pilen vises kun i designvisning.

Hvis feltet indeholder flere værdier, vil disse værdier er adskilt af kommaer. Hvis kombinationsboksen ikke er bred nok til at få vist alle værdier på én linje og egenskaben KanStrækkes for kombinationsboksen er angivet til Ja, værdierne Ombryd til den næste linje. Ellers afkortes værdierne. Hvis du vil angive egenskaben KanStrækkes for et kontrolelement, åbne rapporten i designvisning eller layoutvisning, klikke på kontrolelementet og derefter trykke på F4 for at få vist kontrolelementets egenskabsark. Egenskaben KanStrækkes er placeret på både under fanen Formater og fanen alle i egenskabsarket for kontrolelementet.

RTF-tekstfelter    Standardkontrolelementet til RTF-felt er et tekstfelt. Hvis feltet ikke er bred nok til at få vist alle værdier på én linje og egenskaben KanStrækkes for tekstfeltet er indstillet til Ja, værdierne Ombryd til den næste linje. Ellers afkortes værdierne. Hvis du vil angive egenskaben KanStrækkes for et kontrolelement, åbne rapporten i designvisning eller layoutvisning, klikke på kontrolelementet og derefter trykke på F4 for at få vist kontrolelementets egenskabsark. Egenskaben KanStrækkes er placeret på både under fanen Formater og fanen alle i egenskabsarket for kontrolelementet.

RTF-felt hjælper dig med at formatere tekst i en række forskellige måder. For eksempel kan understreges flere ord i et felt, og kan være flere andre ord i det samme felt med kursiv. Du kan dog stadig angive en overordnede formateringstypografi for den tekstboks, der indeholder RTF-format. Feltet tekstformateringen gælder kun for den tekst, der ikke er specifikt formateret ved hjælp af RTF-formatering.

Angiv formatering typografier for et tekstfelt, der viser en RTF-felt

  1. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på den tekstboks, der viser RTF-felt, og klik derefter på den formatering typografi, du vil anvende i gruppen skrifttype under fanen Format.

    Access anvender formatering på al tekst i RTF-felt, der ikke allerede har denne type (men ikke værdi) af formatering, der anvendes i en visning, der understøtter dataindtastning, som dataarkvisning af en tabel eller forespørgsel eller formularvisning for en formular. Eksempelvis hvis en del af teksten i feltet er formateret med rød skriftfarve, og du anvender en blå skriftfarve til tekstfeltet, bliver Access al teksten, blå med undtagelse af, som blev individuelt formateret som rødt. Som et andet eksempel, hvis en del af teksten i feltet er formateret med en skriftstørrelse med 11 punkt, og du anvender en 14 punkt skriftstørrelse på tekstfeltet, gælder Access 14 punkt skriftstørrelsen for al tekst med undtagelse af, som blev individuelt formateret på 11 poin TS.

    Vedhæftet fil felter    Vedhæftet fil i felterne bruger en speciel styring, der ikke bruges til alle andre datatyper. Du kan vedhæfte flere filer til en post ved hjælp af et enkelt felt til vedhæftede filer, men feltet kan kun få vist oplysninger om én vedhæftet fil ad gangen. Kontrolelementet til vedhæftede filer vises som standard, enten et ikon eller et billede, afhængigt af filtypen for den vedhæftede fil, der aktuelt vises af kontrolelementet. Hvis du vil, kan du angive egenskaber for kontrolelementet til vedhæftede filer, så alle vedhæftede filer vises som ikoner, eller så vises i feltet blot en papirclips-ikonet og antallet af vedhæftede filer. At antage, at du allerede bruger et vedhæftet fil kontrolelement i rapporten, kan du bruge følgende procedure til at justere kontrolelementets egenskaber for forskellige anvendelser af kontrolelementet.

Angive egenskaber for visning til feltet vedhæftet fil

  1. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på kontrolelementet til vedhæftede filer. Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få den vist. Klik på fanen Format på egenskabsarket.

    Brug følgende tabel som en vejledning til at angive den vedhæftede fil kontrolelementets egenskaber.

    Egenskab

    Indstilling

    Få vist som

    • Ikonet/viser grafik som billeder og alle andre filer som ikoner. Dette er standardindstillingen for.

    • Ikonet viser alle filer som ikoner.

    • Papirclips viser en papirclips-ikonet, efterfulgt af antallet af vedhæftede filer i parenteser.

    Standardbillede

    For at gøre et standardbillede vises i kontrolelementet til vedhæftede filer når der er ingen vedhæftede filer skal du klikke på Knappen Generator i egenskabsfeltet, skal du gå til det billede, du vil, og klik derefter på Åbn.

    Bemærk!: Standardbilledet vises ikke, hvis egenskaben Vis som er indstillet til papirclips.

    Justering af billede

    Vælg den ønskede justering på listen. Standardindstillingen er Center. Justere denne indstilling kan medføre uventede resultater, afhængigt af indstillingen af egenskaben Billede størrelse tilstand.

    Billede størrelse tilstand

    Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis egenskaben Vis som er angivet til Billedikonet /.

    • Clip viser billedet i dets faktiske størrelse. Billedet er beskåret, hvis det er for stor til at passe ind i kontrolelementet.

    • Stræk strækker billedet, så det fylder hele kontrolelementet.

      Bemærk!: Medmindre kontrolelementet til vedhæftede filer er den samme nøjagtige størrelse som billedet, der bruger denne indstilling Fordrej det billede, hvilket gør det strækkes lodret eller vandret.

    • Zoom viser billedet så stor som mulig uden skærmklip eller forvrængning billedet. Dette er standardindstillingen for.

  3. Hvis du bruger kontrolelementet til at vise grafik, tilpasse størrelsen på kontrolelementet til vedhæftede filer, så du kan se mængden af detaljer, du vil.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×