Understøtte din Project Online-indføring med en Project Management Office (PMO)

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

< Mere hjælp til Project

Hvad er en PMO?

Så du planlægger at indføre Project Online i din virksomhed. Hvordan planlægger du at bruge det – eller en bedre måde at spørge på: Hvad består det forretningsmæssige udfordring i, som du forsøger at løse? Nogle eksempler kunne være:

  • Mine ledere ønsker at få større indsigt i status for projekter.

  • Jeg har brug for en bedre måde, hvorpå jeg kan administrere mine ressourcer og fordele dem på mine projekter.

  • Jeg vil nemt registrere den tid, medarbejderne bruger på deres opgaver.

  • Jeg vil have en mere solid måde at spore projektdata på end ved hjælp af Excel-regneark.

Organizations who have been most successful with using Project Online in addressing business problems such as these are the ones that create a set of standards, processes, and best practices for the way that projects are managed in their organization. The person or group that creates and manages these rules of project management is sometimes referred to as the Project Management Office (PMO).

Hvad laver et projektkontor?

I større virksomheder kan et projektkontor bestå af en afdeling, der beskæftiger sig med projektledelsesproblemer i hele organisationen, f.eks. ledelse af projektstyring, implementering, uddannelse, undersøgelse af projektstyringsbehov eller fastlæggelse af den bedste måde at udfærdige nyttige rapporter. I små og mellemstore virksomheder kan et projektkontor være alt fra én person til en lille gruppe personer, men kan også udvides med henblik på at forsøge at behandle de samme spørgsmål som i store virksomheder. Det fælles mål for alle projektkontorer vil dog omfatte:

  • At fremme og promovere indføringen af projektstyringssystemet.

  • At forenkle projektstyringen for organisationens brugere ved at automatisere processerne i værktøjet.

  • At oprette politikker, procedurer og de bedste fremgangsmåder. for projektstyringsfunktionerne.

  • At være emneeksperter i projektstyringen ved at fungere som et "Center of Excellence" for hele projektstyringen og sørge for oplæring i de bedste fremgangsmåder og værktøjer i projektstyringen.

  • At få støtte fra ledelsen til at skabe og gennemføre ændringer ud fra deres anbefalinger.

Stadig forvirret? Lad os tage et skridt tilbage og bruge et eksempel, som alle kan forholde sig til - hvordan familieforsørgere tager sig af deres familie:

Behov

Projektkontor

Familie

PMO – Oplysninger

Projektkontoret hjælper med at etablere en effektiv måde at levere oplysninger til projektets interessenter gennem projektstatus og tilstandsrapporter. Dette kan omfatte at undersøge behov for rapportering, flytte relevante data i systemet samt etablere arbejdsprocesser for at sikre, at de data, der er påkrævet til tilbagevendende rapporter, når frem til systemet i tide.

Familieforsørgerne har brug for oplysninger om, hvordan tingene går:

  • Kvartalsrapporter om børnenes skolegang.

  • Månedlige bankkontoudtog til at tjekke status for finanser.

  • Årlige lægebesøg for at fastslå familiemedlemmernes sundhed.

PMO-oplysninger om, hvem der gør hvad

The PMO creates processes to get the right data to the project management system to provide status at a project level to project managers. It also provides guidance and best practices for resource management.

Alle i familien har brug for at vide, hvem der gør hvad. Det kan omfatte:

  • Hvem vil hente børn fra skole i dag, gå tur med hunden i aften, lave middag osv.

  • Hvis nogen ikke kan udføre deres sædvanlige opgave, skal man vide, hvem der kan overtage deres opgave.

  • Det er en god hjælp at vise alles arbejds- og skoleskema og deres aftaler på en central familiekalender. På den måde er det let at finde ud af, hvem der kan sættes til at gøre hvad.

PMO – fora til samarbejde

Projektkontoret hjælper med at oprette websteder til projektsamarbejde og tilpasse dem, så de passer til behovet for webstedets brugere.

Familiemedlemmer skal bruge et forum, hvor de kan samarbejde, f.eks.:

  • Slå vigtige begivenheder op på en vægkalender i køkkenet

  • Tale med hinanden dagligt ved middagsbordet.

PMO – Vurder og mindsk risici

Projektkontoret er ansvarlig for at konfigurere et system til at håndtere risikostyring.

Familieforsørgerne kan blive nødt til at lægge planer for at reducere risici:

  • Fastlægge behov for sundhedsforsikringer.

  • Købe medlemskab til et motionscenter.

  • Spare flere penge op til pensionen.

Projektkontor – fastlæg regler og processer

The PMO looks at current processes and workflows, and finds a method of automating them through the project management tool being implemented. One of these might involve determining drivers for selecting which projects to move forward on given a set budget (portfolio analysis).

Familieforsørgerne fastlægger regler og processer for familien, f.eks.:

  • At angive børns udgangsforbud og sengetider

  • Kig på de faktorer, der afgør hvilke indkøb, der skal foretages (f.eks. "Skal vi købe en bil, reparere taget eller tage på ferie i år?").

  • Slutte græsplænesprinklere til et automatisk ur.

  • Vælge et tidspunkt i ugen for at handle ind og løbe ærinder.

Et projektkontor indfører mere effektiv projektstyring i en virksomhed ved f.eks.:

  • At indsamle oplysninger for at definere hvad kravene til projektstyring er i organisationen. Du kan f.eks. analysere organisationens forretningsbehov, designe processer, der adresserer de behov og derefter knytte disse processer til indstillinger eller arbejdsprocesser i Project Online.

  • Afgøre, hvilke data der er vigtige at gennemgå jævnligt, og arbejde med projektets administrator om at dele disse data med interessenter. Eksempel: Definere de nødvendige data og processen, som fører disse data ind i systemet, for at oprette en ugentlig statusrapport for projektet for at give interessenterne en opsummering af status for igangværende projekter.

  • Oprette regler for processer og arbejdsprocesser. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces, hvor projektideer gennemgår en godkendelsesproces for at blive til projekter i Project Online.

  • Overføre eksisterende data fra dit nuværende projektstyringssystem til et nyt. Du kan f.eks. finde den nemmeste måde at overføre ressourcer og projektdata fra Microsoft Excel-regneark til Project Online, eller fra Project Professional på hver enkelt persons computer til et centraliseret Project Online-miljø.

  • Providing project portfolio management support to help with project prioritization and forecasting. Like most companies, there are many projects you'd like to do, but have limited budget and resources to do all of them. You need a way to determine which projects that you should move on. PMOs can drive the project and program selection process to ensure that future investments are in alignment with the organization's strategic goals and growth vision.

  • Managing the emotional changes users might face in moving from their current project management system to which they are attached. For example, tactfully influencing project managers to move from their old process of saving their project files to their hard drives and sharing them out by showing them the advantages of publishing them to Project Online. The PMO might do this by devoting more time to convincing the more senior project managers first, and hoping their influence on the other project managers helps to drive the change.

  • Håndtere de tekniske udfordringer i forbindelse med forandringer gennem gode undervisningstilbud.

Hvorfor har jeg brug for et projektkontor?

In the family example, the consequences of not addressing some of the needs can be dire. For example, not reviewing a child's report card when it first arrives might result in the assumption that things are fine, when actually more study time or a tutor might be needed. In the same way, deploying Project Online without creating an entity to help with standardization and adoption can also have dire circumstances. Establishing a PMO will help to increase the chances of success for your Project Online deployment. Depending on your goals, this can translate to better efficiency in project management (for example, more projects completed on time), which is usually associated with lower costs to manage projects (for example, more project completed at or under budget).

Hvad er de første trin ved oprettelsen af et projektkontor?

Første skridt i oprettelsen af et projektkontor er sandsynligvis allerede taget, når du har brugt tid på at finde denne artikel. Hvis du er interesseret i at flytte til Project Online, har du formentlig allerede en ide om, hvordan det kan forbedre effektiviteten eller løse et problem i virksomheden. Når du ønsker at formalisere dit projektkontor, bør du overveje følgende:

Definér, hvad vil du have dit projektkontor til at gøre

Is the main goal of your PMO going to be to address a specific business problem? For example, you might want to implement a timesheet system to get tighter control of costs analysis. Or you might have your project data spread across two or even three different applications, and want to consolidate the data into a single system, which would help to provide better insight into the execution of projects. Or it might be to provide ongoing project management guidance, and address project manager training needs. Once you understand why your PMO is needed, it will be much easier to scope what the requirements are in establishing and maintaining it.

Få ledelsens støtte

Sørg for, at en højtplaceret leder støtter dig. Det er vigtigt, at dit projektkontor har ledelsens opbakning – mangel på samme er en af de væsentligste årsager til, at et projektkontor fejler. Hvis du allerede har en leder, som kender fordelene og vigtigheden af det, du forsøger at gøre, så er det bare at gå i gang! Hvis det ikke er tilfældet, er en af de bedste måder at få dem over på din side at vise dem fordelene ved at flytte til et projektstyringssystem som f.eks. Project Online. Det kan du gøre ved at vise dem det problem, der bliver løst. Du måske allerede til en vis grad har gjort det, da du først evaluerede Project Online, men du kan helt sikkert finde allierede blandt ledelsen, hvis du kan vise dem, hvordan det fungerer sammen med dine egne data i et pilotprojekt. Det er afgørende, at du viser fordelene for at opnå støtte i ledelsen.

Strong executive sponsorship can be helpful in addressing resistance users might have in moving from what they are familiar with, to a new project management system, such as Project Online. Evangelizing and promoting the benefits to other influential stakeholders, such as senior project managers, can also help in breaking any emotional attachments that other users might have to the system you are moving from.

Opbyg dit team

Uanset om du forsøger at etablere et projektkontor i en stor eller lille virksomhed, skal følgende ansvarsområder fordeles på dit projektkontor:

Rolle

Beskrivelse

Lede Project Online-indføringsplanen

If you are in the process of implementing Project Online, the overall plan needs someone to drive it. Just like any project, the adoption plan needs an owner to ensure that the required tasks are staffed and completed.

Undersøg projektstyringsbehovene

Denne person vil vurdere projektstyringsbehovene i din organisation. Personen skal tale med brugere i hele virksomheden og på tværs af afdelinger for at finde ud af, hvordan de i øjeblikket administrerer projekter, hvad deres behov er, og hvordan disse kan forbedres gennem implementeringen af Project Online. Disse krav skal formuleres over for projektets administrator, så de kan implementeres korrekt i Project Online. Denne person skal have gode evner som projektleder, men bør også være en god kommunikator. Det er meget muligt, at personer i virksomheden kan være følelsesmæssigt knyttet til den proces, du forsøger at flytte dem fra, så denne person skal kunne tage sig af det ved at vise, hvordan det nye system vil gøre livet lettere for dem.

Undervisning, dokumentation og support

Denne person skal vurdere brugernes kompetenceniveau og er ansvarlig for at levere den nødvendige træning i at bruge produktet korrekt. Det kan omfatte oprettelse af rollebaseret undervisning til projektadministratorer, projektledere, teamledere og teammedlemmer. Selv om det meste af dit arbejde kan være at sammensætte kurser til projektledere eller -administratorer, kan teamledere og teammedlemmer finde, at oversigtskort, "snydeark", tjeklister eller korte selvstudier er det mest effektive. Du skal også finde en måde at yde intern support til brugerne og en metode til at eskalere mere komplicerede problemer gennem de korrekte kanaler.

Samarbejde med it-afdelingen

Collaboration with your IT department is essential in engaging them to assist in the sign up, setup, and configuration of Project Online. If you are only in the process of evaluating Project Online, this can typically be done by someone from your IT department without too much trouble by looking at the Get started with Project Online documentation.

Projektkontoret skal samarbejde med din it-afdeling på disse to områder:

  • Office 365 administration: The PMO will need to work with the Office 365 administrator for assigning users and licenses.

  • Project Online-administration: Projektkontoret skal også samarbejde med en Project Online-administrator om f.eks. konfiguration af brugerdefinerede felter, ressourcer og timesedler. De skal måske også samarbejde med projektkontoret om at implementere processer til Project Online via arbejdsprocesser.

Nogle projektkontorer i større virksomheder har også projektledere, der kan hjælpe specifikke projekter, der har behov for hjælp. Det kan variere fra at rådgive projektejeren til helt at overtage ejerskabet under hensyntagen til projektets omfang.

Opret et idegrundlag til dit projektkontor

Alle projektkontorer bør have et idegrundlag. Hvis du allerede har evalueret behovet for dit projektkontor, bliver det nemmere at oprette. Kig på virksomhedens nuværende idégrundlag, og prøv at oprette et, der passer til det også. Det behøver ikke at være kompliceret, men det skal give en grundlæggende forståelse af, hvorfor projektkontoret eksisterer, og hvilken det spiller i virksomheden.

Oprette en plan for at opbygge dit projektkontor

After scoping out the tasks you need to build your PMO, you might want to create a high-level project plan for it. Consider the building of your PMO as one big project, with associated tasks, durations, and assignments. Your project plan will become more defined as you step through some of the initial tasks, such as assessing your environment. The project plan helps to give your PMO a build schedule to keep track of what you have done, what you are working on, and what you have yet to do in creating your PMO. For example, here are how several PMO build tasks in a Project Online project plan might look:

PMO-projektplan i Project Online

Få mere at vide om projektkontorer

If you do not already have a PMO, you may be intimidated a bit at the thought of starting one. Although your company’s needs and requirements will drive your PMO, you need to learn how to create the framework to establish and evolve your PMO. Depending on your goals, you might want to research the various PMO process and industry methodologies, or see which PMO model you might closely align with. There are many books, training, and online resources available about creating and managing PMOs that can help you in your efforts.

If you are trying to set up a PMO and need assistance, you may want to contact a Microsoft Certified Partner or Microsoft Consulting Services. We also have in-house consultants at Microsoft with excellent experience at setting up PMOs for small, medium, and large companies.

Hvad nu?

So, are you ready to start your PMO? Hopefully, you’ve realized after reading this article that starting a PMO is an investment that will be well worth the time and effort. It will require a lot of collaboration with people in your company, and having an executive “champion” is essential. It will also require an investment in researching more about setting up a PMO through the many resources that are available. And if you need help, you can turn to Microsoft Certified Partners as well as Microsoft Consulting Services.

If you are in a smaller company, the scope of all of this may seem overwhelming. You may not have the resources to hire people for each PMO role noted in the “Build your team” table, and you don’t need to. Just be aware that these are responsibilities that will likely need to be addressed at some point in time, and to a degree that suits your requirements. Also note that the effort needed can scale to your company size and goals. A PMO in a smaller company might only need to meet with a few senior project managers in their company to assess their needs, versus multiple departments with varied requirements in a larger company.

At etablere et projektkontor kan hjælpe dig med at få succes med Project Online, mens dit Project Online kan gøre dit projektkontor til en succes. Held og lykke med din implementering!

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×