I Access er der flere metoder til at tilføje eller fjerne kolonner i et dataark. Du kan bruge Dataarkvisning til at tilføje eller fjerne kolonner og angive datatyperne for de pågældende kolonner. Du kan også tilføje felter fra en opgaverude, eller du kan åbne den underliggende tabel for dataarket og tilføje et felt i designvisning. Dette emne forklares det, hvordan du bruger hver enkelt metode.
Hvis du vil have mere at vide om at oprette og bruge dataark, skal du se artiklerne Opret en formular ved hjælp af værktøjet Dataark og Arbejde med dataark.
Hvad vil du foretage dig?
Forstå kolonner i dataark
Et dataark er den visuelle repræsentation af oplysningerne i en databasetabel eller af de resultater, der returneres af en forespørgsel. En kolonne i et dataark repræsenterer det samme som et felt i en databasetabel. Når du tilføjer eller fjerner en kolonne fra et dataark, kan du tilføje eller fjerne et felt fra den underliggende tabel for dataarket. Hvis dette feltet indeholder data, kan du også fjerne disse oplysninger.
Arbejde med kolonner
Access gør det hurtigere og nemmere at tilføje eller fjerne et tabelfelt, fordi du kan udføre disse opgaver i dataarkvisning. Som standard indeholder alle tabeller i dataarkvisning nu en kolonne med navnet Klik for at tilføje. Hvis du vil tilføje en kolonne, skal du angive data i den første tomme celle under den pågældende kolonneoverskrift. Du kan også indsætte et eller flere stykker data i den tomme kolonne. Du behøver ikke længere bruge designvisning til at tilføje eller fjerne kolonner, men du kan, hvis du vil.
Derudover behøver du ikke længere at angive de mest almindelige datatyper for den nye kolonne. Som standard skal felterne i en databasetabel indeholde bestemte typer data, f.eks. tekst, datoer og klokkeslæt, tal, og så videre. Typisk angiver du datatyper, når du designer tabellerne til en database. Access udleder dog nu de fleste datatyper, når du begynder at angive data i en ny kolonne. Hvis du eksempelvis angiver et navn i det første felt i den nye tabel, indstiller Access det pågældende felt til datatypen Tekst. Hvis du indsætter en dato, indstiller Access feltet til datatypen Dato/klokkeslæt osv. Hvis du indsætter en blanding af data, f.eks. postnumre fra forskellige lande/områder, vælger Access den datatype, der er bedste vis bevarer oplysningerne – som regel datatypen Tekst. Få mere at vide i afsnittet Forstå, hvordan Access tildeler datatyper, mens du angiver oplysninger senere i denne artikel.
Få mere at vide om at angive datatyper i artiklen Datatyper til Access-databaser på computeren. Hvis du ikke er fortrolig med designregler for relationsdatabaser, skal du se artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.
Trinnene i følgende afsnit beskriver, hvordan du tilføjer og fjerner kolonner i dataark ved hjælp af dataarkvisning og designvisning.
Tilføj en kolonne ved hjælp af dataarkvisning
Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du kan bruge dataarkvisning til at tilføje en kolonne i et dataark, navngive kolonnen og angive data. Under arbejdet skal du huske, at når du følger disse trin, tilføjer og ændrer du et felt i den underliggende tabel for dataarket.
-
Find og dobbeltklik på den tabel, du vil føje feltet til, i navigationsruden.
Tabellen åbnes i dataarkvisning.
-
Rul til højre eller venstre side af dataarket (afhængigt af dine regionale indstillinger og sprogindstillinger for Windows), og find den tomme kolonne.
Som standard vises ordene Klik for at tilføje i kolonneoverskriften i den tomme kolonne.
-
Angiv nogle data i den første tomme række under overskriften.
eller
Indsæt ét eller flere stykker data i feltet, hvor du starter med den første tomme celle.
Gem ændringerne.
Baseret på typen af data, du angiver, indstiller Access datatypen for feltet. Hvis du f.eks. angiver et navn, indstiller Access datatypen til Tekst.
Få mere at vide om, hvordan Access indstiller datatyper, i afsnittet Forstå, hvordan Access tildeler datatyper, mens du angiver oplysninger. Hvis du vil vide, hvordan du angiver datatyper manuelt, skal du se Angiv de datatyper, som dataarkvisning ikke udleder senere i denne artikel.
-
Dobbeltklik på den kolonneoverskriften, og angiv et navn til det nye felt.
eller
Højreklik på kolonneoverskriften, og klik på Omdøb felt i genvejsmenuen. Skriv derefter et navn til feltet.
-
Gem ændringerne.
Fjern en kolonne ved hjælp af dataarkvisning
Før du fjerner en kolonne fra et dataark, skal du huske flere vigtige ting:
-
Når du fjerner en kolonne, sletter du alle data i kolonnen, og du kan ikke fortryde sletningen. Derfor bør du sikkerhedskopiere tabellen, før du sletter kolonnen.
-
Du kan ikke slette visse kolonnetyper uden at skulle udføre noget yderligere arbejde. Du kan f.eks. ikke bruge dataarkvisning til at slette et primær nøgle-felt. Du skal bruge designvisning til at udføre denne opgave. Du kan heller ikke slette en primær nøgle eller et opslagsfelt uden først at slette relationen mellem feltet og de tabeller, som feltet henter sine data fra. Forklaringen af, hvordan man sletter relaterede felter ligger uden for denne artikels område.
Du kan finde flere oplysninger i artiklerne Grundlæggende oplysninger om databasedesign, Tilføj eller rediger en tabels primære nøgle i Access, Opret, rediger eller slet en relation og Opret eller slet et felt med flere værdier.
Fjern kolonnen i dataarkvisning
-
Højreklik på kolonneoverskriften i den kolonne, du vil fjerne.
-
Klik på Slet felt i genvejsmenuen.
-
Klik på Ja for at bekræfte sletningen.
-
Gem ændringerne.
Tilføj en kolonne ved hjælp af designvisning
Hvis du er bekendt med tidligere versioner af Access, har du sandsynligvis erfaring med at bruge designvisning. Designvisning giver større fleksibilitet end dataarkvisning, fordi du kan angive alle tilgængelige datatyper, og du kan oprette et opslagsfelt – alt sammen uden at skulle forlade designvisning.
Tilføj kolonnen i designvisning
-
Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
eller
Klik Designvisning på statuslinjen i Access.
-
Vælg en tom række, og skriv et navn til det nye feltet i kolonnen Feltnavn.
-
Vælg en datatype for den nye kolonne i kolonnen Datatype ud for det nye feltnavn.
-
Gem ændringerne.
Fjern en kolonne ved hjælp af designvisning
Reglerne for at slette en kolonne i dataarkvisning gælder også, når du arbejder i designvisning: Hvis du sletter en kolonne, mister du alle dataene i den pågældende kolonne. Før du kan slette en primær nøgle eller et opslagsfelt, skal du desuden først slette disse felters relationer.
Du kan finde flere oplysninger i artiklerne Grundlæggende oplysninger om databasedesign, Tilføj eller rediger en tabels primære nøgle i Access og Opret eller slet et felt med flere værdier.
Fjern kolonnen i designvisning
-
Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
eller
Klik Designvisning på statuslinjen i Access.
-
Markér det felt (den række), du vil slette.
-
Klik på Slet rækker i gruppen Værktøjer på fanen Design.
eller
Tryk på Delete.
-
Gem ændringerne.
Forstå, hvordan Access tildeler datatyper, mens du angiver oplysninger
Når du opretter et tomt dataark, tildeler Access en datatype til hvert felt, når du begynder at angive data i feltet. I tabellen nedenfor vises de forskellige typer data, du kan angive, og den datatype, som Access anvender på hver af dem.
Bemærk!: Du kan ikke angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt ved at angive data i et felt, og du kan ikke aktivere understøttelse af RTF-redigering ved at angive data i et felt.
I tabellen nedenfor kan du se, hvordan Access indstiller datatypen for et felt, når du angiver data i dataarkvisning.
|
Hvis du angiver: |
Access opretter et felt med datatypen: |
|
John |
Kort tekst (Tekst) |
|
En blok med tekst eller tekst og tal, der er længere end 256 tegn. |
Lang tekst (Notat) Bemærk!: Du kan ikke bruge dataarkvisning til at aktivere RTF-formatering. Og hvis du aktiverer en egenskab ved navn Vedhæft kun for Notat-feltet, skjuler Access som standard eventuel tekst, når du placerer markøren i det pågældende felt. Hvis du vil have oplysninger om at aktivere RTF-formatering, skal du se artiklen Opret eller slet et felt med RTF-tekst. |
|
http://www.contoso.com Følgende internetprotokoller genkendes af Access: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Bemærk!: For at Access kan genkende protokollen og angive datatypen Hyperlink, skal du skrive et tegn efter protokollen, som ikke er et mellemrum. |
Hyperlink |
|
50000 |
Tal, langt heltal |
|
50.000 |
Tal, langt heltal |
|
50.000,99 |
Tal, dobbelt |
|
50000,389 |
Tal, dobbelt |
|
31-12-2019 De formater for dato og klokkeslæt, der er angivet i dine regionale indstillinger og sprogindstillinger i Windows, styrer, hvordan dato/klokkeslæt-data formateres i Access. |
Dato/klokkeslæt |
|
31. december 2019 Bemærk!: Du skal skrive eller indsætte mere end navnet på dagen, for at Access kan udlede datatypen Dato/klokkeslæt. Hvis du f.eks. skriver "tirsdag", vælger Access datatypen Tekst. For at Access kan udlede datatypen Dato/klokkeslæt, skal du foruden dagen skrive en måned. |
Dato/klokkeslæt |
|
10:50:23 |
Dato/klokkeslæt |
|
10:50 |
Dato/klokkeslæt |
|
17:50 |
Dato/klokkeslæt |
|
12,50 USD Access genkender det valutasymbol, der er angivet i dine regionale indstillinger og sprogindstillinger i Windows. |
Valuta |
|
21,75 |
Tal, dobbelt |
|
123,00 % |
Tal, dobbelt |
|
3,46 E + 03 |
Tal, dobbelt |
Angiv de datatyper, som dataarkvisning ikke udleder
Som standard kan du ikke udføre visse opgaver ved hjælp af dataarkvisning:
-
Du kan ikke angive datatyperne Vedhæftet fil eller OLE-objekt ved at indsætte data i en tom celle.
-
Du kan ikke aktivere RTF-redigering for et felt af typen Lang tekst (Notat) ved at indsætte data. Hvis du vil aktivere understøttelse af RTF-format, skal du angive en indstilling for feltet i designvisning.
I trinnene i denne sektion forklares det, hvordan du udfører disse opgaver.
Angiv datatypen Vedhæftet fil
-
Hvis den ikke allerede er valgt, skal du vælge den tomme kolonne (den, der hedder Klik for at tilføje) i dataarket.
-
Vælg Vedhæftet fil på rullelisten.
-
Gem ændringerne.
Tilføj et felt af typen Lang tekst (Notat) i en tabel med RTF-redigering
-
Hvis den ikke allerede er valgt, skal du vælge den tomme kolonne (den, der hedder Klik for at tilføje) i dataarket.
-
Vælg RTF-tekst på rullelisten.
-
Gem ændringerne.
Konvertér en kolonne til et opslagsfelt
Som standard kan du ikke bruge dataarkvisning til at konvertere en ny kolonne til et opslagsfelt. Hvis du er ny bruger af Access, skal du vide, at et opslagsfelt viser data fra en anden kilde – enten en tabel eller en liste med elementer – på en liste. Som standard anvender Access en rulleliste til at vise opslagsdata, men kan også bruge en boksliste (en liste, der ikke kan åbnes eller lukkes) i en formular.
Du kan oprette to slags opslagsfelter – tabelbaserede lister og værdilister. En tabelbaseret liste anvender en forespørgsel til at hente data fra en anden tabel, og en værdiliste viser et sæt af hårdkodede værdier. Følgende fremgangsmåde forklarer, hvordan du kan oprette begge typer lister.
Tilføj et opslagsfelt
-
I navigationsruden skal du højreklikke på den underliggende tabel for dit nye dataark og klikke på Designvisning.
eller
Klik Designvisning på statuslinjen i Access.
Tabellen åbnes i designvisning.
-
Markér det felt, du vil konvertere.
eller
Vælg en tom række i kolonnen Feltnavn, og skriv et navn til det nye felt.
-
Klik på Opslagskolonne i gruppen Værktøjer på fanen Design.
eller
I designvisning skal du klikke skal du i kolonnen Datatype klikke på nedpilen og vælge Guiden Opslag.
Guiden Opslag starter.
-
Gør et af følgende:
-
Opret en tabelbaseret liste
-
Vælg Opslagskolonnen skal slå værdierne op i en tabel eller forespørgsel, og klik derefter på Næste.
-
Under Vis skal du vælge en indstilling, vælge en tabel eller forespørgsel på listen og derefter klikke på Næste. Hvis du vil bruge værdier fra en tabel i dit opslagsfelt, skal du eksempelvis klikke på Tabeller. Hvis du vil bruge en forespørgsel, skal du klikke på Forespørgsler. Hvis du vil se en liste over alle tabeller og forespørgsler i databasen, skal du klikke på Begge.
-
Flyt de felter, du vil have vist på opslagslisten, fra ruden Tilgængelige felter til ruden Valgte felter, og klik derefter på Næste.
-
Du kan også vælge et eller flere sorteringsvalg for de felter, du har valgt i forrige trin, og derefter klikke på Næste.
-
Du kan vælge at justere bredden af hver kolonne i din opslagsliste, og derefter skal du klikke på Næste.
-
Du kan også angive et navn i tekstfeltet under Hvilken etiket vil du have til din opslagskolonne.
-
Du kan vælge at markere afkrydsningsfeltet Tillad flere værdier. Hvis du vælger denne indstilling, kan du vælge og gemme mere end ét element fra listen.
-
Klik på Udfør. Hvis du bliver spurgt, om du vil gemme tabellen, skal du klikke på Ja. Access føjer opslagsforespørgslen til din nye tabel. Som standard henter forespørgslen de felter, du angiver, samt primær nøgle-værdierne for kildetabellen. Derefter indstiller Access datatypen for opslagsfeltet for at matche datatypen for det primær nøgle-feltet i kildetabellen. Så hvis f.eks. primær nøgle-feltet i kildetabellen bruger datatypen Automatisk nummerering, indstiller Access datatypen for opslagsfeltet til datatypen Tal.
-
Gå tilbage til dataarkvisning, gå til dit opslagsfelt, og vælg et element på listen.
Eller
-
-
-
Opret en værdibaseret liste
-
Klik på Jeg vil selv indtaste de ønskede værdier, og klik derefter på Næste.
-
I feltet Antal kolonner skal du skrive det antal kolonner, der skal vises på din liste, og derefter skal du gå til den første tomme celle og angive en værdi.
Når du angiver den første værdi, vises der en anden tom celle under den aktuelle celle.
-
Når du er færdig med at angive den første værdi, skal du bruge Tab eller pil ned til at flytte fokus til den næste celle og angive en anden værdi.
-
Gentag trin 2 og 3, indtil du er færdig med at oprette din liste, og klik derefter på Næste.
-
Du kan også vælge at angive et navn til det nye felt, og derefter skal du klikke på Udfør.
-
