Spore din kommunikation med kunder i Business Contact Manager

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I Business Contact Manager til Outlook omfatter kommunikation ikke kun e-mail-meddelelser og logfiler over telefonopkald, men også oplysninger som en fil, en Salgsmulighed eller et forretningsprojekt, der er relateret til en bestemt kunde. Varerne bliver en del af kommunikationsoversigten for den pågældende kunde.

I denne artikel beskrives, hvordan du kan oprette og redigere elementer i kommunikationsoversigten.

Hvad vil du foretage dig?

Oprette og sammenkæde poster i kommunikationsoversigten

Få vist og redigere elementer i kommunikationsoversigten

Slette et element i kommunikationsoversigten

Sortere poster i kommunikationsoversigten

Brug en formular med aktiviteter

Oprette og sammenkæde poster i kommunikationsoversigten

Elementer i kommunikationsoversigten omfatter Outlook e-mail-meddelelser, aftaler og opgaver. De indeholder også filer, Forretningsprojekt poster, projektopgaver, salgsmuligheder, forretningsnotater og logfiler over telefonopkald.

Alle elementer i kommunikationsoversigten skal være knyttet til en post. Du kan sammenkæde eksisterende elementer som en e-mail-meddelelse eller en fil til en post, eller du kan oprette et element i kommunikationsoversigten fra en post. Elementet knyttes automatisk til posten.

Elementerne, findes på siden med historikken for posten og i mappen Kommunikationsoversigt.

Kun salgsmuligheder og forretningsprojekter er elementer i kommunikationsoversigten, der kan også indeholde andre elementer i kommunikationsoversigten.

Element i kommunikationsoversigten

Elementer i kommunikationsoversigten, der kan sammenkædes med den

Salgsmulighed

  • Mail

  • forretningsnote

  • Log over telefonopkald

  • Fil

  • Outlook-opgave

  • Aftale

Forretningsprojekt

  • forretningsnote

  • Log over telefonopkald

  • Fil

  • Outlook-opgave

  • Aftale

Siden Kommunikationsoversigt af konti og forretningskontaktpersoner

Nedarver elementer i kommunikationsoversigten med poster, der er sammenkædet med dem, konti og forretningskontakter.

Hvis et element i kommunikationsoversigten, som en logfil over telefonopkald, er sammenkædet med et andet element i kommunikationsoversigten, som et forretningsprojekt logfilen over telefonopkald er angivet på siden med historikken for forretningsprojektet, og på siden Oversigt over konto, eller Forretningskontaktpersonpost, som er tilknyttet det forretningsprojekt.

Firma og forretningskontakt poster nedarver også projektopgaver fra poster af typen forretningsprojekt.

Toppen af siden

Oprette et element i kommunikationsoversigten

  1. Klik på en af følgende mapper i navigationsruden under Business Contact Manager for at få vist arbejdsområdet:

    • Administration af kontakter.

    • Salg.

    • Projektstyring. (Kun forretningsprojekter)

      Hvorfor vises mappen Marketing ikke?

      Som standard indeholder mappen Marketing ikke firma eller forretningskontakt poster. Du kan ikke tilføje et element i kommunikationsoversigten til en hvilken som helst marketingaktivitetspost, fordi de ikke er sammenkædet med et firma eller forretningskontakt posttype.

  2. Klik på den fane, som indeholder den ønskede post.

    Bemærk!: Du kan ikke tilføje et element i kommunikationsoversigten til en hvilken som helst opgave post, fordi de ikke er sammenkædet med et firma eller forretningskontakt posttype.

  3. Dobbeltklik på den post, som du vil sammenkæde et nyt element i kommunikationsoversigten.

  4. Klik på Oversigt i gruppen Vis på båndet.

  5. Klik på knappen Ny, og klik derefter på typen element i kommunikationsoversigten, som du vil tilføje.

    Bemærk!: Du kan ikke oprette nye filer i Business Contact Manager til Outlook. Du kan kun sammenkæde eksisterende filer til poster. Hvilke typer filer, som du kan sammenkæde omfatter Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word og billedfiler. Få mere at vide ved at se linket en eksisterende Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher eller Word-fil til en post senere i denne artikel.

  6. Udfyld formularen for det nye emne, og klik på Gem og Luk eller send e-mailen.

    Elementet er anført på oversigtssiden.

    Filer i kommunikationsoversigten er sammenkædet i stedet for gemt i Business Contact Manager-databasen. Hvis du vil dele din database og en bruger har ikke adgang til dit netværk og skal have adgang til filer, der er i kommunikationsoversigten, skal du vedhæfte filer i sektionen kommentarer i stedet for at oprette en kæde filerne til kommunikationsoversigten. Bemærk, at størrelsesgrænsen database er 4 GB, og filer, der er sammenkædet øge størrelsen af databasen.

Toppen af siden

Sammenkæde eksisterende poster i kommunikationsoversigten til poster

Forretningsnotater, logfiler over telefonopkald, e-mails, aftaler, opgaver og filer kan sammenkædes med mere end én post.

Salgsmuligheder kan sammenkædes med kun én konto- eller forretningskontaktpost.

Forretningsprojekter kan sammenkædes med mere end én konto- eller forretningskontaktpost, men kun én af de firmaer eller forretningskontaktpersoner kan være den primære post.

Projektopgaver kan sammenkædes med kun én forretningsprojektpost.

Du kan ændre den post, som nogen af elementer i kommunikationsoversigten er sammenkædet med. Yderligere oplysninger finder du se få vist og redigere elementer i kommunikationsoversigten senere i denne artikel.

Sammenkæde en eksisterende Outlook-mail, aftale eller opgave med en post

  1. Åbn Outlook-element, du vil sammenkæde med en post.

  2. Klik på Sammenkæd med post på båndet i gruppen forretning.

  3. Klik på den type post, du vil knytte elementet til i dialogboksen Link til en Business Contact Manager-post på listen Elementtype.

  4. Klik på en post på listen over poster.

    Hvis du vil knytte elementet til mere end én post, skal du markere disse poster.

    Hvordan markerer jeg mere end én post?

    Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster. Hvis du vil markere alle poster, skal du klikke på én og derefter trykke på Ctrl+A.

  5. Under Sammenkædede poster, skal du klikke på Kæd til.

    De poster, du har valgt, findes i feltet Kæd til.

    For at knytte et Outlook-element til forskellige typer poster, skal du klikke på posttypen på listen Elementtype, og klik derefter på posten.

  6. Klik på OK.

    For at sikre, at alle e-mail-meddelelser til eller fra et firma eller forretningskontakt er medtaget i kommunikationsoversigten for en post i Outlook, skal du højreklikke på en e-mail-meddelelse, du vil sammenkæde med posten, og klik derefter på Link og Registrer. Du kan finde oplysninger om, hvordan du automatisk sammenkæde e-mail-meddelelser med poster sammenkæde og registrere e-mails i Business Contact Manager.

Bemærk!: Der er ingen indikator til at fortælle dig, at en e-mail, aftale eller opgave er sammenkædet med en post. Du kan klikke på knappen Sammenkæd med post i Outlook-element til at se, hvis elementet er sammenkædet, og de poster, elementet er sammenkædet med.

Toppen af siden

Sammenkæde en eksisterende Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher eller Word-fil med en post

  1. Åbn den fil, du vil sammenkæde med en post i Excel, PowerPoint, Publisher eller Word.

  2. Klik på fanen Filer.

  3. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Sammenkæd med post.

  4. I dialogboksen Sammenkæd med Business Contact Manager-postpå mappelisten, skal du klikke på den type post, du vil sammenkæde filen med.

  5. Klik på en post på listen over poster.

    Hvis du vil sammenkæde filen med mere end én post, Vælg disse poster.

Hvordan markerer jeg mere end én post?

For at vælge poster, der støder op til hinanden, trykke på Skift, og derefter klikke på de første og sidste poster på den gruppe, du vil tilføje. For at markere ikke-tilstødende poster, skal du trykke på CTRL, og klik derefter på de enkelte poster. Klik på en for at vælge alle poster, og tryk derefter på CTRL + A.

  1. Under Sammenkædede poster, skal du klikke på Kæd til.

    De poster, du har valgt, findes i feltet Kæd til.

  2. Klik på OK.

    Du kan finde yderligere oplysninger finder Link en fil til en Business Contact Manager-post.

Toppen af siden

Få vist og redigere elementer i kommunikationsoversigten

Du kan få vist og redigere elementer i kommunikationsoversigten på side med Kommunikationsoversigt for en post eller i mappen Kommunikationsoversigt. Redigerbare emner omfatter opgaver, aftaler, forretningsnotater og logfiler over telefonopkald. E-mail-meddelelser kan ikke redigeres.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    Åbne en post

    1. Klik på en af følgende mapper i navigationsruden under Business Contact Manager for at få vist arbejdsområdet:

      • Administration af kontakter.

      • Salg.

      • Projektstyring. (Kun forretningsprojekter)

        Hvorfor vises mappen Marketing ikke?

        Som standard har marketingaktiviteter ikke en Oversigt over side. Du kan ikke tilføje et element i kommunikationsoversigten til en hvilken som helst marketingaktivitetspost, fordi de ikke er sammenkædet med et firma eller forretningskontakt posttype.

    2. Klik på den fane, som indeholder den ønskede post.

    3. Dobbeltklik på den post, der indeholder elementer i kommunikationsoversigten du vil have vist.

    4. Klik på Oversigt i gruppen Vis på båndet.

      Alle elementer i kommunikationsoversigten, der er sammenkædet med posten vises.

Åbn mappen Kommunikationsoversigt

  1. Klik på knappen Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på mappen Forretningsposter for at udvide den, og klik derefter på Kommunikationsoversigt.

    Bemærk!: Elementer i kommunikationsoversigten, der er sammenkædet med mere end én post vises mere end én gang i mappen Kommunikationsoversigt. Når du sletter en kopi af et element i kommunikationsoversigten, der indeholder mange kopier, vil de andre Kopier stadig er sammenkædet med poster. Navnene på sammenkædede poster vises i kolonnen Sammenkædet med i mappen Kommunikationsoversigt.

Du kan sortere eller filtrere listen for at se de elementer, du vil. Klik på fanen Vis, og klik derefter på den aftale eller det filter, du vil. Du kan finde oplysninger om, hvordan du anvender en mere avanceret filter, filtrere poster i Business Contact Manager.

  1. Dobbeltklik på elementet i kommunikationsoversigten du vil redigere.

  2. Foretag dine ændringer og derefter gemme dem.

Toppen af siden

Hvorfor nogle elementer i kommunikationsoversigten er anført mere end én gang

Et element kan være angivet på siden Oversigt og i mappen Kommunikationsoversigt mere end én gang, hvis elementet er sammenkædet med mere end én post.

Siden med historikken for en post af typen firma eller forretningskontakt kan vise et element mere end én gang, hvis:

  • Elementet er sammenkædet med firmaposten, og poster, der er sammenkædet med firmaposten også er knyttet til elementet. Post af typen firma arver elementer i kommunikationsoversigten med poster, der er knyttet til den.

  • Elementet er sammenkædet med forretningskontaktposten, og en salgsmulighed eller forretningsprojekt, der er sammenkædet med forretningskontakten indeholder et link til det samme element i kommunikationsoversigten. En forretningskontaktpost arver kommunikationsoversigten for sammenkædede salgsmuligheder og forretningsprojekter.

Mappen Kommunikationsoversigt viser et element mere end én gang, kun, hvis elementet er sammenkædet med mere end én post. Hvis et element er anført på oversigtssiden af post af typen firma, fordi firmaposten nedarvet den, men elementet knyttes ikke direkte til firmaposten, vises elementet ikke i mappen Kommunikationsoversigt som er knyttet til kontoen post.

Hvis du redigerer et element i en post, ændres elementet i alle sammenkædede poster.

Toppen af siden

Slette et element i kommunikationsoversigten

Ikke alle slettede elementer i kommunikationsoversigten fungerer på samme måde.

Når du sletter en aftale, møde, e-mail-meddelelse, opgave eller fil fra en post, vil elementet, forbliver intakte i den oprindelige placering. Du kan sammenkæde det til en anden post når som helst. En slettede aftale, møde, e-mail-meddelelse eller opgave flyttes til mappen Slettet post i Business Contact Manager til Outlook.

Hvis du sletter en aftale, møde, e-mail-meddelelse eller opgave fra den oprindelige placering, men ikke i Business Contact Manager til Outlook, forbliver om 4 KB af elementet i Business Contact Manager til Outlook. Hvis du åbner en aftale, møde, e-mail-meddelelse, opgave eller fil, der er blevet slettet fra dens oprindelige placering, vises i en formular, aktiviteter. For at vide, skal du se Brug af en aktiviteter formular senere i denne artikel.

Når du sletter en forretningsnote, salgsmulighed eller logfil over telefonopkald fra en post, så længe elementet ikke er knyttet til en anden post – den faktiske forretningsnotat, salgsmulighed eller logfil over telefonopkald flyttes til mappen Slettet post i Business Contact Manager til Outlook.

For fuldstændigt at slette et element i kommunikationsoversigten fra Business Contact Manager til Outlook, skal du slette den fra hver post, elementet er sammenkædet med, og Tøm mappen Slettet post.

Bemærk!: Kun databaseejeren kan tømme mappen Slettet post i Business Contact Manager til Outlook.

Du kan finde flere oplysninger om sletning af poster, slette Business Contact Manager-poster.

  1. Klik på knappen Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på mappen Forretningsposter for at udvide den, og klik derefter på Kommunikationsoversigt.

  3. Klik på en eller flere kopier af elementet i kommunikationsoversigten, du vil slette.

    Hvordan markerer jeg mere end én post?

For at vælge poster, der støder op til hinanden, trykke på Skift, og derefter klikke på de første og sidste poster på den gruppe, du vil tilføje. For at markere ikke-tilstødende poster, skal du trykke på CTRL, og klik derefter på de enkelte poster. Klik på en for at vælge alle poster, og tryk derefter på CTRL + A.

  1. Højreklik på de markerede elementer, og klik derefter på Slet.

    Bemærk!: På en post, skal ikke klikke på knappen Slet, der er i gruppen Handlinger på båndet, fordi du vil slette hele posten, ikke kun det markerede element i kommunikationsoversigten.

I følgende tabel vises elementer i kommunikationsoversigten, og om de er gemt i Business Contact Manager til Outlook. Hvis elementet er gemt i kun Business Contact Manager til Outlook, slettes den sammen med den tilknyttede konto, forretningskontakt, salgsmulighed eller forretningsprojekt-post.

Type element i kommunikationsoversigten

Gemt i
Business Contact Manager til Outlook kun?

forretningsnote

Ja

Forretningsprojekt

Ja

Projektopgave

Ja

Salgsmulighed

Ja

Log over telefonopkald

Ja

Mail

Nej

Aftale

Nej

Opgave

Nej

Filer

Nej

Bemærk!: Når du er blevet tømt mappen Slettet post, slettes alle elementer i mappen permanent. Hvis elementet, der er sammenkædet med en post, der findes et andet sted som en fil eller et Outlook aftale, en opgave eller en e-mail-meddelelse og derefter det kan være kædet sammen med andre poster. Logfiler over telefonopkald og forretningsnotater er et særligt tilfælde, fordi de ikke være enkeltstående. De skal være knyttet til konto, forretningskontakt, salgsmulighed eller forretningsprojekt poster. Når de poster, de er sammenkædet med slettet permanent, kan ikke gendannes disse elementer. Du kan finde flere oplysninger om at gendanne slettede elementer, kan du se gendanne en post i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Sortere poster i kommunikationsoversigten

Du kan sortere elementer i kommunikationsoversigten på flere forskellige måder.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    Sortere elementer i kommunikationsoversigten på siden med historikken for en post

    1. Klik på en af følgende mapper i navigationsruden under Business Contact Manager for at få vist arbejdsområdet:

      • Administration af kontakter.

      • Salg.

      • Projektstyring. (Kun forretningsprojekter)

        Hvorfor vises mappen Marketing ikke?

        Som standard indeholder mappen Marketing ikke firma eller forretningskontakt poster. Du kan ikke tilføje et element i kommunikationsoversigten til en hvilken som helst marketingaktivitetspost, fordi de ikke er sammenkædet med et firma eller forretningskontakt posttype.

    2. Klik på den fane, der indeholder den ønskede post.

    3. Dobbeltklik på den post, der indeholder elementer i kommunikationsoversigten du vil have vist.

    4. Klik på Oversigt i gruppen Vis på båndet.

    Sortere poster i mappen Kommunikationsoversigt

    1. Klik på knappen Business Contact Manager i navigationsruden.

    2. Dobbeltklik på mappen Forretningsposter for at udvide den, og klik derefter på Kommunikationsoversigt.

  2. Klik på fanen Vis på båndet.

  3. Klik på en af de tilgængelige indstillinger i gruppen Arrangement:

    1. Efter Type eller Type

    2. Efter dato for oprettelse

    3. Efter dato for ændring

    4. Efter forfatter

    5. Efter sammenkædning

    6. Fortryde sortering

    7. Udvid/skjul

      Du kan også sortere listen ved at klikke på en kolonneoverskrift.

Bemærk!: Sortér bevares under posten, eller Kommunikationsoversigt mappe er åben. Når du lukker den post eller en mappe, fjernes sorteringen.

Toppen af siden

Brug en formular med aktiviteter

Hvis du åbner et element i kommunikationsoversigten som et møde, e-mail-meddelelse, opgave eller fil, og elementet er ikke tilgængelig, åbnes den i en formular, aktiviteter. Det oprindelige element i kommunikationsoversigten muligvis ikke er tilgængelig enten fordi det er blevet slettet fra dens oprindelige placering, eller du ikke længere er forbundet til den computer, hvor det oprindelige element er placeret.

Formularen Business aktivitet indeholder nogle grundlæggende oplysninger. For eksempel til e-mail-meddelelser indeholder den emne, Sammenkæd med og de første 4 kilobyte (KB) af meddelelsen. For en fil indeholder den navnet på den fil, Sammenkæd med og den oprindelige placering af filen.

Bemærk!: Felter, der indeholder oplysninger fra det oprindelige element kan ikke redigeres.

  • Emne     Emnet eller titlen på det oprindelige element.

  • Link til     En post elementet blev knyttet til.

  • Oprettet/forfaldsdato     Den dato, det oprindelige element blev oprettet eller forfaldsdato.

  • Sendt     Datoen, det oprindelige element blev sendt (gælder kun for et møde eller en e-mail-meddelelse).

  • Ændret     Den dato, der er blevet gemt de seneste ændringer i det oprindelige element.

  • Noter     De første 4 kilobyte (KB) e-mailens, grundlæggende oplysninger om mødet eller opgave eller den oprindelige placering af filen.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×