Sortér og filtrer dataene til en brevfletning

Sortér og filtrer dataene til en brevfletning

Du kan bruge brevfletning til at oprette og sende masseforsendelser og oprette konvolutter og etiketter. Din adresseliste er datakilden til brevfletning. Word henter oplysninger fra adresselisten og indsætter dem i dokumentet til brevfletning.

Rediger din adresseliste

Med brevfletning kan du sortere og filtrere data i din adresseliste for kun at vælge de ønskede poster.

  1. Hvis det er nødvendigt, skal du åbne dokumentet til brevfletning.

  2. Vælg Rediger modtagerliste i gruppen Start brevfletning under fanen Forsendelser.

    Som del af Word-brevfletningen skal du vælge Rediger modtagerliste på fanen Forsendelser i gruppen Start fletning.

    Tip!: Hvis Rediger modtagerliste er ikke tilgængelig, skal du vælge Vælg modtagere og knytte dokumentet til den adresseliste, du vil bruge.

  3. I dialogboksen Brevfletning – modtagere skal du markere afkrydsningsfeltet ud for hver modtager, hvis post skal medtages i fletningen.

    Markér afkrydsningsfeltet for hver række for at medtage modtageren.

    Tip!: Hvis du vil gruppere rækker eller begrænse visningen til bestemte rækker, skal du sortere eller filtrere adresselisten.

Flere indstillinger

Det er muligt at indskrænke modtagerlisten i dialogboksen Brevfletning – modtagere. De to oftest anvendte indstillinger er til at sortere og filtrere listen for at gøre det nemmere at finde navne og adresser. Find flere oplysninger på den efterfølgende "Sortér modtagerliste" eller "Filtrer modtagerliste".

I et Word-dokument til brevfletning skal du vælge Rediger modtagere og vælge en indstilling under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning – modtagere.

Sortér modtagerlisten

Der er mange måder at sortere modtagerlisten på. Nedenstående trin giver dig blot et enkelt eksempel på, hvad du kan gøre for at sortere posterne.

  1. Under Indskrænk modtagerliste skal du vælge Sortér, og så åbnes dialogboksen Filtrer og sortér.

  2. Under fanen Sortér poster skal du vælge pil ned i feltet Sortér poster, vælg det kolonnenavn på din Excel-adresseliste, som du vil sortere efter, og vælg derefter Stigende eller Faldende som sorteringsrækkefølge.

    Vælg Rediger modtagerliste som en del af brevfletning i Word, og vælg Sortér under Indskrænk modtagerliste.

  3. (Valgfrit) Vælg pil ned i feltet Og derefter, vælg navnet på en anden kolonne, du vil sortere efter, og vælg derefter Stigende eller Faldende som sorteringsrækkefølge.

  4. (Valgfrit) Gentag trin 3, hvis du vil tilføje et andet kolonnenavn at sortere efter.

  5. Vælg OK, og se sorteringsresultaterne.

    Resultater fra sortering af en modtagerliste som en del af brevfletning i Word.

    Bemærk!: Modtagerlisten er nu i stigende alfabetisk rækkefølge.

Filtrer modtagerlisten

Du kan filtrere din adresseliste for kun at få vist de modtagere, du vil medtage i brevfletningen. Det kan f.eks. være, at dit filter returnerer poster for personer i en bestemt by eller lagervarer til en bestemt pris.

I de følgende trin definerer du betingelser, der skal bruges til at filtrere din adresseliste. Filtrering anvender simple kriterier (udtryk), der er baseret på de valg, du foretager, for at evaluere eksistensen af de data, du har defineret.

  1. Under Indskrænk modtagerliste skal du vælge Filtrer, og så åbnes dialogboksen Filtrer og sortér.

  2. På fanen Filtrer poster skal du vælge pil ned i Felt, og derefter skal du vælge det kolonnenavn på din Excel-adresseliste, som du vil bruge som filter på første niveau.

    Bemærk!: Fanen Filtrer poster er formateret som en formular med fire kolonner. Fra venstre mod højre er kolonnerne betingelse, felt, sammenligningsoperator og brugerdefinerede søgekriterier.

  3. Vælg pil ned i feltet Sammenligning, og vælg derefter Lig med eller en anden indstilling for sammenligning.

  4. Skriv de data i feltet Sammenlign med, som du vil have markeringen i Felt til at matche.

  5. (Valgfrit) Hvis du vil tilføje et filter på andet niveau, skal du gøre et af følgende i kolonnen yderst til venstre:

    • Vælg Og for at sikre, at begge filterbetingelserne er opfyldt, og gentag derefter trin 2 til 4.

      eller

    • Vælg Eller for at sikre, at en af filterbetingelserne er opfyldt, og gentag derefter trin 2 til 4.

    Vælg Rediger modtagerliste som en del af brevfletning i Word, og vælg Filtrer under Indskrænk modtagerliste.

  6. Gentag trin 5 efter behov.

  7. Vælg OK, når du er færdig, og se derefter resultaterne af de filtrerede poster.

    Resultater fra filtrering af en modtagerliste som en del af brevfletning i Word.

Find en modtager

Du kan søge i adresselisten og finde en bestemt modtager eller gruppe af modtagere, der har en fælles attribut, f.eks. et efternavn, et postnummer eller et medlemsnummer.

  1. Vælg Find modtager under Indskrænk modtagerliste på fanen Brevfletning – modtagere.

  2. I dialogboksen Søg efter adresse i feltet Søg skal du skrive det attributnavn, du vil søge efter på adresselisten.

    Skriv et navn i dialogboksen Søg efter adresse for at finde en modtager.

  3. Gør et af følgende i Søg i:

    • Acceptér standardindstillingen Alle felter.

      eller

    • Vælg Dette felt, og vælg det kolonnenavn, du vil søge i, på rullelisten.

  4. Vælg Find næste.

    Bemærk!: Hvis der findes et match til søgeposten, fremhæves posten på adresselisten. Vælg Find næste igen, og hvis der findes et andet match, vil det også blive fremhævet.

Se også

Se Tag brevfletning til et højere niveau – et gratis videokursus, der forklarer sorterings- og filtreringsfelterne til brevfletning, tilpasning af din brevfletning med brugertilpassede meddelelser og indsættelse af brugerdefinerede fletfelter.

I nogle tilfælde vil du måske ikke bruge alle oplysningerne på modtagerlisten til brevfletning. Du har mulighed for kun at vælge nogle af personerne på listen, og du kan også sortere og filtrere dataene, så du kun medtager det, der skal med i brevfletningen.

Sortér og filtrer listen til brevfletning

  1. Åbn dokumentet til brevfletning, hvis det ikke allerede er åbent.

  2. Klik på Forsendelser > Rediger modtagere.

    Klik for at redigere listen over modtagere

    Hvis Rediger modtagere er nedtonet, skal du vælge Vælg modtagere og knytte dokumentet til den adresseliste, du vil bruge.

  3. Hvis du vil tilføje eller fjerne personer på listen, skal du klikke på plustegnet (+) i Rediger poster på liste for at tilføje en person eller minustegnet (-) for at fjerne en person fra listen.

    Klik på plustegnet eller minustegnet for at tilføje eller fjerne personer fra listen.

  4. Når du er færdig med at vælge de personer, du vil have med på listen, skal du klikke på OK.

Sortér listen for at finde grupper

Du kan sortere listen over modtagere for at gruppere dine oplysninger på bestemte måder. Hvis du f.eks. vil sende mails til personer, der bor i bestemte byer, skal du sortere efter by, så alle personer i hver by grupperes sammen. Det gør det nemmere at vælge dem, når du starter fletningen.

  1. Klik på Forsendelser > Filtrer modtagere.

  2. Klik på Sortér poster > Sortér efter, og vælg det feltnavn, du vil sortere efter.

    Klik på Sortér poster for at sortere elementer i brevfletningen

    Hvis du vil sortere efter flere felter – f.eks. efter postnummer og derefter efter by, skal du klikke på Og derefter og vælge de ekstra felter, du vil sortere efter.

    Klik for at sortere efter flere felter

  3. Når alle felterne er sorteret, som du ønsker, skal du klikke på OK.

Filtrer listen for kun at få vist de rækker, du vil medtage

Du kan filtrere listen, så kun de personer eller elementer, du vil medtage i brevfletningen, vises – f.eks. kun personer i en bestemt by eller lagervarer til en bestemt pris.

  1. Klik på Forsendelser > Filtrer modtagere.

    Klik for at filtrere brevfletningsliste

  2. I Filtrer poster skal du klikke på pilen ud for feltet Felt og derefter klikke på den kolonne, du vil filtrere efter, f.eks. Titel eller Efternavn.

    Klik på det felt, du vil filtrere efter

  3. Klik på Sammenligning, og klik derefter på den type sammenligning, du vil lave.

    Klik på de indstillinger for Sammenligning, du vil angive

  4. I feltet Sammenlign med skal du angive værdien for filteret. Hvis du f.eks. vælger By på listen Felt, skal du skrive navnet på byen.

  5. Klik på Og eller Eller, og tilføj derefter endnu en betingelse til filteret. Hvis du f.eks. vil have resultater for to byer, skal du klikke på Eller, klikke på By på listen Felt, klikke på Lig med og derefter skrive navnet på den anden by.

  6. Klik på OK.

Du er nu klar til at indsætte brevfletningsfelter i det dokument, du bruger til mailfletning eller navne. Du finder flere oplysninger under Indsætte brevfletningsfelter.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×