Scenarier for brug af InfoPath og InfoPath Forms Services

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I denne artikel beskrives scenarier, hvor organisationer kan bruge Microsoft Office InfoPath og InfoPath Forms Services til at forbedre forretningsprocesser, som udgiftsrefusion eller forsikringskrav rapportering.

Scenarier og virksomheder, der er beskrevet i denne artikel er opdigtet og fås kun som illustration. Hvis du vil vide, hvordan InfoPath og InfoPath Forms Services er blevet brugt i reelle business miljøer, kan du referere til faktisk casestudier. Du kan finde links til flere oplysninger om casestudier i afsnittet Se også.

I denne artikel

Scenarie 1: Udgiftsrapporter

Scenarie 2: Forsikring krav

Scenarie 3: Tilladelsesprogrammer

Scenario 4: Lagerstyring

Scenarie 5: markedsundersøgelse

Scenarie 1: Udgiftsrapporter

del af en udgiftsrapportformular A. nulpunkt Corporation, en nationale computerudstyr og IT-udbyderen sælger computere, netværk hardware og IT-tjenesten kontrakter.

Mange grupper i A. nulpunkt Corporation – herunder marketing, salg og support konsulenter – påløber og rapportere arbejdsrelaterede udgifter.

IT-fagfolk på A. nulpunkt Corporation vil bruge InfoPath og InfoPath Forms Services til at strømline udgiften rapportering proces i virksomheden. De vil især for at forhindre dataindtastning fejl og for at eliminere behovet for administrative personale angive data fra udgiftsrapporter til en anden, separat database. A. nulpunkt Corporation vil også at give medarbejderne mulighed for at få vist status over deres udgiftsrapporter online.

Før InfoPath

Selvom A. nulpunkt Corporation bruges en Microsoft Office Excel-projektmappe til at generere udgiftsrapporter, bruges medarbejdere stadig en manuel proces til at sende udgiftsrapporter. For eksempel en medarbejder har angivet hendes udgifter i en Excel-projektmappe, og derefter udskrives projektmappen. Hun vedhæftet en papir distributionsliste den udskrevne rapport, og derefter sendes rapporten gennem via mail til sin chef.

Efter godkendelse af rapporten, leder markeret hendes navn på den distributionsliste, og derefter sendes rapporten til afdelingen accounting gennem via mail. Hvis Account manager godkendt rapporten, er refusion Kontroller udstedt. Uger kan regionale kontorer består mellem den tid, der blev sendt indledende rapporten, og hvornår medarbejderen modtaget hendes refusion afkrydsningsfelt.

Når du har InfoPath

A. nulpunkt Corporation har reducerede tid, som et resultat af skifter fra en papirbaseret proces til en automatiseret proces, der bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, og penge, den brugt behandling medarbejder udgifter rapporter. Medarbejdere kan nu Udfyld formularerne online og sende dem elektronisk til deres ledere. Når lederne godkende rapporterne, kan de omdirigere dem elektronisk til afdelingen accounting til endelig godkendelse og refusion.

Fordelene ved at skifte til en InfoPath-baseret system omfatter:

  • Online nemmere    Medarbejdere, der har InfoPath installeret på deres computere kan bruge InfoPath til at udfylde og sende en udgiftsrapportform. Medarbejdere, der ikke har installeret InfoPath på deres computere kan udfylde og indsende deres udgiftsrapporter ved hjælp af en webbrowser.

  • Offline-understøttelse    Hvis medarbejdere Udfyld en udgiftsrapportform i InfoPath, kan de gemme deres delvist udfyldte formularer til deres computer, arbejde på formularen offline og derefter sende den udfyldte formular til virksomhedens netværk, når de er tilsluttet igen. Dette er særligt nyttigt for medarbejdere, der har ustabil eller begrænset adgang til netværksressourcer eller til internettet, som medarbejdere, der rejser ofte.

  • Forbedret nøjagtighed    Da formularskabelonen er udviklet til at beskytte dataintegritet, opstå færre ugyldige poster. For eksempel bruge medarbejdere en rulleliste boks for at vælge mellem en standardiseret liste over udgiftskategorier stedet skulle huske, og Angiv manuelt en udgiftskategori i formularen.

  • Effektivitet     Medarbejdere er muligt at få vist status for godkendelsesprocessen ved at få vist en side på webstedet Microsoft Windows SharePoint Services.

Toppen af siden

Scenarie 2: Forsikring krav

Del af en forsikringskravsformular Forsikringsselskabet er en stor, multinationale virksomhed, der sælger forsikringsprodukterne til båd, bil og privat ejere. Disse produkter sælges både forbrugere og virksomhedens klienter.

Forsikringsselskabet har en stor, mobile medarbejdere på mere end 10.000 personer, der indeholder sælgere krav adjusters, advokatfirma, IT-medarbejdere, HR personale og økonomi personale.

Forsikringsselskabet ønsker at bruge InfoPath og InfoPath Forms Services til at tillade kunder, forsikringsagenter og relaterede virksomheder bruge online formularer til at behandle deres forsikringskrav.

Før InfoPath

Før du bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, bruges medarbejdere assurandør en manuel, papirbaseret Kræv proces. Efter interviewing en kunde, skal en agent udfylde en formular manuelt og derefter faxe formularen krav til en adjuster. Når adjuster gennemgået oplysninger, skal hun ofte til at ringe på agent til præcisering, afhængigt af udskriftskvaliteten for faxen.

Når du har InfoPath

Skift fra en papirbaseret Kræv proces til InfoPath og InfoPath Forms Services har tilladt assurandør til at oprette forbindelse kunder, supportmedarbejdere og adjusters online.

Det er for eksempel nu muligt for en assurandør kunde til filen et krav via internettet ved at udfylde en formular, der er webbrowseraktiverede. Kunden kan gå til webstedet Humongous forsikring på oprette hendes konto, log på, og filen et krav. Når kunden sender formularen, de sendes til adjuster i en e-mail-meddelelse og en kopi af e-mailen sendes til agenten. Adjuster returnerer formularen til bruger, hvis der er brug for yderligere oplysninger. Automatiseret systemet har reduceret behandling omkostninger og reduceret den tid, det tager for at behandle krav og øget overordnede kundetilfredshed.

Fordelene ved at skifte til en InfoPath-baseret system omfatter:

  • Nemmere    Ud over at sende krav via telefon, kan kunder sende krav ved at udfylde en formular på internettet. Dette giver mulighed for kunder til at sende formularer til deres nemmere, ikke kun under normal arbejdstid.

  • Forbedret nøjagtighed    Da formularskabelonen er udviklet til at beskytte dataintegritet, opstå færre ugyldige poster. For eksempel Brug kunder eller supportmedarbejdere en rullelisten felt til at vælge mellem en almindelig liste over kravtyper af stedet skulle slå op, og Angiv manuelt typen af krav i formularen.

  • Effektivitet    Brug af en arbejdsproces for integreret godkendelse kan desuden den agent eller adjuster til hurtigt at se status for de øvrige parter, der arbejder på kravet. Selvom personale assurandør tidligere har brugt en klart definerede arbejdsproces, er deres processer papirbaseret. Derfor kunne supportmedarbejdere og adjusters ikke hurtigt bestemme status for kravet uden at foretage et telefonopkald. Nu, en agent, for eksempel kan se statusside for arbejdsproces på det SharePoint-websted, hvor formularen er gemt til at se, om adjuster er afsluttet godkendelsesprocessen.

Toppen af siden

Scenarie 3: Tilladelsesprogrammer

En del af et ansøgningsskema om tilladelser Afdeling af bygning inspektioner er en person, der 100 kontoret af by til by hinanden.

Denne kontoret er ansvarlig for gennemgang anmodninger om tilladelser, der er sendt af elektriske entreprenører, og klik derefter for at godkende eller afvise disse anmodninger.

Afdeling af bygning inspektioner vil entreprenører skal kunne Udfyld tilladelsesprogrammer i en webbrowser, så processen bliver nemmere og mere praktisk.

Før InfoPath

Før du bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, bruges den afdeling af bygning kontrol en manuel, papirbaseret program proces, der udløste overflødige dataindtastning. Entreprenører udfyldt papirformularer til government office. Fuldmægtige sendt derefter håndskrevne formularer til en receptionisten der indtastes dataene i en databasesystem. Når dataene er angivet, er de resulterende poster sammenlignet med papirformularen til sikrer nøjagtigheden. Hvis der blev fundet ugyldige eller uforståelig data, er formularen tilbage til leverandør via mail, sammen med en anden formular, der indeholdt instruktioner for at rette ugyldige poster.

Efter at leverandør sendt en ændret formular, opdateringerne derefter blev indsat i databasen, og de nye poster er blevet kontrolleret for nøjagtighed i forhold til de oprindelige og anden formularer. Når dataene er blevet anses for gyldige, startede godkendelsesprocessen. En inspektion i fasen godkendelse enten godkendt eller afvist tilladelse anmodningen baseret på flere forskellige kriterier. Når arbejdsprocessen for godkendelse blev fuldført, er leverandør af besked om beslutningen via mail.

Når du har InfoPath

Ved at flytte fra en papirbaseret processen til en automatiseret proces, der bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, er afdeling af bygning inspektioner kunne oprette forbindelse entreprenører, fuldmægtige og inspektioner online.

Når en leverandør sender en ansøgning på afdeling af bygning inspektioner-webstedet, sendes eksempelvis formulardata til en database, der er placeret på den afdeling af bygning kontrol ' netværk. Når programmet er sendt, vises en ny anmodning om tilladelse automatisk i et SharePoint-websted, hvor modtagelse agent kontrollerer oplysningerne om fuldstændighed og omfatter en digital signering programmet formularen for at bekræfte modtagelse.

Fordelene ved at skifte til en InfoPath-baseret system omfatter:

  • Online nemmere    Entreprenører behøve ikke længere besøge offentligt kontor for at ansøge om en tilladelse. Entreprenører kan nu sende deres anmodning om tilladelse via internettet, ved at udfylde en browseraktiverede formular i en browser, som Firefox, Safari eller Internet Explorer.

  • Forbedret nøjagtighed    Da den tilladelse formularskabelon er udviklet til at beskytte dataintegritet, opstå færre ugyldige poster. For eksempel bruge entreprenører en rulleliste boks kan vælge mellem en almindelig liste over kategorier under de Vælg typen tilladelse, der søges, stedet skulle slå op, og Angiv typen tilladelse manuelt i formularen.

  • Bedre brugeroplevelse    Når dataene er sendt, vises en ny formular til anmodning om tilladelse automatisk på webstedet afdeling af bygning inspektioner intranet. Når en medarbejder åbnes en formular, skal han kan se den leverandør virksomhedsdata og tillade programmet data i formularen.

Toppen af siden

Scenario 4: Lagerstyring

del af en lagerformular Wide World Importers er en international virksomhed, der er baseret på Baltimore, MD. Virksomhedens importerer tekstiler, håndværk og forbrugsvarer med en bestemt fremhævning af varer fra nord Afrika.

Wide World Importers køber fra mere end 70 leverandører, der er placeret i 12 de lande/områder. Da lager besiddelse af disse leverandører er helt dynamiske og sæsonbestemte, vil Wide World Importers til at designe InfoPath-formularskabeloner, der gør dem let og hurtigt forespørge deres leverandører om lagerstatus.

Før InfoPath

Før du bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, bruges Wide World Importers en manuel, papirbaseret undersøgelse proces, der udløste overflødige dataindtastning. Kunder sendt undersøgelser af globale Express garanti mail til oversøiske leverandører. Leverandører ville mail tilbage færdige undersøgelse formularer eller fax dem. Undertiden vil de telefonisk Wide World Importers sammen med svarene. I sjældne tilfælde indsamlet sælgere undersøgelsesresultater fra leverandører personligt. Måneder kan generelt, gå, før Wide World Importers modtaget endelige undersøgelsesresultater.

Næsten alle undersøgelse udløste overflødige dataindtastning. Papir undersøgelser blev indtastet i en database ved en sekretær på Wide World Importers. De resulterende databaseposter er sammenlignet med papirformularen til sikrer nøjagtigheden. I tilfælde af eventuelle ugyldige eller uforståelig oplysninger blev en opfølgende samtale gennemføres med leverandøren via telefon. Hvis, der ikke var muligt, blev sendt en anmodning om præcisering af post eller fax. Når Wide World Importers modtaget rettet oplysninger, blev data, der færdiggjort.

Når du har InfoPath

I stedet for at sende undersøgelser til World Wide Importers via mail, sende leverandører nu undersøgelserne ved at udfylde browseraktiverede formularer på internettet. De data, leverandører indtaster i formularer udfyldes med det samme i en lagerdatabase. Som et resultat af skifter til InfoPath og InfoPath Forms Services, har Wide World Importers nu følgende fordele:

  • Online nemmere    Med InfoPath-baseret system, kan leverandører udføre undersøgelser ved hjælp af en browser. Leverandører behøver ikke længere at mail eller en fax undersøgelser tilbage til Wide World Importers.

  • Aktualitet    I det forrige, papirbaseret system, der var ofte en betydeligt forsinkelse fra tidspunktet, leverandører udfyldt undersøgelsen til den tid, der blev angivet svarene i bred Word Importer databasen. Som et resultat er skønnede lagerbeholdninger ofte forældet. Til en InfoPath browseraktiveret formularskabelon udfyldes med det samme de data, leverandører indtaster i formularer til lagerdatabasen.

  • Forbedret nøjagtighed    Da formularskabelonen er udviklet til at beskytte dataintegritet, opstå færre ugyldige poster. For eksempel Brug leverandører en rulleliste felt til at vælge mellem en almindelig liste over kategorier, når de Vælg produkttypen, stedet skulle slå op, og Angiv manuelt produkttypen af i formularen.

Toppen af siden

Scenarie 5: markedsundersøgelse

del af en formular til markedsundersøgelse Proseware, Inc. er en software virksomhed, der er hjemmehørende i Canada, der udvikler produkter til udskrive publicering branche.

Proseware, Inc. starter udviklingscyklus efter den næste udgave af deres største produkt. Udviklingsteamet beslutter at bruge InfoPath og InfoPath Forms Services til at hjælpe dig med markedsundersøgelsesaktiviteter. Under møder med kunder, team planerne du bruger en formularskabelon til at indsamle og registrere kundefeedback. Formålet med formularen er at holde styr på alle interaktion med kunder for bedre at forstå kundernes behov og for at sikre, at de data, der indsamles er nemt, så det bliver nemmere og der kan genbruges.

Formularskabelonen leverer data direkte til en database, som gør det muligt medarbejdere til at hente og analysere de indsamlede data fra mange forskellige møder. Proseware, Inc. ønsker at store fuldført formularer i et bibliotek på et SharePoint-websted.

Før InfoPath

Selvom medlemmer af udviklingsteamet bruges til at bruge Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel til at tage noter, når de indsamlede feedback fra kunder og partnere, udløste analysere og formidle disse data ofte overflødige dataindtastning. Teammedlemmer skal skrive noter i kombinationstegning og relaterede oplysninger tended til at få spredt i og mellem dokumenter. Når teammedlemmer ville inkorporere de oplysninger, som de havde samlet til tekniske specifikationer, de har brugt en masse tid på at søge gennem dokumenter til at finde de bruges.

Når du har InfoPath

Skift til et almindeligt data samling proces, der bruger InfoPath og InfoPath Forms Services kan Proseware, Inc. udviklingsteam til at reducere tid og penge brugt indsamling, analysere og internt videregivelse af data.

Når møde med eksisterende og mulige kunder, bruge medlemmer af udviklingsteamet nu en InfoPath-formular til at indsamle data om kundernes behov og ideer. Teamet bruger et bibliotek på et SharePoint-websted til at gemme og dele formularer. Fra dette bibliotek, kan teammedlemmer Udfyld ny kunde dataformularer, få vist dataene i eksisterende formularer, eksportere data fra udfyldte formularer til Microsoft Office Excel 2003 eller Microsoft Office Excel 2007 eller flette data fra flere formularer til en formular.

Fordelene ved at skifte til en InfoPath-baseret system omfatter:

  • Ensartet oplysninger    Skabelonen er udviklet til at sikre konsistent organisering og formalisering af oplysninger. De data, der vises i lister på formularen stammer fra standardiseret SharePoint-lister og .XML-filer. For eksempel kommer elementer på listen forretningstype direkte fra en foruddefineret XML-skema, der bruges i hele Proseware, Inc. til standardize udveksling af forretningsdata mellem forskellige systemer.

  • Integration med eksisterende systemer    Når en formular er sendt, gemmes det automatisk i et bibliotek på et SharePoint-websted. Dataene i hver formular vises uden for formularen, i kolonner i biblioteket. Det gør det nemt for teammedlemmer til at finde og sortere formulardata i biblioteket, uden at skulle åbne hver formular enkeltvist.

  • Flere visninger    Dataformularen kunde omfatter visninger, der adresserer forskellige behov, herunder separate visninger til at registrere kundeoplysninger, team resultaterne, opslag metode og yderligere ressourcer. Formularen indeholder også et dedikeret udskriftslayout, der opsummerer data fra de andre visninger i ét praktisk, udskriftsvenlig format.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×