Office
Log på

Registrere eller behandle: hvidbog

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Denne hvidbog er en del af vores "From the trenches" af websteder. Det beskriver fordelene ved projektarbejdsregistrering, diskuterer registreringsmetoder og beskriver forskellen mellem registrering af tid og sporing af fremskridt.

For at se flere hvidbøger skal du se "fra feltet the Trenches" hvidbøger.

Registrere eller Opfat

Det er Halloween jul her i Nordamerika, så forventet vi vil tale om noget, der skræmmer: styre vores projekterne. Hvad? Det er ikke uhyggelige du sige? Oplysninger fra feltet ville beg til variere.

Planlægning ikke administrere er stadig så fælles

I mange virksomheder og organisationer er det stunningly almindelige, selvom formelle project management tidsplaner er oprettet, er de venstre i en planlægning tilstand og aldrig registreres. Øvelse plan, og hvis du skal planlægge igen. Slet ikke er det mere almindeligt end i softwareudvikling. For alle de fremskridt, har vi gjort inden for projektledelse i software branche, er antallet projekter, der kun er planlagt i forhold til dem, der er planlagt og derefter registreres optager enormt meget plads. Hvis du er en af dem, der kun planer, er det positive, du ikke er alene. Der er dårlige nyheder, du ikke er alene!

Der er mange grunde hvorfor registrering projekter i nogle virksomheder ikke er populære. I nogle virksomheder, for eksempel er det helt almindelige have personale, der specialize i oprettelse af tilbud eller i project priser eller i project kontraherende eller i beregning for at gøre den oprindelige plan for projektet. Dette er sandt i mange forskellige miljøer, men vi se den næsten altid i konstruktion, tunge teknisk, aerospace/beskyttelse og store teknisk/indkøb/byggeri (EPC) projekter. Når et tilbud er vundet, tager en helt ny gruppe på registrering og levering af projektet. På store projekter kommer de personer, der oprettes et oprindelige tilbud ofte længe siden at foretage andre tilbud, som kan tage omfattende tid mellem oprettelsen af estimatet og lukke kontrakten. Det projekt, der lige nu starter muligvis gamle nyheder hertil. Så dem, der gør projektstyringen ikke kan spores i forhold til den oprindelige plan, fordi de personer, der har oprettet den og strukturen af selve planen ikke er tilgængelige.

Den mest almindelige årsag, der er angivet for ikke at gøre project sporing dog er, at projektet er så flydende, følge op på arbejdet er også udfordring. Nogle projekter ændres så hurtigt, blot at holde styr på planen er en virksomhed, der optager enormt meget plads. Hvis du bruger din tid, der er ved at opdatere planen, er der værdifulde lidt tid til venstre for at spore, hvad du har planlægning.

Dette kan have en interessant effekt, ikke der behøver at være en god. I miljøer, hvor projektlederen opdaterer planen igen og igen og over igen baseret på ændring af betingelser, er projektet aldrig virkelig sent; aldrig virkelig overskredet budget; aldrig virkelig fra Registrer. Hvordan kan den være? Når alle vi opdateret blot planen 20 minutter om siden, og vi er rigtigt på overens med hvor vi planlagt.

Hvis du er i software development branche, og du tænker, lyder lidt Agile, du ville være helt rigtigt. Ideen med fleksibel projektstyring blev til at opbygge, som vi designe og have leveringen af hvad vi opretter sker flere gange. Vores planer skal justeres i overensstemmelse hermed, og vi kan, når som helst, står der "klienten rapporter, at det er god nok. Vi kan stoppe her på nuværende tidspunkt."

Det er helt relevante for visse typer udvikling, men til andre, er det ting af må. De fleste miljøer til softwareudvikling direkte med de samme project management begrænsninger som alle andre branche. Vi har deadlines for mødet, budgetter til at overholde og en fast liste med omfang til at levere. Lad os ringe den traditionelle projektstyring. Selv i primært fleksible miljøerne er min oplevelse, fleksible management sker inden for en paraply af traditionelle projektstyring.

Uanset god grund til at kun plan bærer opfølgning på projektet risikoen for optager enormt meget plads fordele. Lad os se nærmere på hele sporing konceptet.

Hvad bruges til sporing af sige?

Du kan overveje, projektsporing har en meget entydige definition, og du ville være forkerte. Sådan spores et projekt afhænger af hvilket hvad formålet er. Her er nogle flere almindelige registreringsmetoder:

Gætte på en procentdel

"Vi er omkring halvt måde der", står teamlederen, og vi ved, der er omkring 50 procent af hvad vi har planlagt. Mens det registrerer, og det er meget bedre end ikke sporing overhovedet, er kvaliteten af disse data helt svage. Hvis jeg har en plan til at udføre en opgave i 10 dage, og jeg rapport, der er omkring 50 procent fuldført, projektstyringsværktøjer som Microsoft Project og Project Server vil gøre nogle antagelser for mig. De skal finde, baseret på de begrænsede data, de har, skal du har brugt 5 dage af indsats, indtil videre og har 5 dage bestræbelser på resterende. Måske, der er sand, men den vil skjule en situation, hvor du befinder dig omkring 50 procent fuldført, men det har taget dig historik bestræbelser på at komme dertil og derfor formentlig historik af arbejde, der mangler.

Måle, hvor meget der er tilbage

År siden udvalgt en mørk komedie film, kaldet "Feltet penge Pit" med Tom Hanks en personale privat entreprenører der aldrig seemed udføres. Igangværende gag gennem hele filmen blev svaret på "Når du foretages?" "Tre flere uger" sagde alle entreprenører.

Men sporing af resterende varighed er en meget bedre kvaliteten af data end bare gætte på en procentdel. Resterende varighed giver os skarpe fokus på hvad der er tilbage for at få denne del, der er færdig, og hvornår kan det næste stykke, der er afhængige af denne introduktion. Der er to måder at betragte resterende varighed, der er baseret på, hvordan du har konfigureret dine opgaver. Først er at tænke på opgavens samlede resterende varighed. Dette er relevant, hvis vi ikke er fokuseret på den indsats, der er nødvendige for at fuldføre den. Andet er at tænke på den resterende varighed eller indsats, der kræves for de enkelte tildelinger. Dette er mere passende, hvis opgaverne er indsatsbaserede ressource. Men enten er en stor trin op i at gætte lige på en procentdel.

Måle, hvor meget vi har brugt

"Jeg har brugt 10 dage indtil nu" er én måde at kigge på status. Nogle gange kaldet LOE eller "niveau eller indsats." Der er en god måde at kigge på vores faktisk Brænd rente, men det indeholder en blind side. I god side af denne metode har vi en god forståelse af, hvor meget vi har brugt på denne opgave indtil nu. I forkert side, kan vi ikke har en god forståelse af, hvad der resterer. Der i virksomheden timeseddel, håndtere vi ofte organisationer, der forsøger at implementere denne metode. Ad gangen vores medarbejdere tanker af denne metode, som kun relevante Hvis forbundet med andre mere avancerede teknikker til projektsporing, men vi har fået vist er det ofte meget stærke lige af sig selv. "Hvis vi kan kun finde ud af, hvor vores tid der skal," jeg blev angives, fra en klient, ", der sætter os hidtil forud for hvad vi har gør, vi kunne blive næsten øjeblikkeligt mere effektive". Han blev højre for. Vi implementere en timeseddel, hvilket er tilladt tid til at være registreret mod planlagte opgaver og, alene foretaget organisationerne tremendously mere effektive. Det var senere kan tilføje flere metoder til registrering til at forbedre deres ydeevnen og yderligere.

Vi bruge metoden for oparbejdet værdi

Metoden for oparbejdet værdi blev udviklet om 30 år siden som en metode til at styre meget komplekse projekter, men fundamentale konceptet er helt enkelt. Hvis vi oprette et budget for en opgave, kan ikke derefter uanset hvor lang tid, som vi bruger vi vinde mere end 100% af budgettet. Oparbejdet værdi fokuserer på registrering "fysisk" % færdigt og, der er også nogle typer projekter og ikke så meget til andre. Hvis vi opretter en vej, for eksempel, og vi har 100 sømil vej til at opbygge, derefter vi når vi er i miles-mærke 50, halvdelen færdig. Hvis du har brugt 75% af penge, komme videre, du har stor troubles og metoden for oparbejdet værdi foretage, indlysende. Der angiver, at du sandsynligvis skal gå 50% overskredet budget, når du er færdig.

Hvis du foretager undersøgelser til en ny drug eller skrive software, kan det være meget mere elusive derefter måling fysisk % færdigt. Oparbejdet værdi andre har en hel værktøjskasse mulige måder til at få i denne type af fremskridt og dem alle, "vægtet milepæle" ville være mine foretrukne. Vi konfigurere milepæle af arbejdet i et vægtet milepæl project management-miljø, og som vi ankommer til milepælen, vi tjene den procentdel, som vi havde blevet enige om, før du starter milepælen repræsenterer. Hvad er fantastisk ved denne metode er der er lille debat. Fuldførte milepælen? Ja eller nej? Hvis ikke, du har opnået noget. Hvis det er tilfældet, kan du har opnået procentdelen.

Ivory sne projektet

Selvom du bruger en af disse metoder, er en af de ting, du skal se ud for det jeg kalder "Ivory sne" projektet. Disse projekter fremføre næsten øjeblikkeligt til 99.97% fuldført og derefter holde utilfreds der for resten af klokkeslæt.

Hvordan vises alle disse ting?

Uanset hvilken projektstyringsværktøj du bruger, der viser status er ofte et ret almindelige element på skærmen. Her har vi et billede fra Microsoft Project med én søjle med 50% fremdrift:

Gantt-søjle med 50 procent fremdrift

Hvis det er alle vi registrerer, har vi mindst nogle begrebet hvor vi er dobbelt men moderne værktøjer, som Project og Project Server kan tilbyde så meget mere. Hvis vi har oprettet en oprindelig plan for projektet, vil vi kunne sammenligne ikke kun hvordan opgaven skrider frem, men Sammenlign mod vores oprindelige plan.

Gantt-søjle med grundlinje

Her kan vi se, at opgaven blev forventes at være 50% færdig, og det er, men den startet en uge senere. I højre side af værktøjslinjen, kan vi se, at vi har brugt 50% af tid og (weekender tage i betragtning) har vi udfyldt 50% af værktøjslinjen. Hvis vi havde har angivet ressourcearbejde, kan vi har fået 80 timers arbejde til dag og bruges 40 timer. Det er direkte på rette spor til denne opgave, hvis vi tænker på den alene, men selvom opgaven kan gå videre i tempoet og brænde rente vi forventede, det stadig har en negativ indvirkning på alle opgaver, der er efterfølgende.

OK, jeg sporing, nu hvad?

OK, så vi har dækket nogle af de grundlæggende funktioner. Du er allerede i den øverste 20% af kvalificerede projektledere administration. Alvorligt. Dette er allerede er bedre end 80% af dem i forvejen. Nu efter noget grundlæggende men potentielt meget effektive.

Hvis x, derefter y

Hvad jeg betyder ved det vil sige, at effektiv registrering skal en vigtigt formel: x fald derefter tage y handling.

Det er en grundlæggende formel, men en af de største til at undervise personer i. Mange år siden, havde jeg tilladelse for at arbejde med en gruppe af nationalt certificeret lifeguards. Disse er kvalificeret selvstændige, men én ting kan florerer men fandt aldrig virkelig, indtil det rent faktisk er der sket: Hvordan vil lifeguard reagerer i nødstilfælde faktisk. Dem fra de væbnede styrker forklares en lignende udfordring. Du kan undervise og oplære og uddannelse, men du egentlig ikke for, hvordan en person reagerer når der er en faktisk våben udløses i anger mod dem.

Projektstyring Heldigvis er ikke som regel et spørgsmål om liv eller dør, men vi har lignende problemer med dem, der styr projekter. Ved projektlederen, hvad de skal gøre, når projektet ikke registrere nøjagtigt, som planlagt? Dette er noget, du kan synes om længe på forhånd. Har du et beredskabsplaner budget for tid og/eller penge? Har du en kæde af kommando at få tilladelse til at handle? Har du en kommunikation plan for dem, når de rette personer, når projektet kører sent eller ej? Og hvad resultater udgør en sag? Er en én dag forsinkelse værd Eskalering? Hvad med en uge? Hvad med et større risiko eller omfang? Angive nogle standarder for denne på forhånd kan undgå at forstyrre senere.

Hemmeligheden eller spor

Det er ikke svært at angive din organisation eller projektet til at implementere registrering. Stort set aldrig project management produkt i branchen har nogle mulighed for at lagre projektets fremdrift, men der er et virksomhedens kulturelle aspekt af sporing, der skal stadig tages hensyn til at få en god mulighed for et gunstigt udfald og det er ikke tager på messenger. Mange projektledere, som jeg har talt til over tid express problemstillinger, deres administration af find kun gode nyheder skal accepteres, når du modtager projektrapporter.

Et antal år siden jeg er i en stor bestyrelseslokalet af en stor flere nationale virksomhed. Vi omhandler påvirkningen af det projektstyringsværktøj, modtager oplysninger fra timesedlen vi udgiver.

"Jeg ikke forstår," direktør dog "Hvorfor, når vi Hent timeseddeltimer, opgaverne, der ikke opdatere status".

"Hvis jeg om en opgave er 40 timer, og jeg placerede 40 timer af indsats fra timesedlen til denne opgave, hvad du forventer resultatet skal være?" Jeg bliver bedt om.

Underdirektør set på forvirret på spørgsmålet.

"Jeg forventer at være fuldført," sagde han.

"Men hvad nu, hvis det er ikke?" Jeg har besvaret.

"Jeg ikke forstår," sagde nu oprevet Underdirektør. "Hvis det er en 40 timer opgave, og du har 40 timers arbejde, skal den være."

Jeg ikke sikker på, hvad du skal besvare, men Heldigvis jeg blev gemt af chefen for projektgruppen der bedt om at tale til Underdirektør uden for et øjeblik og dias forklaring, at liv altid ikke følger planen.

Få administration for at forstå, at de kan foretage den største virkning, når projektet ikke går som planlagt er noget, der kan levere store fordele, lige så meget, kan crippling management's insistence, at alle projektets skal rapportere status som planlagt.

Opfølgning på projektet, kan det være en Opfat ikke kun for dem, der administrerer det, men også for hele organisationen.

Om forfatteren

Chris Vandersluis er vegne og grundlægger af Montreal, Canada – baseret HMS Software, Microsoft certificeret Partner. Hun har en økonomisk grad fra McGill University og mere end 30 år erfaring med automatisering af projektstyringssystemer. Han er medlem mangeårige af Project Management Institute (PMI) og hjulpet fundet Montreal, Toronto og Quebec kapitler af Microsoft Project brugere gruppe (MPUG). Publikationer, Chris har skrevet omfatter Fortune, tunge byggeri nyheder, Computing Canada magazine og PMI'S PMNetwork, og hun er en almindelig klummeskriver for Project tidspunkter. Han lærer Advanced Project Management på McGill University og ofte speaks på project management tilknytning-funktioner på tværs af Nordamerika og over hele verden. HMS Software er udgiver af TimeControl project-rundt timekeeping systemet og har været Microsoft Project løsning Partner siden 1995.

Chris Vandersluis kan kontaktes via mail på: chris.vandersluis@hms.ca

Hvis du vil have til at læse flere EPM-relaterede artikler af Chris Vandersluis, se HMS EPM vejledning websted (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×