Registrere e-mails, der kræver opfølgning

Denne artikel indeholder

Om at spore e-mail-meddelelser til opfølgning

Markere en meddelelse, du sender til minde modtagere til opfølgning

Markere en meddelelse, du sender til minde dig til senere Kontrollér, om svar

Markere en meddelelse, du sender til minde modtagere til opfølgning, og du senere Søg efter svar

Finde svar på markerede meddelelser, du har sendt

Standse sporing af en e-mail-samtale

Markere en meddelelse, som du modtager

Om registrering af e-mails til opfølgning

E-mails, der er markeret med flag, gør det nemmere for dig at få overblik over din post. Meddelelser, der er markeret med flag, viser alle opgaveemner enten kun for dig eller både for dig og modtagerne af dine e-mails. Du kan f.eks. markere en e-mail med flag, når du anmoder om oplysninger, som du har brug for en bestemt dato. Når modtageren får meddelelsen, vises der et flag ud for den, og der vises en særlig meddelelse i oplysningspanelet i læseruden og øverst i meddelelsen, når den åbnes i Outlook.

Når du markerer en meddelelse med flag for dig selv, er det nemmere for dig at finde ud at, hvem der har svaret på meddelelsen. I det tidligere eksempel sendte du en e-mail markeret med flag, hvor du anmodede om oplysninger til en bestemt dato. Når du også markerer meddelelsen med et flag for dig selv, bliver du mindet om, at du skal kontrollere, om der bliver svaret på meddelelsen. Med Outlook kan du endda automatisk finde svar på meddelelser, der oprindeligt er markeret med flag.

Meddelelser, der markeres med flag, vises i opgavepanelet, i Opgaver og på listen over daglige opgaver i Kalender.

Toppen af siden

Markere en meddelelse, du sender, med et flag for at minde modtagerne om at følge op

Du har brug for svar på en e-mail, du vil sende. Du kan minde modtagerne om at svare ved at bruge et flag til at sende en påmindelse sammen med meddelelsen.

1. Klik på Opfølgning i en ny e-mail i gruppen Indstillinger under fanen meddelelse.

2. Klik på Flag til modtagere.

3. Klik på typen af flag på listen Mærk med flaget under Flag til modtagere.

4. Som standard følger der en påmindelse med opgaven. Hvis du kun ønsker flaget uden påmindelsen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Påmindelse.

   Når du har klikket på OK, vises den valgte indstilling i oplysningspanelet.

   

Toppen af siden

Markere en meddelelse, du sender, med et flag for at minde dig selv om at kontrollere for svar senere

Sommetider ved du, at du skal bruge et svar til den e-mail, du er ved at sende. Du kan minde dig selv om at kontrollere for modtagerens svar ved at benytte følgende fremgangsmåde:

1. Klik på Opfølgning i en ny e-mail i gruppen Indstillinger under fanen meddelelse.

2. Angiv, hvornår du ønsker at blive mindet om denne meddelelse.

   Som standard kan du vælge mellem følgende flag for startdatoer, forfaldsdatoer og påmindelser.

Du kan også klikke på Brugerdefineret for at oprette en startdato og en forfaldsdato, der ikke vises på listen. Klik på OK for at lukke dialogboksen.

I oplysningspanelet vises den valgte indstilling.

Toppen af siden

Markere en meddelelse, du sender, med et flag for at minde modtagerne om at følge op og for at minde dig selv om at kontrollere for svar senere

Benyt følgende fremgangsmåde for at markere en meddelelse både for dig selv og for modtagerne:

1. Klik på Opfølgning i en ny e-mail i gruppen Indstillinger under fanen meddelelse.

2. Klik på Flag til modtagere.

   Afkrydsningsfelterne Flag til modtagere og Påmindelse er markeret. Hvis modtageren skal modtage et flag, men ingen påmindelse, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Påmindelse.

3. Marker afkrydsningsfeltet Flag til mig samt evt. afkrydsningsfeltet Påmindelse.

4. Du kan angive en startdato og en forfaldsdato for Flag til mig.

5. Du kan angive en flagtekst, der skal vises, enten til dig selv eller til modtagerne. Hvis listen Mærk med flaget ikke indeholder den ønskede tekst, skal du skrive en ny tekst i tekstboksen og derefter trykke på ENTER.

6. Hvis enten afkrydsningsfeltet Påmindelse for Flag til mig eller Flag til modtagere er markeret, kan du angive et klokkeslæt, hvor påmindelsen skal aktiveres.

7. Klik på OK.

   I oplysningspanelet vises de indstillinger, du angiver.

   

Toppen af siden

Søge efter svar på markerede meddelelser, du har sendt

Denne funktion kræver, at du har gemt dine sendte e-mails. Som standard gemmes sendte meddelelser i mappen Sendt post. Hvis standardplaceringen for levering af meddelelser – det sted, hvor de indgående meddelelser modtages – er en server, der kører Microsoft Exchange, skal du sørge for ikke at flytte sendt post til en Personal Folders file (.pst) på computeren, hverken manuelt eller via Autoarkiver, da funktionen i givet fald ikke virker.

1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

   • Åbn den oprindelige meddelelse i mappen Sendt post.

   • Åbn den markerede sendte meddelelse i opgavepanelet.

   • Åbn en vilkårlig e-mail, som er svar på den oprindelige meddelelse, klik på oplysningspanelet, og klik derefter på Åbn oprindelig afmærket meddelelse.

2. Klik på oplysningspanelet, og klik derefter på Søg efter lignende meddelelser.

   Dialogboksen Avanceret søgning åbnes, og Outlook begynder at søge efter lignende e-mails.

Toppen af siden

Stoppe registrering af en e-mail-samtale

Du kan når som helst vælge at slå et registreringsflag på en meddelelse fra.

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

• Du har sammensat en e-mail-meddelelse og valgt et flag, men nu vil fjerne flaget   

  1. Klik på Opfølgning i meddelelsen kladde, under fanen meddelelse i gruppen Indstillinger.

  2. Klik på Fjern flag.

• Du har sendt en e-mail-meddelelse, du markerede til dig selv eller andre, men nu vil fjerne flaget   

  Benyt en af følgende fremgangsmåder:

  1. Slet den oprindelige e-mail med flaget i opgavepanelet.

     Derved slettes e-mailen også i mappen Postmapper.

  2. Højreklik på meddelelsen et sted, hvor den vises, og klik derefter på Marker som fuldført eller Fjern flag.

     Bemærk!: Modtagerne af e-mailen kan stadig se flaget. Det påvirker kun, hvad du selv ser, at fjerne flaget.

• En flag påmindelse vises, og du vil fjerne flaget   

  1. Når der vises en påmindelse, skal du højreklikke på den og derefter klikke på Marker som fuldført eller Fjern flag.

     Klik her for at få mere for at vide, hvordan Marker som fuldført og Fjern Flag adskiller sig

     Marker som fuldført     Emnet forbliver markeret med et opfølgningsflag, men vises nu med en gennemstregning. Hvis opgavepanelet eller Opgaver er konfigureret til at vise alle opgaver og opgaveemner, uanset om de er fuldført eller ej, vises meddelelsen, indtil du sletter den fra dine e-mail-mapper.

     Fjern flag     Flaget fjernes fra e-mailen, og der er ingen registrering nogen steder af, at meddelelsen har været vist i visninger som opgavepanelet og Opgaver.

     Hvis du vil bevare en fortegnelse over fuldførte emner, skal du bruge Mærk med flag som fuldført. Du skal dog være opmærksom på, at når du sletter e-mailen, så slettes emnet helt i alle visninger i Outlook.

• En e-mail-svar til en meddelelse med flag ankommer, og du vil fjerne flaget   

  1. Klik på oplysningspanelet i læseruden eller i den åbne meddelelse, og klik derefter på Åbn oprindelig afmærket meddelelse.

  2. Klik på Opfølgning i gruppen sporing under fanen meddelelse.

  3. Klik på Fjern flag.

Toppen af siden

Markere en meddelelse, du modtager, med et flag

Du kan markere en meddelelse, du modtager, med et flag for at minde dig selv om at følge op på den eller reagere på den senere. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at markere en modtaget meddelelse med et flag:

1. Klik på meddelelseslisten på flagkolonnen ud for meddelelsen for at markere meddelelsen med standardflaget.

   Medmindre du har ændret standardflaget, har det både dags dato som startdato og forfaldsdato.

2. Højreklik på meddelelseslisten på flagkolonnen ud for meddelelsen.

3. Vælg opgavens forfaldsdato. Hvis du f.eks. vælger Næste uge, angives en startdato næste mandag og en forfaldsdato den efterfølgende fredag. Klik på Brugerdefineret for at oprette en startdato og en forfaldsdato, der ikke vises på listen.

   Når du har klikket på OK, vises den valgte indstilling i oplysningspanelet.

   Den meddelelse, der er markeret med et flag, vises i opgavepanelet, i Opgaver og på listen over daglige opgaver i Kalender.

   Som standard kan du vælge mellem følgende flag for startdatoer, forfaldsdatoer og påmindelser.

Toppen af siden