Hvordan kan du se, om projektet er budgetrelateret? Gennem omkostningssporing i Project. Brug Project til at sammenligne oprindelige omkostningsestimater, faktiske omkostninger, forventede omkostninger og se afvigelserne mellem omkostninger når som helst og på et hvilket som helst detaljeniveau.
I denne artikel
Hvad er processen til sporing af omkostninger?
For at holde styr på omkostningerne bedst muligt skal du først oprette en budget ved at oprette og angive omkostningsværdier for budgetressourcer, der er tildelt til projektets hovedopgave. Du kan derefter identificere andre ressourcer og opgaveomkostninger, som du vil registrere og måle i forhold til budgetressourcerne. Du kan angive lønsatser, omkostninger pr. brug og faste omkostninger for opgaver, ressourcerog om nødvendigt tildelinger. Angiv derefter den anslåede arbejde eller varighed for opgaver, og tildel ressourcer til opgaverne.
Kun når alle disse trin er fuldført, kan Project beregne de samlede anslåede omkostninger for projektet. Det kan derefter være en god ide at afgrænse dine estimater. Når du er færdig, kan du kategorisere og gruppere alle ressourcer for at sammenligne dem med de budgetterede omkostninger. Du kan også angive en oprindelig plan med de budgetterede omkostninger og bruge den til at sammenligne med de faktiske omkostninger, efterhånden som projektet skrider frem.
Når projektet starter, opdaterer du opgavefremdrift – mængden af arbejde, der er udført på opgaver, eller procentdelen af de opgaver, der er fuldført. Project beregner omkostningerne for dig baseret på opgavefremdrift.
Bemærk!: Du kan også vælge at deaktivere automatisk beregning af omkostninger og selv angive faktiske omkostninger ud over opgavefremdrift.
Ved at kombinere de faktiske omkostninger ved færdiggjort arbejde med de anslåede omkostninger for resterende arbejdeberegner Project planlagte (forventede) omkostninger. Endnu vigtigere er det, at den beregner forskellen mellem de planlagte og oprindelige omkostninger. Denne forskel eller omkostningsafvigelse fortæller dig, om projektet er i budget.
Du kan foretage simpel omkostningssporing ved at få vist de faktiske og planlagte (forventede) omkostninger for opgaver, ressourcer, tildelinger og projektet.
Hvis du har oprettet et budget via en oprindelig plan, kan du foretage en mere omfattende sporing ved at sammenligne de faktiske og planlagte omkostninger med de oprindelige omkostninger.
Hvis du vil bestemme, om du har budget eller ej, kan du få vist omkostningsafvigelser mellem planlagte omkostninger og oprindelige omkostninger. Hvis en opgave f.eks. er budgetteret til at koste $ 50, men opgaven er halvvejs færdig og allerede koster $ 35, er de planlagte omkostninger $ 60 (de faktiske omkostninger på $ 35 til dato plus de forventede omkostninger på $ 25 for det resterende arbejde på opgaven). Omkostningsafvigelsen er kr. 10 (dkk 60 af de faktiske omkostninger minus de 50 kr. i budgetomkostninger).
Ved at overvåge omkostningsafvigelser regelmæssigt kan du sørge for, at projektet forbliver tæt på dets budget.
Bemærk!: Du kan kun få vist omkostningsafvigelser, hvis du har angivet startomkostninger og gemt en oprindelig plan. Hvis du f.eks. ikke har angivet lønsatser for en ressource, før du gemte den oprindelige plan, kan du ikke få vist omkostningsafvigelser for den pågældende ressource.
Kan du give mig et eksempel på omkostningssporing?
Du kan angive opgaven "Test programmet" i projektplanen og tildele opgaven en kontrakttester til en opgave på 40 USD i timen (antag, at testeren betaler det eneste bidrag til opgaveomkostningerne). Du angiver en varighed på 10 dage (8 timer pr. dag) og gemmer derefter en oprindelig plan.
I slutningen af 5 dage bestemmer du, at opgaven er halvt færdig, og du markerer opgaven i Project som 50 % fuldført. I visningen Opgaveark skal du anvende tabellen Omkostninger og se følgende:
-
I feltet Oprindelig plan viser Project de oprindelige omkostninger for opgaven, DKK 3.200, som den beregnede ved at multiplicere det oprindelige skøn over varigheden på 10 dage (eller 80 timer) med testerens standardsats på 40 USD i timen.
-
Da opgaven ikke påløber nogen ikke-planlagte omkostninger i de første 5 dage, viser feltet Faktisk nøjagtigt de faktiske omkostninger, der er påløb til dato. I dette tilfælde beregnes faktisk arbejde af formlen Faktisk arbejde * Standardsats = Faktiske omkostninger eller 40 timer * $ 40 pr. time = $ 1.600. (Overtid, omkostninger pr. gang og faste omkostninger er ikke inkluderet i dette eksempel, men kan medtages i en faktisk omkostning).
-
De resterende omkostninger beregnes af formlen Resterende arbejde * Standardsats = Resterende omkostninger eller 40 timer * $ 40 pr. time = $ 1.600.
-
I feltet Samlede omkostninger viser Project de planlagte omkostninger, som beregnes i henhold til formlen Faktiske omkostninger + Resterende omkostninger = Planlagte omkostninger eller $1.600 + $1.600 = $3.200. Da de planlagte omkostninger er lig med de oprindelige omkostninger, viser feltet Afvigelse en omkostningsafvigelse (CV) på $ 0, hvilket betyder, at opgaven er nøjagtigt på budgettet.
Hvor kan jeg få vist omkostningsoplysninger?
I Projectkan du se omkostninger for opgaver, ressourcer og tildelinger. Du kan også se projektomkostningerne, som generelt er baseret på disse mere detaljerede omkostninger. Du kan få vist både de samlede omkostninger og tidsfaseinddelt omkostninger, som er omkostninger fordelt over tid.
Du kan finde flere oplysninger og trinvise procedurer for visning af omkostningsoplysninger i Projectunder Få vist projektets omkostningstotaler.
