Projektstyringsmål: Tilføje personer og tildele dem til opgaver

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Føje ressourcer til projektet

Når du sætter personer i gang med at arbejde på dit projekt, skal du huske to ting:

  1. Du skal føje personer til projektplanen før. . .

  2. Du kan tildele dem til arbejde på opgaver.

Denne forskel er en hyppig årsag til forvirring, når der arbejdes med projektstyringssoftware.

Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring.

Tip til projektstyring før du starter…

Hvis du er ny bruger af projektstyring Hvis du er ny bruger af projektstyring, kan du få brug for at bekymre dig om, at du ikke blot tilføjer opgaver, som f. eks. hvor mange personer, der skal byde på dem, og hvordan du kan bruge personers helligdage og ferier, og hvordan og hvor de skal lægge personlige oplysninger som telefonnumre , mailadresser og lønoplysninger.

Her er nogle tip til at komme i gang.

  • Lære, hvilke typer ressourcer du kan tildele opgaver    Når du har indsamlet de oplysninger om projektopgaver, du skal bruge, skal du identificere den type ressourcer, du skal bruge.

    • Personaleressourcer    Dette er ressourcer, vi normalt ser som dem, der arbejder på opgaver. Projektledere kalder nogle gange disse for arbejdsressourcer i modsætning til materialer og udstyr.

    • Virksomhedsressourcer    Disse ressourcer er arbejdsressourcer, som administreres og deles på tværs af en organisation. Virksomhedsressourcer bruges med Project Professional.

    • Materialeressourcer    Disse ressourcer omfatter computere eller maskineri, som bruges til at fuldføre arbejdet på opgaver.

    • Standardressourcer    Disse ressourcer angiver medarbejder krav til opgaver og ikke bestemte personer, f. eks tømrere eller udviklere.

  • Overvej, hvordan antallet af ressourcer ændrer varigheden Når du placerer flere ressourcer på en opgave, forventer du at afkorte varigheden af en opgave. I mange tilfælde kan det dog tillades, at en person kan have den modsatte effekt ved at tilføje personer til en opgave. Den kan tilføje ekstra omkostninger, ekstra kommunikation og anden ineffektivitet. Designet til en ny opkalds bro går sandsynligvis ikke hurtigere i gang, hvis du fordobler antallet af arkitekter på projektet. Project giver dig mulighed for at styre, hvad der sker med opgavevarigheder, når du har tilføjet opgaver.

  • Overvej, hvordan en persons egenskaber påvirker opgavevarigheder En persons oplevelse kan påvirke opgavens varighed direkte. Du kan forvente en person med fem års erfaring for at fuldføre en opgave på mindre tid end en person med to.

Hvis du er erfaren projektleder Efterhånden som projekter bliver større, er der flere ting, du skal tænke på. Nu bekymrer du dig om at bruge ressourcer i andre afdelinger, ansætte leverandører, overvåge en hundrede persons arbejde, oprette rapporter til ledere og mange andre kompleks heder, du endnu ikke har tænkt dig. Heldigvis har Microsoft Project de ekspert værktøjer, du skal bruge.

Her er et par tip, der kan øge din ekspertise.

  • Gennemse og justere skøn for varigheden    Brug de oplysninger, du indsamler om dit aktuelle projekt og lignende projekter, til at finjustere skønnet for varigheden. Nøjagtigheden af dine skøn for ressourcekrav (og i sidste ende projektomkostningerne) afhænger i høj grad af nøjagtigheden af dine skøn for opgavens varighed.

  • Spore ressourceforløb     Sørg for, at personerne i dit projekt regelmæssigt indsender statusopdateringer for deres opgaver. Visninger og rapporter i Microsoft Project hjælper dig med at holde styr på, hvad hver enkelt udfører på projektet.

  • Identificere problemer med ressourceallokering    Project kan hjælpe dig med at identificere, hvornår personer arbejder på for mange opgaver på samme tid.

  • Holde øje med de oprindelige planer    De oprindelige planer giver dig et øjebliksbillede af dit projekt, så du sammenligner de aktuelle fremskridt med det, du havde planlagt til at starte med.

  • Fordele arbejde ved udjævning    Når personer arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan Project justere tildelinger, så der opnås en mere realistisk arbejdsbyrde. En måde at udjævne denne belastning på er ved at distribuere projektarbejdet jævnt.

  • Eksportér projektdata til Excel til yderligere analyse Excel kan hjælpe dig, når du har brug for yderligere analyse af projektoplysninger. Du kan for eksempel eksportere opgave-og ressourceoplysninger til Excel for avancerede rapporter for oparbejdet værdi og derefter få vist oplysningerne ved hjælp af minidiagrammer for at se, hvordan omkostninger bruges i forhold til den mængde arbejde, der er fuldført.


    Brug af minidiagrammer til projektstyring
    Oplær medarbejdere med nye færdigheder,    der investerer tid og penge for at uddanne deres medarbejdere til nye færdigheder og arbejde på tværs af forskellige miljøer. OpLæring af aktuelle medarbejdere kan være en omkostningseffektiv metode til at forbedre ydeevnen, end du kan bruge i nye personer.

Trin 1: Føje personer til projektet

Føje personer til dit projekt

Du skal tilføje både personer og andre ressourcer, før du kan tildele dem til at arbejde på opgaver. De andre ressourcer kan indeholde materialeressourcer som cement eller maling eller omkostningsressourcer som Airfare og spise.

Ændre arbejdsdage for projektkalenderen

Når du har føjet personer til et projekt, kan du ændre deres arbejdskalendere for at tage hensyn til deres arbejdstider. Project forudsætter, at de fleste personer arbejder en standard uge, mandag til fredag, 8 til kl. Men du behøver ikke at holde dig til den pågældende arbejdsplan.

Tilføje helligdage og fridage

Vi har brug for ferier. Vi får alle syg. Og vi alle synes godt om vores helligdage. Få mere at vide om, hvordan du kan overføre det ikke-planlagte tidspunkt ved at føje den til tidsplanen.

Dele personer ved hjælp af en ressourcepulje

Du kan føje personer til dit projekt fra en ressourcepulje. En ressourcepulje gør det lettere for dig at holde alle oplysninger om personer i én Project-fil, der bruges som en del af masterprojekter.

Skjule en kolonne med følsomme oplysninger

Du kan føje følsomme oplysninger som lønninger og telefonnumre til et projekt, men skjule disse oplysninger fra visninger – uden at miste oplysninger.

Toppen af siden

Trin 2: Tildele personer og andre ressourcer til opgaver

Tildele personer til at arbejde på opgaver

Når du har føjet opgaver til din plan, kan du begynde at tildele personer til at arbejde på dem.

Få vist ressourcers arbejdsmængder og tilgængelighed

Du kan finde over-eller underallokerede ressourcer i et projekt eller på tværs af projekter og se, om de opgaver, du har oprettet, har resulteret i konflikter.

Vise opgavenavne ud for søjlerne i Gantt-diagrammet

Det er nemmere at forstå Gantt-diagrammer, hvis der vises opgavenavne ved siden af dem. Det er nyttigt i rapporter og møder.

Angive omkostninger for personer og materialer

Når du føjer personer til et projekt, tilføjer du omkostninger for dem. Derefter, når du har tildelt personer til at arbejde på opgaver, beregnes projektets omkostninger automatisk i Microsoft Project.

Kontrollere statusopdateringer

Hvis personer har angivet deres arbejdsstatus i Project Web App, kan du se ændringer i planen i Project.

Fjerne en person fra projektet

Folk forlader projekter, forlader virksomheden, eller de har måske aldrig været der, hvis et navn har været stavet forkert. Af alle disse årsager kan det være nødvendigt at fjerne personer fra et projekt.

Toppen af siden

Trin 3: Administrere personer og andre ressourcer

Vælge den rette visning af ressourcer

Når du har tildelt personer til opgaver, og arbejdet er begyndt, kan du bruge de mange visninger i Project til at overvåge deres fremskridt og foretage ændringer i planen.

Ændre en opgaves varighed

En metode til håndtering af problemer med arbejdsbyrde er at reducere opgavevarigheder.

Distribuere arbejde for at lette personers arbejdsbelastning

Når folk i dit projekt arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan du lade Project fordele arbejdet mere jævnt.

Ændre den indsatsbaserede indstilling for opgavetyper

Når føjer personer til eller fjerner dem fra en opgave, forlænges eller forkortes varigheden af opgaven i Project. Dette er indsatsbaseret planlægning. Hvis du ikke vil have, at varigheden ændres, kan du ændre indstillingen for indsatsbaseret planlægning for opgaven.

Spore tidsplanens status

Sporing af arbejdet i et projekt er ikke kun vigtigt for at sikre, at projektet afsluttes til tiden. Det giver også mulighed for at lære af de fejl, der blev begået i et projekt.

Gemme en oprindelig plan

Når din chef spørger, hvordan det går med projektet i forhold til den oprindelige plan, så er det sidste, du vil sige til ham "det ved jeg ikke". Det kan du undgå ved at have en oprindelig plan som et øjebliksbillede af den oprindelige tidsplan, før projektet starter.

Få vist en projektrapport over personers fremgang

Oprette og tilpasse grafiske rapporter om projekt fremskridt. Du kan få vist disse rapporter i Project eller eksportere dem til andre programmer som PowerPoint, Word eller Excel.

Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×