Planlæg et møde i Microsoft Teams

Planlæg et møde

Der er flere måder at planlægge et møde på i Teams:

• Fra en en-til-en- eller gruppechat skal du vælge Planlæg et møde under meddelelsesfeltet for at booke et møde med personerne i chatten. Du kan ikke planlægge et møde fra en mødechat.

• Fra din Kalender - i venstre side af Teams skal du vælge Nyt møde i øverste højre hjørne.

Planlægningsformularen er det sted, hvor du skal angive en titel til mødet, invitere personer og tilføje mødeoplysninger. Brug Planlægningsassistent til at finde et tidspunkt, der fungerer for alle.

I Planlægningsassistent kan du se deltagernes tidszoner, tidsplaner og tilgængelighed under forskellige tidsintervaller. Gitteret Planlægningsassistent viser hver deltagers tidsplan. Skyggelagte områder vises, når deltagerne er optaget eller har foreløbig møder. Ikke-skyggede områder vises, når deltagerne er ledige. 

Når du er færdig med at udfylde oplysningerne, skal du vælge Gem for at lukke planlægningsformularen og invitere deltagere til mødet.

Tilføj et opkaldsnummer  

Medtag et opkaldsnummer og et møde-id, så deltagerne kan ringe til Teams-mødet. Hvis du planlægger mødet fra Outlook, vises opkaldsnummeret og møde-id'et automatisk i den planlagte mødeindkaldelse. Hvis du vil have mere at vide om, hvordan du tilføjer disse oplysninger, når du planlægger i Teams, skal du se Tilføj et opkaldsnummer til et møde i Teams.

Tildel kategorier til et møde

Farvekode din kalender med kategorier. På samme måde som i Outlook kan du tildele en eller flere kategorier til hvert møde i din kalender. Du kan tildele kategorier på flere måder:

1. Højreklik på en begivenhed i kalenderen, og vælg Kategoriser, og vælg derefter en farve.

2. Når du planlægger et møde, skal du vælge Kategori øverst i planlægningsformularen.

   Bemærk!: I øjeblikket kan kategorier ikke anvendes på kanalmøder.

Invitér personer uden for din organisation 

Teams giver dig mulighed for at invitere personer uden for din organisation, herunder personer, der ikke har en licens til Teams. Du skal bruge deres fulde mailadresse for at invitere dem.

1. Gå til det sted, hvor der står Tilføj nødvendige deltagere. Hvis nogen er en valgfri deltager, skal du vælge Valgfri i stedet.

2. Skriv personens fulde mailadresse (f. eks.: Navn@eksempel.com).

3. Vælg Invitér. De modtager en mail med et link til mødet.

Inviter personer med et link 

Teams giver dig mulighed for at invitere personer til et møde via et mødelink. Sådan deler du dette link:

1. Opret mødet i Teams.

2. Gå til Kalender i venstre side af Teams, og vælg det planlagte møde.

3. Mødelinket vises som en URL-adresse. Kopiér den ved at vælge .

Tilføj en anden arrangør

Når du har inviteret personer til mødet, kan du tilføje op til 10 medarrangører for at administrere dit møde. Før du tilføjer andre arrangører, skal du sørge for, at de personer, du vil tilføje, allerede er tilføjet som nødvendige deltagere og derefter følge nedenstående trin:

1. Vælg dit møde, og vælg derefter Rediger.

2. Vælg Flere indstillinger > Mødeindstillinger.

3. På siden med mødeindstillinger ud for Vælg medarrangører skal du vælge pil ned og vælge navnet på den anden arrangør.

   

4. Vælg Gem nederst på skærmen.

Gør det til et kanalmøde

1. Vælg Nyt møde.

2. Skriv navnet på en eller flere kanaler, hvor der står Tilføj kanal (under felterne til dato og klokkeslæt).

Kanaler kan ikke redigeres eller tilføjes, efter invitationen er sendt. Du vil i så fald være nødt til at sende en ny invitation med den opdaterede kanal.

Når du har tilføjet de ønskede personer, skal du vælge Planlægningsassistent for at finde det bedste tidspunkt.

Hvis det er et tilbagevendende møde, skal du åbne rullemenuen ud for Gentages ikke (lige under datoen). Vælg, hvor ofte du vil have det til at forekomme med standardindstillingerne, eller Vælg Brugerdefineret til at oprette dit eget tidsinterval.

Planlæg møder i en kanalkalender 

Hvis du ikke er bekendt med, hvordan du føjer en kalender til en kanal, er trinnene beskrevet for dig på Se alle dine møder i Teams. Når det er gjort, har du et par måder at føje begivenheder til den delte kalender på.

• Vælg Tilføj ny begivenhed øverst i kalenderen.

• Klik og træk markøren i kalenderen for at vælge en tidsperiode.

• Eller vælg pilen ud for Møde nu øverst i appen for at åbne menuen, og vælg Planlæg møde.

Hver af disse handlinger åbner planlægningsformularen med kanalnavnet udfyldt. Du er velkommen til at tilføje en Outlook-gruppe eller enkeltpersoner ved manuelt at angive deres navne. Gæster og partnere uden for din organisation har ikke adgang til kanalkalenderen og kræver også, at de føjes til mødeindkaldelse.

Højreklik for at få flere indstillinger

Højreklik på en begivenhed i kalenderen til RSVP, fjern den, hvis den er annulleret, eller åbn invitationen for at få vist mødeoplysningerne. Hvis begivenheden er et Teams-møde, får du også mulighederne Deltag online og Chat med deltagere.

Teams-møder vil vise en knap til deltagelse på en begivenhed i din kalender fem minutter før mødets start. Når nogen deltager i mødet, vil begivenhedens farver blive ændret, så du ved, at de er online.

Vælg Deltag for at åbne vinduet mødeindstillinger for at bekræfte dit foretrukne kamera og dine mikrofonindstillinger, før du deltager i et onlinemøde.

Omlægge et møde

I din Teams-kalender kan du ændre planlægningen af møder og begivenheder, du har organiseret. Hvis du hurtigt vil opdatere et mødetidspunkt, skal du vælge i din Teams-kalender, trække det ind i et nyt tidsinterval og slippe det.

Du får besked om de inviteredes tilgængelighed, før du opdaterer mødetidspunktet.

Du kan også ændre mødetidspunktet ved at vælge mødet i din Teams-kalender, vælge Rediger, vælge et nyt tidspunkt og vælge Send opdatering. Deltagerne modtager automatisk en meddelelse med det opdaterede tidspunkt. 

Angiv din Vis som-status i et Teams-møde

Som arrangør kan du angive status for Vis som for mødet på handlingslinjen. Når deltagerne svarer, afspejler deres status automatisk den status, som arrangøren har angivet. 

Som deltager kan du vælge at angive din individuelle status for mødet via Vis som uafhængig af den status, der er angivet af arrangøren. Den opdaterede status afspejles i din kalender. Standardværdien Vis som for alle de møder, en arrangør planlægger, er Optaget.

Du kan angive din Vis som-status på flere måder: