Din organisation kan være påkrævet at opbevare dokumenter i et stykke tid på grund af regler, der skal overholdes, juridiske krav eller andre forretningsmæssige krav. Hvis din organisation opbevarer dokumenter i længere tid, end det er påkrævet, skaber du en unødvendig juridisk risiko. Med en politik for dokumentsletning kan du proaktivt reducere risikoen ved automatisk at slette dokumenter på et websted efter en bestemt tidsperiode. Du kan f.eks. slette dokumenter på brugernes OneDrive for Business-websteder, fem år efter dokumenterne blev oprettet.
Politikkerne for dokumentsletning er stærke, men fleksible. Du kan f.eks.:
-
Tillade, at webstedsejere kan vælge mellem politikker, som du opretter og administrerer centralt. Du kan også tillade, at webstedsejere helt kan fravælge det, hvis de beslutter, at en politik ikke gælder for deres indhold.
-
Gennemtvinge en enkelt obligatorisk politik på alle websteder i en gruppe af websteder, f.eks. alle OneDrive for Business-websteder eller endda gennemtvinge en politik for alle grupper af websteder oprettet fra en bestemt skabelon for en gruppe af websteder, f.eks. skabelonen Teamwebsted.
-
Angive en standardpolitik med en standardregel, der automatisk anvendes, uden der kræves handling af webstedsejere.
-
Oprette en politik, der indeholder flere regler for sletning, som en webstedsejer kan vælge mellem.
Du kan oprette og administrere politik for dokumentsletning i Center til overholdelse af politik.
Hvornår politikker for dokumentsletning skal bruges
Ud over politik for dokumentsletning indeholder SharePoint Server 2016 disse opbevaringspolitikker til webstedsindhold:
Hver type politik virker bedst for en bestemt type websted eller data. Din organisation kan f.eks. have et meget struktureret websted, der bruger indholdstyper som et finansielt websted til kontrakter eller en vidensbase til artikler. I dette tilfælde kan du bruge politikker for indholdstype. Din organisation kan også have brug for at opbevare juridiske dokumenter, i så fald kan du bruge indholdstyper og et datacenter til at implementere en filplan.
Politikker for dokumentsletning erstatter ikke datastyring eller politikker for administration af oplysninger, som fungerer bedst med strukturerede data og indholdstyper. I stedet skal du bruge politikker for dokumentsletning, når du bredt skal administrere automatisk sletning af ustrukturerede data, f.eks. OneDrive for Business-websteder og teamwebsteder.
Hvis du anvender en politik for dokumentsletning på et websted, der allerede bruger politikker til administration af oplysninger, ignoreres disse politikker, mens politik for dokumentsletning er i kraft. Det betyder, at du bør planlægge, at et websted kun bruger de politikker, der er beregnet til struktureret eller ustruktureret indhold, ikke begge dele. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan politikker for dokumentsletning tilsidesætter andre politikker, i Anvend eller fjern en politik for dokumentsletning for et websted.
I modsætning til andre politikker fungerer politikker for dokumentsletning kun i dokumentbiblioteker, ikke lister.
Politikker og regler for sletning
En politik for dokumentsletning indeholder en eller flere regler for sletning, der angiver:
-
Tidsperioden indtil sletning.
-
Om du vil beregne datoen for sletningen fra det tidspunkt, hvor dokumentet blev oprettet eller senest ændret.
-
Om du vil slette dokumentet permanent eller sende det til papirkurven.
Hvis en politik indeholder mere end én regel, kan webstedsejere vælge den regel, der bedst gælder for deres indhold.
Politikker og tildelinger
Når du har oprettet en politik for dokumentsletning, kan du tildele den til en skabelon for webstedssamling – du kan f.eks. tildele en politik til OneDrive for Business-skabelonen, så den indeholder hver brugers OneDrive for Business. Når du tildeler en politik for dokumentsletning, gælder dette for alle grupper af websteder, der allerede er oprettet fra denne skabelon, ud over alle grupper af websteder, der oprettes ud fra den pågældende skabelon i fremtiden.
Du kan også tildele en politik til en bestemt gruppe af websteder – det vil tilsidesætte eventuelle politikker, der har været tildelt til den skabelon for gruppe af websteder. Du kan f.eks. tildele politikker til skabelonen Teamwebsted, men herefter tilsidesætte dem ved at anvende et andet sæt politikker til en bestemt gruppe af websteder, der er oprettet ud fra den pågældende skabelon.
Én obligatorisk politik eller flere politikker at vælge mellem
Når du tildeler en politik, kan du vælge at gøre den obligatorisk, så kun denne politik kan tildeles, og at den anvendes på alle websteder i gruppen af websteder. Webstedsejere kan ikke fravælge en obligatorisk politik, hvilket betyder, at dokumenter på webstedet vil være underlagt politikken for sletning uanset hvad.
I stedet for at gøre en enkelt politik obligatorisk, kan du også tildele flere politikker til en gruppe af websteder, så hver enkelt ejer af webstedet kan vælge, hvilken politik skal anvendes på deres websted eller endda helt fravælge dem alle. Du kan f.eks. oprette én politik til generelle virksomhedsdokumenter og en anden politik til finansielle dokumenter, der har en anden tidsplan for opbevaring. Webstedsejerne ved ofte bedst, hvilket indhold, deres websted indeholder, og derfor hvilken politik for dokumentsletning, der skal anvendes. Hvert websted kan kun have én politik, der anvendes.
Én eller flere regler at vælge mellem
Endvidere kan hver politik indeholde mange regler; f.eks. kan en sletningspolitik for generelle virksomhedsdokumenter have to regler:
-
Dokumenter, der ikke behøver opbevaring baseret på juridiske forpligtelser eller vedvarende forretningsmæssige behov, skal ikke opbevares i mere end et år efter oprettelse.
-
Dokumenter, der er nødvendige for aktiv, løbende virksomhedsbrug, som der er brug for i mere end et år, bør ikke bevares i mere end tre år fra oprettelse.
En webstedsejer kan afgøre, at deres websted indeholder generelle virksomhedsdokumenter, vælge denne sletningspolitik og derefter vælge den pågældende regel fra politikken. Du kan kun vælge én regel fra den politik, der aktuelt anvendes på webstedet (ikke fra enhver politik), og reglen gælder for alle dokumentbiblioteker på webstedet.
Forholdet mellem grupper af websteder, politikker og regler
Den grundlæggende relation er denne:
En gruppe af websteder eller en skabelon for webstedssamling kan have tildelt en eller flere politikker, og hver af disse politikker kan have en eller flere regler. Dog kan der kun være én aktiv politik pr. websted, og der kan kun være én regel for sletning, der er aktiv på et hvilket som helst tidspunkt for biblioteker på webstedet.
Politikker for dokumentsletning nedarves
Som tilladelser, navigation og mange andre webstedsfunktioner nedarves politikker for dokumentsletning. En webstedsejer kan vælge en politik for dokumentsletning til deres websted, og alle underordnede websteder arver politikken fra det overordnede element. En ejer af et underordnet websted kan bryde nedarvningen ved at vælge en anden kombination af politik og regel, og denne politik gælder for alle underordnede websteder, indtil nedarvning igen er brudt.
Tildel politik for dokumentsletning for første gang
Det er vigtigt at forstå, at den periode, der er angivet for en politik for dokumentsletning, betyder tiden siden dokumentet blev oprettet eller redigeret, ikke tiden siden politikken blev tildelt. Du kan f.eks. oprette en politik for dokumentsletning, som sletter dokumenter permanent, to år efter de er oprettet, og derefter tildele denne politik til en skabelon for en gruppe af websteder, hvorfra flere grupper af websteder blev oprettet fire eller fem år siden. I dette tilfælde er det sandsynligt, at de eksisterende grupper af websteder indeholder mange dokumenter, som allerede er ældre end de to år, der er angivet af sletningspolitikken. Det betyder, at en masse indhold vil blive slettet hurtigt efter første gang en politik for dokumentsletning tildeles.
Når du tildeler politikken for første gang, evalueres alle dokumenter på webstedet og bliver slettet, hvis de opfylder kriterierne. Dette gælder for alle eksisterende dokumenter, ikke kun nye dokumenter, der blev oprettet, da politikken blev tildelt. Husk, at perioden er for alderen på hvert dokument, ikke tiden fra da politikken først blev tildelt.
Før du tildeler en politik til et websted for første gang, skal du derfor først overveje alderen på det eksisterende indhold, og hvordan politikken kan påvirke det eksisterende indhold. Du ønsker måske også at kommunikere den nye politik til webstedsejere før du tildeler den, for at give dem tid til at vurdere den mulige indvirkning.
Mellemliggende tid til overførsel af politikker
Når du tildeler politikker til en gruppe af websteder, bruger webstedsejere linket Politik for dokumentsletning på siden Webstedsindstillinger for at få vist og anvende politikker, der er tilgængelige for webstedet.
Linket Politik for dokumentsletning vises ikke, medmindre der er tildelt politikker til gruppen af websteder. Desuden vises linket ikke, umiddelbart efter politikkerne er tildelt til webstedet. Der kan være op til 24-timers forsinkelse, fra da politikkerne blev tildelt, til linket Politik for dokumentsletning vises
Sådan fungerer politik for dokumentsletning med politikker, der allerede er på plads
Et originalarkiv sikrer, at alt indhold bevares i en bestemt tidsperiode, mens en politik for dokumentsletning sikrer, at alt indhold slettes efter en bestemt tidsperiode.
Hvis du vil bevare dokumenter i et bestemt tidsrum, kan du bruge en politik for originalarkiv sammen med en politik for sletning. Du kan f.eks. opbevare dokumenter i tre år, efter de er ændret, og derefter konfigurere en politik for sletning for at slette disse dokumenter, tre år efter de sidst blev ændret.
Bemærk, at en politik for sletning ikke tilsidesætter et originalarkiv. Hvis et websted er sat i venteposition, og en politik for dokumentsletning sletter et dokument, opbevares dokumentet derefter i biblioteket til opbevaring af dokumenter på samme måde, som hvis dokumentet er blevet slettet manuelt. Du kan finde flere oplysninger i Oversigt over originalarkiv i SharePoint Server 2016.
Tilladelser
Medlemmer af specialteamet i overholdelse af regler og standarder, der bruger Center til overholdelse af politik, skal have tilladelse for både centeret til overholdelse af politik og den gruppe af websteder, som politikkerne anvendes til. Vi anbefaler, at du:
-
Opretter en sikkerhedsgruppe, der indeholder alle brugere af Center til overholdelse af politik, højst sandsynligt dit team til overholdelse af regler og standarder.
-
I Center til overholdelse af politik skal du tilføje sikkerhedsgruppen til webstedsgruppens Ejere.
-
I hver gruppe af websteder, som du skal tildele politikker for dokumentsletning, skal du tilføje sikkerhedsgruppen til gruppen af websteders Ejere-gruppe.
