Opret handicapvenlige Office-dokumenter

Brug af farver

Brug aldrig farver til at overføre oplysninger, hvis dit publikum ikke kan se dem korrekt. Hvis den nøjagtige farve er vigtig at vide, skal du f. eks. omtale farven i billedetiketten.

Undgå at bruge lyseblå farve, da det er den farve som først giver problemer i takt med at ens øjne bliver ældre.

Brug af lyd

Hvis du bruger lyd i et dokument, skal du sørge for, at oplysningerne er tilgængelige, også selvom du ikke kan høre dem.

Hvis du vil gøre video-og lydfiler tilgængelige, kan du føje undertekster eller undertekster til dit dokument. De sikrer, at dit dokument er egnet til et større publikum, f. eks. personer med nedsat hørelse eller personer, der taler andre sprog end det, du bruger i dit medieklip.

Manglende alternative tekster i visuelle elementer

Hvis du bruger en skærmlæser, beskriver alternativ tekst (Alt) et visuelt element for dem, der ikke kan se det. Anvend altid effektive alternativ tekst på alle figurer, billeder, diagrammer, tabeller og SmartArt-grafik for at gøre dit dokument mere tilgængeligt. Hvis du vil have mere at vide om den rette brug af alternativ tekst, skal du se Alternativ Tekst.

Kompleks skrivestil

Hvis dit publikum ikke kan forstå dig, vil dit dokument automatisk ikke opnår sit formål.

Brug korte sætninger og enkel grammatik. Hvis indholdet kan lægges i en liste burde du præsentere det sådan. En punktopstilling er en meget enkel måde at præsentere korte sætninger.

Når du er i gang med valgmuligheder, skal du altid vælge det enkleste tilgængelige ord i stedet for at gøre brug af svære ord.

Tabeller i dokumenter

Undgå at bruge tabeller i dine dokumenter, hvis det er muligt, da det kan være svært at følge tabelindholdet via en skærmlæser. Hvis du skal bruge en tabel, skal du designe den omhyggeligt så den er så enkel som muligt. Altid brug en overskrift når du introducerer en tabel.

Hvis du bruger en tabel med HTML på et website, brug de tilhørende tags til at lade skærmlæseren eller Braille vise udbyderen overskriften på tabellen og data i konteksten. Brug <TH> tags til overskrifter og <TD> til dataceller. Og glem ikke at have en tabel oversigt i <tabel> tagget for at forklare formålet med tabellen.

Tabelbaserede dokumentlayout

Tabelbaserede layouts er populære især i nyhedsbreve, der er oprettet med Word og Outlook. Når du opretter en tabel med usynlige kanter og placerer de forskellige nyhedsbrev artikler i individuelle celler, kan du nemt oprette et professionelt dokument. Men dine læsere med problemer tilgængelighedsproblemer vil ikke være begejstrede. Brug aldrig tabeller som et layoutværktøj.

Når du navigerer i et dokument med et tabellayout, vises skærmlæserne og Braille i rækker og på tværs af kolonner: Hvis nyhedsbrevet er designet til at blive læst fra top til bund kolonne-til-kolonne, vil du miste en læser.

Sigt efter at oprette dit dokument uden at bruge tabeller. For ideer og en samling af tilgængelige skabeloner, du kan bruge til forskellige Office -programmer, skal du se Gør dine skabeloner mere tilgængelige og Få handicapvenlige skabeloner til Office. Hvis du skal bruge et tabellayout, skal du sørge for, at det er designet til at blive læst række for række på tværs af kolonnerne, og forsøge at minimere antallet af tryk på Tab for at komme til slutningen.

Navigation og fokusrækkefølge

Skærmlæserens brugere er afhængige af tabulatortasten eller swipes til at navigere i dit dokument. Hver tabulatortast tryk eller swipe skifter fokus i dokumentet til den næste del og giver skærmlæseren mulighed for at læse indholdet i den pågældende del.

Hvis du vil implementere handicapvenlig navigation, skal du sørge for, at delene i dokumentindholdet er blevet sat logisk i rækkefølge. Dette er især vigtigt, hvis dokumentets indhold består af separat tekst og billedestykker, der er placeret ved siden af eller oven på hinanden, f. eks. på et PowerPoint-slide. Hvis delene ikke er organiseret logisk, læser skærmlæseren dem i den forkerte rækkefølge og giver brugeren svært ved at forstå indholdet. Hvis du vil teste navigationen, skal du aktivere skærmlæseren og gå gennem dokumentet ved at trykke på tabulatortasten eller swipe til venstre eller højre på skærmen. Sørg for, at fokus bevæger sig gennem dokumentet som forventet.