Oprette en aktiv sporing af løsning, ved hjælp af InfoPath og Excel

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Microsoft Office InfoPath kan du oprette formularskabeloner til indtastning af data og af websteder. Microsoft Office Excel 2007 mulighed brugere for at beregne, diagram, og analysere data. Ved hjælp af både af disse programmer og XML, kan du nemt oprette en enkel men effektive, uden brug af kode virksomhedsløsning til sporing af aktiver i en virksomhed.

oversigt over løsning til at spore aktiver

I denne artikel

Introduktion til oprettelse af en løsning til sporing af aktiver

Trin 1: Tilpasse formularskabelon sporing af aktiver

Trin 2: Tilknyt skemafilen og tilpasse tabellayoutet i Excel

Trin 3: Oprette en pivottabel og pivotdiagram oversigtsrapport

Trin 4: Indsamle aktivoplysninger fra brugere

Trin 5: Importere formularer til Excel

Endelige tanker: Overvej at bruge SharePoint-liste eller Access-database

Introduktion til oprettelse af en løsning til sporing af aktiver

Du kan udveksle XML-data mellem InfoPath og Excel. Selvom kommandoen Infopath eksportere er en enkel, enkle måde at sende formulardata til Excel, der er en anden metode, du kan udføre som giver dig meget mere fleksibel. Ved eksplicit tilknytning InfoPath XML-skemafil (.xsd) i Excel, og derefter importere InfoPath-formularfiler (.xml) i Excel, kan du tilpasse layoutet af dine data og bedre at udnytte funktionerne i Excel for at hjælpe dig med at administrere og analysere dine data mere effektivt.

I denne artikel bruger vi InfoPath sporing af aktiver eksempel formularskabelonen til at illustrere, hvordan du kan gøre InfoPath, XML- og Excel fungerer sammen. Forestil dig, at hvert år organisationen oversigt over indholdet aktiver i hver medarbejders office. Derefter køres en Excel-rapport for at bestemme, hvordan du allokerer udstyr budgettet for næste år. I det følgende diagram er en oversigt over, hvordan du kan samle, spore og rapportere aktivdata i din afdeling.

a

1. i formularskabelon sporing af aktiver oprettes.

2. skemafil er knyttet til en Excel-tabel, og tabellayoutet er tilpasset.

3. en tom pivottabel og pivotdiagram oversigtsrapport oprettes.

4. formularen sporing af aktiver bruges til at indsamle data fra brugere.

5. alle formulardata er eksporteret til Excel-tabellen og rapporterne pivottabeller og pivotdiagrammer er opdateret.

Denne løsning omfatter følgende brugerroller og produkter:

Ikon for fuld understøttelse = påkrævet Ikonet Ingen support = ikke krævet

Softwarekrav

Roller

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Løsning Designer

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Beslutningstageren

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Medarbejdere

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Ikonet Ingen support

Toppen af siden

Trin 1: Tilpasse formularskabelon sporing af aktiver

Formularskabelon sporing af aktiver, som er inkluderet i InfoPath, gør det muligt at indsamle oplysninger om hver enkelt aktiv i en medarbejders office, afdeling, som medarbejderen tilhører kategorier af aktiver og oplysninger om hver enkelt aktiv. I denne løsning sender en formulardesigneren formularskabelonen til beslutning-producentens e-mail-konto ved hjælp af Office Outlook 2007.

skabelon til sporing af aktiver

Opgave 1: Åbne og tilpasse formularskabelon sporing af aktiver

Da du ikke kan udgive en formularskabelon til en liste over e-mail-modtagere, hvis den har en omfattende tekstboks, der indeholder sammenkædede billeder, skal du foretage en ændring i små til sporing af aktiver skabelon eksempelformularen.

  1. Klik på Design en formularskabelon i menuen filer.

  2. Klik på Tilpas et eksempel under åbner en formularskabelon, i dialogboksen Design en formularskabelon.

  3. Klik på eksempel - sporing af aktiver i dialogboksen Introduktion, og klik Udform denne formular under Formularopgaver.

  4. Højreklik på kontrolelementet assetNotes, peg RTF-tekstboks egenskaber, skal du klikke på fanen Vis, og fjern derefter markeringen i afkrydsningsfeltet Sammenkædede billeder under tilgængelig formatering.

Opgave 2: Definer indstillingerne for afsendelse

Den næste opgave er at definere indstillinger for afsendelse, så medarbejderne kan sende en separat navngivet formular-datafil (.xml) til beslutning-producentens e-mail-konto som en vedhæftet fil.

  1. Klik på Indstillinger for afsendelse i menuen Funktioner.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Tillad brugere at sende formularen i dialogboksen Indstillinger for afsendelse.

  3. Klik på Send formulardata til en enkelt destination, og klik derefter på E-mail på listen.

  4. Klik på Tilføj.

    Guiden Dataforbindelse vises.

  5. Skriv alias for den beslutningstageren der skal modtage de sendte formularer i feltet til.

  6. Sådan angives en entydig emnelinje i feltet emne:

    • Klik på Indsæt formel Knapflade .

    • Skriv følgende formel:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klik på Kontrollér formel, og klik derefter på OK to gange.

  • Skriv en meddelelse i feltet Introduktion eller tilføje vigtige instruktioner til denne løsning.

  • Klik på Næste.

  • Klik på Send formulardata som en vedhæftet fil på den næste side i guiden, og derefter markere afkrydsningsfeltet Vedhæft formularskabelonen for at sikre, at brugerne kan åbne formularen.

    Dette er med til at sikre, at medarbejdere har adgang til formularskabelonfil (.xsn), i tilfælde af, at de ikke kan åbne den fra dets netværksplacering.

  • Angive en et entydigt navn for hver formularfil (.xml) i feltet Navn på vedhæftet fil:

    1. Klik på Indsæt formel Knapflade .

    2. Skriv den samme formel som, på linjen emne:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klik på Kontrollér formel, og klik derefter på OK to gange.

  • Klik på Næste.

  • På den næste side i guiden, i feltet Skriv et navn til denne dataforbindelse, Skriv et beskrivende navn for denne dataforbindelse.

  • Kontroller, at oplysningerne er korrekte i sektionen Oversigt over, og klik derefter på Udfør.

  • Gem formularen den til en offentlig netværksmappe tilgængelig for beslutningstageren og til alle medarbejdere.

Toppen af siden

Trin 2: Tilknyt skemafilen og tilpasse tabellayoutet i Excel

Konfiguration af forbindelsen mellem InfoPath og Excel kræver tre opgaver: hente skemafilen for formularskabelon sporing af aktiver, kortlægning denne skemafilen i Excel og tilpasning af standardlayoutet for Excel-tabellen, der indeholder den importerede XML formular-datafiler.

Opgave 1: Udtrække skemafilen fra InfoPath

  1. Åbn skabelonfilen sporing af aktiver formular i InfoPath.

  2. Klik på Design denne formular i menuen Funktioner.

  3. Klik på Gem som kildefiler i menuen filer.

  4. Vælg en mappe i dialogboksen Angiv en mappe eller oprette en ny mappe, hvor du vil gemme skemafilen.

Bemærk placeringen af den mappe, hvor alle kildefilerne gemmes og navnet på skemafilen, i dette tilfælde myschema.xsd, som indeholder skemadefinitionen for formularen XML-data.

Opgave 2: Tilknyt af InfoPath-skemafilen i Excel

  1. Oprette en ny Excel-fil, og derefter gemme den på en placering, der er tilgængelige for beslutningstageren.

  2. I Excel, hvis fanen udvikler ikke er synlig, gøre følgende:

    1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Excel-indstillinger.

    2. I kategorien Populær under De vigtigste indstillinger i Excel skal du markere afkrydsningsfeltet Vis fanen Udvikler på båndet og derefter klikke på OK.

      Bemærk!: Båndet er en komponent i Brugergrænsefladen Microsoft Fluent (båndet).

  3. Klik på Kilde i gruppen XML under fanen Udvikler.

    Gruppen XML på båndet

    Opgaveruden XML-kilde vises.

  4. Klik på XML-tilknytninger, og klik derefter på Tilføj i dialogboksen XML-tilknytninger.

  5. På en computer der, kører Windows Vista   

    1. adresselinjen skal du klikke på det drev eller den mappe, der indeholder den myschema.xsd -fil, du oprettede i trin 2 i sektionen opgave 1: udtrække skemafilen fra InfoPath.

      På en computer der, kører Microsoft Windows XP   

    2. Klik på det drev eller den mappe, der indeholder den myschema.xsd -fil, du oprettede i trin 2 i sektionen i listen Søg iopgave 1: udtrække skemafilen fra InfoPath.

  6. Klik på filen, og klik derefter på Åbn.

  7. Når dialogboksen Flere rødder vises, skal du klikke på noden assetTracking rod, der er defineret i filen myschema.xsd, og klik derefter på OK.

    XML-tilknytningen vises i opgaveruden XML-kilde.

  8. Træk elementet ns1:asset node, som er en XML-element, der gentages, til den placering i regnearket, hvor du vil Excel-tabellen skal vises.

    kortlægning af inopath-skemafilen i excel

Opgave 3: Tilpasse layoutet af Excel-tabel

Som standard bruger Excel XML-elementnavne som kolonneoverskrifter for tabellen. Du kan dog ændre kolonneoverskrifterne ved at redigere overskriftscellen kolonne.

  1. Ændre kolonneoverskrifter standard, beholde den Excel-tabel, der er valgt, finde følgende streng præfikset, ns1:asset, og fjerne den. For eksempel vil du ændre ns1:assetID til -ID.

    tilpasse overskrifter i excel-tabel

  2. Klik på knappen Markér alt for at justere kolonnebredden, og dobbeltklik overskrift kolonnegrænse.

Toppen af siden

Trin 3: Oprette en pivottabel og pivotdiagram oversigtsrapport

Beslutningstagere Brug pivottabeller og pivotdiagrammer til at analysere, udforske og visualisere opsummeringsdata. Ved at konfigurere de pivottabeller og pivotdiagrammer rapporter, du vil bruge i dette scenarie forvejen, vil det være en enkel handling til en beslutningstageren køre rapporten med de data, der er færdige senere.

  1. Markér en celle i Excel-tabellen.

  2. Klik på pivottabel i gruppen tabeller under fanen Indsæt, og derefter klikke på pivottabellen.

    Billede af båndet i Excel

    Dialogboksen Opret pivottabel vises i Excel.

  3. Klik på Nyt regneark, hvis du vil placere pivottabellen i et nyt regneark med start i celle A1, og klik derefter på OK.

    Excel tilføjer en tom pivottabel til den angivne placering og viser PivotTable- Feltlisten, så du kan tilføje felter, oprette et layout og tilpasse pivottabellen.

  4. Træk id- feltet til området værdier, afdeling felt til området kolonne etiketter, feltet kategori til rækkeområdet etiketter og feltet TildeltTil for at oprette en rapport i tværs tabelformat data, til området rapportfilter.

  5. Klik på pivottabellen.

  6. Klik på den linje diagramtype i gruppen diagrammer under fanen Indsæt.

    billede af båndet i excel

  7. Vælg Grupperet under 2D - linjen.

  8. Juster størrelsen og placeringen af pivotdiagramrapporten til dine ønsker.

de tomme pivottabel- og pivotdiagramrapporter

Toppen af siden

Trin 4: Indsamle aktivoplysninger fra brugere

Nu, at formularskabelonen er klar til at blive udfyldt ved alle medarbejdere, skal du publicere formularen og sende det til hver medarbejder. Når hver medarbejder sender den udfyldte formular, sendes den som en XML-datafil (.xml) vedhæftet i en e-mail-meddelelse til den beslutning-maker's e-mail-konto. Beslutningstageren kan derefter flytte alle meddelelser til en dedikeret InfoPath-mappe i Outlook. Det anbefales, at du har tildelt en bestemt tidsperiode for alle brugere at fuldføre formularerne, så beslutningstageren kan køre rapporten med alle de udfyldte formularer, når data indsamling deadlinen er nået i dette scenarie.

indtastning af data i formularer til sporing af aktiver

  1. Åbn den formularskabelon (.xsn), du har gemt i, i InfoPath, trin 1: designe sporing af aktiver eksempel formularskabelon

  2. Klik på Design denne formular i menuen Funktioner.

  3. Klik på Udgiv i menuen filer.

  4. Klik på en liste over e-mail-modtagere, og klik derefter på Næste i guiden Udgivelse.

  5. Skriv et navn til formularskabelonen på den næste side i guiden, i feltet Formularskabelonnavn, og klik derefter på Næste. Formularskabelonnavn vises i emnet i den meddelelse, der sendes til din e-mail-modtagere.

  6. Du kan også på den næste side i guiden, kan du oprette kolonner, der skal vises i din Outlook-mapper til at organisere dine e-mail-meddelelser.

  7. Klik på Næste.

  8. Klik på Publicer.

  9. Når guiden Udgivelse er færdig med at publicere formularskabelonen, åbnes en e-mail med formularen.

  10. Udfyld meddelelsen, Skriv i medarbejdernes navne eller bruge en distributionsliste, og send derefter meddelelsen.

I Outlook, kan beslutningstageren organisere alle de sendte XML-formularer i en af to måder:

  • Hvis meddelelsesboksen InfoPath-formular mapper vises meddelelsen åbnes første gang, skal du klikke på Opret formularmappe.

  • Oprette en regel i Outlook til at flytte alle de relaterede InfoPath-formularer til en InfoPath-mappe.

    Yderligere oplysninger finder du se administrere meddelelser ved hjælp af regler.

Toppen af siden

Trin 5: Importere formularer til Excel

Fordi du allerede har oprettet Excel-projektmappe trin 2 og 3, er det et spørgsmål til beslutning maker eksportere, og gennemgå dataene i formularen. Beslutning maker skal blot eksportere XML-filer (.xml) fra Outlook, importere alle formularfilerne (.xml) til Excel-projektmappen, og derefter opdatere dataene.

Opgave 1: Eksportere formularerne fra Outlook til en Windows-mappe

  1. Vælg den mappe, der indeholder alle de formularer, som du har modtaget fra medarbejdere i Outlook, og tryk derefter på CTRL + A for at markere alle formular e-mail-meddelelser.

  2. Højreklik på markeringen, peg på InfoPath handlinger, og klik derefter på Eksportér formularer.

  3. Vælg en mappe i dialogboksen Eksportér formularer, og tryk på OK.

Opgave 2: Importere formularerne til Excel

  1. I Excel-projektmappen, du oprettede i trin 2: Tilknyt skemafilen og tilpasse tabellayoutet i Excel, Vælg en af de tilknyttede celler i Excel-tabellen.

  2. Klik på Importér i gruppen XML under fanen udvikler.

    Gruppen XML på båndet

    Dialogboksen Importer XML vises.

  3. På en computer der, kører Windows Vista   

  4. Gør et af følgende:

    • Hvis filerne er sammenhængende, skal du trykke på Skift, og klik derefter på først og sidste filen på listen.

    • Hvis filerne, der ikke er sammenhængende, skal du trykke på CTRL, og klik derefter på hver fil, du vil importere på listen.

  5. Klik på Importér.

    excel-tabel med importerede data

Som standard overskriver Excel eventuelle eksisterende data i tilknyttede celler, som er den ønskede endelige resultat for denne virksomhedsløsning. Dog kan, en beslutningstageren for eksempel importere dataene flere gange for at måle fremdrift før den planlagte deadline.

Bemærk!: I Excel, kan du også føje dataene ved hjælp af indstillingen Føj nye data til eksisterende XML-tabeller (i gruppen XML under fanen udvikler skal du klikke på Egenskaber for tilknytning ), som kan være relevante for andre løsninger.

Se importere XML-datakan finde flere oplysninger.

Opgave 3: Opdatere rapporterne pivottabeller og pivotdiagrammer

  • Klik på en celle i pivottabellen.

  • Klik på pilen ud for Opdater alle i gruppen Data under fanen Indstillinger, og klik derefter på Opdater.

    Billede af Outlook-båndet

endelig pivottabel og pivotdiagram-rapport

Excel-projektmappen indeholder nu alle dataene, og oversigt over rapporter, du har brug at hjælpe dig med at tildele udstyr budgettet for næste år. Du kan naturligvis gøre yderligere analyse i din Excel-projektmappe, hvis det er nødvendigt, som sortering, filtrering eller betinget formatering af data.

Toppen af siden

Endelige tanker: Overvej at bruge SharePoint-liste eller Access-database

Som alternativ kan du overveje at bruge SharePoint-liste eller Access-database i stedet for XML, til at overføre data mellem InfoPath og Excel.

Bruge en SharePoint-liste

Du kan nemt bruge en SharePoint-liste som en skrivebeskyttet datakilde fra InfoPath. Du kan gøre en af to ting:

  • På SharePoint-listen skal du eksportere dataene til Excel, som opretter automatisk en dataforbindelse i Excel.

  • Fra Excel, eksplicit oprette en dataforbindelse til SharePoint-listen.

Når en dataforbindelse er oprettet, kan du opdatere dataene i Excel til at hente opdaterede data.

Du kan bruge en SharePoint-liste til at tilføje og opdatere dataene, bruge en InfoPath-formular til at vise et element på listen (for eksempel en kompleks eller lang element bedste vises lodret) og derefter bruge Excel til at analysere dataene.

kombinerer infopath, sharepoint og excel

1. vise et enkelt element for nemmere at gennemse i InfoPath.

2. tilføje og opdatere data i en SharePoint-liste.

3. Opdater og rapportere opdateret med Excel.

Se tilføje en dataforbindelse til et SharePoint-dokumentbibliotek eller en liste og importere data fra en SharePoint-listekan finde flere oplysninger.

Bruge en Access-database

Fra InfoPath, kan du oprette en læse-og skriveadgang forbindelse til en Access-database. Du kan oprette en dataforbindelse til Access-databasen, som du kan opdatere til at hente opdaterede data direkte fra Excel. Du kan også selv definere forbindelsen til automatisk opdatere, når projektmappen åbnes, eller med jævne mellemrum opdatere, sådan som hver 5 minutter.

Du kan bruge en Access-database som mellemliggende mellem InfoPath og Excel. Når du sender en InfoPath-formular til Access, kan du opdatere Access-databasen. Når du opdaterer dataforbindelse i Excel, kan du hente opdaterede data fra Access. Det betyder, sender du data indirekte fra InfoPath til en Excel-projektmappe.

kombinerer infopath, access og excel

1. få vist og sende en formular til en Access-database.

2. gemme data i en Access-database.

3. Opdater og rapportere opdateret med Excel.

Du kan finde flere oplysninger Design en formularskabelon, der er baseret på en Microsoft Access-database.

Tip!: Vidste du, at du kan oprette en InfoPath-formular direkte fra Access 2007? Hvis brugerne har Outlook 2007 og InfoPath 2007 installeret på deres computere, kan du indsamle data fra forskellige brugere direkte fra Access 2007 ved hjælp af guiden Indsaml data fra e-mail-meddelelser. Se Access 2007 Hjælp-emnet indsamle data via e-mail-meddelelserkan finde flere oplysninger.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×