Office
Log på

Lære om strukturen i en Access-database

Hvis du gør dig fortrolig med tabellerne, formularerne, forespørgslerne og andre objekter i en Access-database, bliver det lettere at udføre en lang række opgaver, f.eks. at angive data i en formular, tilføje eller fjerne tabeller, finde og erstatte data og køre forespørgsler.

I denne artikel gives en grundlæggende oversigt over strukturen af en Access-database. Access indeholder flere værktøjer, du kan bruge til at gøre dig bekendt med strukturen af en bestemt database. I artiklen forklares også, hvordan, hvornår og hvorfor du bruger hvert værktøj.

Bemærk!: Denne artikel handler om traditionelle Access-databaser, der består af en fil eller en række filer, som indeholder alle dataene og programfunktionerne, f.eks. dataindtastningsformularer. Noget af indholdet gælder ikke for Access-webdatabaser og Access-webapps.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Se detaljer om objekterne i en database

Udforsk en tabel i designvisning

Vis relationerne mellem tabeller

Oversigt

En database er en samling af oplysninger, der er relateret til et bestemt emne eller formål, f.eks. at spore kundeordrer eller administrere en musiksamling. Hvis din database ikke er gemt på en computer, eller kun dele af den er det, kan du spore oplysninger fra en række kilder, som du skal koordinere og organisere.

Antag f.eks., at telefonnumrene på dine leverandører er gemt på forskellige steder: i en kortfil, der indeholder leverandørens telefonnumre, i produktoplysningsfiler i et arkivskab og i et regneark, der indeholder ordreoplysninger. Hvis en leverandørs telefonnummer skifter, skal du muligvis opdatere disse oplysninger på alle tre steder. I en veldesignet Access-database gemmes telefonnummeret kun én gang, så du kun skal opdatere oplysningerne på ét sted. Resultatet er, at når du opdaterer en leverandørs telefonnummer, opdateres det automatisk, uanset hvor i databasen du bruger det.

Access-databasefiler

Du kan bruge Access til at administrere alle dine oplysninger i en enkelt fil. I en Access-databasefil kan du bruge:

  • Tabeller til at gemme dine data.

  • Forespørgsler til at finde og hente lige netop de data, du skal bruge.

  • Formularer at vise, tilføje og opdatere data i tabeller.

  • Rapporter til at analysere eller udskrive data i et bestemt layout.

Data fra tabeller, der bruges i en forespørgsel, formular og rapport

1. Gem data én gang i en enkelt tabel, men få den vist fra flere forskellige steder. Når du opdaterer dataene, opdateres de automatisk alle steder, hvor de forekommer.

2. Opdater data ved hjælp af en forespørgsel.

3. Vis eller indtast data ved hjælp af en formular.

4. Vis eller udskriv data ved at bruge en rapport.

Alle disse elementer – tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter – er databaseobjekter.

Bemærk!: Nogle Access-databaser indeholder links til tabeller, der er gemt i andre databaser. Du kan f.eks. have én Access-database, der ikke indeholder andet end tabeller, og en anden Access-database, der indeholder links til disse tabeller samt forespørgsler, formularer og rapporter, som er baseret på sammenkædede tabeller. I de fleste tilfælde betyder det ikke noget, om en tabel er en sammenkædet tabel eller rent faktisk er gemt i databasen.

Tabeller og relationer

Du gemmer dine data ved at oprette én tabel for hver type oplysninger, som du sporer. Typer af oplysninger kunne omfatte kundeoplysninger, produkter og ordredetaljer. Hvis du vil samle data fra flere tabeller i en forespørgsel, formular eller rapport, skal du definere relationer mellem tabellerne.

Bemærk!: I en webdatabase eller webapp kan du ikke bruge objektfanen Relationer til at oprette relationer. Du kan bruge opslagsfelter til at oprette relationer i en webdatabase eller webapp.

Data gemt i tabeller, der er joinforbundne på relaterede felter

1. Kundeoplysninger, der tidligere fandtes i en adresseliste, findes nu i tabellen Kunder.

2. Ordreoplysninger, der tidligere fandtes i en adresseliste, findes nu i tabellen Ordrer.

3. En post skelnes fra andre poster i en tabel ved hjælp af et entydigt id, f.eks. et kunde-id. Når du føjer én tabels entydige id-felt til en anden tabel og definerer en relation mellem de to felter, kan Access matche relaterede poster fra begge tabeller, så du kan samle dem i en formular, rapport eller forespørgsel.

Forespørgsler

En forespørgsel kan gøre det lettere at finde og hente de data, der opfylder de betingelser, du angiver – herunder data fra flere tabeller. Du kan også bruge en forespørgsel til at opdatere eller slette flere poster samtidigt og til at udføre foruddefinerede eller brugerdefinerede beregninger på dine data.

Bemærk!: Du kan ikke bruge en forespørgsel til at opdatere eller slette poster i en webdatabase eller webapp.

En forespørgsel, der returnerer resultater fra forskellige tabeller

1. Tabellen Kunder indeholder oplysninger om kunder.

2. Tabellen Ordrer indeholder oplysninger om kundeordrer.

3. Denne forespørgsel henter Ordre-id.- og Påkrævet dato-data fra tabellen Ordrer og Firmanavn- og By-data fra tabellen Kunder. Forespørgslen returnerer kun ordrer, der var nødvendige i april, og kun for kunder, der er baseret i London.

Formularer

Du kan bruge en formular til let at vise, skrive og ændre data én række ad gangen. Du kan også bruge en formular til at udføre andre handlinger, f.eks. at sende data til et andet program. Formularer indeholder normalt kontrolelementer, der er kædet til underliggende felter i tabeller. Når du åbner en formular, henter Access dataene fra én eller flere af disse tabeller, og viser derefter dataene i det layout, som du valgte ved oprettelse af formularen. Du kan oprette en formular ved at bruge én Formular-kommandoerne på Båndet, guiden Formular eller selv oprette en formular i designvisningen.

Bemærk!: Du skal bruge layoutvisningen og ikke designvisningen til at oprette formularer og rapporter i webdatabaser og webapps.

Formularer kan gøre det lettere for dig at få vist og indtaste data

1. En tabel viser mange poster ad gangen, men du skal muligvis rulle vandret for at se alle dataene i en enkelt post. Når du får vist en tabel, kan du desuden ikke opdatere data fra mere end én tabel ad gangen.

2. En formular fokuserer på én post ad gangen, og den kan vise felter fra mere end én tabel. Den kan også vise billeder og andre objekter.

3. En formular kan indeholde en knap, du klikker på for at udskrive en rapport, åbne andre objekter eller på anden måde automatisere opgaver.

Rapporter

Du kan bruge en rapport til hurtigt at analysere dine data eller til at præsentere den på en bestemt måde på tryk eller i andre formater. Du kan f.eks. sende en kollega en rapport, der grupperer data og beregner totaler. Du kan også oprette en rapport med adressedata, der er formateret til udskrivning af adresseetiketter.

Rapporter, der viser formaterede eller beregnede data

1. Brug en rapport til at oprette adresseetiketter.

2. Brug en rapport til at vise totaler i et diagram.

3. Brug en rapport til at vise beregnede totaler.

Nu, da du kunder til den grundlæggende struktur af Access-databaser, skal du læse videre for at få mere at vide om, hvordan du bruger de indbyggede værktøjer til at udforske en bestemt Access-database.

Se detaljer om objekterne i en database

Én af de bedste måder at lære om en bestemt database er ved at bruge Databasedokumenter. Du kan bruge Databasedokumenter til at opbygge en rapport, der indeholder detaljerede oplysninger om objekterne i en database. Du vælger først, hvilke objekter der skal gennemgås i rapporten. Når du kører Databasedokumenter, indeholder dens rapport alle dataene om de databaseobjekter, du valgte.

  1. Åbn den database, du vil dokumentere.

  2. Klik på Databasestrukturvisning i gruppen Analysér under fanen Databaseværktøjer.

  3. I dialogboksen Strukturvisning skal du klikke på den fane, der repræsenterer den type databaseobjekt, som du vil dokumentere. Hvis du vil oprette en rapport for alle objekterne i en database, skal du klikke på fanen Alle objekttyper.

  4. Vælg én eller flere af de objekter, der er angivet under fanen. Klik på Markér alle for at markere alle objekterne på en fane.

  5. Klik på OK.

    Der oprettes en rapport i Databasestrukturvisning, der indeholder detaljerede data for hvert markeret objekt, og rapporten åbnes derefter i Vis udskrift. Hvis du f.eks. kører Databasestrukturvisning mod en dataindtastningsformular, vises egenskaberne for formularen som et hele, egenskaberne for hvert af afsnittene i formularen og egenskaberne for alle knapper, etiketter, tekstfelter og andre kontrolelementer på formularen samt alle kodemoduler og brugertilladelser, der er knyttet til formularen, i rapporten, der oprettes i Strukturvisning.

  6. Hvis du vil udskrive rapporten, skal du klikke på Udskriv i gruppen Udskriv under fanen Vis udskrift.

Udforsk en tabel i designvisning

Bemærk!: Designvisning er ikke tilgængelig til tabeller i webdatabaser.

Når du åbner en tabel i designvisning, giver det dig et detaljeret kig på tabellens struktur. Du kan f.eks. finde datatypeindstillingen for hvert felt, finde eventuelle indtastningsmasker eller få vist, om der er brugt nogen opslagsfelter i tabellen – felter, der bruger forespørgsler til at udtrække data fra andre tabeller. Disse oplysninger er nyttigt, fordi datatyper og indtastningsmasker kan påvirke din mulighed for at finde data og køre opdateringsforespørgsler. Antag f.eks., at du vil bruge en opdateringsforespørgsel til at opdatere bestemte felter i én tabel ved at kopiere data i lignende felter fra en anden tabel. Forespørgslen vil ikke køre, hvis datatyperne for hvert felt i kilde- og destinationstabellerne ikke stemmer overens.

  1. Åbn den database, du vil analysere.

  2. Højreklik på den tabel, du vil udforske, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  3. Notér evt. navnet på hvert tabelfelt og den datatype, der er tildelt hvert felt, hvis det er nødvendigt.

    Den datatype, der er tildelt til et felt, kan begrænse størrelsen og typen af data, som brugere kan indtaste i et felt. Brugere kan f.eks. have en begrænsning på 20 tegn i et tekstfelt og kan ikke indtaste tekstdata i et felt, der er indstillet til datatypen Tal.

  4. Du kan afgøre, om et felt er et opslagsfelt, ved at klikke på fanen Opslag i nederste del af tabeldesigngitteret under Feltegenskaber.

    Et opslagsfelt viser ét sæt værdier (ét eller flere felter, f.eks. et for- og efternavn), men lagrer normalt et andet sæt værdier (ét felt, f.eks. numerisk id). Et opslagsfelt kan f.eks. lagre en medarbejders id-nummer (den gemte værdi), men det viser medarbejderens navn (den viste værdi). Når du bruger et opslagsfelt i udtryk eller i søg og erstat-handlinger, bruger du den gemte værdi og ikke den viste værdi. Den bedste måde at blive fortrolig med de lagrede og viste værdier for et opslagsfelt er at sikre, at et udtryk eller en søg og erstat-handling, der bruger opslagsfeltet, fungerer på den måde, du forventer.

    Følgende illustration viser et typisk opslagsfelt. Husk, at de indstillinger, du ser i egenskaben Rækkekilde for feltet, vil variere.

    Brug af en tabel eller forespørgsel som datakilde til et opslagsfelt

    Det opslagsfelt, der vises her, benytter en forespørgsel til at hente data fra en anden tabel. Du kan muligvis også se en anden type opslagsfelt (kaldet en værdiliste), som bruger en fastkodet liste over muligheder. I denne figur vises en typisk værdiliste.

    Brug af en værdiliste som datakilde til et opslagsfelt

    I værdilister bruges som standard datatypen Tekst.

    Den bedste måde at finde opslags- og værdilister er at få vist fanen Opslag og så klikke på posterne i kolonnen Datatype for hvert felt i tabellen. Se linkene i afsnittet Se også for at få flere oplysninger om oprettelse af opslagsfelter og værdilister.

Toppen af siden

Vis relationerne mellem tabeller

Hvis du vil have vist en grafisk gengivelse af tabellerne i en database, felterne i hver tabel og relationerne mellem disse tabeller, skal du bruge objektfanen Relationer. Objektfanen Relationer giver et overordnet billede af en databases tabel og relationsstruktur – vigtige oplysninger, når du skal oprette eller ændre relationerne mellem tabeller.

Bemærk!: Du kan også bruge objektfanen Relationer til at tilføje, ændre eller slette relationer.

  • Åbn den database, du vil analysere.

  • Klik på Relationer i gruppen Relationer under fanen Databaseværktøjer.

Objektfanen Relationer åbnes og viser dig relationerne mellem alle tabellerne i den åbne database.

Relation mellem to tabeller

Bemærk!: Du kan ikke bruge objektfanen Relationer i en webdatabase eller webapp.

Toppen af siden

Se også

Brug ruden Objektafhængigheder til at se objekternes relationer

Introduktion til tabeller

Introduktion til datatyper og feltegenskaber

Introduktion til forespørgsler

Introduktion til formularer

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×