Office
Log på

Introduktion: oprette et møde Bemærk system med InfoPath og SharePoint

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Ved at foretage mindre ændringer i en formularskabelon for eksempel fra Microsoft Office InfoPath 2007 og oprette et dokumentbibliotek på et Windows SharePoint Services 3.0 websted, du kan implementere et system, som du kan bruge til at tage noter på en ensartet måde, kan du sende noter til hver mødedeltager og gemme disse noter i et dokumentbibliotek i SharePoint Services. I denne artikel viser dig, hvordan du opretter denne system.

I denne artikel

Oversigt

Inden du går i gang

Oprette din nye møde noter system

Opdater formularskabelonen

Oversigt

Inkluderet med InfoPath er et eksempel formularskabelon, der er udviklet specielt til at indsamle almindelige mødedata, som dagsordener, deltagere, diskussionselementer og handlingspunkter. Formularskabelon eksempel er konfigureret, så du kan sende en kopi af en formular, der er baseret på skabelonen via e-mail til hver mødedeltager.

Formularskabelon eksempel er konfigureret til at hjælpe note taker indsamle de data, der typisk registreres i et møde. Kontrolelementerne er arrangeret i logiske sektioner til at note taker indsamle de rigtige data og også lette arbejdet ham fra indsamling af data, der kan genereres automatisk. Layoutet af kontrolelementerne indeholder også en ensartet struktur, så i stedet for den note taker skulle huske, hvilke typer data til at indsamle han lige udfylder de tomme felter som mødet skrider frem.

Selvom du kan ændre formularskabelonen til at indsamle flere oplysninger, anbefaler vi, at du bruger den eksisterende formularskabelon som er med én ændring, der gør det muligt at gemme udfyldte formularer i et SharePoint-dokumentbibliotek. Du kan derefter teste effektiviteten i forbindelse med dit system og bruge det, du har lært under testen til at ændre formularskabelonen, så det passer til behovet i din gruppe.

Du kan bruge denne eksempel formularskabelon i filsystemet ved at første publicere formularskabelonen eksempel på et nyt dokumentbibliotek på et SharePoint-websted. Du skal oprette et nyt dokumentbibliotek som en del af en udgivelsesproces. Når du publicere formularskabelonen og oprette det nye dokumentbibliotek, ændrer du derefter formularskabelonen, så den gemmer en udfyldt formular til det nye dokumentbibliotek og sender en kopi af formularen til deltagerne.

Hvis du vil bruge dette system, note taker går til dokumentbiblioteket og opretter en ny formular, der er baseret på denne formularskabelon. Under et møde udfyldes note taker dataene i de relevante kontrolelementer i formularen. Note taker sender formularen til dokumentbiblioteket i slutningen af mødet, og en kopi af formularen, der sendes til hver enkelt mødedeltager. De personer, der ikke deltage i mødet kan læse noterne ved at gå til dokumentbiblioteket og åbne formularen i InfoPath.

Eksempel formularskabeloner indeholder i de følgende afsnit:

Formularskabelon til mødedagsorden med fire sektioner

1. titel sektion indeholder kontrolelementer til navn, formål, placering, og mødet datoer og klokkeslæt. Kontrolelementet vises den dato, hvor formularen er oprettet automatisk. Som standard viser kontrolelementet Sluttidspunkt tekstboks automatisk et klokkeslæt, som er en time senere end den tid, der er angivet i kontrolelementet Starttidspunkt tekstboks.

2. deltagere gentaget sektion indeholder kontrolelementer til navne og e-mail-adresser på hver enkelt mødedeltager. Når note taker sender den udfyldte formular, modtager de enkelte deltagere, der er angivet i dette afsnit, en kopi af den udfyldte formular.

3. diskussionselement gentaget sektion indeholder kontrolelementer for hver præsentationsvært (en deltager, der fører en diskussion), og noter om hver diskussionselement. Kontrolelementet Præsentationsvært rullelisten viser navne fra sektionen deltagere.

4. handlingspunkter gentaget sektion indeholder kontrolelementer til det navn, tildeling og forfaldsdato dato for hvert handlingselement. Kontrolelementet tildeling rullelisten viser navnene i afsnittet med deltagere.

Hvis du er ny bruger af InfoPath, hjælper i følgende artikler dig med at forstå de vigtige begreber og bedre angive betingelser, som du kan støde på, når du udfører hver enkelt opgave i denne artikel. Du kan også finde disse links i de relevante afsnit i denne artikel, i tilfælde af, at du har brug for yderligere oplysninger, du udfører en opgave.

Toppen af siden

Inden du går i gang

Du får brug for Uniform Resource Locator (URL) og, som minimum tilladelsen design til gruppen af websteder på SharePoint-webstedet, du vil bruge til dette system. Hvis du kan oprette et dokumentbibliotek på din gruppe af websteder, har du de nødvendige tilladelser. Personer, der har brug for at se mødenotater skal læser tilladelser til din gruppe af websteder. Hvis du har brug for tilladelser til at oprette et dokumentbibliotek eller til at konfigurere læsetilladelser til din gruppe af websteder for formularbrugerne, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder.

Du skal også mindst én e-mail-adresse, kan du sende en kopi af den udfyldte formular og en e-mail-klient, som Microsoft Office Outlook 2007, der er konfigureret til at modtage meddelelser, så du kan teste formularskabelonen.

Denne artikel forudsætter, at du bruger en standardkonfiguration af SharePoint Services.

Toppen af siden

Oprette din nye møde noter system

Hvis du vil oprette dette system, kan du gøre følgende:

  1. Åbne og gemme eksempel formularskabelonen.

  2. Publicere formularskabelonen eksempel for at oprette et nyt dokumentbibliotek til mødenotater.

  3. Ændre skabelonen eksempel for at gemme udfyldte formularer til det nye dokumentbibliotek og derefter sende en kopi til hver deltager.

  4. Publicere den redigerede formularskabelon.

  5. Test ændret formularskabelonen og det nye dokumentbibliotek ved at oprette og sende test-formularer, der er baseret på denne formularskabelon.

Åbne og gemme formularskabelonen

  1. Klik på Design en formularskabelon i menuen filer.

  2. Klik på Tilpas et eksempel under åbner en formularskabelon.

  3. Dobbeltklik på Eksempel Mødedagsorden under Tilpas et eksempel.

  4. Klik på Gem under menuen Filer.

  5. Hvis InfoPath viser en meddelelse om publicering af formularskabelonen, skal du klikke på OK.

  6. Angiv den placering, hvor du vil gemme formularskabelonen i dialogboksen Gem som.

  7. Skriv et navn til skabelonen i feltet filnavn.

  8. Klik på InfoPath-formularskabelon på listen Filtype, og klik derefter på Gem.

Publicere formularskabelonen

Du skal oprette et nyt dokumentbibliotek som en del af en udgivelsesproces.

Hvis du vil vide mere om at udgive en formularskabelon, skal du se artiklen Introduktion til udgivelse af en formularskabelon.

  1. Klik på Udgiv i menuen filer.

  2. Klik på i et SharePoint server med eller uden InfoPath Forms Services på den første side i guiden Udgivelse, og klik derefter på Næste.

  3. Skriv URL-adressen for din gruppe af websteder på SharePoint-webstedet på den næste side i guiden, i feltet Angiv placeringen af dit SharePoint- eller InfoPath Forms Services-websted, og klik derefter på Næste. Hvis du vil bruge en gruppe af websteder med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, skal du eksempelvis skrive http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly i feltet.

  4. Klik på Et dokumentbibliotek på den næste side, og klik derefter på Næste.

  5. Klik på Opret et nyt dokumentbibliotek på den næste side, og klik derefter på Næste.

  6. Skriv et navn og beskrivelse til det nye dokumentbibliotek på den næste side, og klik derefter på Næste.

  7. Accepter de foreslåede kolonner, og klik på Næste.

  8. Bekræft, at de viste oplysninger er korrekte på den sidste side i guiden, og klik derefter på Udgiv.

  9. Klik på Luk.

    Du modtager en bekræftelse på den sidste side i guiden, når du udgiver formularskabelonen.

Notér URL-adressen til det nye dokumentbibliotek; Du skal bruge disse oplysninger senere i denne artikel. URL-adressen til det nye dokumentbibliotek bliver URL-adressen for gruppen af websteder, efterfulgt af en skråstreg (/), efterfulgt af navnet på dokumentbiblioteket. Hvis du oprettede et nyt dokumentbibliotek kaldet MeetingNotes i gruppen af websteder med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, vil URL-adressen til det nye dokumentbibliotek for eksempel være http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Redigere formularskabelonen

Dette afsnit beskrives, hvordan du gøre følgende:

  • Tilføje en ny dataforbindelse , der gemmer den udfyldte formular til det nye dokumentbibliotek.

    Hvis du vil vide mere om dataforbindelser for afsendelse, skal du se Introduktion til dataforbindelser.

  • Ændre indstillingerne for dataforbindelsen, så den gemmer den udfyldte formular til dokumentbiblioteket og sender en kopi af den færdige formular til hver enkelt mødedeltager.

  • Konfigurere formularskabelonen, så formularen lukkes, når du har sendt.

Hvis du vil vide mere om at indsende en formular, der er baseret på en formularskabelon, skal du se i artiklen Introduktion til at sende formulardata.

Tilføje en ny dataforbindelse

I dette afsnit, skal du oprette en ny dataforbindelse til det nye dokumentbibliotek og konfigurere dataforbindelse for at gemme formularen med et entydigt navn. Formularnavnet vil være en kombination af mødets titel og den dato, hvor formularen blev oprettet.

Start med at oprette dataforbindelsen
  1. Klik på Dataforbindelser i menuen Funktioner.

  2. Klik på Tilføj i dialogboksen Dataforbindelser.

  3. Klik på Opret en ny forbindelse til i guiden Dataforbindelse, skal du klikke på Send data, og klik derefter på Næste.

  4. Klik på til et dokumentbibliotek på et SharePoint-websted på den næste side i guiden, og klik derefter på Næste. Valg af en destination for sendte data i guiden Dataforbindelse

  5. Skriv URL-adressen til det dokumentbibliotek, som du oprettede i forrige afsnit på den næste side i guiden, i feltet dokumentbibliotek. Hvis du vil bruge et dokumentbibliotek med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, skal du eksempelvis skrive http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes i feltet dokumentbibliotek.

    Næste afsnit vejleder dig gennem processen med at definere et entydigt formularens navn, der kræver, at du forbliver på denne side i guiden. Ikke klikke på Næste endnu.

Definere et entydigt formularnavn

Formularskabelonen gemmer formularen til et dokumentbibliotek med et standardnavn. Hvis du bruger standardnavnet, gemmes det nye dokumentbibliotek kun én udfyldt formular. I dette afsnit, skal konfigurere du dataforbindelse for at gemme formularer, der er baseret på denne formularskabelon med et navn, der består af mødets titel og mødedatoen. Du kan gøre dette ved at oprette en formel, der bruger en XPath -funktion.

Hvis du vil vide mere om formler og funktioner, skal du se tilføje en formel til et kontrolelement.

  1. Klik på Indsæt formel Knapflade .

  2. I dialogboksen Indsæt formel skal du klikke på Indsæt funktion.

  3. Klik på tekst på listen kategorier i dialogboksen Indsæt funktion.

  4. Klik på Sammenkæd på listen Funktioner, og klik derefter på OK.

  5. Dobbeltklik på den første forekomst af Dobbeltklik for at indsætte felt i boksen formel.

    Dobbeltklik for at indsætte det første felt til brug som en del af formularnavnet

  6. Åbn møde, skal du klikke på Mødetitel, og klik derefter på OK i dialogboksen Vælg et felt eller gruppe.

    Valg af feltet mødetitel i dialogboksen Vælg felt eller gruppe

  7. Klik på den anden forekomst af Dobbeltklik for at indsætte felt for at markere det i feltet formel (ikke Dobbeltklik på den).

    Dobbeltklik for at indsætte en bindestreg som en del af formularens navn

  8. Skriv dobbelte anførselstegn (""), efterfulgt af en bindestreg (-), efterfulgt af en anden dobbelte anførselstegn.

    Indsætte en bindestreg som en del af formularens navn

  9. Dobbeltklik på den tredje forekomst af Dobbeltklik for at indsætte feltet.

    Dobbeltklikke for at indsætte et andet felt til brug som en del af formularens navn

  10. Åbn møde, skal du klikke på meetingDate, og klik derefter på OK i dialogboksen Vælg et felt eller gruppe.

    Valg af feltet meetingDate i dialogboksen Vælg felt eller gruppe

    Dialogboksen Indsæt formel skal se ud som følger:

    Den færdige formel i dialogboksen Indsæt formel, der opbygger formularnavnet

  11. Klik på Kontrollér formel for at kontrollere formlen for den korrekte syntaks, i dialogboksen Indsæt formel.

  12. Hvis formlen ikke indeholder fejl, skal du klikke på OK for at lukke dialogboksen.

Afslut konfigurationen af dataforbindelsen
  1. Klik på Næste i guiden.

  2. På den næste side i guiden, i feltet Skriv et navn til denne dataforbindelse, Skriv et beskrivende navn for denne dataforbindelse.

  3. Kontroller, at oplysningerne er korrekte i sektionen Oversigt over, og klik derefter på Udfør.

  4. Klik på Luk.

  5. Klik på Gem under menuen Filer.

Ændre indstillingerne Send for at bruge begge dataforbindelser

  1. Klik på Indstillinger for afsendelse i menuen Funktioner.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Tillad brugere at sende formularen i dialogboksen Indstillinger for afsendelse.

  3. Klik på Udfør brugerdefineret handling ved hjælp af regler, og klik derefter på regler.

  4. Klik på Tilføj i dialogboksen regler for afsendelse af formularer.

  5. Klik på Tilføj handling.

  6. Klik på Send ved hjælp af en dataforbindelse i feltet Action.

  7. Klik på dataforbindelsen til det dokumentbibliotek, som du oprettede i forrige afsnit på listen dataforbindelse, og klik derefter på OK.

  8. Klik på Tilføj handling.

  9. Klik på Send ved hjælp af en dataforbindelse i feltet Action.

  10. Klik på Send i hovedvinduet i listen dataforbindelse, og klik derefter på OK.

    Du vil bruge dataforbindelsen Main sende til at sende en kopi af formularen til hver deltager.

  11. Skriv Send regler for at identificere den regel, du lige har oprettet i boksen navn i dialogboksen regel.

  12. Klik på OK to gange.

Konfigurere formularskabelonen til at Luk formularen, når du har sendt.

  1. Klik på Avanceret i dialogboksen Indstillinger for afsendelse.

  2. Klik på Luk formularen på listen efter sende.

  3. Klik på OK.

  4. Klik på Gem under menuen Filer.

Publicere formularskabelonen

Efter at have ændret formularskabelonen, skal du publicere det i dokumentbiblioteket til at udrulle ændringerne.

  1. Klik på Udgiv i menuen filer.

  2. Klik på i et SharePoint server med eller uden InfoPath Forms Services på den første side i guiden Udgivelse, og klik derefter på Næste.

  3. Skriv placeringen af dit dokumentbibliotek i gruppen af websteder på SharePoint-websted på den næste side i guiden, i feltet Angiv placeringen af dit SharePoint- eller InfoPath Forms Services-websted, og klik derefter på Næste.

  4. Klik på Et dokumentbibliotek på den næste side, og klik derefter på Næste.

  5. Klik på Opdater formularskabelonen i et eksisterende dokumentbibliotek på den næste side.

  6. Klik på dit dokumentbibliotek på listen dokumentbibliotek til at opdatere, og klik derefter på Næste.

  7. Klik på Næste.

  8. Bekræft, at de viste oplysninger er korrekte, og klik derefter på Udgiv på den næste side.

    Du modtager en bekræftelse på den sidste side i guiden, når du udgiver formularskabelonen.

Teste formularskabelonen og webstedet

  1. Klik på Åbn dette dokumentbibliotek på den sidste side i guiden Udgivelse, og klik derefter på Luk.

  2. Klik på Ny i dokumentbiblioteket.

  3. Udfyld formularen, som om du er blevet tage noter i et møde. Når du angiver et klokkeslæt i kontrolelementet starttidspunktet tekstboks, skal du trykke på tabulatortasten for at flytte til det næste kontrolelement. InfoPath udfylder automatisk Sluttidspunkt tekstfelt.

  4. Angiv en mødedeltager e-mail-adresse i feltet for sektionen, deltager. Hvis du vil tilføje flere deltagere og deres e-mail-adresser, skal du klikke på Tilføj deltagere.

  5. Klik på Send på værktøjslinjen InfoPath.

  6. I dialogboksen skal du kontrollere, at de korrekte mailadresser vises.

  7. Klik på Send, og klik derefter på OK for at lukke dialogboksen.

Dine mødenoter skal vises i dokumentbiblioteket og bør også ender i indbakken e-mail som en ny e-mail.

Testen af systemet ved at oprette og sende et par formularer, der er baseret på denne formularskabelon, kan du begynde at bruge til at gemme og dele dine mødenoter.

Toppen af siden

Opdater formularskabelonen

Når andre har prøvet ud af dit nye system ved at oprette og gemme mødenoter, vil du måske ændre designet af formularskabelonen som svar på deres feedback. Hvis du vil foretage ændringer i formularskabelonen, skal du gøre følgende:

  1. Åbn formularskabelonen fra dokumentbiblioteket, ændrer formularskabelonen efter behov, og Gem ændringerne.

  2. Foretag dine ændringer til dokumentbiblioteket ved at publicere formularskabelonen.

Åbn formularskabelonen fra dokumentbiblioteket

  1. Åbn dokumentbiblioteket.

  2. Klik på Indstillinger, og klik derefter på Indstillinger for Formularbibliotek.

  3. Klik på Avanceret indstillinger under Generelle indstillinger.

  4. Klik på Rediger skabelon under feltet URL-adresse skabelon i afsnittet Dokumentskabelon.

  5. Klik på Ja, hvis InfoPath viser en meddelelse om publicering af formularskabelonen.

Gemme formularskabelonen efter ændring af din formularskabelon, før du udgiver den.

Publicere formularskabelonen

Når du har foretaget ændringer, skal du publicere den redigerede formularskabelon til dokumentbiblioteket.

  1. Klik på Udgiv i menuen filer.

  2. Klik på i et SharePoint server med eller uden InfoPath Forms Services på den første side i guiden Udgivelse, og klik derefter på Næste.

  3. Skriv placeringen af dit dokumentbibliotek i gruppen af websteder på SharePoint-websted på den næste side i guiden, i feltet Angiv placeringen af dit SharePoint- eller InfoPath Forms Services-websted, og klik derefter på Næste.

  4. Klik på Et dokumentbibliotek på den næste side, og klik derefter på Næste.

  5. Klik på Opdater formularskabelonen i et eksisterende dokumentbibliotek på den næste side.

  6. Klik på dit dokumentbibliotek på listen dokumentbibliotek til at opdatere, og klik derefter på Næste.

  7. Klik på Næste.

  8. Bekræft, at de viste oplysninger er korrekte, og klik derefter på Udgiv på den næste side.

  9. Klik på Luk.

    Du modtager en bekræftelse på den sidste side i guiden, når du har publiceret formularskabelonen.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×