Af Jane Suchan, PMP
Projektstyring handler om at finde ud af, hvad du vil opnå, oprette en opgaveliste over arbejde, der skal udføres for at nå frem, afgøre, hvor lang tid det tager, og beregne, hvor meget det vil koste. Lyder simpelt, huh? Men det virkelig hårde er at holde styr på det hele. Kører projektet til tiden? Vil det blive gjort før tidsplanen? Er det under budgettet? Vil det stadig være under budgettet, når alt arbejdet er udført?
En måde at evaluere et projekts tilstand på er at spore forskellen mellem den oprindelige projektplan, og hvad der rent faktisk sker. Denne forskel er bedre kendt som afvigelse, en sammenligning af det tilsigtede eller budgetterede beløb og det faktiske beløb, der er brugt. Variansanalyse er den fremgangsmåde, hvor de faktiske projektresultater sammenlignes med det, der var planlagt eller forventet. Det er en måde at kvantificere, hvor godt ― eller hvor dårligt ― et projekt skrider frem.
Planlægning af afvigelser: Oprette oprindelige planer
For at bestemme projektafvigelser skal du placere en indsats i jorden som udgangspunkt: Dette er din oprindelige plan. Uden dette jagter du og forsøger at styre et bevægeligt mål. To vigtige oprindelige planer, der skal fastlægges, før du kan sætte sporing af afvigelse og rapportering i spil, er omkostninger og tidsplan. Men før du kan komme dertil, skal du få styr på projektets omfang.
Brug af en arbejdsopdelingsstruktur til at skabe omfang
Området oprindelig plan omfatter alle projektleverancer. den identificerer alt det arbejde, der skal udføres. En måde at dokumentere omfanget på er at oprette en arbejdsopdelingsstruktur (WBS), som er en hierarkisk oversigt over projektleverancer. Hvert niveau ned i hierarkiet repræsenterer en mere og mere detaljeret beskrivelse af leverancer. En WBS til opførelse af et nyt hus vil f.eks. omfatte fundament, indramning, tag og elektriske og VVS-systemer samt anlægsgartnerplaner, arkitektoniske tegninger og inspektionstilladelser.
Oprettelse af oprindelige planer og omkostninger
De oprindelige planer for tidsplan og omkostninger oprettes først, når omfanget er fastlagt. Uden et klart billede af, hvad projektet vil producere, kan du ikke afgøre, hvor lang tid det vil tage, eller hvor meget det vil koste.
Den oprindelige plan er den godkendte projektplan, som er grundlaget for måling og rapportering af tidsplanens ydeevne. Den oprindelige omkostning er det godkendte tidsfaseinddelte budget, som omkostningsydelsen måles i forhold til. Det bestemmes ved at tilføje omkostningerne for en bestemt projektperiode eller -fase, hvilket kræver tildeling af omkostninger til projektopgaver. Det kan være tidskrævende at tildele omkostninger til projektkomponenter, men det vil give dig mulighed for at udføre mere detaljeret og nøjagtig rapportering af omkostningsresultater, hvilket dine interessenter og projektsponsor vil være meget interesseret i.
Sådan opretter du oprindelige planer og omkostninger:
-
Udvikl tidsplanen ved at identificere de aktiviteter og opgaver, der skal producere hver leverance i WBS.
-
Identificer ressourcer for hver opgave. Overvej begrænsninger, eller hvor meget tid hver person realistisk kan afsætte til dette projekt.
-
Anslå, hvor lang tid (i timer eller dage) det vil tage at fuldføre hver opgave.
-
Anslå omkostningerne for hver opgave ved hjælp af en gennemsnitlig timesats eller daglig sats for hver ressource plus eventuelle faste omkostninger, der er knyttet til opgaven.
-
Fastlæg, hvilke opgaver der er afhængige af andre, og udvikl derefter den kritiske vej.
-
Udarbejd grundlinjen for omkostninger. dette er et tidsfaseinddelt budget for at måle projektets omkostningsydeevne. Det gør du ved at tilføje de anslåede omkostninger efter opgave eller tidsperiode.
Reagere på varianser: Ændre kontrolelement
Når du har fastlagt omfang, tidsplan og oprindelige planer for omkostninger, skal du oprette de trin, som teamet skal udføre for at administrere afvigelser for disse planer. Disse oplysninger bliver din plan for projektændringsstyring. Denne plan definerer, hvornår du afgør, at en anmodning om ændring af et projekt (PCR) er påkrævet, hvordan du dokumenterer afvigelser og sender til godkendelse, og hvad der sker, når en anmodning om ændring er godkendt.
Afvigelsesberegninger bruges til at afgøre, om der er behov for en PCR, og om projektplanen eller de oprindelige omkostninger ændres. Varianser kan være enten positive eller negative:
-
En positiv afvigelse angiver, at projektet er forud for tidsplanen eller under budgettet. Positive scenarier kan give dig mulighed for at omfordele penge og ressourcer til dem i det negative område.
-
En negativ afvigelse er din indikator for, at projektet er efter tidsplanen eller overskredet budgettet, og at du skal foretage dig noget. Du skal muligvis øge dit budget eller acceptere reducerede fortjenstmargener.
Afvigelsestærskler er en vigtig del af en projektændringsplan. De udgør de væsentlige ændringer i projektet og kræver derfor dokumentation og godkendelse i en PCR. Ikke alle PCR'er medfører, at omfang, tidsplan eller budget genoprettes. Dette er en vigtig opgave, som kan kræve lang tid at udføre, og du vil være forpligtet til at få godkendelse op og ned i projektorganisationen.
Sporing af omkostninger og tidsplaner for afvigelser i hele projektets livscyklus hjælper dig med at identificere svage punkter ― områder med gentagne ændringer ― og reagere derefter. Hvis du f.eks. kan se, at testteamet støder på vedvarende forsinkelser, kan det være nødvendigt at tildele yderligere ressourcer for at overholde tidsplanen.
Et skridt videre: Analyse af oparbejdet værdi
Ingen diskussion om projektafvigelser er fuldført uden at nævne oparbejdet værdi, en projektstyringsteknik til beregning af omkostninger og tidsplan på et givet tidspunkt. Analyse af oparbejdet værdi sammenligner det færdige arbejde med de etablerede oprindelige planer. Det hjælper dig med at evaluere den aktuelle projektydeevne og foretage kursuskorrektioner, hvor det er nødvendigt.
Hvis du vil udføre analyse af oparbejdet værdi, skal du have en WBS, en detaljeret projektplan og et budget (efter fase eller tidsperiode) for det planlagte arbejde.
Stille spørgsmål om oparbejdet værdi
Når som helst måler analyse af oparbejdet værdi projektets tilstand ved at stille tre vigtige spørgsmål:
-
Planlagt værdi: Hvad er det beløb, der skal bruges til arbejdet?
-
Oparbejdet værdi: Hvad fuldførte du egentlig?
-
Faktiske omkostninger: Hvor meget kostede det dig at fuldføre arbejdet?
Planlagt værdi (NV) er de budgetterede omkostninger for planlagte opgaver. Oparbejdet værdi er summen af alle de budgetterede omkostninger ved færdiggjort arbejde. De faktiske omkostninger (AC) er det, der blev brugt på det producerede arbejde.
Få mere at vide om analyse af oparbejdet værdi
Den nemmeste måde at beskrive oparbejdet værdi på er ved hjælp af eksempel. Lad os antage, at du administrerer et fire måneders projekt med et budget på $ 100.000. Du er tre måneder ind i det, og du indser, at holdet har afsluttet kun halvdelen af arbejdet, således EV er $ 50.000. Baseret på projektplanen skal ca. 75 procent af arbejdet være udført nu, således at NV er $75.000. Du ved også, at holdet har brugt $ 90.000 indtil videre, således AC er $ 90.000.
Med disse tal kan du beregne omkostnings- og tidsplanafvigelser. Omkostningsafvigelsen (CV) måler forskellen mellem de faktiske omkostninger ved udført arbejde og projektbudget:
CV = EV – AC
Variansen i tidsplanen (SV) måler den faktiske fremdrift i forhold til projektplanen:
SV = EV – NV
I eksemplet ovenfor er omkostningsafvigelsen for dette projekt dkk 50.000 – $90.000 = $40.000. Afvigelsen i tidsplanen er kr. 50.000 – kr. 75.000 = kr. 25.000.
Enhver projektleder kan se, at projektet har brugt 90 % af budgettet og kun har færdiggjort 50 % af arbejdet. Projektet er efter tidsplanen og overskrider budgettet, når det er færdigt, så der kræves ændringer. Projektlederen bør reducere omfanget, udvide tidsplanen eller opnå mere finansiering for at færdiggøre arbejdet.
Introduktion til sporing af afvigelse
Det er ret ligetil at integrere sporing af afvigelse i projektstyringen, men det kræver en systematisk tilgang. Når du har fået din projektopgave, skal du samarbejde med din sponsor om at fastlægge omfang, budget og tidsplan. Samarbejd derefter med dit team om at oprette en robust plan for administration af ændringer, som identificerer afvigelsestærskler og beskriver, hvordan du håndterer varianser, hvis de overskrider tærskelværdierne. Når du har udviklet WBS og defineret den detaljerede projektplan, kan du fastlægge projektplanen og budgettet. Når alle komponenterne er på plads, er du klar til at begynde at registrere afvigelser og omsætte dine planer for administration af ændringer til praksis.
|
Om forfatteren Jane Suchan er programleder med erfaring med administration af virksomhedsinitiativer og udvikling af projektstyringsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington. |
