Integrere variansen registrering i project Skift management-proces

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Ved Jane Suchan, PMP

Projektstyring er om at finde ud af, hvad du vil udføre, oprettelse af en opgaveliste med arbejde, der skal udføres for at få du der skal afgøre, hvor lang tid det tager og beregne, hvor meget det vil koste.     Lyder simple, huh? Men det virkelig meste er at holde styr på det hele. Kører projektet til tiden? Bliver det gøres forud for tidsplanen? Er det under budgettet? Det kan stadig under budgettet når alt arbejde er færdig?

En metode til at evaluere et projekts tilstand er at registrere forskellen mellem den oprindelige projektplan, og hvad der faktisk sker. Dette hul kaldes bedre variansen, en sammenligning af tilsigtede eller budgetterede og den faktiske beløb brugt. Variansen analyse er praksis til sammenligning af faktisk projektresultater til Hvad blev planlagt eller forventet. Det er en metode til at anslå hvor godt ―, eller hvordan forkert ― et projekt skrider frem.

Planlægning af varians: oprette grundlinjer

Du kan se project varians, du vil placere en indsats i bunden som udgangspunkt: Dette er den oprindelige plan. Uden dette, du søge efter og forsøger at styre et glidende mål. To vigtige grundlinjer at fastlægge, før du kan sætte variansen opfølgning og rapportering i play er omkostninger og tidsplan. Men før du kan gøre det, vil du neglefile ned projektets omfang.

Brug af en arbejde breakdown struktur til at oprette omfang

Den oprindelige plan omfang omfatter alle projektleverancer; den identificerer som sådan alt arbejde udføres. En metode til at dokument omfang er at oprette en arbejde breakdown struktur (WBS), en hierarkisk oversigt over projektleverancer. Hvert niveau ned i hierarkiet repræsenterer en mere detaljeret beskrivelse af leverancer. For eksempel en WBS til konstruktion af et nyt hus medtages i foundation, indramningen, Tag, og til elektriske og sanitets samt haveplanlægning planer, arkitektonisk tegninger og inspektion tillader.

Om oprettelse af tidsplan og omkostninger grundlinjer

De oprindelige planer tidsplan og omkostninger oprettes, når omfang bestemmes. Uden et tydeligt billede af, hvad projektet vil returnere, kan du bestemme, hvor lang tid det tager eller hvor meget det vil koste.

Den oprindelige plan tidsplan er godkendt projektplanen, grundlaget for måling og -rapportering tidsplanen. Omkostninger-oprindelige er godkendt tidsfaseinddelte budgettet, som bliver muligt at måle omkostninger ydeevne. Den bestemmes ved at tilføje omkostningerne for et bestemt projekt punktum eller fase, som kræver tildeler omkostninger til projektopgaver. Tildeling af omkostninger til project-komponenter kan være tidskrævende, men det gør det muligt at udføre mere detaljeret og præcis omkostninger-performance rapportering noget dine interessenter og projektsponsor vil være meget interesseret i.

Du opretter grundlinjer tidsplan og omkostninger:

  1. Udvikle tidsplanen ved at identificere de aktiviteter og opgaver til at producere hver leverance i WBS.

  2. Identificer ressourcer for hver opgave. Overvej begrænsninger eller hvor meget tid hver person kan realiteten kan bruge til dette projekt.

  3. Anslå, hvor lang tid (i timer eller dage) det tager for at færdiggøre hver opgave.

  4. Anslå omkostninger for hver enkelt opgave, ved hjælp af en gennemsnitlig hver time eller hver dag, kurs for hver ressource, samt eventuelle faste omkostninger, der er knyttet til opgaven.

  5. Finde ud af, hvilke opgaver er afhængige af andre, og derefter udvikle den kritiske vej.

  6. Udvikle omkostninger-oprindelige; Dette er et tidsfaseinddelte budget måle projektets omkostninger ydeevne. Tilføj de estimerede omkostninger for at gøre dette, efter opgave eller tidsperiode.

Øverst på siden

Besvare varians: ændre kontrolelement

Når du har oprettet omfang, tidsplan og omkostninger grundlinjer, kan du oprette de trin, teamet kan bruge til at administrere afvigelser for disse planer. Disse oplysninger bliver projektstyringsplan din ændring. Denne plan definerer, når du bestemme en project ændringsanmodning (PCR) er påkrævet, hvordan du dokument varians og sende til godkendelse, og hvad sker der, når en anmodning om ændring er godkendt.

Variansen beregninger bruges til at se, om der er brug for en PCR, og hvis projekterne tidsplan eller pris, ændres. Varians kan være enten positiv eller negativ:

  • En positiv afvigelse angiver, at projektet er forud for tidsplanen eller under budgettet. Positive scenarier kan gør det muligt at tildele penge og ressourcer til dem fra de negative område.

  • En negativ afvigelse er din indikator, at projektet er bagud for tidsplan eller overskredet budget og, at du skal foretage dig noget. Det være nødvendigt at øge dit budget eller acceptere reduceret fortjeneste.

Variansen tærskler er en vigtig komponent i en hvilken som helst project ændre plan for administration af. De udgør de væsentlige ændringer i projektet, og derfor kræve dokumentation og godkendelse i en PCR. Ikke alle PCR'er medfører genoprette omfang, tidsplan eller budget. Dette er en vigtig opgave, en, der kan kræve lang tid at gennemføre, og du er nødt til at få godkendelse op og ned project-organisationen.

Spore omkostninger og tidsplan varians i hele projektet livscyklus hjælper dig med at identificere svage steder ― områder med gentagne ændringer ― og reagere i overensstemmelse hermed. Hvis du ser, at test teamet opfatter gentaget forsinkelser, kan du for eksempel være nødvendigt at tildele yderligere ressourcer til at holde på tidsplan.

Øverst på siden

Tage det ét trin yderligere: analyse af oparbejdet værdi

Ingen diskussion om project afvigelser er fuldført uden at nævne oparbejdet værdi, en project management metode til beregning af omkostninger og tidsplan på et bestemt tidspunkt. Analyse af oparbejdet værdi sammenligner det arbejde, der er færdig med eksisterende oprindelige planer. Det hjælper med at evaluere aktuelle project-ydeevne og foretage kurset rettelser hvor det er nødvendigt.

Hvis du vil udføre analyse af oparbejdet værdi, du skal have en WBS, en detaljeret projektplan, og et budget (efter fase eller tidsperiode) for arbejdet, der er afsat.

Stille spørgsmål på oparbejdet værdi

Når som helst målinger analyse af oparbejdet værdi project tilstand ved at spørge tre spørgsmål:

  • Planlagt værdi: Hvad er den afstand, der er behov for arbejdet?

  • Oparbejdet værdi: Hvad har du faktisk udfører?

  • Faktiske omkostninger: hvor meget det koste at udføre arbejdet?

Planlagt værdi (PV) er de budgetterede omkostninger ved planlagt opgaver. Oparbejdet værdi er (EV) summen af alle de budgetterede omkostninger ved udført arbejde. Faktiske omkostninger (AC) er, hvad blev brugt på det arbejde, der er oprettet.

Lære mere om analyse af oparbejdet værdi

Den nemmeste måde at beskrive oparbejdet værdi er gennem eksempel. Antag, at du arbejder med et fire måneder projekt med et budget på $100.000. Du er tre måneder i den, og du opdager, at teamet er afsluttet kun halvdelen arbejdet, og derfor EV er DKK 50.000. Baseret på projektplanen, omkring 75% af arbejdet, der skal udføres på nuværende tidspunkt, og som derfor PV er $75.000. Du ved, at teamet har brugt $90,000 hidtil, og derfor AC er $90,000.

Du kan bruge disse tal, til at beregne omkostninger og planlægge varians. Omkostningsafvigelse (CV) måler forskellen mellem de faktiske omkostninger ved udført arbejde og projektets budget:

CV = EV-AC   

Afvigelse fra tidsplan (SV) foranstaltninger faktiske fremdrift mod projektplanen:

SV = EV-NV   

I eksemplet ovenfor omkostningsafvigelsen for dette projekt er DKK 50.000 – $90,000 = $40.000. Afvigelse fra tidsplan er DKK 50.000 – $75.000 = $25.000.

En hvilken som helst projektleder kunne se, at projektet har brugt 90 procent af dets budget og har fuldført kun 50 procent af arbejdet. Projektet bagud for tidsplan og bliver overskredet budget, når den er fuldført, så ændringen er påkrævet. Projektlederen skal reducere omfanget, udvide planen eller hente flere midler for at fuldføre arbejdet.

Øverst på siden

Introduktion til variansen registrering

Integrering af variansen registrering til din projektstyring er ret nemt, men det kræver en systematisk fremgangsmåde. Når du har din project-tildeling, Arbejd med din sponsor at fastlægge det omfang, budget og tidsplan. Derefter arbejde med dit team til at oprette en robust Skift plan for administration, som identificerer variansen tærskler og beskriver, hvordan du tage dig af varians, hvis de overskrider tærskelværdi. Når du udvikler WBS og definere detaljerede projektplanen, kan du starte projektplan og budget. Når alle komponenter er på plads, er du klar til at starte sporing varians og sætte planer for håndtering af din ændring i praksis.

Øverst på siden

Om forfatteren     Jane Suchan er program manager med administration af enterprise forretningsinitiativer og udvikling project management metoder. Jane bor i Seattle, Washington.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×