Bemærk!: Microsoft Access understøtter ikke import af Excel-data med en anvendt følsomhedsmærkat. Du kan løse problemet ved at fjerne etiketten, før du importerer den, og derefter anvende den igen efter importen. Få mere at vide under Anvend følsomhedsmærkater på dine filer og mails i Office.
Du kan overføre data fra en projektmappe i Excel til Access-databaser på flere måder. Du kan kopiere data fra et åbent regneark og indsætte dem i et Access-dataark, importere et regneark til en ny eller eksisterende tabel eller oprette en sammenkædning til et regneark fra en Access-database.
Dette emne indeholder en detaljeret beskrivelse af, hvordan du kan importere eller oprette sammenkædninger til Excel-data fra databaser i skrivebordsversionen af Access.
Hvad vil du foretage dig?
Få oplysninger om at importere data fra Excel
Hvis du vil gemme nogle eller alle data fra et eller flere Excel-regneark i Access, skal du importere indholdet i regnearket til en ny eller eksisterende Access-database. Når du importerer data, opretter Access en kopi af dataene i en ny eller eksisterende tabel uden at ændre kilderegnearket i Excel.
Almindelige scenarier, hvor der importeres Excel-data til Access
-
Du har brugt Excel i længere tid, men ønsker fremover at bruge Access til at arbejde med Excel-dataene. Derfor vil du flytte dataene i dine Excel-regneark til en eller flere Access-databaser.
-
Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access, men du modtager af og til data i Excel-format, der skal flettes med Access-databaser. Du vil gerne kunne importere disse Excel-regneark i databasen, når du modtager dem.
-
Du bruger Access til at håndtere data, men de ugentlige rapporter fra andre medarbejdere i teamet er Excel-projektmapper. Du vil gerne effektivisere importprocessen, så dataene importeres i databasen på et bestemt tidspunkt hver uge.
Hvis det er første gang, du skal importere data fra Excel
-
Det er ikke muligt at gemme en Excel-projektmappe som en Access-database. Excel indeholder ikke en funktion, som kan bruges til at oprette en Access-database med Excel-data.
-
Når du åbner en Excel-projektmappe i Access (vælg Microsoft Office Excel-filer på listen Filtype i dialogboksen Åbn fil, og vælg den ønskede fil), opretter Access en kæde til projektmappen i stedet for at importere dataene. Der er grundlæggende forskel på at udføre en sammenkædning med en projektmappe og importere et regneark til en database. Du kan finde flere oplysninger om sammenkædning i afsnittet Oprette kæde til data i Excel senere i denne artikel.
Importere data fra Excel
Fremgangsmåden i dette afsnit forklarer, hvordan man forbereder og kører en importhandling, og hvordan man gemmer importindstillingerne som en specifikation til senere brug. Du skal huske, at du kun kan importere data fra ét regneark ad gangen. Du kan ikke importere alle dataene fra hele projektmappen på én gang.
Forberede regnearket
-
Find kildefilen, og vælg regnearket med de data, der skal importeres til Access. Hvis du kun vil importere en del af regnearket, kan du definere et navngivet område, som kun omfatter de celler, du vil importere.
Definer et navngivet område (valgfrit)-
Skift til Excel, og åbn det regneark, som indeholder de data, du vil importere.
-
Marker det celleområde, der indeholder de data, du vil importere.
-
Højreklik i det markerede område, og klik derefter på Navngiv et område eller Definér navn.
-
Angiv et navn til området i boksen Navn i dialogboksen Nyt navn, og klik på OK.
Husk, at du kun kan importere et enkelt regneark under en importhandling. Hvis du vil importere data fra flere regneark, skal du gentage importhandlingen for hvert enkelt regneark.
-
-
Gennemse kildedataene, og benyt den fremgangsmåde, der beskrives i nedenstående tabel.
Element
Beskrivelse
Antal kolonner
Antallet af kildekolonner, der skal importeres, må ikke overstige 255, da Access ikke understøtter mere end 255 felter i en tabel.
Springe kolonner og rækker over
Det er mest hensigtsmæssigt, hvis du kun medtager de rækker og kolonner, der skal importeres, i kilderegnearket eller det navngivne kildeområde.
Rækker Du kan ikke filtrere eller ignorere rækker under importhandlingen.
Kolonner Du kan ikke ignorere kolonner under handlingen, hvis du har valgt at føje dataene til en eksisterende tabel.
Tabelformat
Cellerne skal være i tabelformat. Hvis regnearket eller det navngivne område omfatter flettede celler, placeres cellernes indhold i det felt, der svarer til kolonnen yderst til venstre, og de andre felter udfyldes ikke.
Tomme kolonner, rækker og celler
Slet alle overflødige tomme kolonner og rækker i regnearket eller området. Hvis der forekommer tomme celler, skal du prøve at tilføje de data, der mangler. Hvis posterne skal føjes til en eksisterende tabel, skal det tilsvarende felt i tabellen acceptere Null-værdier (manglende eller ukendte værdier). Et felt accepterer Null-værdier, hvis feltegenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker Null-værdier.
Fejlværdier
Hvis en eller flere celler i regnearket eller området indeholder fejlværdier, f.eks. #NUM og #DIV, skal du rette dem, før du starter importen. Hvis et kilderegneark eller kildeområde indeholder fejlværdier, placerer Access en null-værdi i de tilsvarende felter i tabellen. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du retter disse fejl, i afsnittet Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier senere i denne artikel.
Datatype
Alle rækkerne i en kildekolonne skal indeholde den samme datatype for at undgå fejl under importen. Access gennemsøger de første otte kilderækker for at bestemme datatypen for felterne i tabellen. Det er meget vigtigt, at en kildekolonne ikke indeholder forskellige datatyper i de første otte kilderækker. Ellers vil Access muligvis ikke tildele den korrekte datatype til kolonnen.
Det er også en god ide at formatere hver kildekolonne i Excel og tildele et bestemt dataformat til hver kolonne, før du starter importen. Formatering anbefales kraftigt, hvis en kolonne indeholder værdier med forskellige datatyper. Kolonnen FlightNo i et regneark kan f.eks. indeholde numeriske værdier og tekstværdier, f.eks. 871, AA90 og 171. Gør følgende for at undgå manglende eller forkerte værdier:
-
Højreklik på kolonneoverskriften, og klik derefter på Formatér celler.
-
Vælg et format under Kategori under fanen Tal. For kolonnen FlightNo ville du sandsynligvis vælge Tekst.
-
Klik på OK.
Hvis kildekolonnerne er formateret, men alligevel indeholder blandede værdier i de rækker, der kommer efter den ottende række, vil importhandlingen muligvis ignorere værdier eller konvertere værdier forkert. Oplysninger om fejlfinding finder du i afsnittet Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier.
Første række
Hvis den første række i et regneark eller navngivet område indeholder kolonnenavnene, kan du angive, at Access skal behandle dataene i den første række som feltnavne under importhandlingen. Hvis kilderegnearket eller kildeområdet ikke indeholder navnene, kan du med fordel føje dem til kilden, inden du starter importhandlingen.
Bemærk!: Hvis dataene skal føjes til en eksisterende tabel, skal hver enkelt kolonnenavn være nøjagtigt det samme som navnet for det tilsvarende felt. Hvis kolonnenavnet ikke er identisk med navnet på det tilsvarende felt i tabellen, kan importhandlingen ikke udføres. Du kan få vist navnene på felterne ved at åbne tabellen i designvisningen i Access.
-
-
Luk kildeprojektmappen, hvis den er åben. Hvis kildefilen er åben, kan der opstå datakonverteringsfejl under importen.
Forberede destinationsdatabasen
-
Åbn den Access-database, hvor de importerede data skal gemmes. Databasen må ikke være skrivebeskyttet, og du skal have tilladelse til at foretage ændringer i databasen.
-eller-
Hvis du ikke vil gemme dataene i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database. Gør følgende:
Klik på fanen Filer, klik på Ny, og derefter på Tom database.
-
Inden du starter importhandlingen, skal du vælge, om dataene skal gemmes i en ny eller en eksisterende tabel i databasen.
Oprette en ny tabel Hvis du vælger at gemme dataene i en ny tabel, opretter Access en tabel, som de importerede tilføjes. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, overskriver Access indholdet i tabellen med de importerede data.
Føj til en eksisterende tabel Hvis du vælger at føje dataene til en eksisterende tabel, føjes rækkerne i Excel-regnearket til den angivne tabel.
Vær opmærksom på, at de fejl, der opstår i forbindelse med tilføjelser, som regel skyldes, at kildedataene ikke passer til strukturen og feltindstillingerne i destinationstabellen. Du kan undgå disse fejl ved at åbne tabellen i designvisningen og kontrollere følgende:
-
Første række Hvis den første række i kilderegnearket eller det navngivne område ikke indeholder kolonneoverskrifter, skal den enkelte kolonnes placering og datatype i kilderegnearket være identisk med det tilsvarende felts placering og datatype i tabellen. Hvis den første række indeholder kolonneoverskrifter, behøver kolonnernes og felternes rækkefølge ikke være den samme, men den enkelte kolonnes navn og datatype skal svare nøjagtigt til det navn og den datatype, der gælder for det tilsvarende felt.
-
Manglende eller ekstra felter Hvis der mangler et eller flere felter i kilderegnearket, skal du tilføje disse felter, inden importhandlingen startes. Hvis tabellen derimod indeholder felter, som ikke findes i kilden, behøver du ikke at slette disse felter fra tabellen, hvis de accepterer Null-værdier.
Tip!: Et felt accepterer Null-værdier, hvis egenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker Null-værdier.
-
Primær nøgle Hvis tabellen indeholder et primær nøgle-felt, skal kilderegnearket eller kildeområdet indeholde en kolonne med værdier, der er kompatible med primær nøgle-feltet, og de importerede nøgleværdier skal være entydige. Hvis en importeret post indeholder en primær nøgle-værdi, der allerede findes i destinationstabellen, vises der en fejlmeddelelse under importhandlingen.
-
Indekserede felter Hvis egenskaben Indekseret er sat til Ja - ingen dubletter for et af felterne i tabellen, skal den tilsvarende kolonne i kilderegnearket eller kildeområdet indeholder entydige værdier.
Gå til de næste trin for at køre importhandlingen.
-
Starte importhandlingen
-
Placeringen af guiden Importér/sammenkæd varierer en smule, afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din Access-version:
-
Hvis du bruger den nyeste version af Microsoft 365 , Access 2021eller Access 2019, skal du på fanen Eksterne data i gruppen Importér & kæde klikke på Ny datakilde > Fra fil > Excel.
-
Hvis du bruger Access 2016, skal du klikke på Excel i gruppen Importér & kæde under fanen Eksterne data.
Bemærk!: Fanen Eksterne data er kun tilgængelig, hvis der er en database åben.
-
-
Angiv navnet på Excel-filen med de data, der skal importeres, i boksen Filnavn i dialogboksen Hent eksterne data - Excel-regneark.
-eller-
Klik på Gennemse, og brug dialogboksen Åbn fil for at finde den fil, du vil importere.
-
Angiv, hvordan de importerede data skal gemmes.
Hvis du vil gemme dataene i en ny tabel, skal du vælge Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database. Du bliver bedt om at navngive tabellen på et senere tidspunkt.
Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du vælge Vedhæft en kopi af posterne til tabellen og derefter vælge en tabel på rullelisten. Denne indstilling er ikke tilgængelig, hvis databasen ikke indeholder tabeller.
Hvis du vil oprette en kæde til datakilden ved hjælp af en sammenkædet tabel, skal du læse afsnittet Oprette sammenkædning til data i Excel senere i denne artikel.
-
Klik på OK.
Guiden Importer regneark startes og hjælper dig gennem importproceduren. Gå til de næste trin.
Brug guiden Importer regneark
-
Vælg det regneark, som indeholder de data, der skal importeres, på første side i guiden, og klik derefter på Næste.
-
Klik på enten Vis regneark eller Vis navngivne områder på den anden side i guiden, og marker enten det regneark eller navngivne område, du vil importere. Klik derefter på Næste.
-
Hvis den første række i kilderegnearket eller kildeområdet indeholder feltnavne, skal du vælge Første række indeholder kolonneoverskrifter, og derefter klikke på Næste.
Hvis du vil importere dataene til en ny tabel, bruger Access disse kolonneoverskrifter til at navngive felterne i tabellen. Du kan ændre navnene under eller efter importen. Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du sørge for, at kolonneoverskrifterne i kilderegnearket stemmer overens med felterne i destinationstabellen.
Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du gå direkte til trin 6. Hvis du skal føje dataene til en ny tabel, skal du følge de næste trin.
-
Guiden beder dig om at gennemse feltegenskaberne. Klik på en kolonne på den nederste halvdel af siden for at få vist de tilsvarende feltegenskaber. Du kan også gøre følgende:
-
Gennemse og evt. ret navnet og datatypen på destinationsfeltet.
Access gennemser de første otte rækker i hver kolonne for at foreslå datatypen for det tilsvarende felt. Hvis kolonnen i regnearket indeholder forskellige typer værdier, f.eks. tekst og tal, i de første otte rækker af en kolonne, foreslår guiden en datatype, der er kompatibel med alle værdierne i kolonnen – oftest datatypen tekst. Selvom du kan vælge en anden datatype, skal du huske, at værdier, der ikke er kompatible med den datatype, du vælger, enten ignoreres eller konverteres forkert under importen. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du retter manglende eller forkerte værdier, i afsnittet Fejlfinding i forbindelse med manglende eller forkerte værdier senere i denne artikel.
-
Hvis du vil oprette et indeks for feltet, skal egenskaben Indekseret sættes til Ja.
-
Hvis du helt vil ignorere en af kildekolonnerne, skal du markere afkrydsningsfeltet Importer ikke feltet (Spring over).
Klik på Næste, når du er færdig med at vælge indstillinger.
-
-
I det næste skærmbillede skal du angive en primær nøgle for tabellen. Hvis du vælger Lad Access tilføje en primær nøgle, tilføjer Access et autonummereringsfelt som første felt i destinationstabellen og udfylder det automatisk med entydige id-værdier startende med værdien 1. Klik derefter på Næste.
-
Angiv et navn til destinationstabellen i det sidste skærmbillede i guiden. Skriv et navn på tabellen i feltet Importér til tabel. Hvis tabellen allerede findes, viser Access en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil overskrive det eksisterende indhold i tabellen. Klik på Ja for at fortsætte eller Nej for at angive et andet navn til destinationstabellen, og klik derefter på Udfør for at importere dataene.
Hvis alle eller nogle af dataene blev importeret, viser guiden en side med status for importhandlingen. Du har desuden mulighed for at gemme oplysningerne om handlingen som en specifikation, der kan bruges på et senere tidspunkt. Hvis handlingen derimod mislykkes fuldstændigt, viser Access fejlmeddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen.
-
Klik på Ja for at gemme oplysningerne om handlingen til senere brug. Hvis du gemmer oplysningerne, kan du gentage handlingen på et senere tidspunkt, uden at du skal udføre trinnene i guiden.
Se Gem oplysningerne om en import eller eksport som en specifikation for at få mere at vide om at gemme dine specifikationsdetaljer.
Se Kør en gemt import- eller eksportspecifikation for at få mere at vide, om hvordan du kører dine gemte import- eller sammenkædningsspecifikationer.
Se Planlæg en import- eller eksportspecifikation for at få mere at vide om, at planlægge kørsel af import- og sammenkædningsopgaver til på bestemte tidspunkter.
Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier
Hvis meddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen vises, blev der overhovedet ikke importeret nogen data under handlingen. Hvis der derimod vises en dialogboks, hvor du kan vælge at gemme oplysningerne om handlingen, blev alle eller nogle af dataene importeret. Statusmeddelelsen angiver desuden navnet på den fejltabellog, der indeholder oplysninger om de eventuelle fejl, som opstår under importen.
Vigtigt!: Du bør kontrollere, at indholdet i tabellen og tabelstrukturen er korrekt, inden tabellen bruges, selvom statusmeddelelsen angiver, at importhandlingen er blevet gennemført.
-
Åbn destinationstabellen i dataarkvisning for at kontrollere, om alle dataene blev føjet til tabellen.
-
Åbn tabellen i designvisning for at se datatypen og andre egenskabsindstillinger for felterne.
I tabellen nedenfor beskrives de trin, du kan udføre for at løse problemer med manglende eller forkerte værdier.
Tip!: Hvis fejlfindingen viser, at der kun mangler nogle få værdier, kan du føje disse værdier til tabellen manuelt. Hvis derimod hele kolonner eller et stort antal værdier mangler eller er importeret forkert, bør du rette fejlene i kildefilen. Når du har løst problemerne, skal du udføre importen igen.
|
Problem |
Løsning |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Grafiske elementer |
Grafiske elementer som logoer, diagrammer og billeder kan ikke importeres. Føj dem manuelt til databasen, når importen er fuldført. |
||||||||||||
|
Beregnede værdier |
Resultaterne af en eller flere beregnede kolonner importeres, men ikke den underliggende formel. Under importen kan du angive en datatype, der er kompatibel med formelresultaterne, f.eks. Tal. |
||||||||||||
|
Værdierne SAND eller FALSK og -1 eller 0 |
Hvis kilderegnearket eller kildeområdet omfatter en kolonne, der kun indeholder værdierne SAND eller FALSK, opretter Access et Ja/Nej-felt for kolonnen og indsætter værdierne -1 eller 0 i feltet. Hvis kilderegnearket eller kildeområdet derimod omfatter en kolonne, der kun indeholder værdierne -1 eller 0, opretter Access som standard et numerisk felt for kolonnen. Du kan ændre datatypen i feltet til Ja/Nej under importen for at undgå dette problem. |
||||||||||||
|
Felter med flere værdier |
Access understøtter ikke flere værdier i et felt, når du importerer data til en ny tabel eller føjer data til en eksisterende database, selvom kildekolonnen indeholder en liste med semikolonseparerede værdier (;). Listen med værdier behandles som en enkelt værdi og placeres i et tekstfelt. |
||||||||||||
|
Afkortede data |
Hvis dataene ser afkortede ud i en kolonne i Access-tabellen, kan du prøve at øge bredden af kolonnen i dataarkvisning. Hvis det ikke løser problemet, er dataene i en numerisk kolonne i Excel for store til feltstørrelsen i destinationsfeltet i Access. Destinationsfeltet kan f.eks. have egenskaben Feltstørrelse angivet til Byte i en Access-database, men kildedataene indeholder en værdi, der er større end 255. Ret værdierne i kildefilen, og prøv at importere igen. |
||||||||||||
|
Visningsformat |
Du skal muligvis angive egenskaben Format for visse felter i designvisning for at sikre, at værdierne vises korrekt i dataarkvisning. Det kunne f.eks. være:
Bemærk!: Hvis regnearket indeholder RTF-formatering som f.eks. fed, understregning eller kursiv, importeres teksten, men formateringen bevares ikke. |
||||||||||||
|
Dublerede værdier (nøglekrænkelse) |
De importerede poster kan indeholde dublerede værdier, som hverken kan gemmes i destinationstabellens primær nøgle-felt eller i felter, hvor feltegenskaben Indekseret er sat til Ja - ingen dubletter. Fjern de dublerede værdier i kildefilen, og prøv at udføre importen igen. |
||||||||||||
|
Datoværdierne afviger 4 år |
De datofelter, der importeres fra et Excel-regneark, kan være fire år gamle. Excel til Windows kan bruge to datosystemer:
Du kan angive datosystemet i Excel-indstillinger: Indstillinger for fil >> Avanceret > Brug 1904-datosystem. Bemærk Hvis du importerer fra en .xlsb-projektmappe, bruges 1900-datosystemet altid uanset indstillingen For datosystem. Du skal ændre datosystemet for Excel-projektmappen, inden du importerer dataene, eller udfører en opdateringsforespørgsel med udtrykket [datofeltnavn] + 1462, efter du har tilføjet dataene, for at rette datoerne. Excel til Macintosh bruger kun 1904-datosystemet. |
||||||||||||
|
Null-værdier |
Du får muligvis vist en fejlmeddelelse i slutningen af importen om data, der blev slettet eller mistet under handlingen, eller når du åbner tabellen i dataarkvisning, kan du se, at nogle feltværdier er tomme. Hvis kildekolonnerne i Excel ikke er formateret, eller de første otte kilderækker indeholder værdier med forskellige datatyper, skal du åbne kilderegnearket og gøre følgende:
De trin, der er anført ovenfor, kan være med til at minimere antallet af Null-værdier. I tabellen nedenfor angives de tilfælde, hvor der stadig vil blive vist Null-værdier:
|
||||||||||||
|
Datoværdier erstattet af numeriske værdier |
Der vises tilsyneladende vilkårlige tal med fem cifre i stedet for de korrekte datoværdier i følgende situationer:
|
||||||||||||
|
Numeriske værdier erstattet af datoværdier |
Der vises tilsyneladende vilkårlige datoværdier i stedet for de korrekte numeriske værdier i følgende situationer:
Du kan undgå dette ved at erstatte de numeriske værdier med datoværdier i kildekolonnen og derefter udføre importen igen. |
Du får muligvis brug for at gennemse fejllogtabellen (der nævnes på sidste side i guiden) i dataarkvisningen. Tabellen har tre felter – Fejl, Felt og Række. Hver række indeholder oplysninger om en bestemt fejl, og du kan bruge oplysningerne i feltet Fejl til at udføre en fejlfinding.
Fejlstrenge og tip til fejlfinding
|
Fejl |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Afkortning af felt |
En værdi i filen er længere end egenskaben Feltstørrelse for dette felt tillader. |
|
Typekonverteringsfejl |
En værdi i regnearket er en datatype, der ikke passer til feltet. Denne værdi mangler eller vises muligvis forkert i destinationsfeltet. Yderligere oplysninger om fejlfinding af dette problem finder du i den forrige tabel. |
|
Nøglekrænkelse |
Den primære nøgle for denne post er en dublet – den findes allerede i tabellen. |
|
Valideringsregelfejl |
En værdi overholder ikke den regel, der angives med egenskaben Valideringsregel for feltet eller for tabellen. |
|
Null i obligatorisk felt |
Der må ikke være en Null-værdi i dette felt, fordi egenskaben Obligatorisk for feltet er sat til Ja. |
|
Null-værdi i feltet Autonummerering |
De data, der importeres, indeholder en Null-værdi, som du har forsøgt at føje til et autonummereringsfelt. |
|
Post kan ikke parses |
En tekstværdi indeholder tekstafgrænsningstegnet (som regel dobbelte anførselstegn). Hvis en værdi indeholder afgrænsningstegnet, skal tegnet gentages to gange i tekstfilen, f.eks.: Diameter på 4 1/2"" |
Oprette kæde til data i Excel
Ved at oprette en kæde fra Access-database til dataene i et andet program, kan du bruge forespørgsels- og rapporteringsværktøjerne i Access, uden at skulle gemme en kopi af Excel-dataene i databasen.
Når du opretter en kæde til et Excel-regneark eller et navngivet område, opretter Access en ny tabel, der er kædet sammen med kildecellerne. Eventuelle ændringer, der foretages i kildecellerne i Excel, afspejles i den sammenkædede tabel. Du kan imidlertid ikke redigere indholdet i den tilsvarende tabel i Access. Hvis du vil tilføje, redigere eller slette data, skal du foretage ændringerne i kildefilen.
Almindelige scenarier, hvor der oprettes en kæde til et Excel-regneark fra Access
Du opretter typisk en kæde til et Excel-regneark (i stedet for at importere) på grund af følgende:
-
Du vil bevare dine data i Excel-regneark, men vil samtidig have mulighed for at bruge de effektive forespørgsels- og rapporteringsfunktioner i Access.
-
Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access, men du arbejder også med data fra eksterne kilder, og disse data leveres i Excel-regneark. Du vil gerne kunne arbejde med disse eksterne data i Access i stedet for at opbevare kopier af dem.
Hvis det er første gang, du skal oprette en kæde til et Excel-regneark
-
Du kan ikke oprette en kæde til en Access-database fra Excel.
-
Når du opretter en kæde til en Excel-fil, opretter Access en ny tabel, der som regel kaldes en sammenkædet tabel. Tabellen viser dataene i kilderegnearket eller det navngivne kildeområde, men dataene gemmes ikke i databasen.
-
Du kan ikke kæde Excel-data sammen med en eksisterende tabel i databasen. Du kan således ikke føje data til en eksisterende tabel ved hjælp af en sammenkædning.
-
En database kan indeholde flere sammenkædede tabeller.
-
De eventuelle ændringer, der foretages af dataene i Excel, afspejles automatisk i den sammenkædede tabel. Den sammenkædede tabels indhold og struktur er imidlertid skrivebeskyttet.
-
Når du åbner en Excel-projektmappe i Access (vælg Microsoft Excel på listen Filtype i dialogboksen Åbn fil, og vælg den ønskede fil), opretter Access en tom database, og guiden Sammenkæd regneark startes automatisk.
Forberede Excel-dataene
-
Find Excel-filen og regnearket eller området, der indeholder dataene, du ønsker at sammenkæde. Hvis du ikke vil sammenkæde med hele regnearket, kan du overveje at definere et navngivet område, der kun indeholder de celler, du vil sammenkæde med.
Opret et navngivet område i Excel (valgfri – praktisk, hvis du kun sammenkæder nogle af dataene i regnearket)-
Skift til Excel, og få det regneark frem, hvor du vil definere et navngivet område.
-
Marker det celleområde, der indeholder de data, som du vil oprette en kæde til.
-
Højreklik i det markerede område, og klik på Navngiv et område eller Definér navn.
-
Angiv et navn til området i boksen Navn i dialogboksen Nyt navn, og klik derefter på OK.
Bemærk, at du kun kan oprette en kæde til et enkelt regneark eller navngivet område, når du udfører en sammenkædning. Hvis du vil oprette kæder til data flere steder i en projektmappe, skal du gentage sammenkædningen for hvert enkelt regneark eller område.
-
-
Gennemse kildedataene, og benyt den fremgangsmåde, der beskrives i nedenstående tabel.
Element
Beskrivelse
Tabelformat
Cellerne skal være i tabelformat. Hvis området omfatter flettede celler, placeres cellernes indhold i det felt, der svarer til kolonnen yderst til venstre, og de andre felter udfyldes ikke.
Springe kolonner og rækker over
Du kan ikke ignorere kildekolonner og kilderækker under sammenkædningen. Det er imidlertid muligt at skjule felter og filtrere posterne, når de er blevet importeret i Access, ved at åbne den sammenkædede tabel i dataarkvisningen.
Antal kolonner
Antallet af kildekolonner må ikke overstige 255, da Access ikke understøtter mere end 255 felter i en tabel.
Tomme kolonner, rækker og celler
Slet alle overflødige tomme kolonner og tomme rækker i regnearket eller området i Excel. Hvis der er tomme celler, skal du forsøge at tilføje de data, der mangler.
Fejlværdier
Hvis en eller flere celler i et regneark eller navngivet område indeholder fejlværdier, skal du rette fejlene, inden importen startes. Bemærk, at Access indsætter en Null-værdi i de tilsvarende felter i tabellen, hvis kilderegnearket eller kildeområdet indeholder fejlværdier.
Datatype
Du kan ikke ændre de datatyper og feltstørrelser, der er angivet for felterne i den sammenkædede tabel. Inden du starter sammenkædningen, skal du kontrollere, at hver kolonne indeholder data af en bestemt datatype.
Vi anbefaler, at du formaterer en kolonne, hvis den indeholder værdier med forskellige datatyper. Kolonnen FlightNo i et regneark kan f.eks. indeholde numeriske værdier og tekstværdier, f.eks. 871, AA90 og 171. Gør følgende for at undgå manglende eller forkerte værdier:
-
Højreklik på kolonnen, og klik derefter på Formatér celler.
-
Vælg et format under Kategori under fanen Tal.
-
Klik på OK.
Første række
Hvis den første række i et regneark eller navngivet område indeholder kolonnenavnene, kan du angive, at Access skal behandle dataene i den første række som feltnavne under sammenkædningen. Hvis der ikke er nogen kolonnenavne i regnearket, eller hvis et bestemt kolonnenavn ikke overholder reglerne for navngivning af felter i Access, tildeler Access et gyldigt navn til de tilsvarende felter.
-
-
Luk kildefilen, hvis den er åben.
Forberede destinationsdatabasen
-
Åbn den database, hvori der skal oprettes en kæde. Databasen må ikke være skrivebeskyttet, og du skal have tilladelse til at foretage ændringer i den.
-
Hvis du ikke vil gemme sammenkædningen i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database: Klik på fanen Filer, klik på Ny, og derefter på Tom database.
Nu er du klar til at starte sammenkædningen.
Oprette hyperlinket
-
Placeringen af guiden Importér/sammenkæd varierer en smule, afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din Access-version:
-
Hvis du bruger den nyeste version af Microsoft 365 abonnementsversionen af Access, Access 2021 eller Access 2019, skal du på fanen Eksterne data i gruppen Importér & kæde klikke på Ny datakilde > Fra fil > Excel.
-
Hvis du bruger Access 2016 eller Access 2013, skal du klikke på Excel i gruppen Importér & kæde under fanen Eksterne data.
Bemærk!: Fanen Eksterne data er kun tilgængelig, hvis der er en database åben.
-
-
Angiv navnet på Excel-filen i boksen Filnavn i dialogboksen Hent eksterne data - Excel-regneark.
-
Vælg Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, og klik derefter på OK.
Guiden Sammenkæd regneark startes, og du føres gennem sammenkædningen.
-
Vælg et regneark eller navngivent område på første side i guiden, og klik på Næste.
-
Hvis den første række i kilderegnearket eller kildeområdet indeholder feltnavnene, skal du vælge Første række indeholder kolonneoverskrifter. Access bruger disse kolonneoverskrifter til at navngive felterne i tabellen. Hvis et kolonnenavn indeholder bestemte specialtegn, kan det ikke bruges som feltnavn i Access. I så fald vises der en fejlmeddelelse, som angiver, at Access vil tildele feltet et gyldigt navn. Klik på OK for at fortsætte.
-
Angiv et navn til den sammenkædede tabel på sidste side i guiden, og klik på Udfør. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, bliver du spurgt, om den eksisterende tabel eller forespørgsel skal overskrives. Klik på Ja, hvis tabellen eller forespørgslen skal overskrives, eller klik på Nej, hvis du vil angive et andet navn.
Access forsøger at oprette den sammenkædede tabel. Hvis handlingen lykkes, viser Access meddelelsen Tabellen [navn] er sammenkædet med filen.... Åbn den sammenkædede tabel, og gennemse felterne og dataene for at kontrollere, at der vises korrekte data i alle felterne.
Hvis der forekommer fejlværdier eller forkerte data, skal du foretage fejlfinding af kildedataene. Du kan finde flere oplysninger om fejlfinding af fejlværdier og forkerte værdier i næste afsnit.
Fejlfinding af #Num! og andre forkerte værdier i en sammenkædet tabel
Selvom meddelelsen Tabellen [navn] er sammenkædet med filen... vises, skal du åbne tabellen i dataarkvisning og kontrollere, at der vises de korrekte data i rækkerne og kolonnerne.
Hvis der forekommer fejl eller forkerte værdier i tabellen, skal du benytte den fremgangsmåde, der beskrives i nedenstående tabel, og derefter udføre sammenkædningen igen. Husk, at du ikke kan føje værdierne direkte til den sammenkædede tabel, fordi tabellen er skrivebeskyttet.
|
Problem |
Løsning |
|---|---|
|
Grafiske elementer |
Der kan ikke oprettes kæder fra Access til grafiske elementer i et Excel-regneark, f.eks. logoer, diagrammer og billeder. |
|
Visningsformat |
Du skal muligvis indstille egenskaben Format for nogle af felterne i designvisningen for at sikre, at værdierne vises korrekt i dataarkvisningen. |
|
Beregnede værdier |
De resultater, der fremkommer, når en kolonne eller celler beregnes, vises i de tilsvarende felter, men formlen (eller udtrykket) kan ikke vises i Access. |
|
Afkortede tekstværdier |
Udvid kolonnens bredde i dataarkvisningen. Hvis værdierne stadig vises afkortede, er det muligvis, fordi værdien er længere end 255 tegn. Access kan kun oprette kæde til de første 255 tegn, så hvis det er tilfældet, er du nødt til at importere dataene i stedet for at oprette en kæde. |
|
Fejlmeddelelse om overløb i numerisk felt |
Den sammenkædede tabel kan se ud til at være korrekt, men når du senere kører en forespørgsel mod tabellen, får du muligvis vist fejlmeddelelsen Overløb i numerisk felt . Dette kan ske på grund af en konflikt mellem datatypen for et felt i den sammenkædede tabel og den type data, der er gemt i det pågældende felt. |
|
Værdierne SAND eller FALSK og -1 eller 0 |
Hvis kilderegnearket eller kildeområdet omfatter en kolonne, der kun indeholder værdierne SAND eller FALSK, opretter Access et Ja/Nej-felt for kolonnen i den sammenkædede tabel. Hvis kilderegnearket eller kildeområdet imidlertid omfatter en kolonne, der kun indeholder værdierne -1 eller 0, opretter Access som standard et numerisk felt for kolonnen, og du kan ikke ændre datatypen for det tilsvarende felt i tabellen. Hvis der skal være et Ja/Nej-felt i den sammenkædede tabel, skal kildekolonnen indeholde værdierne SAND og FALSK. |
|
Felter med flere værdier |
Access understøtter ikke flere værdier i et felt, selvom kildekolonnen indeholder en liste med semikolonseparerede værdier (;). Listen med værdier behandles som en enkelt værdi og placeres i et tekstfelt. |
|
#Num! |
Access viser fejlværdien #Num! i et felt i stedet for de korrekte data i følgende situationer:
Benyt følgende fremgangsmåde for at minimere antallet af Null-værdier i tabellen:
|
|
Numeriske værdier i stedet for datoværdier |
Hvis der vises et tilsyneladende vilkårligt tal med fem cifre i et felt, skal du undersøge, om kildekolonnen indeholder nogle få datoværdier, selvom størstedelen af værdierne er numeriske. Datoværdier i numeriske kolonner bliver fejlagtigt konverteret til et tal. Erstat datoværdierne med numeriske værdier, og prøv derefter at udføre sammenkædningen igen. |
|
Datoværdier i stedet for numeriske værdier |
Hvis der vises en tilsyneladende vilkårlig datoværdi i et felt, skal du undersøge, om kildekolonnen indeholder nogle få numeriske værdier, selvom størstedelen af værdierne er datoværdier. Numeriske værdier i datokolonner bliver fejlagtigt konverteret til en dato. Erstat de numeriske værdier med datoværdier, og prøv derefter at udføre sammenkædningen igen. |
