Importere, oprette et link til eller flytte data til SharePoint

Importere, oprette et link til eller flytte data til SharePoint

Vil du kombinere og forbedre både Access og SharePoint? Hvis du vil gøre det, kan du importere, sammenkæde eller flytte data mellem dem. Når du importerer, oprettes der en kopi af SharePoint-listen i en Access -database. Sammenkædning opretter forbindelse til data i et andet program, så du kan få vist og redigere de seneste data både i SharePoint og Access. Hvis du flytter, oprettes der en liste over de SharePoint-websteder, der forbliver sammenkædet med tabeller i din database, og de vedligeholdes

Viste    Selvom du kan gemme en Access-databasefil i OneDrive eller et SharePoint-dokumentbibliotek, anbefaler vi, at du undgår at åbne en Access-database fra disse placeringer. Filen bliver muligvis downloadet lokalt til redigering og derefter overføres igen, når du gemmer dine ændringer i SharePoint. Hvis mere end én person åbner Access-databasen fra SharePoint, kan der blive oprettet flere kopier af databasen, og der kan opstå uventede funktionsmåder. Denne anbefaling gælder for alle typer Access-filer, herunder en enkelt database, en opdelt database og. accdb-,. accdc-,. accde-og. accdr-filformater. Du kan finde flere oplysninger om installation af Access i installere et Access-program.

Hvad vil du foretage dig?

Importér en SharePoint-liste

Oprette en kæde til en SharePoint-liste

Flytte data til SharePoint

Fordele ved at sammenkæde data mellem Access og SharePoint

Publicere en database ved hjælp af Access-tjenester

Importere en SharePoint-liste

Når du importerer data, opretter Access en tabel og kopierer kolonnerne og elementerne fra kildelisten (eller visningen) til tabellen som felter og poster. Under importen kan du angive de lister, du vil kopiere, og for hver af de valgte lister, kan du angive, om du vil importere hele listen eller kun en bestemt visning. I slutningen af importen kan du vælge at gemme oplysningerne om importen som en specifikation. En importspecifikation kan bruges til at gentage importen på et andet tidspunkt, uden at du behøver at bruge guiden Import hver gang.

Her er nogle almindlige grunde til at importere en SharePoint-liste til en Access-database:

  • Hvis du vil flytte data permanent, f. eks en liste over kontakter, til en Access -database, fordi du ikke længere skal bruge oplysningerne på dit SharePoint-websted. Du kan importere listen til Accessog derefter slette listen fra SharePoint-webstedet.

  • Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access, men du bliver indimellem henvist til en SharePoint-liste, hvor der er flere data, som skal flettes ind i dine databaser.

Fuldfør disse trin, før du importerer listen

  1. Find det SharePoint-websted, der indeholder de lister, du vil kopiere, og noter webstedets adresse.

    En gyldig webstedsadresse starter med http:// eller https:// efterfulgt af navnet på serveren og slutter med stien til det specifikke websted på serveren.

  2. Identificer de lister, der skal kopieres til databasen, og angiv, om du vil kopiere hele listen eller kun en bestemt visning. Du kan kopiere flere lister i samme importhandling, men du kan kun kopiere én visning fra hver liste. Opret om nødvendigt en visning, der kun indeholder de kolonner og elementer, som du er interesseret i.

  3. Gennemse kolonnerne i kildelisten eller kildevisningen.

    I tabellen nedenfor angives nogle af de overvejelser, du bør gøre dig, når du skal importere forskellige elementer:

    Element

    Overvejelser

    Kolonner

    I Access er det kun de første 256 kolonner, der importeres, da det kun understøtter op til 256 felter i en tabel. Hvis du vil undgå dette problem, skal du oprette en visning af listen i SharePoint og kun føje de kolonner, du vil bruge, til at sikre, at det samlede antal kolonner ikke overstiger 256. Brug derefter makrohandlingen ImportSharePointList til at angive det ønskede VISNINGS-id.

    Mapper

    Hver mappe i SharePoint-listen bliver en post i Access-tabellen. Elementerne i mappen vises også som poster og placeres umiddelbart under den post, der repræsenterer mappen.

    Opslagskolonner

    Hvis en kildekolonne søger efter værdier i en anden liste, importeres visningsværdierne som en del af selve feltet i Access. Access importerer ikke den udslås op-tabel. Hvis du vil genoprette opslaget til en anden tabel, skal du se linke til en SharePoint-liste og flytte data til SharePoint.

    Beregnede kolonner

    Resultatet i en beregnet kolonne kopieres til et felt, hvor datatypen afhænger af det beregnede resultats datatype. Det udtryk, der udfører beregningen, kopieres ikke.

    Vedhæftede filer

    Kolonnen med vedhæftede filer på listen kopieres til et felt med navnet Vedhæftede filer.

    Kolonner med flere værdier

    En kolonne af typen Valg eller Opslag kan indeholde flere værdier. Når du importerer en kolonne, der understøtter flere værdier, opretter Access en kolonne, som understøtter flere værdier.

    RTF-formatering

    Kolonner, der indeholder RTF-formatering, importeres til Access som lange tekstfelter. Egenskaben tekst format for det lange tekstfelt er angivet til RTF-tekst, og formateringen bevares.

    Relationer

    I Access oprettes der ikke automatisk relationer mellem relaterede tabeller, når importen er fuldført. Relationerne mellem de forskellige nye og eksisterende tabeller skal oprettes manuelt ved hjælp af indstillingerne under fanen Relationer. Du kan få vist fanen Relationer ved at klikke på Relationer i gruppen Relationer under fanen Databaseværktøjer.

  4. Identificer den database, som listerne skal importeres til.

    Sørg for, at du har de nødvendige tilladelser til at føje data til databasen. Hvis du ikke vil gemme dataene i nogen af dine eksisterende databaser, skal du oprette en tom database.

  5. Gennemse tabellerne i databasen.

    Importhandlingen opretter en tabel med det samme navn som SharePoint-listen. Hvis det pågældende navn allerede er i brug, Access føjer "1" til det nye tabelnavn – for eksempel for Contacts1, hvis Contacts1 også allerede er i brug, vil Access oprette Contacts2 osv.

Importere listen

  1. Åbn Access-databasen, hvori de importerede data skal gemmes. Hvis du ikke vil gemme dataene i nogen af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database.

  2. Placeringen af guiden Importér/sammenkæd tekst varierer en smule, afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din Access-version:

    • Hvis du bruger Office 365 eller Access 2019, skal du på fanen eksterne data i gruppen Importér & link klikke på ny data kilde > fra online tjenester > SharePoint-liste.

    • Hvis du bruger Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 skal du klikke på knappen Flere i gruppen Importér og sammenkæd på fanen Ekstern Data for at rulle ned til en liste med indstillinger og derefter klikke på SharePoint-liste.

  3. Access åbner dialogboksen Hent eksterne data – SharePoint Websted.

    Vælg at importere eller sammenkæde til et SharePoint-websted på dialogboksen Hent eksterne Data – SharePoint-websted.

  4. Angiv adressen på kildewebstedet i guiden.

  5. Markér Importér kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database, og klik derefter på Næste.

  6. Vælg de lister, der skal importeres, på listen i guiden.

    Bemærk!    Du kan oprette et link til SharePoint-biblioteker, men du kan kun tilføje dokumenter i SharePoint.

  7. Vælg den ønskede visning for hver af de valgte lister i kolonnen Elementer, der skal importeres.

  8. Afkrydsningsfeltet Importér visningsværdier i stedet for id'er til felter, der søger efter værdier, som er gemt på en anden liste styrer, hvilke data der importeres fra opslagskolonnerne i de valgte lister. Gør et af følgende:

    • Hvis du vil importere visningsværdierne som en del af selve feltet, skal du markere afkrydsningsfeltet. I så fald søger feltet ikke efter værdier i en anden tabel.

    • Hvis destinationsfeltet skal søge efter værdier i en anden tabel, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet. Hvis du gør dette, bliver alle id'erne fra rækkerne med visningsværdier kopieret til destinationsfeltet. Disse id'er skal bruges til at definere et opslagsfelt i Access.

    Når du importerer id'er, skal du importere de lister, der leverer værdier til opslagskolonnerne (medmindre destinationsdatabasen allerede indeholder tabeller, der kan fungere som opslagstabeller).

    Importprocessen placerer id'erne i det tilsvarende felt, men det indstiller ikke alle de egenskaber, der er nødvendige for at feltet kan fungere som et opslagsfelt. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du angiver opslagsegenskaberne for et sådant felt, under oprette eller slette et opslagsfelt.

  9. Klik på OK.

Access importerer listerne, og viser derefter statussen for handlingen på den sidste side i guiden. Hvis du planlægger at gentage importen på et senere tidspunkt, kan du gemme detaljerne som en importspecifikation. Access overskriver aldrig en tabel i databasen som en del af importhandlingen. Det er heller ikke muligt at føje indholdet i en liste eller visning til en eksisterende tabel.

Hvad mere skal jeg vide om at importere?

Relaterede opgaver til at importere

Når importen er udført, kan du eventuelt udføre følgende opgaver:

Bekræft datatyperne    Access vælger den relevante datatype for hvert felt, der svarer til en kildekolonne. Bekræft hvert felt og dets indstillinger for at sikre, at alle felterne er sat op som ønsket.

Undersøg flere felter    Afhængigt af den type liste, tabellen er baseret på, kan du også se tilstedeværelse i tabellen med nogle få ekstra felter (f. eks. titel, ændret eller CreatedBy). Hvis du ikke har brug for disse felter i Access -databasen, kan du roligt slette dem.

Toppen af siden

Oprette en kæde til en SharePoint-liste

Når du opretter en kæde til en SharePoint-liste, opretter Access en ny tabel (ofte kaldet en sammenkædet tabel), der afspejler strukturen og indholdet af kildelisten. I modsætning til importfunktionen, der giver mulighed for at importere bestemte visninger, kan sammenkædningen kun oprette en kæde til hele listen – ikke til bestemte visninger af listen.

Der er to aspekter, som gør sammenkædning til en mere effektiv metode end import:

  • Tilføje og opdatere data    Du kan ændre data enten ved at søge efter SharePoint-webstedet eller ved at arbejde i dataark eller formularvisning i Access. De ændringer, du foretager på ét område, afspejles i det andet. Men hvis du vil foretage strukturelle ændringer, f. eks at fjerne eller ændre en kolonne, skal du gøre det ved at åbne listen på SharePoint-webstedet. Du kan ikke tilføje, slette eller redigere felterne i en sammenkædet tabel, mens du arbejder i Access.

  • Opslagstabeller    Når du opretter en kæde til en SharePoint-liste, opretter Access automatisk sammenkædede tabeller for alle opslagslisterne (medmindre opslagslisterne allerede er kædet sammen med databasen). Hvis opslagslisterne indeholder kolonner, der søger i andre lister, medtages disse lister også i sammenkædningen, så hver opslagsliste med en sammenkædet tabel får en tilsvarende sammenkædet tabel i databasen. Access opretter desuden relationer mellem de sammenkædede tabeller.

Almindelige scenarier, hvor der oprettes en kæde til en SharePoint-liste

Du opretter typisk en kæde til en SharePoint-liste fra en Access-database af følgende grunde:

  • Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access til omfattende rapportering og forespørgsels forespørgsler og bruger SharePoint til gruppesamarbejde og kommunikation. De enkelte teams opretter lister til at registrere forskellige ting (f. eks. kontakter og problemer), men ofte vises disse listedata i en database til sammenlægning og rapportering. Sammenkædning er det relevante valg, da det gør det muligt for brugere af både SharePoint-webstedet og databasen at tilføje og opdatere data og til altid at få vist og arbejde med de nyeste data.

  • Du er en Access -bruger, der for nylig er gået i gang med at bruge SharePoint. Du har overflyttet flere af dine databaser til teamets SharePoint-websted, og de fleste tabeller i disse databaser er sammenkædede tabeller. Fra nu af skal du oprette SharePoint-lister og kæde disse lister sammen med databaserne i stedet for at oprette lokale tabeller.

  • Du vil fortsat gemme lister på SharePoint-websteder, men du vil gerne have mulighed for at arbejde med de nyeste data i Access, så du kan udføre forespørgsler og udskrive rapporter.

Forberede oprettelse af en kæde til en SharePoint-liste

  1. Find det SharePoint-websted, der indeholder de lister, du vil oprette en kæde til, og noter webstedets adresse.

    En gyldig webstedsadresse starter med http:// eller https:// efterfulgt af navnet på serveren og slutter med stien til det specifikke websted på serveren.

  2. Identificer de lister, der skal oprettes en kæde til. Du kan oprette et link til flere lister i en enkelt sammenkædning, men du kan ikke linke til undersøgelser, diskussioner eller en bestemt visning af en liste.

  3. Gennemse kolonnerne i kildelisten. I tabellen nedenfor angives nogle af de overvejelser, du bør gøre dig, når du skal importere forskellige elementer.

    Element

    Overvejelser

    Kolonner

    Access sammenkæder kun de første 256-kolonner, da den kun understøtter 256-felter i en tabel. Hvis du vil undgå dette problem, skal du oprette en visning af listen i SharePoint og kun føje de kolonner, du vil bruge, til at sikre, at det samlede antal kolonner ikke overstiger 256. Brug derefter makrohandlingen ImportSharePointList til at oprette den sammenkædede tabel, der angiver det tilsigtede VISNINGS-id.

    Mapper

    Hver mappe på SharePoint-listen vises som en post i Access-tabellen. Elementerne i mappen vises også som poster og placeres umiddelbart under den post, der repræsenterer mappen.

    Opslagskolonner

    Hvis en kildekolonne søger efter værdier på en anden liste, og denne relaterede liste ikke allerede findes i databasen, opretter Access automatisk sammenkædede tabeller for de relaterede lister.

    Bemærk!    Access opretter også en UserInfo -tabel, der svarer til SharePoint-brugeroplysningslisten. SharePoint bruger denne liste til at slå brugerkontooplysninger op som mail, billede, Brugernavn, for SharePoint-kolonner, f. eks CreatedBy, ModifiedBy og person eller gruppe. Denne SharePoint-bruger oplysningsliste er kun synlig for webstedsadministratorer.

    Beregnede kolonner

    Resultaterne for en beregnet kolonne vises i det tilsvarende felt, men du kan ikke få vist eller redigere den anvendte formel i Access.

    Vedhæftede filer

    Kolonnen med vedhæftede filer på listen vises som et felt med navnet Vedhæftede filer.

    Skrivebeskyttede kolonner

    De kolonner, der er skrivebeskyttet på SharePoint-listen, er fortsat skrivebeskyttede i Access. Desuden kan du ikke tilføje, slette eller redigere kolonner i Access.

    Kolonner med flere værdier

    En kolonne af typen Valg eller Opslag kan indeholde flere værdier. Når du udfører en sammenkædning, oprettes der felter, som understøtter flere værdier, for denne type kolonner. Der oprettes opslagskolonner med flere værdier i den sammenkædede tabel, hvis kildekolonnen er af typen Opslag.

  4. Find den database, hvori der skal oprettes en kæde. Du skal have de nødvendige tilladelser til at føje data til databasen. Hvis du ikke vil gemme dataene i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en ny, tom database.

  5. Gennemse tabellerne i databasen. Når du opretter et link til en SharePoint-liste, oprettes der en tabel med det samme navn som kildelisten. Hvis dette navn allerede er i brug, vil Access tilføje "1" til det nye tabelnavn – f. eks. Contacts1. Hvis Contacts1 også allerede er i brug, vil Access oprette Contacts2 osv. De samme regler gælder for relaterede lister.

Kæde til data

  1. Åbn destinationsdatabasen.

  2. Placeringen af guiden Importér/sammenkæd tekst varierer en smule, afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din Access-version:

    • Hvis du bruger Office 365 eller Access 2019, skal du på fanen eksterne data i gruppen Importér & link klikke på ny data kilde > fra online tjenester > SharePoint-liste.

    • Hvis du bruger Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 skal du klikke på knappen Flere i gruppen Importér og sammenkæd på fanen Ekstern Data for at rulle ned til en liste med indstillinger og derefter klikke på SharePoint-liste.

  3. Access åbner dialogboksen Hent eksterne data – SharePoint Websted.

    Vælg at importere eller sammenkæde til et SharePoint-websted på dialogboksen Hent eksterne Data – SharePoint-websted.

  4. Angiv adressen på kildewebstedet i guiden.

  5. Markér Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, og klik derefter på Næste.

    Guiden viser de lister, der kan sammenkædes.

  6. Vælg de lister, der skal oprettes en kæde til, og klik derefter på OK.

    Bemærk!    Hvis nogle af listerne allerede er kædet sammen med databasen, er afkrydsningsfelterne for disse lister markeret. Hvis du vil fjerne nogle af kæderne, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for de kæder, du vil fjerne.

    Access forsøger at oprette sammenkædede tabeller – både for de lister, du vælger i guiden, og for hver af de relaterede lister. Desuden vil Access forsøge at opdatere de sammenkædede tabeller, der svarer til de lister, du valgte i guiden. Access opretter også relationerne mellem tabellerne. Til forskel fra en importhandling, bevarer en sammenkædning indstillingerne for opslagsegenskaben mellem et opslagsfelt og den relaterede tabel. Du behøver ikke at indstille egenskaberne for opslagsfeltet manuelt i tabellen.

  7. Gennemse de sammenkædede tabeller i dataarkvisningen. Kontrollér, at alle felter og poster vises korrekt.

    Access vælger den rigtige datatype for hvert af de felter, der svarer til en kildekolonne. Det er vigtigt at være opmærksom på, at hver gang du åbner en sammenkædet tabel eller kildelisten, vises de seneste data i den. Hvis du foretager strukturændringer for en liste, bliver disse ikke automatisk afspejlet i en sammenkædet tabel. Hvis du vil opdatere en sammenkædet tabel for at anvende den seneste listestruktur, skal du højreklikke på tabellen i Navigationsruden, pege på Flere indstillinger og derefter klikke på Opdater liste.

Bemærk   Access overskriver aldrig en tabel i databasen som en del af en sammenkædning. Du kan heller ikke føje indholdet i en SharePoint-liste til en eksisterende tabel.

Toppen af siden

Flytte data til SharePoint

Flytning af data til SharePoint er en metode til effektivt at oprette en back end-database, men i dette tilfælde findes dataene på SharePoint-lister. Front end-en Access-database er stadig en Access-database, og du kan installere den på samme måde som en opdelt database. Når det er muligt, flytter guiden Eksportér tabeller til SharePoint data til lister, der er baseret på listeskabeloner på SharePoint-webstedet, f. eks en liste med kontakter . Hvis en tabel ikke kan sammenlignes med en listeskabelon, bliver tabellen en brugerdefineret liste på SharePoint-webstedet. Handlingen kan tage noget tid, afhængigt af størrelsen på databasen, dens antal af objekter og systemets ydeevne. Hvis du fortryder under processen, kan du klikke på Stop for at annullere den.

Guiden opretter en sikkerhedskopi af databasen på din computer. I Access oprettes der links til listerne fra tabellerne, så det er nemt at finde dataene på SharePoint-webstedet, når du arbejder i Access. Hvis der opstår problemer, rapporterer guiden Eksportér tabeller til SharePoint problemerne og gemmer dem i Access-databasen som en tabel, som du kan bruge til at foretage fejlfinding.

Tip    Overvej at oprette et separat SharePoint-websted for at holde listerne på et selvstændigt sted.

Bemærk!    I Access 2007 hedder guiden Eksportér tabeller til SharePoint guiden Flyt til SharePoint-websted , og den opretter ikke referentiel integritet på SharePoint-listerne.

Brug af guiden Eksportér tabeller til SharePoint

  1. Klik på SharePoint i gruppen Flyt data under fanen Databaseværktøjer. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis databasen er gemt i. accdb-filformat.

  2. Følg trinnene i guiden Eksportér tabeller til SharePoint, herunder angivelse af placeringen af dit SharePoint-websted.

    Hvis du vil annullere processen, skal du klikke på Stop.

  3. På den sidste side i guiden skal du markere afkrydsningsfeltet Vis detaljer, hvis du vil se flere oplysninger om overflytningen.

    Denne side i guiden indeholder en beskrivelse af, hvilke tabeller der er kædet til lister, og den indeholder oplysninger om placering af en sikkerhedskopi og URL-adressen på din database. Den giver også en advarsel, hvis der opstod problemer med overflytningen, og angiver placeringen af en logtabel, hvor du kan se flere oplysninger om problemerne.

  4. Klik på Udfør, når guidens handlinger er færdige.

    Hvis guiden viser en advarsel, skal du gennemgå tabellen Log og foretage de nødvendige handlinger for at sikre, at dine data er blevet overført korrekt. Visse felter flyttes måske ikke eller kan være konverteret til en anden datatype, som er kompatibel med en SharePoint-liste.

Bemærk!    Access opretter også en UserInfo -tabel, der svarer til SharePoint-brugeroplysningslisten. SharePoint bruger denne liste til at slå brugerkontooplysninger op som mail, billede, Brugernavn, for SharePoint-kolonner, f. eks CreatedBy, ModifiedBy og person eller gruppe. Denne SharePoint-bruger oplysningsliste er kun synlig for webstedsadministratorer.

Begrænsninger, du kan støde på

Når guiden Eksportér tabeller til SharePoint afsluttes, får du vist en meddelelse, hvis der opstår problemer med dataene. Access opretter en logtabel, der kaldes problemer med flytning til SharePoint-websted og tilføjer tabellen i databasen. Tabellen Problemer med flytning til SharePoint-websted er gemt i databasen, men er ikke er udgivet som en liste på SharePoint-webstedet.

I følgende tabel vises begrænsningerne for, hvordan data overføres, typisk når Access og SharePoint ikke deler den samme funktion, eller du i nogle tilfælde ikke deler en datatype. Hvis din Access-tabel understøtter referentiel integritet, håndhæves den på listen på SharePoint-webstedet. Oplysningerne i den følgende tabel kan hjælpe dig med at beslutte, om du vil overføre dine data, og det kan være praktisk, hvis du gennemser problemer, der er rapporteret i tabellen Flyt til SharePoint-websteds problemer .

Datatype eller problem

Problem

Resultat

COM-object-datatype

SharePoint-websteder understøtter ikke datatypen COM-objekt.

Feltet flyttes ikke.

Binær datatype

SharePoint-websteder understøtter ikke datatypen Binær.

Feltet flyttes ikke.

Dato

SharePoint-websteder understøtter ikke datoer før 1900.

Data med datoer før 1900 flyttes ikke.

Ny linje-tegn i tekstfelter

SharePoint-websteder understøtter ikke nye linje-tegn i et felt med en enkelt tekstlinje.

Feltet er konverteret til et tekstfelt med flere linjer eller et notatfelt.

Decimaldatatype

SharePoint-websteder understøtter ikke decimaldatatypen.

I stedet bruges nummerfeltet eller dobbeltheltalsfeltet.

Datatypen replikerings-id

SharePoint-websteder understøtter ikke Datatypen replikerings-id.

I stedet bruges en datatype med enkelt tekstlinje, afhængigt af typen af data.

Standardværdier, der ikke understøttes i en SharePoint-liste

SharePoint-websteder accepterer standardværdierne, der er statiske, f.eks tekst eller et tal, samt standarddatoer. Standardværdier fra Access der er dynamiske overflyttes ikke.

Visse standardværdiegenskaber flyttes ikke.

Unikke indeksfelter

SharePoint-websteder bruger et entydigt indeksfelt til dens id-kolonne på en liste.

Andre entydige indeksfelter eller sæt af felter flyttes ikke.

Felter, der optæller automatisk (foruden id-feltet)

SharePoint-websteder understøtter kun automatisk nummerering til det felt, der bruges til id-kolonnen på en liste.

Automatisk nummerering anvendes ikke på andre kolonner end id-kolonnen.

Relationer, hvor du ikke kan oprette opslag

Nogle relationer understøttes ikke i SharePoint-websteder, f.eks når den primære nøgle ikke er relateret til id-kolonnen eller ikke er et heltal.

Relationen flyttes ikke.

Toppen af siden

Fordele ved at sammenkæde data mellem Access og SharePoint

Når der er oprettet sammenkædede SharePoint-lister, kan personer arbejde med listerne enten på SharePoint-webstedet eller i de sammenkædede tabeller i Access. Du kan angive dataene ved hjælp af en tabel eller en formular i Access eller ved at redigere listen på SharePoint-webstedet. Følgende retningslinjer og tip kan hjælpe dig med at drage fordel af sammenkædede lister mellem Access og SharePoint og udnytte kombinationen af de to.

Problemstyring    Access har en problem sporings skabelon, der fungerer direkte med listen problemsporing på et SharePoint-websted. Skemaerne er de samme, og Access-løsningen kan bruges som en front end – for eksempel med formularer og forespørgsler – mod data fra et SharePoint-websted.

Hente data fra papirkurven    Du kan bruge papirkurven på et SharePoint-websted til nemt at få vist slettede poster og gendanne oplysninger, der er blevet slettet ved et uheld.

Hurtig start    Hvis du vil have vist dine lister på SharePoint-webstedet, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet på værktøjslinjen Hurtig start. Det kan være nødvendigt at opdatere siden i din webbrowser. Hvis du vil have vist dine lister på værktøjslinjen Hurtig start på SharePoint-webstedet, kan du ændre liste indstillingerne på SharePoint-webstedet. Du kan finde flere oplysninger i tilpasse navigationen på dit SharePoint-websted.

Registrere ændringsoversigt    I Access kan du angive egenskaben append for et langt tekstfelt til Ja, så Access bevarer en oversigt over ændringer i det pågældende felt. På samme måde i SharePoint kan du få vist versionshistorikken for en kolonne. Du kan for eksempel gendanne en tidligere version af en kolonne eller registrere, hvornår ændringen blev foretaget. Hvis du opretter et link til en SharePoint-liste, hvor Versionshistorik er aktiveret, opretter Access et langt tekstfelt, hvor egenskaben append er angivet til Ja. Hvis du flytter en Access-tabel, der indeholder et langt tekstfelt, hvor egenskaben append er angivet til Ja, oprettes en SharePoint-liste med Versionshistorik.

Access kan få vist historiske ændringer, der er foretaget i SharePoint, og SharePoint kan se historiske ændringer, der er foretaget i Access. Hvis du vil have mere at vide, skal du se oprette eller slette et langt tekstfelt og få vist versionshistorikken for et element eller en fil på en liste eller i et bibliotek.

Arbejde offline    Du kan bruge Access til at arbejde offline med data, der er sammenkædet med SharePoint-lister. Dette kan være nyttigt, hvis du vil fortsætte med at arbejde, når SharePoint ikke er tilgængelig. Når SharePoint bliver tilgængeligt, kan du synkronisere dine ændringer og nemt løse eventuelle konflikter. Du kan finde flere oplysninger i Arbejd offline med tabeller, der er sammenkædet med SharePoint-lister.

Abonnere på beskeder    Du kan abonnere på beskeder, så du ved, hvornår der er foretaget ændringer af listeelementer. Du kan modtage beskeder fra mail eller SMS'er (SMS). Hvis du vil have mere at vide, skal du se Opret en besked for at få besked, når en fil eller mappe ændres i SharePoint.

Administrere SharePoint-listetilladelser    Det er en god ide at kontrollere SharePoint-tilladelser på sammenkædede lister for at sikre, at du ikke ved en fejltagelse får adgang til fortrolige eller private data. I SharePoint kan du tildele forskellige tilladelsesniveauer, og du kan vælge at give eller nægte adgang til bestemte brugere. Hvis du har brug for at begrænse adgangen til blot nogle få følsomme elementer i en database, kan du endda angive tilladelser for bestemte listeelementer på et SharePoint-websted. Hvis du vil have mere at vide, skal du se tilpasse tilladelser for en SharePoint-liste eller et bibliotek.

Masseredigering    Nogle gange har du brug for at lave mange ændringer af listedata, f. eks ved at følge op på statusfelter, ved at tilføje masser af kommentarer og sætte data op til dato. Dette kaldes masseredigering, og det er som regel mere effektivt at bruge Access til at foretage disse ændringer.

Rapport distribution    Hvis du vil bruge Access til at oprette rapporter fra sammenkædede listedata, kan du dele disse rapporter bredt som PDF-filer ved at eksportere dem til et SharePoint-bibliotek. Dette bibliotek kan fungere effektivt som et Rapportcenter, fordi PDF-filer åbnes i Adobe Acrobat Reader, så du nemt kan læse, side og søge. Det er altid en god ide at tidsstemple en rapport, så andre kan se, hvornår dataene blev registreret.

Brug af SharePoint til at oprette en Access-tabel    Du kan oprette en Access-tabel baseret på en SharePoint-liste. Det kan være praktisk og hurtigt at oprette en tabel med et lignende formål og felter til listerne kontakter, opgaver, problemer og begivenheder. Der oprettes også en tilsvarende UserInfo -tabel. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Brug et SharePoint-websted til at oprette en tabel" i oprette en tabel og tilføje felter.

Microsoft Power-platform   Der er flere måder, hvorpå du kan trykke på funktionaliteten i Microsoft Power-platform ved hjælp af en sammenkædet SharePoint-liste i Access for at præsentere oplysninger på mange enheder:

Mobilapps    Du kan arbejde med Access-data, der er knyttet til SharePoint-lister ved hjælp af en mobil enhed. Du kan få vist listeelementer og foretage let redigering. Hvis du vil have mere at vide, skal du se SharePoint-mobilappen til Android og SharePoint-mobilappen til iOS.

Toppen af siden

Publicere en database ved hjælp af Access-tjenester

Vigtigt    Microsoft anbefaler ikke længere, at man opretter og bruger Access-webapps i SharePoint. Du kan som alternativ overveje at bruge Microsoft PowerApps til at opbygge virksomhedsløsninger uden brug af kode til web og mobilenheder.

Når du publicerer en webdatabase, opretter Access-tjenester et SharePoint-websted, der indeholder databasen. Alle databaseobjekterne og dataene flyttes til SharePoint-lister for det websted.

Når du publicerer en database, flytter du den til internettet. Du kan oprette webformularer og rapporter, der kører i et browservindue, og du kan også oprette standard-Access-objekter (nogle gange kaldet "klientobjekter" for at adskille dem fra webobjekter). Du skal have Access installeret på computeren for at kunne bruge Access-klientobjekter, men alle databaseobjekterne på SharePoint er delt.

Bemærk!: Hvis du har Access installeret på computeren, kan du bruge klientobjekterne fra en webdatabase. Ellers kan du kun bruge webdatabaseobjekterne.

Access Services giver dig en platform, som du kan oprette databaser på, og som du kan bruge på internettet. Du kan designe og udgive en webdatabase ved hjælp af Access 2010 og SharePoint, og andre personer bruger webdatabasen i en webbrowser.

Bemærk!: Du skal have Designer-tilladelse på det SharePoint-websted, hvor du vil publicere databasen.

Formularer, rapporter og brugergrænseflademakroer kører inden i browseren.

Data gemmes på SharePoint-lister, hvis du bruger en webdatabase: Alle tabeller bliver til SharePoint-lister, poster bliver til listeelementer, og du kan bruge SharePoint-tilladelser til at styre adgangen til din webdatabase.

Forespørgsler og datamakroer kører på serveren: Alle SQL-behandling foregår på serveren. Dette er med til at forbedre netværkshastigheden ved at begrænse trafik til resultatsæt.

Toppen af siden

Se også

Eksportér en tabel eller forespørgsel til et SharePoint-websted

Måder at dele en Access-skrivebordsdatabase på

Installér et Access-program

Bemærk!:  Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Var disse oplysninger nyttige? Her er artiklen på engelsk, så du kan sammenligne.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×