Implementere datastyring

Oprette et datacenterwebsted

Vi anbefaler, at du opretter et datacenterwebsted på øverste niveau, ikke som et underordnet websted. Hvis du vil oprette en gruppe af websteder, skal du være medlem af Farm Administrators SharePoint-gruppen på den computer, der kører webstedet Central administration af SharePoint.

I SharePoint Online kan du oprette et datacenterwebsted fra dit øverste SharePoint websted. Klik på + Opret websted,og begynd derefter på trin 4 nedenfor.

1. Start SharePoint 2013 eller 2016 Central administration.

   • For Windows Server 2008 R2:

     • Klik på Start, klik på Microsoft SharePoint 2013-produkter eller Microsoft SharePoint 2013-produkter, og klik derefter på SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration.

   • For Windows Server 2012:

     • På startskærmen skal du klikke SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration.

       Hvis SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 central administration ikke er på startskærmen:

     • Højreklik på Computer, klik på Alle apps, og klik derefter på SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration.

2. På webstedet Central administration i sektionen Programadministration skal du klikke på Opret grupper af websteder.

3. Klik på pil ned i sektionen Webprogram på siden Opret gruppe af websteder, hvis det webprogram, hvor du vil oprette gruppen af websteder, ikke er markeret. Klik på Skift webprogram i menuen Webprogram,og klik derefter på det webprogram, hvor du vil oprette gruppen af websteder.

4. I sektionen Titel og beskrivelse skal du skrive gruppen af websteders titel og beskrivelse.

5. I afsnittet Adresse på websted skal du vælge stien, der skal bruges til URL-adressen (f.eks. en sti med medtagelse af jokertegn såsom /websteder/ eller rodmappen (/).

   Hvis du vælger en sti med medtagelse af jokertegn, skal du også skrive navnet på webstedet, der skal bruges i dit websteds URL-adresse.

6. I sektionen Valg af skabelon på listen Vælg version skal du vælge SharePoint-versionen af skabelonen, du ønsker at bruge.

   Vælg oplevelsesversionen, hvis gruppen af websteder skal se ud og køre som en gruppe af websteder i SharePoint Server. En gruppe af websteder, der bruger en tidligere version, kører i en nyere version af SharePoint, men brugergrænsefladen og brugeroplevelsen for gruppen af websteder afspejler den tidligere version. En gruppe af websteder, der når som helst kan opgraderes til den nyeste version.

7. I sektionen Valg af skabelon skal du vælge fanen Enterprise og derefter klikke på Datacenter.

8. I sektionen Primær administrator af gruppen af websteder skal du indtaste brugernavnet (i formatet domæne\brugernavn) tilhørende den bruger, der skal være administrator af gruppen af websteder.

9. I sektionen Sekundær administrator af gruppen af websteder skal du indtaste brugernavnet tilhørende den sekundære administrator af websteder. Det er bedste praksis at angive en sekundær administrator af websteder, så du sikrer, at en person kan administrere gruppen af websteder, når den primære administrator af gruppen af websteder ikke er til stede.

10. Hvis du bruger kvoter til at administrere lagerpladsen i grupper af websteder, skal du i sektionen Kvotaskabelon klikke på en skabelon på listen Vælg en kvotaskabelon.

11. Klik på OK.

Oprette biblioteker eller lister til datastyring

Biblioteker og lister er vigtige elementer i datastyring. De fungerer som arkiver for hver af de posttyper, du vil gemme eller administrere. Tilknytning af indholdstyper (gennemgås senere) til biblioteker og lister er med til at kategorisere posterne. Vi anbefaler, at du opretter ét dokumentbibliotek eller én dokumentliste for hver indholdstype i datafilplanen.

Føje en eksisterende indholdstype til en liste eller et bibliotek

Når du føjer en indholdstype til en liste eller et bibliotek, gør du det muligt for listen eller biblioteket at indeholde elementer af den pågældende type. Når poster sendes til datacenteret, dirigeres de til den relevante liste eller det relevante bibliotek baseret på dokumentets indholdstype.

Toppen af siden

Oprette eller føje webstedskolonner til lister, biblioteker eller indholdstyper

Kolonner hjælper dig med at gruppere, kategorisere og spore poster eller andre elementer. En webstedskolonne definerer et element med metadata, der kan knyttes til en indholdstype, en liste eller et bibliotek. Du kan f.eks. tilføje webstedskolonner for at definere "forfatter" eller "dato fuldført". Føj en webstedskolonne til en indholdstype for poster for enten at gemme et element med metadata, der sendes med en post, eller for at tilføje metadata for at administrere posten.

Oprette en webstedskolonne

1. På webstedet Datacenter skal du klikke på Indstillinger og derefter klikke på Websted Indstillinger.

   Klik på SharePoint , klik på Webstedsindhold i Indstillingerwebsted, og klik derefter på Webstedsindhold Indstillinger.

2. Klik på Webstedskolonner under Gallerier til webdesigner på siden Indstillinger for websted.

3. Klik på Opret på siden Webstedskolonner.

4. Skriv navnet i feltet Kolonnenavn i sektionen Navn og type på siden Ny webstedskolonne.

5. Vælg den type af oplysninger, der skal gemmes i kolonnen – f.eks. valuta, dato og klokkeslæt eller tekst.

6. Vælg den eksisterende gruppe, hvor du vil gemme den nye webstedskolonne, i sektionen Gruppe, eller vælg Ny gruppe for at oprette en ny gruppe, hvor kolonnen skal gemmes. Grupper er en måde at organisere kolonner på, og de gør det nemmere at finde kolonnerne.

I sektionen Yderligere kolonne Indstillinger du vælge de ønskede yderligere kolonneindstillinger. De indstillinger, der er tilgængelige i denne sektion, er forskellige afhængigt af den type kolonne, du har valgt i sektionen Navn og type. Hvis den type oplysninger, der skal lagres i en kolonne, f.eks. er Valg, kan du definere de valg, der skal angives, i sektionen Yderligere kolonne Indstillinger sektionen.

1. Klik på OK.

Føje en webstedskolonne til en indholdstype

1. På startsiden for datacenterwebstedet skal du klikke på Indstillinger og derefter klikke på Websted Indstillinger.

   Klik på SharePoint , klik på Webstedsindhold i Indstillingerwebsted, og klik derefter på Webstedsindhold Indstillinger.

2. Klik på Webstedsindholdstyper i sektionen Gallerier til webdesigner.

3. Klik på den webstedsindholdstype, du vil konfigurere, på siden Webstedsindholdstyper.

4. Efter at du enten har valgt en webstedsindholdstype fra det overordnede websted, eller du har oprettet en ny webstedsindholdstype, skal du klikke på Tilføj fra eksisterende webstedskolonner i sektionen Kolonner på den valgte side med webstedsindholdstyper.

5. Markér den gruppe, du vil filtrere efter, på listen Vælg kolonner fra i sektionen Vælg kolonner på siden Føj kolonner til indholdstype.

6. Markér den kolonne, du vil tilføje, på listen Tilgængelige kolonner, og klik derefter på Tilføj.

7. Angiv, om de underordnede indholdstyper, der arver fra denne webstedsindholdstype, skal opdateres med dine ændringer, i sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper.

8. Klik på OK, når du har tilføjet de relevante kolonner.

Toppen af siden

Oprette politikker til administration af oplysninger for poster

En politik til administration af oplysninger er et sæt regler for en indholdstype. Politikker for administration af oplysninger gør det muligt for organisationer at styre og registrere oplysninger som, hvor lang tid indhold opbevares, eller hvad brugerne kan bruge indholdet til.

Føje politikfunktioner til politikken til administration af oplysninger

De politikfunktioner, du kan føje til en informationspolitik, er etiketter, overvågning, udløbsdato og stregkoder.

Føj en opbevaringspolitikfunktion til en politik for administration af oplysninger

1. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér opbevaring på siden Rediger politik.

2. Klik på Tilføj en opbevaringsfase, og vælg en af følgende indstillinger for opbevaringsperiode for at angive, hvornår et dokument udløber: Hvis du vil angive udløbsdatoen ud fra en datoegenskab, skal du vælge Denne fase er baseret på en datoegenskab på elementet og derefter vælge handlingen (Oprettet eller Ændret) samt tidsperioden (dage, måneder eller år).

3. Skriv en værdi i feltet mellem listerne for at angive tidsperioden.

4. Vælg den handling, der skal udføres, når dokumentet udløber.

5. Hvis den valgte handling skal gentages, skal du markere afkrydsningsfeltet i sektionen Gentagelse og derefter vælge gentagelsesperioden.

6. Klik på OK.

Toppen af siden

Føj en overvågningspolitikfunktion til en politik for administration af oplysninger

1. Vælg Aktivér overvågning i sektionen Overvågning på siden Rediger politik, og markér derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil føre en overvågningslog for.

2. Klik på OK.

   Bemærk!: Du kan få vist overvågningsloggene ved at klikke på Overvågningslograpporter på siden Overvågningsindstillinger for gruppe af websteder og derefter markere den rapport, der skal vises.

Føj en stregkodepolitikfunktion til en politik for administration af oplysninger

1. Vælg Aktivér stregkoder i sektionen Stregkoder på siden Rediger politik.

2. Markér afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes en stregkode‎…, hvis brugerne skal indsætte en stregkode i deres dokumenter i Office-klientprogrammerne.

Føje en navnepolitikfunktion til en politik til administration af oplysninger

1. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér navne i sektionen Navne på siden Rediger politik.

2. Hvis brugerne skal indsætte et navn, før de gemmer eller udskriver et dokument, skal du markere afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes et navn, før der gemmes eller udskrives.

3. Hvis du vil forhindre, at navne ændres, efter at de er blevet tilføjet, skal du markere afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af navne, efter at de er tilføjet.

4. Skriv den tekst, der skal vises på etiketten, i feltet Etiketformat. Du kan bruge en hvilken som helst kombination af fast tekst eller dokumentegenskaber, undtagen beregnede eller indbyggede egenskaber, f.eks. en GUID (Globally Unique Identifier) (GUID) eller Oprettet af. Hvis du vil starte en ny linje, skal du \n tegnsekvensen.

5. Vælg skrifttype, skriftstørrelse, skrifttypografi og justering til navneteksten.

6. Skriv en navnehøjde i feltet Højde og en navnebredde i feltet Bredde.

7. Klik på Opdater for at få vist ændringerne.

8. Klik på OK.

Aktivere direkte datastyring på niveauet for grupper af websteder

Det første trin i konfigurationen af et system til direkte datastyring er at aktivere funktionen på niveauet for grupper af websteder. Ved aktivering aktiveres kommandoen til at definere som en post/fjerne definition som en post på båndet.

1. På det øverste webstedsniveau skal du klikke på Indstillinger og derefter klikke på Websted Indstillinger.

   Klik på SharePoint , klik på Webstedsindhold i Indstillingerwebsted, og klik derefter på Webstedsindhold Indstillinger.

2. Klik på Funktioner på gruppen af websteder under Administration af gruppe af websteder.

3. Klik på Aktivér ud for Direkte datastyring.

Konfigurere indstillinger for definition af poster på niveauet for grupper af websteder

1. På det øverste webstedsniveau skal du klikke på Indstillinger og derefter klikke på Websted Indstillinger.

   Klik på SharePoint , klik på Webstedsindhold i Indstillingerwebsted, og klik derefter på Webstedsindhold Indstillinger.

2. Klik på Administration af gruppe af websteder under Indstillinger for definitioner af poster.

3. Hvis du vil definere en begrænsning for, hvad der kan gøres ved de elementer, der defineres som poster, skal du vælge en af indstillingerne i sektionen Begrænsninger for poster på siden Indstillinger for definitioner af poster.

4. I sektionen Mulighed for definition af poster skal du vælge, hvorvidt manuel definition af poster skal være tilgængelig for lister og biblioteker som standard. Hvis du vælger indstillingen Ikke tilgængelig alle steder som standard, kan poster kun defineres via en politik eller arbejdsproces.

5. Vælg de roller, der manuelt kan definere og fjerne definitionen af poster, i sektionen Definitionsroller.

6. Vælg OK.

Konfigurere indstillinger for definition af poster på liste- eller biblioteksniveau

Du kan have mere kontrol over, hvor elementer kan defineres som poster, hvis du konfigurerer postdefinitioner for en liste eller et bibliotek. Når du konfigurerer en liste eller et bibliotek til definition af poster, kan du angive, at elementer automatisk skal defineres som poster, når de føjes til listen eller biblioteket.

1. Fra den liste eller det bibliotek, hvor du vil konfigurere indstillingerne for erklæringen af poster, skal du klikke på fanen Bibliotek eller Liste på båndet og derefter klikke på fanen Indstillinger eller Indstillinger.

   I SharePoint Online skal du klikke Indstillinger derefter på Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek.

2. Klik på Indstillinger for definitioner af poster under Tilladelser og administration under Dokumentbibliotek/Listeindstillinger.

3. Vælg følgende i sektionen Mulighed for manuel definition af post:

4. Om de standardindstillinger for definition af poster, der anvendes af gruppen af websteder, skal anvendes af listen eller biblioteket.

5. Om brugerne altid skal have lov til manuelt at definere elementer som poster for listen eller biblioteket, eller

6. Om brugerne kan eller aldrig manuelt kan definere poster på listen eller i biblioteket.

7. Markér afkrydsningsfeltet, hvis alle de elementer, der er føjet til listen eller biblioteket, automatisk erklæres som poster, i sektionen Automatisk definition.

8. Klik på OK.

Toppen af siden