Hvordan fungerer versionsstyring i en SharePoint-liste eller et-bibliotek

Hvordan fungerer versionsstyring i en SharePoint-liste eller et-bibliotek

Når versionsstyring er aktiveret på din SharePoint -liste eller-bibliotek, kan du gemme, spore og gendanne elementer på en liste og i filer i et bibliotek, når de ændres. Versionsstyring, der kombineres med andre indstillinger, som f. eks betaling, giver dig mange kontrol af det indhold, der er sendt til dit websted, og som kan give reel værdi, hvis du har brug for at se eller gendanne en gammel version af et element eller en fil.

Bemærk!: Versionsstyring er som standard aktiveret i SharePoint biblioteker og er som standard slået fra i SharePoint lister. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer versionsstyring, under aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Oversigt over versionsstyring

Alle med tilladelse til at administrere lister kan aktivere eller deaktivere versionsstyring for et bibliotek. Versionsstyring er tilgængelig for listeelementer i alle standardliste typer – herunder kalendere, lister med problemsporing og brugerdefinerede lister. Den er også tilgængelig for alle filtyper, der kan gemmes i biblioteker, herunder webdelssider. Du kan få mere at vide om, hvordan du konfigurerer og bruger versionsstyring, under aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Bemærk!: Hvis du er Office 365-kunde, er versionsstyring nu slået til som standard, når du opretter nye OneDriveForBusiness biblioteker, og den vil automatisk gemme de sidste 500-versioner af et dokument. Det vil gøre det nemmere for dig at miste vigtige dokumenter eller data. Hvis du har eksisterende biblioteker på dit OneDriveForBusiness websted eller på dit teamwebsted, som ikke har versionsstyring aktiveret, kan du til enhver tid slå versionsstyring til for dem.

Du kan bruge versionsstyring til at:

  • Spor oversigt over en version    Når versionsstyring er aktiveret, kan du se, hvornår et element eller en fil er blevet ændret, og hvem der har ændret det. Du kan også se, hvornår egenskaber (oplysninger om filen) er blevet ændret. Hvis en anden bruger ændrer forfaldsdato for et listeelement, vises disse oplysninger i versionshistorikken. Du kan også se de kommentarer, som personer laver, når de tjekker filer ind i biblioteker.

  • Gendanne en tidligere version    Hvis du har lavet en fejl i en aktuel version, hvis den aktuelle version er beskadiget, eller hvis du blot kan lide en tidligere version, der er bedre, kan du erstatte den aktuelle version med en tidligere version. Den gendannede version bliver den nye aktuelle version.

  • Få vist en tidligere version    Du kan få vist en tidligere version uden at overskrive din aktuelle version. Hvis du får vist versionshistorikken i et Microsoft Office-dokument, f. eks en Word-eller Excel-fil, kan du sammenligne de to versioner for at finde ud af, hvad forskellene er.

Hvis din liste-eller Biblioteks begrænsnings versioner, skal du sørge for, at bidragyderne bliver opmærksom på, at tidligere versioner bliver slettet, når versions grænsen er nået.

Når versionsstyring er aktiveret, oprettes der versioner i følgende situationer:

  • Når et listeelement eller en fil oprettes først, eller når en fil overføres.

    Bemærk!: Hvis udtjekning af filer er påkrævet, skal du tjekke filen ind for at oprette den første version.

  • Når der overføres en fil, der har det samme navn som en eksisterende fil.

  • Når egenskaberne for et listeelement eller en fil ændres.

  • Når et Office-dokument åbnes og gemmes. Når et dokument åbnes igen, oprettes der en ny version, når en redigering er gemt.

  • Med jævne mellemrum, når du redigerer og gemmer Office-dokumenter. Ikke alle ændringer og gemmer Opret nye versioner. Når du gemmer ændringer ofte, kan du for eksempel hver ny version registrere et tidspunkt i stedet for hver enkelt redigering. Dette er almindeligt, når automatisk lagring er aktiveret.

  • Under samtidig redigering af et dokument, når en anden bruger begynder at arbejde på dokumentet, eller når en bruger klikker på Gem for at overføre ændringer til biblioteket. 

Der kan være op til tre aktuelle versioner af en fil på et hvilket som helst tidspunkt: den version, der er tjekket ud, den seneste underordnede version eller kladdeversion, og den seneste udgivne eller overordnede version. Alle andre versioner betragtes som historiske versioner. Nogle aktuelle versioner kan kun ses af brugere, der har tilladelse til at se dem.

Normalt repræsenterer en overordnet version en milepæl, f. eks en fil, der sendes til gennemsyn eller publicering, hvorimod en underordnet version ikke er klar til at læse alle websteds deltagere. Afhængigt af den måde dit team fungerer på, er dit team måske mere sandsynligt, at du har brug for de seneste underordnede versioner, f. eks en version, der blev redigeret for nylig. Med tiden kan dit team være mindre sandsynligt, at dit team har brug for en ældre mindre version.

Nogle organisationer registrerer både overordnede og underordnede versioner af filer i deres biblioteker. Andre registrerer kun de overordnede versioner. Overordnede versioner identificeres af hele tal, f. eks 5,0. underordnede versioner identificeres med decimaltal som f. eks 5,1.

De fleste organisationer bruger underordnede versioner, når filer er under udvikling, og overordnede versioner, når bestemte milepæle er nået, eller når filerne er klar til at blive gennemgået af en bred målgruppe. I mange organisationer er kladde sikkerhed indstillet til kun at tillade ejeren af en fil og de personer, der har tilladelse til at godkende filer. Det betyder, at underordnede versioner ikke kan ses af andre, før der udgives en overordnet version.

Der findes overordnede versioner til lister, men underordnede versioner er ikke tilgængelige. Hver version af et listeelement er nummereret med et helt tal. Hvis din organisation kræver godkendelse af elementer på en liste, forbliver elementerne afventer status, indtil de godkendes af en person, der har tilladelse til at godkende dem. Mens de afventer status, nummereres de med decimaltal og kaldes kladder.

Hvis du vil have mere at vide om at aktivere og konfigurere versionsstyring, herunder overordnede og underordnede versioner, skal du se aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Versionsnumre tilføjes automatisk, hver gang du opretter en ny version. På en liste eller i et bibliotek, der har større versionsstyring aktiveret, har versionerne et heltal som 1,0, 2,0, 3,0 osv. I biblioteker kan administratoren aktivere versionsstyring for både overordnede og underordnede versioner. Når underordnede versioner registreres, har de decimaltal som 1,1, 1,2, 1,3 osv. Når en af disse versioner udgives som en overordnet version, bliver dets nummer 2,0. Efterfølgende underordnede versioner er nummereret 2,1, 2,2, 2,3 osv.

Når du sletter en udtjekning, ændres versionsnummeret ikke. Hvis den seneste version var version 3,0, forbliver den på 3,0, efter at du har kasseret udtjekningen.

Når du sletter en version, flyttes versionen til papirkurven, og dens nummer bliver til den. Versionshistorikken viser de resterende versionsnumre. De andre versionsnumre ændres ikke. Hvis du for eksempel har et dokument, der har underordnede versioner 4,1 og 4,2, og du beslutter dig for at slette version 4,1, viser den resulterende Versionshistorik kun version 4,0 og 4,2. Følgende billede viser dette.

Hvis du vil have mere at vide om at aktivere og konfigurere versionsstyring, herunder overordnede og underordnede versioner, skal du se aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Versionshistorik med én mindre version slettet

Du kan konfigurere, hvem der kan få vist kladder af listeelementer og filer. Der oprettes kladder i to situationer:

  • Når en underordnet version af en fil oprettes eller opdateres i et bibliotek, der sporer overordnede og underordnede versioner.

  • Når et listeelement eller en fil oprettes eller opdateres, men endnu ikke er godkendt på en liste eller i et bibliotek, hvor der kræves godkendelse af indhold.

Når du registrerer overordnede og underordnede versioner, kan du angive, om personer skal have tilladelse til at redigere filer, før de kan se og læse en underordnet version. Når denne indstilling anvendes, kan personer, der har tilladelse til at redigere filen, arbejde på filen, men de, der kun har tilladelse til at læse filen, kan ikke se den underordnede version. Du ønsker måske ikke, at alle, der har adgang til dit bibliotek, kan se kommentarer eller ændringer, mens en fil redigeres. Hvis overordnede og underordnede versioner registreres, og ingen af dem har udgivet en overordnet version endnu, er filen ikke synlig for personer, der ikke har tilladelse til at se kladdeelementer.

Når godkendelse af indhold er påkrævet, kan du angive, om filer, der afventer godkendelse, kan ses af personer med tilladelse til at læse, personer med tilladelse til at redigere eller kun forfatteren og personer, der har tilladelse til at godkende elementer. Hvis både overordnede og underordnede versioner registreres, skal forfatteren publicere en overordnet version, før filen kan sendes til godkendelse. Når godkendelse af indhold er påkrævet, kan personer, der har tilladelse til at læse indhold, men som ikke har tilladelse til at se kladdeelementer, se den senest godkendte eller overordnede version af filen.

Uanset om andre personer har tilladelse til at redigere en fil eller ej, vil de ikke få resultater for en fil, hvis de søger efter en fil, der er i en mindre version.

Nogle organisationer tillader ubegrænsede versioner af filer, og andre anvender begrænsninger. Det kan være, at der mangler en gammel version, efter du har tjekket den nyeste version af en fil ud. Hvis din seneste version er 101,0, og du bemærker, at der ikke længere findes en version 1,0, betyder det, at administratoren har konfigureret biblioteket til kun at tillade 100 overordnede versioner af en fil. Tilføjelsen af 101st-versionen medfører, at den første version slettes. Kun version 2,0 til 101,0 forbliver. På samme måde, hvis der er tilføjet en 102nd-version, er det kun version 3,0 til 102,0, der forbliver.

Administratoren kan også beslutte at begrænse antallet af underordnede versioner til kun dem, der er angivet for et angivet antal af de nyeste versioner. Hvis 100-overordnede versioner er tilladt, kan administratoren beslutte at bibeholde mindre kladder for kun de seneste fem overordnede versioner. Standardantallet af underordnede versioner mellem de overordnede versioner er 511. Hvis du forsøger at gemme en anden mindre version, får du vist en fejlmeddelelse, der fortæller dig, at du først skal publicere dokumentet.

I et bibliotek, der begrænser antallet af overordnede versioner, som den beholder underordnede versioner for, slettes de underordnede versioner for de tidligere overordnede versioner, når versions grænsen er nået. Hvis du for eksempel beholder kladder til kun 100-overordnede versioner, og dit team 105 opretter de vigtigste versioner, vil det kun de største versioner, der gemmes i de tidligste versioner. De underordnede versioner, der er knyttet til de fem tidligste, overordnede versioner – såsom 1,2 eller 2,3 – slettes, men de overordnede versioner – 1, 2 osv., medmindre dit bibliotek også begrænser de vigtigste versioner.

Det er generelt en god ide at begrænse antallet af versioner. Det betyder, at du kan spare plads på serveren og reducere brugernes rod. Men hvis din organisation er nødvendig for at gemme alle versioner af juridiske eller andre årsager, skal du ikke anvende eventuelle begrænsninger.

Du kan få mere at vide om at aktivere og konfigurere versionsstyring, herunder begrænsninger, under aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Bemærkninger!: Både SharePoint Online og SharePoint Serverfor både Biblioteksindstillinger og Listeindstillinger kan have op til 511 underordnede versioner for hver større version. Dette nummer kan ikke ændres.

  • Biblioteker

    • Versions styrings   SharePoint Online kræver versionsstyring for biblioteker. SharePoint Server gør det muligt at vælge ingen versionsstyring som en mulighed.

    • Overordnede versioner   SharePoint Online Biblioteksindstillinger giver mulighed for et område med 100-50000 overordnede versioner. SharePoint Server indstillinger for bibliotek tillader en række af 1-50000-overordnede versioner.

    • Underordnede versioner    Både SharePoint Online -og SharePoint Server -Biblioteksindstillinger giver mulighed for, at et interval af 1-50000 overordnet versioner kan have underordnede versioner.

  • Lister

    • Versionsstyring    Både SharePoint Online -og SharePoint Server Listeindstillinger giver dig mulighed for at deaktivere versionsstyring.

    • Overordnede versioner    Både SharePoint Online -og SharePoint Server Listeindstillinger tillader en række af 1-50000-overordnede versioner.

    • Underordnede versioner    Både SharePoint Online -og SharePoint Server Listeindstillinger giver mulighed for, at et interval af 1-50000 overordnet versioner kan have underordnede versioner.

Versionsstyring slås automatisk til, når der oprettes et bibliotek, og ikke når der oprettes en liste. Alle med tilladelse til at administrere lister kan aktivere eller deaktivere versionsstyring. På mange websteder, der er den samme person, der administrerer webstedet, fordi listerne og bibliotekerne nedarver tilladelser fra webstedet. Ud over at aktivere versionsstyring beslutter ejeren af webstedet (eller en anden person, der administrerer listen eller biblioteket), om der skal kræves godkendelse af indhold, hvem der kan få vist kladdeelementer, og hvis udtjekning er påkrævet. Hver af disse beslutninger har indvirkning på, hvordan versionsstyring fungerer. Hvis den person, der administrerer et bibliotek, beslutter at kræve udtjekning, oprettes der kun versionsnumre, når en fil tjekkes ind. Hvis godkendelse af indhold er påkrævet, anvendes overordnede versionsnumre ikke, før filer godkendes af en person, der har tilladelse til at gøre det.

Vigtigt!: Hvis de personer, der arbejder i dit bibliotek, har planer om at foretage samtidig redigering af dokumenter, skal du ikke konfigurere biblioteket til at kræve udtjekning. Personer kan ikke arbejde som Co-forfattere, når de dokumenter, de har brug for, er tjekket ud.

Du kan få mere at vide om, hvordan du aktiverer versionsstyring for en liste eller et bibliotek under aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Hvis versionsstyring er aktiveret i dit bibliotek, bestemmer den person, der sætter det op, om du vil spore både overordnede og underordnede versioner, og hvilke der også bestemmer, hvem der kan se de underordnede versioner. I de fleste tilfælde, hvor godkendelse af indhold er påkrævet, kun ejeren af filen og de personer, der har tilladelse til at godkende elementer, kan se de underordnede versioner. I andre biblioteker kan alle, der kan redigere filer i biblioteket, eller hvem der har læsetilladelse til biblioteket, se alle versioner. Når en version er godkendt, kan alle, der har læsetilladelse til listen eller biblioteket, se versionen.

Selvom lister ikke har overordnede og underordnede versioner, opfattes alle elementer, der er afventer status, en kladde. I de fleste tilfælde kan kun den, der har oprettet elementet, og personer, der har tilladelsen Fuld kontrol eller design, se kladder. Et udkast vises i afventende status for disse personer, men andre kan kun se den senest godkendte version i versionshistorikken. Hvis filen afvises, forbliver den afventende status, indtil en person, der har de nødvendige tilladelser, sletter den.

Et ventende element eller en fil er som standard kun synlig for forfatteren og til de personer, der har tilladelse til at administrere lister, men du kan angive, om andre grupper af brugere kan få vist elementet eller filen. Hvis dit bibliotek er konfigureret til at registrere både overordnede og underordnede versioner, skal den person, der redigerer filen, først publicere en overordnet version af filen.

Hvis du vil have mere at vide om konfiguration af godkendelse for dokumenter, skal du se Kræv godkendelse af elementer på en websteds liste eller i et bibliotek.

Bemærk!: Kladde sikkerhed i nogle lister og biblioteker er konfigureret til at give alle webstedsbrugere mulighed for at se både ventende og godkendte versioner.

Når du tjekker en fil ud fra et bibliotek, hvor versionsstyring er aktiveret, oprettes der en ny version, hver gang du tjekker den ind igen. Og hvis de overordnede og underordnede versioner er slået til, kan du beslutte, hvilken type version du tjekker ind, under indtjekning. I biblioteker, hvor udtjekning er påkrævet, bliver versioner kun oprettet ved indtjekning.

I biblioteker, hvor udtjekning ikke er påkrævet, oprettes der en ny version, første gang du gemmer, efter du har åbnet filen. Hver efterfølgende lagring overskriver den version, du har oprettet med den første lagring. Hvis du lukker programmet og derefter åbner dokumentet igen, vil den første lagring blive ved med at give en version. Dette kan medføre, at antallet af versioner spredes meget hurtigt.

Hvis du vil have mere at vide om at tjekke ind og ud, skal du se tjekke ud, tjekke ind eller slette ændringer i filer i et bibliotek.

Vigtigt!: Hvis du samtidig redigerer et dokument, skal du ikke tjekke det ud, medmindre du er god grund til at forhindre andre i at arbejde på dokumentet.

Hvis du vil kræve udtjekning, kan du gøre det nemmere for dit team at få mest muligt ud af versionsstyring, da personer specifikt angiver, hvornår en version skal oprettes. Der oprettes kun en version, når en person tjekker en fil ud, ændrer den og derefter tjekker den ind igen. Hvis det ikke er nødvendigt at tjekke ud, oprettes der en version, når en anden gemmer en fil, og denne version opdateres, når personen lukker den. Hvis den pågældende person eller en anden person åbner og gemmer filen igen, oprettes der en anden version. Afhængigt af situationen vil du muligvis ikke oprette flere versioner, der skal oprettes, for eksempel hvis du skal lukke en fil for at deltage i et møde, før du er færdig med at foretage ændringer i filen.

Når der kræves udtjekning, kan personer ikke tilføje filer, ændre filer eller ændre filegenskaberne uden først at tjekke filen ud. Når folk tjekker filer ind, bliver de bedt om at angive kommentarer om de ændringer, de har foretaget, hvilket er med til at skabe en mere meningsfuld Versionshistorik.

Bemærk!: Hvis biblioteket gemmer Microsoft Project-filer (. mpp), som er synkroniseret med opgavelister på dit websted, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Kræv udtjekning .

Hvis du vil have mere at vide om at kræve udtjekning, skal du se konfigurere et bibliotek til at kræve udtjekning af filer.

Lister og biblioteker har tilladelser, der er relateret til versionsstyring og udtjekning, der varierer afhængigt af det tilladelsesniveau, der anvendes for en bruger eller en bestemt gruppe. En person, der kan redigere tilladelsesniveauer, kan konfigurere disse tilladelser på en anden måde eller oprette en ny gruppe med tilpassede tilladelsesniveauer.

Disse tilladelser gør det fleksibelt at administrere dit bibliotek. Du ønsker måske, at en anden person skal kunne slette versioner af en fil uden at have tilladelse til at slette selve filen. Tilladelsen til at slette versioner er ikke den samme som tilladelse til at slette elementer, så du kan angive et tilpasset kontrolniveau.

Den følgende tabel viser de tilladelser, der er relateret til versions-og udtjekning, og hvilke standardtilladelsesniveauer de gælder for.

Tilladelse

Standardtilladelsesniveau

Vis versioner

Fuld kontrol, design, bidrag og læsning

Slet versioner

Fuld kontrol, design og bidrag

Tilsidesæt udtjekning

Fuld kontrol og design

Godkend elementer

Fuld kontrol og design

Hvis du vil have flere oplysninger om tilladelser, skal du se om tilladelsesniveauer i SharePoint.

Skriv en kommentar

Var denne artikel nyttig? Hvis det er tilfældet, kan du fortælle os om det nederst på denne side. Hvis den ikke var nyttig, må du gerne fortælle os, hvad der var forvirrende eller manglede. Du bedes angive din version af SharePoint, operativsystem og browser. Vi bruger din feedback til at dobbelttjekke fakta, tilføje oplysninger og opdatere denne artikel.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×