Grundlæggende opgaver i Access 2010

Relationelle databaser i Access

Nogle gange har du brug for en relationel database til at spore sådanne oplysninger - et lagersted for data, som er blevet opdelt i mindre datasamlinger (kaldet tabeller) for at undgå redundans, hvorefter de er relateret til hinanden ved hjælp af fælles oplysningsenheder (kaldet felter). F.eks. kan en relationel database til begivenheder indeholde en tabel med kundeoplysninger, en tabel med leverandøroplysninger og en tabel med oplysninger om begivenheder. Tabellen med oplysninger om begivenheder kan have et felt for at knytte den til kundetabellen og et felt til at knytte den til leverandørtabellen. På den måde vil det være sådan, at hvis en leverandørs telefonnummer ændres, skal oplysningerne kun ændres én gang i leverandørtabellen i stedet for at skulle gøre i hver eneste begivenhed, hvor leverandøren er involveret.

Access er et værktøj, som du hurtigt og nemt kan bruge til at udvikle relationelle databaseprogrammer, der kan styre dine oplysninger. Du kan oprette en database til at holde styr på stort set alle typer oplysninger såsom lager, professionelle kontaktpersoner eller forretningsprocesser. Med Access følger skabeloner, som du kan bruge med det samme til at spore en række forskellige oplysninger, hvilket gør det nemt selv for en begynder.

Når du åbner Access

Når du starter Access 2010, kan du se Microsoft Office Backstage-visningen, hvor du kan få oplysninger om den aktuelle database, oprette en ny database, Åbn en eksisterende database, og få vist udvalgte indhold fra Office.com.

Backstage-visningen indeholder også mange andre kommandoer, som du kan bruge til at justere, vedligeholde eller dele din databaser. Kommandoer i Backstage-visningen gælder generelt for hele databasen og ikke kun objekter i en database.

Øverst på siden

Tilføje en tabel

Du kan føje en ny tabel til en eksisterende database ved hjælp af værktøjerne i gruppen Tabeller under fanen Opret.

Uanset hvilken visning du starter med, kan du altid skifte til den anden visning ved hjælp af visningsknapperne på statuslinjen i Access-vinduet.

Oprette en tom tabel i dataarkvisning    I dataarkvisning kan du med det samme indtaste data og lade Access oprette tabelstrukturen i baggrunden. Feltnavnene tildeles numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og Access bestemmer feltets datatype på basis af den type data, du indtaster.

1. Klik på tabel i gruppen tabeller under fanen Opret.

2. Access opretter tabellen og placerer derefter markøren i den første tomme celle i kolonnen Klik for at tilføje.

3. Tilføj data ved at skrive i den første tomme celle for at tilføje data – eller indsæt data fra en anden kilde, som beskrevet senere i denne artikel.

   • Hvis du vil omdøbe en kolonne (felt), kan du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.

     Tip!: Giv hvert felt et navn, der beskriver dets indhold, så du kan se, hvad det indeholder uden at skulle se på dataene.

   • Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på kolonneoverskriften og derefter trække den til den ønskede placering. Du kan også markere flere sammenhængende kolonne og trække dem samlet til en ny placering.

     Hvis du vil føje flere felter til tabellen, kan du enten skrive i kolonnen Klik for at tilføje i dataarkvisning, eller du kan tilføje nye felter ved at bruge kommandoerne i gruppen Tilføj og slet under fanen Felter.

Oprette en tabel, der starter i designvisning    I designvisning opretter du først den nye tabels struktur. Skift derefter til dataarkvisning for at angive data, eller angiv dine data på en anden måde, f.eks. via en formular.

Designvisning er ikke tilgængelige for tabeller i en webdatabase.

1. Klik på Tabeldesign i gruppen Tabeller under Opret.

2. Skriv et navn i kolonnen Feltnavn for hvert felt i tabellen, og vælg derefter en datatype på listen Datatype.

3. Du kan angive yderligere oplysninger for hvert felt i kolonnen Beskrivelse. Den angivne beskrivelse vises i statuslinjen, når indsættelsespunktet er i det pågældende felt, og bruges som statuslinjetekst for kontrolelementer, du opretter ved at trække feltet fra ruden Feltliste til en formular eller en rapport. Den vises også for kontroller, der er oprettet for det pågældende felt ved hjælp af guiden Formular eller guiden Rapport.

4. Når du har tilføjet alle felterne, skal du gemme tabellen:

   • Klik på Gem under fanen Filer.

5. Du kan når som helst begynde at indtaste data i tabellen ved at skifte til dataarkvisning, klikke på den første tomme celle og skrive de ønskede data. Du kan også indsætte data fra en anden kilde som beskrevet i næste afsnit.

Oprette en tabel på basis af en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste kan dine data bruges af personer, som ikke har Access. Derudover gemmes listedata på en server, hvilket generelt giver en bedre beskyttelse mod tab i forhold til lagring på en pc. Du kan enten starte med en ny liste, eller du kan klikke på en eksisterende liste. Du skal have de nødvendige rettigheder til SharePoint-webstedet, hvor du ønsker at oprette listen. Det kan være forskelligt alt efter websted, så kontakt din SharePoint-administrator for at få oplysninger om dine muligheder.

Denne funktion findes ikke i en webdatabase.

1. Klik på SharePoint-lister under fanen Opret.

2. Du kan bruge en af listeskabelonerne til at oprette en standardliste for SharePoint såsom Kontaktpersoner eller Begivenheder.

   Du kan også vælge at oprette en brugerdefineret liste eller oprette link til eller importere en eksisterende liste. Klik på den ønskede indstilling.

3. Hvis du vælger en af listeskabelonerne eller at oprette en brugerdefineret liste, åbnes dialogboksen Opret ny liste for at guide dig igennem processen. Hvis du vælger at bruge en eksisterende liste, åbnes dialogboksen Hent eksterne data for at hjælpe dig.

Du kan finde flere oplysninger om tabeller i artiklen Introduktion til tabeller.

Øverst på siden

Indsætte data i en Access-tabel fra en anden kilde

Hvis dataene er gemt i et andet program som f.eks. Excel, kan du kopiere og indsætte dem i en Access-tabel. Det virker normalt bedst, hvis dataene allerede er inddelt i kolonner på samme måde som i et Excel-regneark. Hvis dataene er gemt i et tekstbehandlingsprogram, er det bedst at adskille datakolonnerne ved hjælp af tabulatorer eller ved at konvertere dataene til en tabel i tekstbehandlingsprogrammet, før dataene kopieres. Hvis dataene kræver redigering eller anden manipulation (f.eks. adskillelse af fulde navne i for- og efternavne), kan du gøre det, før du kopierer dataene, især hvis du ikke har kendskab til Access.

Når du indsætter data i en tom tabel, indstiller Access datatypen for hvert felt i henhold til den aktuelle datatype. Hvis et indsat felt f.eks. kun indeholder datoværdier, anvender Access datatypen Dato og klokkeslæt på det pågældende felt. Hvis det indsatte felt kun indeholder ordene "ja" og "nej", anvender Access datatypen Ja/Nej på feltet.

Access navngiver felterne afhængigt af, hvad der findes i den første række med indsatte data. Hvis den første række med indsatte data har en type, der ligner andre rækkers, afgør Access, at den første række er en del af dataene og tildeler felterne generiske navne (Felt1, Felt2 osv.). Hvis den første indsatte række ikke minder om de efterfølgende rækker, afgør Access, at den første række består af feltnavne og medtager ikke den første række i de faktiske data

Hvis Access tildeler generiske feltnavne, skal du omdøbe felterne så hurtigt som muligt for at undgå forvirring. Benyt følgende fremgangsmåde:

1. Klik på Gem under fanen Filer for at gemme tabellen.

2. Dobbeltklik på hver kolonnes overskrift i datavisning, og skriv derefter et navn for kolonnen.

3. Gem tabellen igen.

Øverst på siden

Importerer eller oprette kæde til data fra en anden kilde

Måske er der data, der er indsamlet i et andet program, og som du ønsker at bruge i Access. Måske arbejder du sammen med andre, der lagrer data i andre programmer, og du ønsker at arbejde med deres data i Access. Eller det kan være, at du har flere spredte kilder af data og har brug for en fælles sted, hvor du kan have dem allesammen med henblik på en nærmere analyse.

I Access er det nemt at importere eller oprette kæde til data fra andre programmer. Du kan få dataene ind fra et Excel-regneark, fra en anden Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra en af en række andre kilder. Processen afviger en smule afhængigt af datakilden, men generelt gælder følgende:

1. Klik på kommandotypen for den filtype, du vil importere fra, i gruppen Importer og sammenkæd under fanenEksterne data .

   Hvis du f.eks. importerer data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Klik på Flere, hvis du ikke kan se den ønskede programtype

   Bemærk!: Hvis du ikke kan finde den korrekte formattype i gruppen Importér; kæde, kan du vil starte det program, som du oprindeligt har oprettet dataene, og derefter bruge programmet til at gemme dataene i et filformat, som Access understøtter (såsom en afgrænset tekstfil ) , og derefter importere eller oprette kæde til dataene.

2. Klik på Gennemse for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i boksen Filnavn, i dialogboksen Hent eksterne data.

3. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel ved hjælp af de importerede data eller oprette en sammenkædet tabel, der har en kæde til datakilden.

4. Klik på OK.

   Afhængigt af dit valg åbnes dialogboksen Sammendkæd objekter eller Importer objekter.

5. Brug dialogboksen til at afslutte processen. Den nøjagtige procedurer, du følger, afhænger af den import- eller sammenkædningsindstilling, du valgte.

6. Klik på Udfør på den sidste side af guiden.

   Hvis du vælger at importere, spørger Access, om du vil gemme oplysningerne om den importhandling, du netop har afsluttet.

7. Hvis du mener, at du vil komme til at udføre denne importhandling igen, skal du klikke på Gem importtrin og derefter angive detaljerne.

   Du kan derefter nemt gentage importhandlingen ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importer under fanen Eksterne data, klikke på importspecifikationen og derefter klikke på Kør.

8. Klik på Luk, hvis du ikke vil gemme oplysningerne om importen.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser derefter tabellen under Tabeller i navigationsruden.

Yderligere oplysninger om, hvordan du importerer data til Access, finder du ved hjælp af hyperlinkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Øverst på siden

Næste trin

Resten af designprocessen afhænger af, hvilke mål du har, men det vil nok være en god ide at overveje oprettelse af forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Denne artikel indeholder ikke oplysninger om oprettelse af flere databaseobjekter.

Du kan finde flere oplysninger i disse artikler:

• Introduktion til forespørgsler

• Introduktion til formularer

• Introduktion til rapporter i Access

Øverst på siden

Importere et Excel-regneark til Access

Mange brugere begynder at blive interesseret i Access efter at have oprettet en liste i Excel. Excel er et godt sted at starte en liste, men når listen vokser, bliver den sværere at strukturere og holde opdateret. Ofte er det næste logiske skridt at flytte listen til Access.

En databasetabel ligner af struktur et regneark på den måde, at data opbevares i rækker og kolonner. Derfor er det som regel nemt at importere et regneark i en databasetabel. Hovedforskellen mellem at gemme data i et regneark og i en database ligger i den måde, dataene organiseres på. Ved simpelthen at importere hele regnearket som en ny tabel i en database løses de problemer, der er forbundet med at organisere og opdatere dataene, ikke, især hvis regnearket indeholder redundante data. Hvis du vil løse disse problemer, skal du opdele regnearksdataene i separate tabeller, så hver tabel indeholder relaterede data. Yderligere oplysninger om, hvordan du arrangerer dataene i tabeller, finder du i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Access indeholder guiden Tabelanalyse, som kan være en hjælp til at gennemføre denne proces. Når du har importeret dataene til en tabel, hjælper guiden dig med at opdele tabellen i separate tabeller, som hver indeholder data, der ikke er duplikeret i nogen af de andre tabeller. Guiden opretter også de nødvendige relationer mellem tabellerne.

Øverst på siden

Importere et Excel-regneark som en tabel i en ny database

1. Klik på Ny under fanen Filer, og klik derefter på Tom database.

2. Skriv et navn til den nye database i boksen Filnavn, og klik derefter på Opret.

   Den nye database åbnes, og Access opretter en ny tom tabel, Tabel1.

3. Luk Tabel1.

   Klik på Nej, når du bliver spurgt, om du vil gemme designændringerne for Tabel1.

4. Klik på Excel i gruppen Importer og sammenkæd under fanen Eksterne data.

5. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data.

6. Brug dialogboksen Åbn fil til at finde filen.

7. Marker filen, og klik derefter på Åbn.

8. Sørg for, at indstillingen Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database er markeret i dialogboksen Hent eksterne data.

9. Klik på OK.

   Guiden Importer regneark starter og stiller nogle spørgsmål om dataene.

10. Følg anvisningerne, og brug knapperne Næste og Tilbage til at navigere gennem siderne. Klik til sidst på Udfør på den sidste side.

    Bemærk!: Access spørger, om du vil gemme oplysningerne om den import, du lige har udført. Klik på Ja, og skriv oplysningerne om importen, hvis du vil udføre samme import igen senere. Du kan derefter nemt gentage handlingen senere ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importer under fanen Eksterne data. Klik på Luk, hvis du ikke vil gemme oplysningerne om importen.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser den derefter under Alle tabeller i navigationsruden.

Øverst på siden

Bruge guiden Tabelanalyse til at organisere data

Når dataene er importeret i en Access-tabel, kan du bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere redundante data. Guiden giver derefter mulighed for en nem måde at organisere dataene på i separate tabeller, så de gemmes på den mest effektive måde. Access bevarer den oprindelige tabel som backup og opretter derefter nye tabeller, som du kan bruge som basis for dit databaseprogram.

1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.

2. Klik på Analyser tabel i gruppen Analyser under fanen Databaseværktøjer.

   Guiden Tabelanalyse starter.

   De første to sider i guiden indeholder et kort selvstudium - endda med knapper, du kan klikke på, for at se eksempler. Hvis du ikke ønsker at se introduktionssiderne, men i stedet vil se et afkrydsningsfelt, som har etiketten Vis introduktionssider, skal du markere afkrydsningsfeltet og derefter klikke to gange på Tilbage for at se introduktionen. Hvis du ikke vil se introduktionssiderne igen, når du har læst introduktionen, kan du fjerne markeringen fra afkrydsningsfeltet Vis sider?.

3. Markér den tabel, du vil analysere på siden Hvilken tabel indeholder felter med værdier, der gentages i mange poster?, og klik derefter på Næste.

4. Du kan lade guiden bestemme, hvilke felter der skal i hvilke tabeller, eller du kan selv tage den beslutning. Selvom du følger guidens forslag, kan du godt foretage ændringer af tabellens layout på den næste side i guiden.

   Bemærk!: Hvis du lader guiden bestemme, hvilke felter det skal placeres i hvilke tabeller, er det ikke altid, at guidens valg passer til de aktuelle data, især ikke, hvis der er tale om store mængder data. Du bør kontrollere guidens resultater omhyggeligt. På den anden side kan guiden også foreslå en mere effektiv organisering end den, du selv ville komme frem til, så det er en god ide at prøve guidens forslag i det mindste én gang. Hvis du ikke er tilfreds med guidens forslag, kan du blot flytte felterne rundt manuelt, og du kan altid klikke på Tilbage og placere alle felterne selv.

5. Klik på Næste. På denne side angiver du, hvilke tabeller der indeholder hvilke felter. Hvis du lader guiden bestemme, skulle du få vist et antal tabeller forbundet med relationslinjer. Ellers opretter Access kun én tabel med alle felterne. I begge tilfælde kan du foretage ændringer på denne side.

   • Du kan trække felter fra en tabel til et tomt område på siden for at oprette en ny tabel med de pågældende felter. Access beder dig angive et navn til tabellen.

   • Du kan trække felter fra én tabel til en anden, hvis du mener, de er bedre placeret der.

   • De fleste tabeller tildeles et id-felt (Id eller Genereret entydigt id). Du kan få yderligere oplysninger om id-felterne ved at klikke på Tip! i guidens øverste højre hjørne.

   • Du kan fortryde en ændring ved at klikke på knappen Fortryd.

   • Hvis du vil omdøbe en tabel, kan du dobbeltklikke på titellinjen, skrive det nye navn og derefter klikke på OK.

6. Klik på Næste, når alle felterne er placeret på den ønskede måde.

7. Hvis guiden finder poster med næsten ens værdier, identificerer den de pågældende værdier som mulige typografiske fejl og viser et skærmbillede, hvor du kan bekræfte, hvad du vil gøre med dem. Rul gennem listen for at finde dem, der har værdier i kolonnen Rettelse, og klik derefter på den ønskede handling på rullelisten. Vælg (Ingen ændringer) for at forhindre guiden i at ændre værdien. Klik på Næste, når du er færdig.

8. Guiden spørger, om du vil oprette en forespørgsel, der minder om den oprindelige tabel. Hvis du allerede har oprettet formularer og rapporter, som er baseret på den oprindelige tabel, kan det være en god ide at oprette sådan en forespørgsel. Hvis du vælger Ja, opret forespørgslen, omdøber guiden den oprindelige tabel ved at føje "_GL" til tabelnavnet og giver den nye forespørgsel samme navn som den oprindelige tabel. De formularer og rapporter, der tidligere var baseret på tabellen, bruger nu forespørgslen til at få data og fortsætter med at fungere som tidligere.

9. Klik på Udfør.

   Guiden opretter de nye tabeller som angivet og åbner dem. Luk dem, når du er færdig med at kontrollere resultatet.

Øverst på siden

Arbejde med data fra andre programmer

Access 2010 har funktioner til at arbejde med data, der er lagret i andre programmer.

Oprette en ny Access-database, der er sammenkædet med data i et andet filformat    Du kan bruge Access til at åbne en fil i et andet filformat, f.eks tekst, dBASE eller et regneark. Access opretter automatisk en Access-database og sammenkæder filen.

1. Start Access.

2. Klik på Åbn under fanen Filer.

3. Klik på den filtype, du vil åbne, på listen i dialogboksen Åbn. Klik på Alle filer (*.*), hvis du ikke er sikker på filtypen.

4. Brug eventuelt Gennemse til at finde mappen med den fil, du vil åbne. Dobbeltklik på filen for at åbne den.

5. Følg anvisningerne i guiden. Klik til sidst på Udfør på den sidste side.

Importere data fra eller sammenkæde data med en eksisterende Access-database    Du kan enten importere data fra andre kilder eller programmer til Access-tabeller, så dataene bliver en del af Access-filen, eller du kan oprette en kæde til dataene fra Access, så dataene forbliver i den oprindelige fil (uden for Access-filen).

1. Klik på det format, hvori dataene er gemt, i gruppen Importer og sammenkæd under fanenEksterne data.

   Du kan importere eller oprette kæde til data fra følgende kilder:

   • Excel    Du kan hente data ind fra et regneark eller fra et navngivet området i en Excel-projektmappe. Hvert regneark eller navngivne område skal være importeret eller sammenkædet separat.

   • Access    Dette er meget praktisk til at adskille dine proces fra dataene ved at oprette en opdelt database. Det vil sige, at du kan bruge den ene database til at indeholde alle dine formularer, rapporter og makroer, mens alle dine data opbevares i en anden database. Du kan derefter udvikle på databasen uden at forstyrre nogen i deres arbejde. Du kan også kombinere data fra mange forskellige Access-databaser i én, hvilket gør det nemmere at summere data på tværs af afdelinger eller mellem forretningspartnere.

   • ODBC-database    Der er mange programmer, der støtter dette format, herunder mange databaseserverprodukter. Dette kan hjælpe dig med at oprette samlingsdatabaser, hvor du kombinerer data fra forskellige systemer.

   • Tekstfil    Du kan oprette forbindelse til en enkel tekstfil og endda bruge Access til at ændre indholdet af den pågældende fil. Dette kan gøre Access-dataene nemme at anvende for en række forskellige programmer.

   • XML-fil    Dette format har også kompatibilitet med en række forskellige andre programmer, herunder visse webservere.

   • SharePoint-liste    Denne betyder, at du kan gøre dine data anvendelige for en webbrowser, hvilket er standardmåden at bruge en SharePoint-liste på.

   • Datatjenester    Du kan oprette forbindelse til webdatatjenester inde i din virksomhed.

   • HTML-dokument   

   • Outlook-mappe    Du kan oprette forbindelse til Outlook-mapper, så du nemt kan integrere dine kontaktoplysninger med resten af dine data.

   • dBase-fil    dBase er et populært alternativt databasesystem, der understøttes af Access

     Dialogboksen Hent eksterne data vises.

2. Følg anvisningerne i dialogboksen.

   Access importerer data til eller sammenkæder data med databasen. For de fleste formater skal du angive placeringen af dataene og derefter vælge, hvordan dataene skal lagres i databasen.

Øverst på siden

Bruge en Access-databasefil i flere versioner af Access

Hvis alle tabellerne, formularerne og andre objekter i din Access-database, som er en tidligere version, er indeholdt i én fil, og du gerne vil bruge databasen i flere versioner af Access, kan du oprette en ny frontenddatabase i en nyere version og kæde den til den oprindelige fil. Brugere, som har den tidligere version af Access, kan fortsat bruge den oprindelige database. Brugere, som har den nyere version, kan bruge den nye frontenddatabase til at oprette en kæde til de samme data. Du kan oprette flere frontendversioner, hvis du er nødt til at tage højde for flere versioner af Access.

Øverst på siden

Bruge en front-end/back-end-database i flere versioner af Access

Hvis din Access-database er allerede en front end-/back end-program, kan du konvertere front-end til det nye filformat. Ikke længere er nødvendige for back-end-databasen.

Følgende fremgangsmåde viser dig, hvordan du kan bruge kommandoen Gem database som til at konvertere front end-databasen til ethvert af de tre nyeste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med denne kommando bevares den oprindelige database i dens oprindelige format, og der oprettes en kopi i det format, du angiver.

1. Luk front end-databasen. Hvis filen er en Access-flerbrugerdatabase, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sikre dig, at ingen anden har den åben.

2. Start Access 2010.

3. Klik på Åbn under fanen Filer.

4. Benyt Gennemse til at finde placeringen af front-end-databasen, og dobbeltklik på den for at åbne den.

   Hvis dialogboksen Databaseforbedringer åbnes, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

5. Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.

6. Klik på Gem database som under fanen Filer.

7. Skriv et navn til den nye database i dialogboksen Gem som.

8. Klik på Gem.

Du kan nu udvide den nye frontenddatabase til at understøtte nye funktioner.

Øverst på siden