Grundlæggende opgaver i Access 2010

Relationelle databaser i Access

Nogle gange du har brug for en relationel database til at registrere disse oplysninger – et lager af data, der er adskilt i mindre samlinger af data (kaldet tabeller) for at undgå redundans og relaterede sammen baseret på almindelige bit med oplysninger (kaldet felter) . For eksempel kan en begivenhed, planlægning relationsdatabase indeholde en tabel med kundeoplysninger, en tabel med leverandøroplysninger og en tabel med oplysninger om begivenheder. Tabel med oplysninger om begivenheder kan have et felt skal relatere til kundetabellen, og et felt skal relatere til leverandørtabellen. På den måde, for eksempel blev Hvis en leverandør telefonnummer ændret, oplysninger, der ændret én gang i leverandørtabellen i stedet for i hver begivenhed, der involveret leverandøren.

Access er et værktøj, du kan bruge til at hurtigt og nemt udvikle relationsdatabase programmer, der hjælper dig med at administrere oplysninger. Du kan oprette en database for at hjælpe dig med at holde styr på næsten alle slags oplysninger som lager, professionel kontakter eller forretningsprocesser. Faktisk følger Access med skabeloner, som du kan bruge det samme til at registrere forskellige oplysninger, hvilket gør ting nemt selv for begynder.

Når du åbner Access

Når du starter Access 2010, kan du se Microsoft Office Backstage-visningen, hvor du kan få oplysninger om den aktuelle database, oprette en ny database, Åbn en eksisterende database, og få vist udvalgte indhold fra Office.com.

Backstage-visningen indeholder også mange andre kommandoer, som du kan bruge til at justere, vedligeholde og dele dine databaser. Kommandoer i Backstage-visningen gælder generelt for hele databaser, ikke til objekter inde i en database.

Toppen af siden

Tilføj en tabel

Du kan tilføje en ny tabel til en eksisterende database ved hjælp af værktøjerne i gruppen tabeller under fanen Opret .

Uanset hvilken visning du starter i, kan du altid skifte til anden visningen ved hjælp af visningsknapperne på statuslinjen i Access-vinduet.

Oprette en tom tabel i dataarkvisning    Du kan angive data med det samme og lade Access oprette tabelstrukturen i baggrunden i dataarkvisning. Feltnavne tildeles numerisk (Felt1, Felt2 osv.), og Access indstiller feltets datatype, baseret på typen data, du angiver.

1. Klik på tabel i gruppen tabeller under fanen Opret .

2. Access opretter tabellen og derefter til at placere markøren i den første tomme celle i kolonnen Klik for at tilføje .

3. Hvis du vil føje data, skal du begynde at skrive i den første tomme celle – eller du kan indsætte data fra en anden kilde, som beskrives senere i denne artikel.

   • Hvis du vil omdøbe en kolonne (felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften, og derefter skrive det nye navn.

     Tip!: Give et beskrivende navn til hvert felt, så du kan se, hvad den indeholder uden at kigge på dataene.

   • For at flytte en kolonne skal du markere det ved at klikke på kolonneoverskriften og derefter trække det til det ønskede sted. Du kan også markere flere sammenhængende kolonner og sammen træk dem alle til en ny placering.

     Hvis du vil tilføje flere felter i tabellen, kan du enten begynde at skrive i kolonnen Klik for at tilføje i dataarkvisning, eller du kan tilføje nye felter ved hjælp af kommandoerne i gruppen Tilføj & Slet under fanen felter .

Oprette en tabel, der starter i designvisning    I designvisning, kan du først oprette den nye tabel struktur. Du Skift enten til dataarkvisning for at angive data, eller du indtaste dine data ved hjælp af en anden afskrivningsmetode, som med en formular.

Designvisning er ikke tilgængelig for tabeller i en webdatabase.

1. Klik på Tabeldesign i gruppen Tabeller under fanen Opret.

2. Skriv et navn i kolonnen Feltnavn for hvert felt i tabellen, og derefter vælge en datatype på listen Datatype .

3. Du kan angive yderligere oplysninger for hvert felt i kolonnen Beskrivelse . Den beskrivelse, du angiver vises på statuslinjen, når indsætningspunktet er i dette felt, og der bruges som på statuslinjen for de kontrolelementer, du opretter ved at trække feltet fra ruden Feltliste til en formular eller rapport , og for eventuelle kontrolelementer, der er oprettet for det pågældende felt af guiden formular eller rapport i guiden.

4. Når du har tilføjet alle felterne, kan du gemme tabellen:

   • Klik på Gem under fanen Filer.

5. Du kan begynde at indtaste data i tabellen når som helst ved at skifte til dataarkvisning, klikke på den første tomme celle og at skrive. Du kan også indsætte data fra en anden kilde, som beskrevet i næste afsnit.

Oprette en tabel baseret på en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste, kan dine data bruges af personer, som ikke har adgang. Desuden er listedata gemt på en server, som normalt har bedre beskyttelse mod datatab end filer, der er gemt på en computer. Du kan enten start med en ny liste, eller du kan oprette et link til en eksisterende liste. Du skal have tilstrækkelige tilladelser på det SharePoint-websted, hvor du vil oprette listen. Dette kan variere ved webstedet så Kontakt administratoren af SharePoint for detaljer om dine indstillinger.

Denne funktion findes ikke i en webdatabase.

1. Klik på SharePoint-lister i gruppen Tabeller under fanen Opret.

2. Du kan bruge en af Listeskabelonerne for at oprette et standard SharePoint-liste, som kontaktpersoner eller begivenheder.

   Du kan også vælge at oprette en brugerdefineret liste, eller at oprette et link til eller importere en eksisterende liste. Klik på den ønskede indstilling.

3. Hvis du vælger et af Listeskabelonerne eller til at oprette en brugerdefineret liste, åbnes dialogboksen Opret ny liste guider dig gennem processen. Hvis du vælger at bruge en eksisterende liste, åbnes dialogboksen Hent eksterne Data for at hjælpe dig.

Du kan finde flere oplysninger om tabeller i artiklen Introduktion til tabeller.

Toppen af siden

Indsætte data fra en anden kilde i en Access-tabel

Hvis dine data er gemt i et andet program, som Excel, kan du kopiere og indsætte dine data i en Access-tabel. Generelt fungerer dette bedst, hvis dataene allerede er inddelt i kolonner, som de er i et Excel-regneark. Hvis dine data er i et word behandling program, skal du først separate kolonner med data ved hjælp af faner, eller konvertere dataene til en tabel i word behandling programmet og derefter kopiere dataene. Hvis dine data skal redigering eller konvertere dataene (for eksempel adskillelse og efternavne), kan du vil gøre dette, før du kopierer data, især hvis du ikke er fortrolig med Access.

Når du indsætter data i en tom tabel, angives datatypen for hvert felt efter hvilken slags data det finder der. Eksempelvis hvis et indsatte felt ikke indeholder noget men datoværdier, anvender Access datatypen Dato/klokkeslæt type til det pågældende felt. Hvis det indsatte felt indeholder kun ordene "Ja" og "Nej", anvendes datatypen Ja/Nej til feltet.

Felterne afhængigt af hvad der er angivet i den første række indsatte data navngives. Hvis den første række indsatte data er samme type til de rækker, som følger, bestemmer Access, at den første række er en del af dataene og tildeler felterne standardnavne (Felt1, Felt2 osv.). Hvis den første række indsatte data ikke svarer til de rækker, som følger, Access bruger den første række som feltnavne og udelader den første række i de faktiske data.

Hvis Access tildeler generisk feltnavne, bør du omdøbe felterne så tidligt som muligt for at undgå forvirring. Brug følgende fremgangsmåde:

1. På fanen filer, Klik på Gem for at gemme tabellen.

2. Dobbeltklik på hver enkelt kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv derefter et navn til kolonnen.

3. Gemme tabellen igen.

Toppen af siden

Importere eller sammenkæde med data fra en anden kilde

Du muligvis data, du har indsamlet i et andet program, du vil bruge i Access. Måske du arbejder med personer, der lagrer data i andre programmer, og du vil arbejde med deres data i Access. Eller måske du har flere forskellige datakilder, og har brug for en "landing tastatur" sted, hvor du kan hente dem alle sammen til tillader en mere dybdegående analyse.

Access gør det nemt at importere eller sammenkæde data fra andre programmer. Du kan hente data fra et Excel-regneark, fra en tabel i en anden Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra enhver af en række andre kilder. Processen varierer en smule, afhængigt af datakilden, men disse instruktioner er et godt i gang:

1. Klik på kommandoen for typen fil, der importeres fra, under fanen Eksterne Data i gruppen Importér & Link .

   Eksempelvis hvis du importerer data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Microsoft Excel. Hvis du ikke kan se den korrekte programtype, skal du klikke på flere.

   Bemærk!: Hvis du ikke kan finde den korrekte formattype i gruppen Importér & Link , kan du vil starte det program, som du oprindeligt har oprettet dataene, og derefter bruge programmet til at gemme dataene i et filformat, som Access understøtter (såsom en afgrænset tekstfil ) , og derefter importere eller oprette kæde til dataene.

2. Klik på Gennemse for at gå til kilde-datafil i dialogboksen Hent eksterne Data , eller Skriv hele stien til den kilde-datafil i feltet filnavn .

3. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvor og hvordan du vil gemme dataene i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel ved hjælp af de importerede data eller oprette en sammenkædet tabel med en kæde til datakilden.

4. Klik på OK.

   Afhængigt af dit valg, dialogboksen Link objekter eller Importer objekter åbnes i dialogboksen.

5. Brug dialogboksen for at afslutte processen. Den nøjagtige fremgangsmåde afhænger af indstillingen importere eller sammenkæde, som du vælger.

6. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

   Hvis du vælger at importere, bliver du spurgt, om du vil gemme oplysningerne om importen, som du lige har oprettet.

7. Hvis du mener, at du skal udføre denne samme importhandlingen igen, skal du klikke på Gem importtrin, og derefter angive oplysninger.

   Derefter kan du let gentage importhandlingen ved at klikke på Gemte Importer i gruppen Importér under fanen Eksterne Data , klikke på importspecifikationen og derefter klikke på Kør.

8. Hvis du ikke vil gemme oplysningerne om handlingen, skal du klikke på Luk.

Access importerer data til en ny tabel og derefter viser tabellen under tabeller i navigationsruden.

Du kan få mere at vide om at importere data til Access, skal du følge linkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Toppen af siden

Næste trin

Resten af designprocessen varierer baseret på dine mål, men du vil sandsynligvis overveje at oprette forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. I denne artikel indeholder ikke oplysninger om oprettelse af flere databaseobjekter.

Få flere oplysninger i disse artikler:

• Introduktion til forespørgsler

• Introduktion til formularer

• Introduktion til rapporter i Access

Toppen af siden

Importere et Excel-regneark til Access

Mange brugere begynder at udforske Access efter første opbygge en liste i Excel. Excel er et godt sted at starte en liste, men når listen vokser, bliver den sværere at organisere og holde opdateret. Det er normalt det næste skridt flytte listen til Access.

En databasetabel ligner i strukturen i et regneark i den valgte data er gemt i rækker og kolonner. Det er derfor normalt let at importere et regneark til en databasetabel. Primære forskellen mellem lagre dine data i et regneark og i en database er i, hvordan dataene er struktureret. Blot at importere hele regnearket som en ny tabel i en database kan løse problemerne med at organisere og opdatere dataene, især hvis regnearket indeholder overflødige data ikke. Hvis du vil løse disse problemer, skal du opdele dataene i regnearket i separate tabeller, hver af dem der indeholder relaterede data. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arrangere dataene i tabellen, skal du se artiklen om databasedesign.

Adgang til funktioner i guiden til Tabelanalyse, som kan hjælpe dig med at fuldføre denne proces. Når du har importeret dine data i en tabel, guiden hjælper dig med at opdele tabellen i separate tabeller, hver især indeholder data, der ikke er duplikeret i en af de andre tabeller. Guiden opretter også de nødvendige relationer mellem tabellerne.

Toppen af siden

Importere et Excel-regneark som en tabel i en ny database

1. Klik på Nyunder fanen filer , og klik derefter på Tom Database.

2. Skriv et navn til den nye database i feltet Filnavn , og klik derefter på Opret.

   Den nye database åbnes, og Access opretter en ny tom tabel, Tabel1.

3. Luk Tabel1.

   Når du bliver spurgt, om du vil gemme ændringer i designet af Tabel1, skal du klikke på Nej.

4. Klik på Excelunder fanen Eksterne Data i gruppen Importér & Link .

5. Klik på Gennemsei dialogboksen Hent eksterne Data .

6. Brug dialogboksen Åbn fil for at finde filen.

7. Markér filen, og klik derefter på Åbn.

8. Sørg for, at indstillingen Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database er valgt i dialogboksen Hent eksterne Data .

9. Klik på OK.

   Guiden Importer regneark startes, og beder dig om et par spørgsmål om dine data.

10. Følg anvisningerne, og klik på Næste eller tilbage til at navigere gennem siderne. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

    Bemærk!: Spurgt, om du vil gemme oplysningerne om importen, som du lige har oprettet. Hvis du tror, at du vil udføre samme import igen, skal du klikke på Jaog derefter angive oplysninger. Derefter kan du let gentage handlingen i fremtiden ved at klikke på Gemte Importer i gruppen Importér under fanen Eksterne Data . Hvis du ikke vil gemme oplysningerne om handlingen, skal du klikke på Luk.

Access importerer data til en ny tabel, og derefter vises den under Alle tabeller i navigationsruden.

Toppen af siden

Brug guiden til Tabelanalyse til at organisere dine data

Når dataene er blevet importeret i en Access-tabel, kan du bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt for at identificere overflødige data. Guiden oplyser derefter en nem måde at organisere data i separate tabeller, så den er gemt i den mest effektive måde. Access bevarer den oprindelige tabel som en sikkerhedskopi, og derefter opretter nye tabeller, du kan bruge som grundlag for dit databaseprogram.

1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.

2. Klik på Analysér tabelunder fanen Databaseværktøjer i gruppen .

   Guiden til Tabelanalyse starter.

   De første to sider i guiden med et kort selvstudium – komplet med knapper, som du kan klikke på for at få vist eksempler. Hvis du ikke kan se de indledende sider, men i stedet se afkrydsningsfeltet Vis indledende sider?, Markér afkrydsningsfeltet, og klik derefter på tilbage to gange for at få vist introduktionen. Hvis du ikke vil have vist de indledende sider igen efter at have læst introduktionen, kan du rydde den Vis indledende sider? afkrydsningsfeltet.

3. På den hvilken tabel indeholder felter med værdier, der gentages i mange poster? siden, Vælg den tabel, du vil analysere, og klik derefter på Næste.

4. Du kan lade guiden bestemme, hvilke felter der skal placeres i hvilke tabeller, eller du kan gøre denne beslutning dig selv. Hvis du følger guidens forslag, kan du stadig foretage ændringer af tabellens layout på den næste side i guiden.

   Bemærk!: Hvis du lader guiden bestemme, hvilke felter der skal placeres i hvilke tabeller, dens valgmuligheder altid muligvis ikke passer til dine data, især hvis der ikke er meget data til at arbejde med. Du skal kontrollere guidens resultater omhyggeligt. På den anden side foreslår i guiden en mere effektiv organisering end den, du overvejer, så det er en god ide at prøve guidens forslag mindst én gang. Hvis du ikke kan lide forslag, du kan stadig omarrangere felterne manuelt, og du kan altid skal du klikke på tilbage og arrangere alle felterne selv.

5. Klik på Næste. På denne side kan angive du, hvilke tabeller der indeholder hvilke felter. Hvis du vælger at lade guiden bestemme, skal du se flere tabeller, der er forbundet med relationslinjer. Access opretter ellers kun én tabel, der indeholder alle felterne. I begge tilfælde, kan du foretage ændringer på denne side.

   • Du kan trække felter fra en tabel til et tomt område på siden for at oprette en ny tabel, der indeholder disse felter. Access beder dig om et tabelnavn.

   • Du kan trække felter fra én tabel til en anden tabel, hvis du tror, at de bliver gemt mere effektivt der.

   • De fleste tabeller får et ID eller et Genereret entydigt id- felt. Hvis du vil vide mere om felterne ID, skal du klikke på Tip i øverste højre hjørne i guiden.

   • Hvis du vil fortryde en ændring, skal du klikke på knappen Fortryd .

   • Hvis du vil omdøbe en tabel, skal du dobbeltklikke på titellinjen, skrive det nye navn og klik derefter på OK.

6. Når du har alle felterne er placeret den måde, du vil have dem, skal du klikke på Næste.

7. Hvis guiden finder poster, der har næsten ens værdier, den identificere disse værdier som mulige typografiske fejl og præsentere et skærmbillede, hvor du kan bekræfte hvad du skal gøre med dem. Rul gennem listen for at finde dem, der har værdier i kolonnen rettelse , og klik derefter på det ønskede element i på rullelisten. Vælg (Lad som-er) at forhindre, at guiden værdien vil foretage ændringer. Når du er færdig, skal du klikke på Næste.

8. Guiden spørger, om du vil oprette en forespørgsel, der ligner den oprindelige tabel. Hvis du allerede har oprettet formularer og rapporter, der er baseret på den oprindelige tabel, er oprette sådan en forespørgsel en god ide. Hvis du vælger Ja, Opret forespørgslen, omdøber den oprindelige tabel ved at tilføje "_GL" til tabelnavnet i guiden, og derefter navngiver den nye forespørgsel ved hjælp af navnet på den oprindelige tabel. Formularer og rapporter, der er baseret på tabellen nu bruge forespørgslen til deres data, og de fortsat fungerer som før.

9. Klik på Udfør.

   Guiden opretter de nye tabeller som angivet, og derefter åbner dem. Luk dem, når du er færdig med at undersøge resultaterne.

Toppen af siden

Arbejde med data fra andre programmer

Access 2010 indeholder funktioner til at arbejde med data, der er gemt i andre programmer.

Oprette en ny Access-database, der er knyttet til data i et andet filformat    Du kan bruge Access til at åbne en fil i et andet filformat som tekst, dBASE eller et regneark. Access opretter en Access-database og sammenkæder filen automatisk.

1. Start Access.

2. Klik på Åbn under fanen Filer.

3. Klik på den fil, du vil åbne på listen type i dialogboksen Åbn . Hvis du ikke er sikker på filtypen, skal du klikke på alle filer (*. *).

4. Hvis det er nødvendigt, kan du gå til den mappe, der indeholder den fil, du vil åbne. Når du finder fil, skal du dobbeltklikke på den for at åbne den.

5. Følg vejledningen i guiden. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

Importere eller sammenkæde data til en eksisterende database    Du kan enten importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller, så data, der er indeholdt i Access-filen, eller du kan sammenkæde med data fra Access, så dataene bliver i den oprindelige fil (uden for Access-fil).

1. Klik på det format, hvor dataene er gemt i gruppen Importér & Link under fanen Eksterne Data .

   Du kan importere eller oprette kæde til data fra følgende kilder:

   • Excel    Du kan hente data fra et regneark eller et navngivet område i en Excel-projektmappe. Hvert regneark eller et navngivet område skal importeres eller sammenkædede separat.

   • Access    Dette er nyttigt til at adskille processen fra dine data, oprette en delt database. Det vil sige, kan du bruge én database til at indeholde alle dine formularer, rapporter og makroer og bevare dine data i en anden database. Du kan derefter udvikle forbedringer uden at forstyrre andres arbejde. Du kan også kombinere data fra mange forskellige Access-databaser i én, gør det nemmere at opsummere data på tværs af afdelinger eller mellem forretningsforbindelser.

   • ODBC-database    Mange programmer understøtter dette format, herunder mange database serverprodukter. Dette kan du oprette "landing tastatur" databaser, hvor du kombinere data fra forskellige systemer.

   • Tekstfil    Du kan oprette forbindelse til en enkelt tekstfil, og du kan også bruge Access til at ændre indholdet af den pågældende fil. Dette kan hjælpe gør det nemt at bruge ved et bredt udvalg af programmer Access-data.

   • XML-fil    Dette format tilbyder også kompatibilitet med en række andre programmer, herunder nogle webservere.

   • SharePoint-liste    Dette gør dine data anvendelige ved hjælp af en webbrowser, som standard til at bruge en SharePoint-liste.

   • Datatjenester    Du kan oprette forbindelse til webtjenester data i virksomheden.

   • HTML-dokument    

   • Outlook-mappe    Du kan oprette forbindelse til Outlook-mapper, så du nemmere integrere dine kontaktoplysninger med resten af dine data.

   • dBASE-fil    dBase er et populære alternative databasesystem, der understøttes af Access

     Dialogboksen Hent eksterne Data vises.

2. Følg vejledningen i dialogboksen.

   Access kan importere eller sammenkæde data til databasen. For de fleste formater, skal du angive placeringen af dataene, og derefter vælge, hvordan dataene skal gemmes i databasen.

Toppen af siden

Bruge en Access-databasefil i forskellige versioner af Access

Hvis alle tabellerne, formularer og andre objekter i tidligere version Access-databasen er indeholdt i én fil, og du vil bruge databasen i forskellige versioner af Access, kan du oprette en ny front end-database i en nyere version og knytte dem til den oprindelige fil. Brugere, der har den tidligere version af Access kan stadig bruge den oprindelige database. Brugere, der har den nyeste version kan bruge nye front end-databasen til at oprette et link til de samme data. Hvis du har brug at tage højde for flere versioner af Access, kan du oprette flere front end-versioner.

Toppen af siden

Bruge en front-end-/ back-end-database i forskellige versioner af Access

Hvis din Access-database er allerede en front end-/back end-program, kan du konvertere front-end til det nye filformat. Ikke længere er nødvendige for back-end-databasen.

Følgende procedure viser, hvordan du bruge kommandoen Gem Database som til at konvertere front end-databasen til en af de seneste tre formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommando bevarer den oprindelige database i det oprindelige format og opretter en kopi i det format, du angiver.

1. Luk front end-databasen. Hvis filen er en flerbruger Access-database, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du kontrollere, at ingen andre har åbnet.

2. Start Access 2010.

3. Klik på Åbn under fanen Filer.

4. Gå til placeringen af front end-databasen, og dobbeltklik på den for at åbne den.

   Hvis dialogboksen Database udvidede vises, hvor du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, klikke på Nej.

5. Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.

6. Klik på Gem Database somunder fanen filer .

7. Skriv et navn til den nye database i dialogboksen Gem som .

8. Klik på Gem.

Nu kan du udvide den nye front end-database for at understøtte nye funktioner.

Toppen af siden