Du kan indsamle eller opdatere oplysninger via e-mail ved hjælp af Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access vejleder dig gennem oprettelsen af en dataindsamling-formular og afsendelse af formularen i en mail. Når dine e-mail-modtagere returnerer de færdige formularer, kan du vælge at få de indsamlede data automatisk behandlet og gemt i en bestemt Access-database. Denne metode for indsamling af data kan spare tid og besvær, der normalt er involveret i en kopiering og indsættelse eller en manuel dataindtastnings proces. Følgende er nogle scenarier, hvor du kan bruge denne proces til at indsamle data:
Undersøgelser Du kan udføre en undersøgelse og kompilere resultaterne ved først at oprette en Access-database med de nødvendige tabeller til at gemme resultaterne og bruge guiden til at oprette en undersøgelsesformular og derefter sende dem til deltagerne i undersøgelsen. Når deltagerne svarer, gemmes undersøgelses dataene automatisk i databasen.
Status rapporter Uanset om det er den nyeste status for lagerniveauet eller de opdaterede oplysninger om ventende problemer, kan dit team holde dig informeret ved at sende dig e-mails, der indeholder de aktuelle oplysninger, med jævne mellemrum.
Begivenheds administration Når du organiserer en konference eller et kursus eller andre begivenheder, kan du sende en eller flere formularer som en mail for at indsamle kontaktoplysninger, indstillinger for rejser og Hotel osv. Hvis du vælger, at svarene skal behandles automatisk, kan deltagerne når som helst ændre deres præferencer, uden at du skal give dem besked, og du har altid adgang til de nyeste data til beslutningstagnings formål.
I denne artikel forklares det, hvad du skal bruge for at bruge denne fremgangsmåde, hvordan du kommer i gang med at bruge guiden, og derefter giver du yderligere oplysninger om de forskellige trin, så du kan få mest muligt ud af dit valg, når du følger guiden.
Bemærk!: Du vil ikke kunne tilføje de indsamlede data, hvis modtageren har brugt Hotmail eller Yahoo til at sende dig formularen dataindsamling.
Inden du går i gang
Hvis dette er første gang, du indsamler data ved hjælp af mails, skal du udføre følgende trin:
-
Kontrollér, at du har installeret følgende programmer på computeren:
-
Access 2007 eller Access 2010.
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du skal have Outlook installeret og konfigureret på den computer, du bruger til at sende mails. Hvis du har Outlook installeret, men endnu ikke er konfigureret, skal du starte Outlook og følge instruktionerne i guiden Start af Outlook. Du kan få hjælp til guiden i Outlook Hjælp.
-
Hvis du planlægger at bruge en InfoPath-formular, skal du kontrollere, at du har InfoPath 2007 eller nyere version installeret, og at dine modtagere også skal have InfoPath installeret på deres computere.
-
Mail modtagerne skal enten have InfoPath eller en mailklient, der understøtter HTML-formatet installeret på deres computere, for at kunne få vist og redigere formularen.
Den formular, der bruges til at indsamle data via mail, er ikke en Access-formular. Guiden genererer en speciel formular i enten HTML-eller InfoPath-format.
Identificer en Destinationsdatabase. Databasen kan være i enten. mdb-eller. accdb-format. Desuden understøttes. mde-og. accde-filer. Hvis du ikke vil bruge en eksisterende database, skal du oprette en ny.
-
-
Identificer eller Opret de tabeller, du vil udfylde med dataene fra mail svarene. Hvis du indsamler data for eksisterende tabeller, skal du sikre dig, at tabellerne ikke er skrivebeskyttede, og at du har de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere deres indhold.
Bemærk!: Felttyperne vedhæftet fil, Autonummerering, OLE og fler værdi, kan ikke indsamles ved hjælp af mails
Hvis dataindsamling-handlingen udfylder to eller flere tabeller, skal du oprette en udvælgelsesforespørgsel og bruge den som formularens postkilde. Kontrollér, at forespørgslen indeholder alle de obligatoriske felter fra de underliggende tabeller. Hvis du bruger en eksisterende forespørgsel, skal du sørge for, at forespørgslen ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere dens indhold. Hvis du vil have mere at vide om at oprette en forespørgsel, der er baseret på to eller flere tabeller, skal du læse artiklen Introduktion til forespørgsler.
Gem dataene som nye poster i følgende situationer:
-
Hvis dataene skal udfylde flere tabeller.
-
Hvis destinationstabellen ikke har et primært nøglefelt. De primære nøgleværdier er nødvendige for at kunne knytte hvert svar til en eksisterende post. Hvis destinationstabellen ikke har et primært nøglefelt, skal du enten tilføje det nu eller tildele et eksisterende felt, der har entydige værdier som en primær nøgle.
-
Hvis destinationstabellen ikke indeholder nogen poster. Hvis tabellen er tom, antager guiden, at du vil tilføje poster.
-
Hvis modtagernes mailadresser ikke er gemt som et felt i databasen. Når du indsamler data for at opdatere poster, kan du ikke manuelt skrive adresserne i den guide, der blev oprettet i guiden. Adressefeltet skal være i destinationstabellen eller i en tabel, der har en relation med destinationstabellen.
Introduktion
-
Åbn den database, hvor de indsamlede data skal gemmes.
-
Hvis du vil føje dataene til en enkelt tabel, skal du markere tabellen i navigationsruden. Hvis du vil udfylde flere relaterede tabeller, skal du vælge den forespørgsel, der er bundet til disse tabeller.
-
Gør et af følgende for at starte guiden:
-
Klik på Opret maili gruppen Indsaml data under fanen eksterne data .
-
Højreklik på tabellen eller forespørgslen, og klik derefter på Indsaml og Opdater data via mail.
Bemærk!: Hvis tabellen ikke indeholder felter, eller hvis kun har en af typerne Autonummerering, OLE-objekt, vedhæftet fil eller flere værdier, vises følgende meddelelse: den valgte tabel eller forespørgsel har ikke nogen felter, der understøtter indsamling af data ved hjælp af mail.
-
Hvis tabellen indeholder felter, der understøtter dataindsamling, starter guiden. Hvis destinationstabellen både understøtter tilføjelse og opdatering af data, fører guiden dig gennem de nødvendige trin til at indsamle data via e-mail.
Brug følgende afsnit som reference for eventuelle spørgsmål, du kan have gennem følgende syv vigtigste trin i processen.
Vælg den type dataindtastningsformular, du vil sende
Vælg formulartypen, der er baseret på brugervenlighed for dig selv og modtagerne.
Vælg HTML-formular En HTML-formular kan vises og redigeres af en hvilken som helst bruger, hvis mailklient understøtter HTML
Vælg Microsoft InfoPath-formular Du får kun vist denne indstilling, hvis InfoPath er installeret på computeren. Vælg kun denne indstilling, hvis dine modtagere alle har InfoPath og Outlook installeret på deres computere. En InfoPath-formular giver et bedre dataindtastnings-og redigeringsmiljø
Den side i guiden, der vises næste, afhænger af, om destinationsobjektet understøtter opdatering af data. Hvis objektet er en forespørgsel, der er baseret på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabel, der ikke har et primært nøglefelt eller ikke indeholder nogen poster, antager guiden, at du vil tilføje nye poster, og du bliver bedt om at vælge formularfelterne. I alle andre tilfælde beder guiden dig om at angive, om du vil tilføje eller opdatere data, før du bliver bedt om at vælge formularfelterne.
Vælg, om du vil indsamle nye data eller opdatere eksisterende data
Angiv, hvad du vil gøre med dataene. Den type formular, du bruger, påvirker antallet af nye poster, som en modtager kan sende til dig i et enkelt svar. Når du opdaterer data, identificerer antallet af poster, der skal opdateres af en modtager, antallet af færdige formularer, der medtages i en meddelelse.
Bemærk!: Hvis du vil tilføje nye poster, skal du skrive mailadresserne i feltet adresse i mailen, når meddelelsen er oprettet. Hvis du vil opdatere eksisterende data, skal modtagernes mailadresser gemmes som et felt i den underliggende tabel eller forespørgsel eller i en relateret tabel.
Angive de data, der skal indsamles
Når du vælger de felter, der skal medtages i formularen, er det ikke nødvendigt at medtage alle de felter, der findes i den underliggende tabel eller forespørgsel i formularen. Følgende betingelser skal dog være opfyldt:
-
Obligatoriske felter: Felter, der er markeret med et stjerne symbol (*), er obligatoriske felter. Hvis du indsamler nye poster, omfatter guiden automatisk alle felter, hvor egenskaben Required er angivet til Ja. Hvis en posts obligatoriske felter er tomme, kan Access ikke tilføje posten til tabellen.
-
Ikke-understøttede felttyper: Du vil ikke kunne medtage visse felttyper i formularen såsom, Autonummerering, vedhæftet fil, OLE-objekt eller opslagsfelter med flere værdier.
-
Primært nøglefelt: Brugeren vil kunne skrive en værdi i feltet, når du tilføjer poster, men svaret behandles ikke, hvis den angivne værdi allerede er i brug.
Bemærk!: For hvert medtaget felt under Feltegenskaberskal du angive en etiket og klikke på skrivebeskyttet , hvis du ikke vil have brugeren til at ændre dataene i det pågældende felt.
Angive automatisk eller manuel databehandling
Du kan vælge en automatisk eller manuel behandling af svar. Automatisk behandling betyder, at når du får svarene, kan Outlook og Access arbejde sammen for at eksportere dataene til destinationstabellerne i databasen. Automatisk behandling kan spare tid og kræfter. Manuel behandling betyder, at du starter eksporthandlingen for at overføre dataene fra en bestemt mappe i Outlook til destinationstabellen i Access.
Svar er blevet eksporteret til destinationstabellen, så længe følgende betingelser er opfyldt på det tidspunkt, hvor svarene når til din postkasse:
-
Outlook skal allerede være installeret på computeren. Hvis Outlook ikke kører, startes behandlingen, næste gang du starter Outlook.
-
Access må ikke være beskyttet med adgangskode, og du bør ikke være åben i eksklusiv tilstand. Navnet eller placeringen af databasen må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Navnene på tabellerne og forespørgslerne og egenskaberne for de felter, der er medtaget i formularen, må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet af de underliggende tabeller og forespørgsler.
Bemærk!: Hvis automatisk behandling mislykkes, kan du prøve at løse eventuelle problemer og derefter manuelt eksportere de svar, der ikke blev gennemført. Alle svar, der når indbakken, efter at du har løst problemerne, fortsætter automatisk med at blive behandlet.
Angive egenskaber for at styre den automatiske behandling af svar
Hvis du vil angive en anden Outlook-mappe, hvor svar er gemt, skal du klikke på mappens navn på siden Angiv, hvordan du vil behandle svarene i guiden. I dialogboksen Vælg mappe skal du enten vælge en anden mappe eller klikke på ny for at oprette en ny mappe.
Hvis du klikker på Indstil egenskaber for at styre den automatiske behandling af svar for at ændre eller finjustere importindstillinger, skal du se følgende tabel for oplysninger om de tilgængelige indstillinger:
|
Indstilling |
Resultat |
|---|---|
|
Slet svar fra dem, du ikke har sendt meddelelsen til |
Markér dette afkrydsningsfelt, hvis det kun er de svar, der blev sendt af de oprindelige modtagere af din besked, der skal behandles automatisk. Svar fra andre personer gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk. |
|
Acceptér flere svar fra hver modtager |
Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du kun vil have det første svar fra hver modtager til at blive behandlet automatisk. Det andet og efterfølgende svar gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk. Bemærk!: Denne indstilling styrer kun antallet af svar og ikke antallet af poster i et enkelt svar, der behandles. Hvis du med andre ord sender en InfoPath-formular, kan en bruger sende flere poster i et enkelt svar, og Access behandler automatisk alle posterne i svaret, selvom dette afkrydsningsfelt ikke er markeret. |
|
Tillad kun opdateringer til eksisterende data |
Når modtagerne bruger en InfoPath-formular til at opdatere data, kan de sende nye poster ud over opdateringer til eksisterende poster. Markér dette afkrydsningsfelt for kun at behandle opdateringer til eksisterende poster. |
|
Antal svar, der skal behandles |
Skriv det samlede antal svar (fra alle modtagere), du vil have behandlet automatisk. Hvis du vil have, at alle svarene skal behandles automatisk, skal du angive en stor værdi, f. eks 5000, i tekstfeltet. De svar, der modtages, efter at den angivne værdi er nået, gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk. |
|
Dato og klokkeslæt for stop |
Angiv, hvornår automatisk behandling af svar skal stoppe for denne mail. De svar, der modtages efter denne dato og dette klokkeslæt, er gemt i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk. |
Hvis du vil ændre disse indstillinger på et senere tidspunkt, skal du klikke på Administrer svari gruppen Indsaml data under fanen eksterne data . I dialogboksen Administrer meddelelser om data indsamling skal du markere den meddelelse, du vil ændre indstillingerne for, og derefter klikke på Meddelelsesindstillinger. De ændringer, du foretager i dialogboksen, påvirker alle efterfølgende svar, du modtager for meddelelsen.
Manuel behandling af svar
Hvis du vil styre, hvornår og hvilke svar der skal behandles, skal du ikke markere indstillingen automatisk proces. Svarene bliver gemt i en bestemt mappe i Outlook, indtil du vælger og højreklikker på hvert svar i mappen og derefter klikker på Eksportér data til Microsoft Access i genvejsmenuen.
I nogle tilfælde skal du muligvis også manuelt behandle de svar, der ikke blev behandlet automatisk.
Husk følgende, før du eksporterer data
-
Access-databasen bør ikke være åben i eksklusiv tilstand, og navnet eller placeringen af databasen må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Navnene på tabellerne og forespørgslerne og egenskaberne for de felter, der er medtaget i formularen, må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet af de underliggende tabeller og forespørgsler.
Vælg, hvordan du vil angive modtagernes mailadresser
Hvis du kun indsamler nye oplysninger, kan du angive mailadresserne på to måder:
-
Skriv mailadresserne enkeltvis i Outlook-mailen, eller Vælg adresserne fra et adressekartotek.
-
Brug feltet mailadresse i tabellen eller forespørgslen for den aktuelle Access-database.
Bemærk!: Når du indsamler data for at opdatere eksisterende poster, får du ikke vist denne dialogboks, da modtagernes mailadresser først skal være tilgængelige som et felt i databasen.
Angive mailadresserne direkte i Outlook
Hvis du angiver dine modtagere i Outlook, kan du få vist og tilpasse meddelelsen, før du sender den. I mailens brødtekst indeholder en kort introduktion og en formular. Det anbefales, at du ikke foretager ændringer i formularen. Ændringer af formular strukturen kan medføre, at svaret ikke behandles.
Brug af de mailadresser, der er gemt i et felt i databasen
Muligheden for at vælge en tilknyttet tabel refererer til relaterede tabeller. Hvis du vil have vist eller redigere tabelrelationer i din database, skal du i database værktøjerne. under fanen relationer i gruppen relationer skal du klikke på relationer
Du kan finde flere oplysninger om relationer i artiklen vejledning til tabelrelationer.
Gennemse og Angiv listen over modtagere
Det sidste overordnede trin omfatter forhåndsvisning og tilpasning af mailen, Finjuster din modtagerliste og sender derefter din dataindsamling-meddelelse.
Opret og Send mailen
Når guiden fortæller dig, at du nu kan oprette mailen, og viser dig, hvordan du får vist mailstatus ved hjælp af kommandoen Administrer svar , vises der muligvis nogle advarselsmeddelelser. I følgende tabel beskrives hver advarsel og de handlinger, du kan udføre for at løse problemet:
|
Advarsels meddelelse |
Beskrivelse |
S olution |
|---|---|---|
|
Nogle poster indeholder ikke en gyldig adresse i det angivne e-mail-adressefelt. Der vil ikke blive returneret data for disse rækker. |
Det e-mail-adressefelt, du har valgt, indeholder null-værdier. |
Hvis du vil indsamle data for hver post, skal du afslutte guiden og erstatte null-værdierne med mailadresser. Start derefter guiden igen. |
|
Du har i øjeblikket en eksklusiv lås på databasen. automatisk behandling mislykkes, indtil låsen udgives. |
Du har åbnet databasen med udelt adgang. |
Hvis du vælger, at svarene skal behandles automatisk, mislykkes behandlingen, fordi Access ikke kan tilføje eller opdatere en database, der har en eksklusiv lås. Luk og genåbn databasen i ikke-eksklusiv tilstand umiddelbart efter afsendelse af meddelelsen |
|
Disse mails kan indeholde data, der er fortrolige eller følsomme. |
Du indsamler data for at opdatere eksisterende poster, og den formular, du er ved at sende, er færdig med eksisterende data. |
Hvis nogle formularfelter indeholder følsomme data, skal du gå tilbage til det trin i guiden, hvor du har valgt felterne, og fjerne de felter, der indeholder følsomme data fra formularen. |
Når du får vist og tilpasser meddelelsen, kan du filtrere feltet mailadresse og vælge modtagerne. Vælg de mailadresser, du vil bruge, ved at markere de relevante afkrydsningsfelter. Hvis du får vist en dialogboks med en liste over ugyldige e-mail-adresser, skal du notere adresserne på listen og klikke på Afslut. Bekræft de ugyldige adresser, foretag eventuelle rettelser, og prøv at sende meddelelsen igen.
