Føj din fraværsbegivenhed til Outlook-kalenderen for andre

Trin 1: Føj din ferie til kollegaers kalendere

Når du markerer tid som "ikke til stede" i din kalender, kan dine kollegaer se det, når de forsøger at planlægge et møde med dig. Men ville det ikke være godt, hvis du kunne give alle besked på én gang, om du ikke var til stede, uden at det ville påvirke deres status for ledig/optaget tid eller give rod i deres kalendere? Det kan du gøre ved at angive, at dine oplysninger skal vises i deres kalendere som en heldagsbegivenhed, men i modsætning til en normal heldagsbegivenhed, der som regel er angivet til "optaget", vises denne heldagsbegivenhed som ledig tid. Dine kollegaers ledige/optagede tid påvirkes ikke.

1. Vælg Nyt møde under fanen Hjem i Kalender.

   Genvejstast  Tryk på Ctrl+Skift+Q for at oprette en ny mødeindkaldelse.

2. Skriv en beskrivelse i feltet Emne , og angiv eventuelt en placering i feltet Placering .

3. Vælg start- og sluttidspunktet for, hvornår du ikke er til stede, på listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. I forbindelse med ferier omfatter dette som regel hele dage. Hvis det er tilfældet, skal du markere afkrydsningsfeltet Hele dagen.

   Bemærk!: Som standard bruger Outlook den aktuelle tidszoneindstilling på computeren til planlægning. Hvis du vil planlægge din tid væk fra kontoret baseret på en anden tidszone, skal du klikke på Tidszoner i gruppen Indstillinger.

4. I gruppen Deltagere skal du for Svarindstillinger rydde Anmod om svar på rulleknappen.

5. Under Vis som i gruppen Indstillinger skal du klikke på Ledig på rullelisten. Hvis du allerede har angivet, at dette er en heldagsbegivenhed, angives Vis som automatisk til Ledig.

   Vigtigt!: 

   • Sørg for, at indstillingen Vis som er angivet til Ledig. Dette giver modtagerne af mødeindkaldelsen mulighed for at acceptere mødeindkaldelsen og føje din ferie til deres kalender, uden at det blokerer for tid i deres kalender. Modtagerens kalender vises stadig med ledig tid til planlægning under din ferie.

   • Når du vælger en heldagsbegivenhed, er starttidspunktet for begivenheden midnat. For at undgå at dine kollegaer modtager beskeder på upassende tidspunkter, skal du angive indstillingen Påmindelse til Ingen.

6. Skriv de oplysninger, du vil dele med modtagerne.

7. Tilføj de ønskede modtagere på linjen Til.

8. Hvis du giver folk besked om en række tilbagevendende tidspunkter, hvor du er væk fra kontoret, skal du i gruppen Indstillinger vælge Gentagelse, vælge gentagelsesmønsteret og derefter vælge OK.

9. Vælg Send.

Når du sender mødeindkaldelsen, og Vis som er angivet til Ledig, vises begivenheden øverst hver dag i dine kollegaers Outlook-kalendere – en visuel påmindelse, der ikke blokerer for arbejdstid.

Trin 2: Bloker for ferie i din kalender

Hvis du har fulgt trinnene i forrige afsnit, blev den mødeindkaldelse, du sendte, markeret som ledig tid for at forhindre, at det skygger for tid i andre brugeres kalendere. Men tiden er også markeret som ledig i din egen kalender. Nu skal du oprette en ekstra aftale for dig selv, så andre kan se, at du ikke er ledig i den tid, du angiver.

En almindelig fejl er at åbne mødeindkaldelseselementet i din kalender og ændre indstillingen Vis som fra Ledig til Fraværende , når du har sendt den oprindelige anmodning. Men når du gør dette, sendes der en opdatering til alle dem, du har sendt mødeindkaldelse til, hvor du ændrer Gratis til Fraværende og overvinder de trin, du har taget for at undgå at gøre det. Du skal oprette en duplikeret aftale i kalenderen med indstillingen Vis som angivet til Fraværende.

Når personer bruger Outlook-kalenderen til at planlægge møder og andre begivenheder, kan de se din tilgængelighed, medmindre du har ændret tilladelserne for din kalender for at forhindre dette. Normalt har aftaler, møder og begivenheder indstillingen Vis somoptaget. Du kan også oprette elementer med indstillingen Vis somfraværende. Elementer, der er angivet til Fraværende , betragtes som svarende til elementer, der er angivet til Optaget – nogen bør ikke forvente, at du er tilgængelig på det pågældende tidspunkt. Visuelt er de to typer forskellige – elementer, der er angivet til Fraværende , vises med en lilla farve, elementer angivet til Optaget identificeres af et blåt farvetema. Denne forskel i udseende er med til at understrege, hvorfor du ikke er tilgængelig. Du kan f.eks. flytte et element, der er i konflikt med Hinanden , men du kan eller vil sandsynligvis ikke ændre et Ikke til stede-element , f.eks. din ferie.

1. Vælg Ny aftale under fanen Hjem i Kalender.

2. Skriv et navn til den tid, du er væk, i feltet Emne.

3. I Starttidspunkt og Sluttidspunkt skal du vælge de datoer, hvor din fraværstid starter og slutter.

4. Markér afkrydsningsfeltet Hele dagen.

5. Skift indstillingen Vis som til Fraværende.

6. Vælg Gem og luk.