Ved hjælp af guiden Eksportér kan du eksportere data fra en Access-database til et filformat, der kan læses af Excel. I denne artikel kan du se, hvordan du skal klargøre og eksportere dine data til Excel, og du får nogle tip til løsning af de problemer, der kan opstå.
I denne artikel
Eksportere data til Excel: grundlæggende funktioner
Når du eksporterer data til Excel, oprettes der i Access en kopi af de markerede data, og der gemmes derefter en kopi af dataene i en fil, der kan åbnes i Excel. Hvis du jævnligt kopierer data fra Access til Excel, kan du gemme detaljerne for en eksport til fremtidig brug, og du kan endda lave en tidsplan for at køre eksporten automatisk med definerede tidsintervaller.
Almindelige scenarier, hvor der eksporteres data til Excel
-
Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger både Access og Excel til at arbejde med data. Dataene gemmes i Access-databaser, men Excel bruges til at analysere dataene og distribuere resultaterne af analyserne. I øjeblikket eksporterer dit team data til Excel, som og når der er brug for det, men du vil gerne gøre denne procedure mere effektiv.
-
Du har brugt Access i længere tid, men din overordnede foretrækker at arbejde med data i Excel. Derfor kopierer du data til Excel med jævne mellemrum, men du vil gerne automatisere denne procedure for at spare tid.
Om at eksportere data til Excel
-
I Access findes der ikke en Gem som-kommando, der kan gemme i Excel-format. Hvis du vil kopiere data til Excel, skal du bruge funktionen Eksport, som beskrives i denne artikel, eller du kan kopiere Access-data til Udklipsholder og derefter indsætte dem i et Excel-regneark.
-
Du kan eksportere en tabel, forespørgsel, formular eller rapport. Du kan også eksportere udvalgte poster i en visning med flere poster, f.eks. et dataark.
-
Microsoft Excel indeholder en kommando til at importere data fra en Access-database. Du kan bruge kommandoen i stedet for kommandoen Eksporter i Access. kommandoen Excel import kun muligt at importere tabeller eller forespørgsler. Få mere at vide i artiklen i Excel Hjælp Opret forbindelse til eksterne data (importere).
-
Det er ikke muligt at eksportere makroer eller moduler til Excel. Når du eksporterer en formular, en rapport eller et dataark, der indeholder underformularer, underrapporter eller underdataark, er det kun hovedformularen, hovedrapporten eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporten, hver gang du vil eksportere en underformular, en underrapport eller et underdataark til Excel.
-
Du kan kun eksportere ét databaseobjekt i en enkelt eksport. Det er imidlertid muligt at flette flere Excel-regneark, når de enkelte eksporter er udført.
Forbered eksporthandlingen
Inden du eksporterer, er det en god ide at gennemse de data, du vil eksportere, for at kontrollere, at de ikke indeholder fejlindikatorer eller fejlværdier. Hvis der er fejl, skal du prøve at løse dem, inden du eksporterer data til Excel. Ellers kan der opstå problemer under eksporten, og der kan blive indsat null-værdier i cellerne i Excel-regnearket. Du kan finde flere oplysninger om de typer problemer, der kan opstå, når du eksporterer til Excel, i afsnittet Foretage fejlfinding af manglende og forkerte værdier.
Hvis kildeobjektet er en tabel eller forespørgsel, skal du beslutte, om du vil eksportere dataene med eller uden objektets formatering. Beslutningen påvirker tre aspekter af den dannede fil – tekstfiltypen, der oprettes af processen, den eksporterede datamængde og dataenes visningsformat. Følgende tabel beskriver resultatet, når formaterede og uformaterede data eksporteres.
|
Eksport |
Kildeobjekt |
Felter og poster |
Formatering |
|---|---|---|---|
|
Uden formatering |
Tabel eller forespørgsel Bemærk!: Formularer og rapporter kan ikke eksporteres uden formatering. |
Alle felter og poster i det underliggende objekt eksporteres. |
Egenskabsindstillingen Format ignoreres under handlingen. Der eksporteres kun opslags-id'er fra opslagsfelter. Indholdet i linkfelter eksporteres som en tekstkolonne, der viser linkene med formatet skærmtekst#adresse#. |
|
Med formatering |
Tabel, forespørgsel, formular eller rapport |
Det er kun felter og poster i den aktuelle visning eller det aktuelle objekt, der eksporteres. Filtrerede poster, skjulte kolonner i dataark og felter, der ikke vises i en formular eller en rapport, eksporteres ikke. |
Guiden respekterer egenskabsindstillingen Format. Der eksporteres opslagsværdier fra opslagsfelterne. Værdierne i linkfelter eksporteres som links. Teksten i RTF-tekstfelter eksporteres, men formateringen eksporteres ikke. |
Vælg destinationsprojektmappen og filformatet. Vær opmærksom på, at rapporter kun kan eksportere i det ældre *.xls-filformat og ikke i det nyere *.xlsx-filformat.
Under eksporten bliver du bedt om at angive navnet på destinationsprojektmappen. Tabellen nedenfor viser, hvornår der oprettes en projektmappefil (hvis den ikke allerede findes), og hvornår filen overskrives (hvis den allerede findes).
|
Hvis destinationsprojektmappen |
Og kildeobjektet er |
Og du vil eksportere |
Så |
|---|---|---|---|
|
Ikke findes |
En tabel, forespørgsel, formular eller rapport |
Dataene med eller uden formatering |
Projektmappefilen oprettes under eksporten. |
|
Allerede findes |
En tabel eller forespørgsel |
Dataene, men ikke formateringen |
Projektmappen overskrives ikke. Et nyt regneark føjes til projektmappen, og navnet på det objekt, som dataene eksporteres. Hvis et regneark med navnet allerede findes i projektmappen, bliver du spurgt, om du vil erstatte indholdet af tilsvarende regnearket eller angive et andet navn til det nye regneark. |
|
Allerede findes |
En tabel, forespørgsel, formular eller rapport |
Dataene inkl. formateringen |
Projektmappefilen overskrives med de eksporterede data. Alle eksisterende regneark fjernes, og der oprettes et nyt regneark med samme navn som det eksporterede objekt. Dataene i Excel-regnearket arver formateringsindstillingerne fra kildeobjektet. |
Dataene føjes altid til et nyt regneark. Du kan ikke føje dataene til et eksisterende regneark eller navngivet område.
Eksportere
-
Hvis destinationsprojektmappen i Excel er åben, skal du lukke den, inden du fortsætter.
-
Vælg det objekt, der skal eksporteres, i navigationsruden i kildedatabasen.
Eksportér udelukkende en del af dataene
Hvis objektet er en tabel, forespørgsel eller formular, og du kun vil eksportere en del af dataene, skal du åbne objektet i dataarkvisningen, og markere de ønskede poster.
Sådan åbnes en formular i dataarkvisning:
-
Dobbeltklik på formularen for at åbne den.
-
Højreklik på formularen, og klik derefter på Dataarkvisning. Benyt følgende fremgangsmåde, hvis indstillingen ikke er tilgængelig:
-
Klik på Designvisning.
-
Tryk på F4 for at få vist opgaveruden Egenskabsark.
-
Vælg Formular på rullelisten øverst i egenskabsarket.
-
Indstil egenskaben Tillad dataarkvisning til Ja under fanen Formatér i egenskabsarket.
-
Klik på Dataarkvisning i gruppen Visninger under fanen Design.
Bemærk!: Det er ikke muligt at eksportere en del af en rapport. Du kan dog markere eller åbne den tabel eller forespørgsel, som rapporten er baseret på, og derefter eksportere en del af dataene i dette objekt.
-
-
-
Klik på Excel i gruppen Eksportér under fanen Eksterne data.
-
Gennemse det foreslåede navn til Excel-projektmappen (Access bruger navnet på kildeobjektet) i dialogboksen Eksporter - Excel-regneark. Du kan redigere filnavnet, hvis du vil.
-
Vælg det ønskede filformat i feltet Filformat.
-
Hvis du skal eksportere en tabel eller en forespørgsel og vil eksportere formaterede data, skal du vælge Eksportér data med formatering og layout. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Forberede eksport.
Bemærk!: Hvis du eksporterer en formular eller en rapport, er denne indstilling altid valgt, men den er ikke tilgængelig (vises nedtonet).
-
Hvis du vil have vist Excel-destinationsprojektmappen, når eksporten er udført, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført .
Hvis kildeobjektet er åbent, og du har markeret en eller flere poster i visningen, inden eksporten startes, kan du vælge indstillingen Eksportér kun de valgte poster. Hvis du vil eksportere alle posterne i visningen, skal du imidlertid ikke markere dette afkrydsningsfelt.
Bemærk!: Afkrydsningsfeltet er ikke tilgængeligt (vises nedtonet), hvis der ikke er valgt nogen poster.
-
Klik på OK.
Hvis eksporten mislykkes på grund af en fejl, viser Access en meddelelse, der beskriver årsagen til fejlen. Ellers Access eksporterer data og, afhængigt af dit valg i trin 7, åbnes destinationsprojektmappen i Excel. Derefter vises en dialogboks, hvor du kan oprette en specifikation, der bruger oplysninger fra eksporten.
Hvad bør jeg ellers vide om at eksportere?
-
Du kan få mere at vide om, hvordan du gemmer detaljerne om din eksport i en specifikation, som du kan genbruge senere, i artiklen Gem oplysningerne om en import- eller eksporthandling som en specifikation.
-
Få mere at vide om, hvordan du kører gemte eksportspecifikationer, i artiklen Kør en gemt import- eller eksporthandling.
-
Få mere at vide om, hvordan du får specifikationer til at køre på bestemte tidspunkter, i artiklen Planlæg en import- eller eksporthandling.
-
Få mere at vide om, hvordan du ændrer specifikationens navn, sletter specifikationer eller opdaterer navnene på specifikationers kildefiler, i artiklen Administrer dataopgaver.
Foretage fejlfinding af manglende og forkerte værdier
I tabellen nedenfor beskrives forskellige metoder til at afhjælpe almindelige fejl.
Tip!: Hvis det kun er nogle få værdier, der mangler, kan du foretage rettelserne i Excel-projektmappen. Ellers skal du redigere kildeobjektet i Access-databasen og derefter udføre eksporten igen.
|
Problem |
Beskrivelse og løsning |
|---|---|
|
Beregnede felter |
Resultaterne af beregnede felter eksporteres. De udtryk, der ligger til grundlag for de beregnede værdier, eksporteres ikke. |
|
Felter med flere værdier |
De felter, der understøtter flere værdier, eksporteres som en liste med værdier, der er adskilt med semikolon (;). |
|
Billeder, objekter og vedhæftede filer |
Grafiske elementer (f.eks. logoer, indhold i OLE-objektfelter og vedhæftede filer, der er en del af kildedataene) eksporteres ikke. Tilføj formlen manuelt i Excel-regnearket, når eksporten er udført. |
|
Diagram |
Når du eksporterer en formular eller en rapport, der indeholder et Microsoft Graph-objekt, bliver grafobjektet ikke eksporteret. |
|
Data i den forkerte kolonne |
Null-værdier i det resulterende regneark erstattes nogle gange med de data, der skulle være i den næste kolonne. |
|
Manglende datoværdier |
Datoværdier eksporteres tidligere end 1. januar 1900 ikke. De tilsvarende celler i regnearket indeholder en null-værdi. |
|
Manglende udtryk |
De udtryk, som bruges til at beregne værdier, eksporteres ikke til Excel. Det er kun resultaterne af beregningerne, der eksporteres. Tilføj formlen manuelt i Excel-regnearket, når eksporten er udført. |
|
Manglende underformularer, underrapporter og underdataark |
Når du eksporterer en formular, en rapport eller et dataark, er det kun hovedformularen, hovedrapporten eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporten, hver gang du vil eksportere en underformular, en underrapport eller et underdataark. |
|
Manglende eller forkert formaterede kolonner |
Hvis ingen af kolonnerne i det resulterende regneark er formateret, skal du gentage eksporten og huske at markere afkrydsningsfeltet Eksportér data med formatering og layout i guiden. Hvis det kun er nogle af kolonnerne, der har en anden formatering end versionerne i kildeobjektet, kan du tilføje den ønskede formatering manuelt i Excel. Formatér en kolonne i Excel
|
|
Værdien "#" i en kolonne |
Værdien # forekommer muligvis i en kolonne, der svarer til et Ja/Nej-felt i en formular. Dette kan forekomme, hvis du har startet eksporten fra navigationsruden eller formularvisningen. Du kan løse problemet ved at åbne formularen i dataarkvisningen, inden dataene eksporteres. |
|
Fejlindikatorer og fejlværdier |
Kontrollér, at cellerne ikke indeholder fejlindikatorer (grønne trekanter i hjørnerne) eller fejlværdier (strenge, der starter med tegnet # i stedet for de korrekte data). |
