Forbered din Excel-datakilde til en brevfletning i Word

Du har oprettet en liste over kontakter og andre data, du vil bruge til en Word-brevfletning. Hvis din datakilde er et eksisterende Excel-regneark, skal du blot forberede dataene til en brevfletning. Hvis datakilden imidlertid er en tabulatorsepareret (.txt) eller en kommasepareret (.csv) fil, skal du først importere dataene til Excel og derefter forberede dem til en brevfletning.

Trin 1: Konfigurer din datakilde i Excel

Hvis du bruger et Excel-regneark som datakilde til en brevfletning i Word, kan du springe dette trin over. Hvis datakilden er en. txt- eller .csv-fil, kan du bruge guiden Tekstimport til at konfigurere dine data i Excel.

Efter du har importeret en .txt- eller .csv-fil uden problemer, skal du gå til trin 2.

  1. Åbn Excel.

  2. Gå til data > fra tekst/CSV.

    Markér Tekst/CSV under fanen Data

  3. Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.

  4. I vinduet forhåndsvisning skal du vælge Transformer data.

  5. Vælg postnummer eller en anden kolonne, du vil formatere.

  6. Gå til Transformer > Datatype: , og markér Tekst.

    Vinduet Power Query med Tekst markeret

  7. Vælg Erstat den nuværende.

  8. Gentag trin 5 – 7 efter behov.

  9. Vælg Luk og indlæg.

  10. Gå til Fil > Gem som , og gem med et andet navn.

  1. Åbn Excel.

  2. Excel 2016    Gå til Data > Hent eksterne data >Fra tekst.

    Indstillingen Næste tekst fremhæves på fanen Data.

  3. Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.

  4. I Guiden Tekstimport i ruden Oprindelig datatype skal du vælge Afgrænset.

    Excel, hent eksterne data fra tekst, guiden Tekstimport, trin 1 af 3

  5. Markér Mine data har overskrifter over indholdsruden, hvis filen har overskrifter, og vælg derefter Næste.

  6. I ruden Afgrænsere skal du markere det afkrydsningsfelt, der svarer til den afgrænser (f.eks. en tabulator eller et komma), som dataene anvender. Vælg derefter Næste.

    Indstillingerne for afgrænsere er fremhævet i guiden Tekstimport.

  7. Under Datavisning skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre, og under Kolonnedataformat skal du vælge Tekst.

    Indstillingen Tekst i Kolonnedataformat er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Bemærk!: Hver gang du anvender et dataformat – generel, tekst eller dato – på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.

  8. Gentag trin 7 efter behov, vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.

  9. Vælg Finish.

  10. I dialogboksen Importér data skal du acceptere standardindstillingen Eksisterende regneark og celleadressen. Vælg derefter OK.

    I dialogboksen Importér data kan du vælge at placere dataene i et eksisterende regneark – hvilket er standardindstillingen – eller i et nyt regneark

    Advarsel!: Celleadressen i dialogboksen Importér data viser den aktuelt markerede celle. Der importeres data, og der startes med den navngivne celleadresse.

  11. Gem dit regneark med et nyt filnavn.

Trin 2: Forbered din datakilde

I din Excel-datakilde, som du skal bruge til en adresseliste i en Word-brevfletning, skal du sørge for at formatere kolonner med taldata korrekt. Formatér en kolonne med tal, f.eks. for at matche en bestemt kategori som f.eks. valuta.

Hvis du vælger procentsats som en kategori, skal du være opmærksom på, at procentformatet vil multiplicere værdien i cellen med 100. Formater en kolonne med procenter som tekst, hvis du vil undgå multiplikationsfaktoren.

Du skal også være opmærksom på, at en kolonne, der indeholder postnumre, desuden skal være formateret som tekst for at bevare data i løbet af en brevfletning. Hvis det ikke er gjort, når du har importeret, skal du formatere den nu. Foranstillede nuller – f.eks. 00399 – i koder udelades under en brevfletning, hvis de ikke er formateret som tekst.

  1. Vælg den kolonne, der indeholder postnumre eller andre data, der skal formateres.

  2. Gå til Hjem, vælg pilen ud for feltet Talformat i gruppen Tal, og vælg derefter en indstilling på listen (f.eks. tekst).

    I Excel under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pil ned i feltet Generelt for at vælge det talformat, du vil bruge.

Husk at skrive det relevante symbol før eller efter et fletfelt. Her er f.eks. hvordan valuta- og procentværdier ser ud, hvis du udelader symboler.

Brevfletningsdokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

Hvis du medtager symbolerne, giver tallene mere mening.

Brevfletning giver et dokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

I dit dokument til brevfletning kan du tilføje symbolerne før eller efter fletfelterne således:

Brevfletningsdokumenteksempel hvor et felt med navnet Donation er indledet med et dollartegn, og et felt med navnet Procent efterfølges af et procenttegn.

Se også

Et vigtigt trin i en Word-brevfletningsproces er at oprette og klargøre en datakilde. Du kan bruge en eksisterende Excel-datakilde eller oprette en ny ved at importere en tabulatorsepareret fil (.txt) eller en fil med kommaseparerede værdier (.csv). Når du har oprettet og klargjort din datakilde, kan du udføre en brevfletning ved hjælp af Dynamic Data Exchange (DDE) med guiden Trinvis brevfletning eller ved hjælp af en manuel brevfletningsmetode.

Hvis du ikke bruger en eksisterende Excel-datakilde til din brevfletning, kan du bruge en kontaktliste eller et adressekartotek i en .txt- eller .csv-fil. Guiden Tekstimport fører dig gennem trinnene til at hente data fra en .txt- eller .csv-fil til Excel.

  1. Åbn Excel.

  2. Vælg Fra tekst/CSV på fanen Data.

  3. Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.

  4. I Guiden Tekstimport i ruden Oprindelig datatype skal du vælge Afgrænset.

    Excel, hent eksterne data fra tekst, guiden Tekstimport, trin 1 af 3

  5. Markér afkrydsningsfeltet Dataene har overskrifter over ruden Eksempel, hvis den fil, du importerer, indeholder overskrifter. Vælg derefter Næste.

  6. I ruden Afgrænsere skal du markere det afkrydsningsfelt, der svarer til den afgrænser (f.eks. en tabulator eller et komma), som dataene anvender. Vælg derefter Næste.

    Indstillingerne for afgrænsere er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Tip!: Ruden Datavisning viser, hvordan resultatet vises i et tabelformat.

  7. Under Datavisning skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre, og under Kolonnedataformat skal du vælge Tekst.

    Indstillingen Tekst i Kolonnedataformat er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Bemærkninger!: 

    • De tilgængelige formater er Generelt, Tekst og Dato. Hver gang du anvender et dataformat på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.

    • En kolonne, der indeholder taldata som f.eks. et procent- eller valutaværdi, kan f.eks. kun formateres, efter filen er importeret. Du kan finde flere oplysninger i det efterfølgende underafsnit "Formatér taldata i Excel".

  8. Gentag trin 7 efter behov, og vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.

  9. Vælg Finish.

  10. I dialogboksen Importér data skal du acceptere standardindstillingen Eksisterende regneark og celleadressen. Vælg derefter OK.

    I dialogboksen Importér data kan du vælge at placere dataene i et eksisterende regneark – hvilket er standardindstillingen – eller i et nyt regneark

    Advarsel!: Celleadressen i dialogboksen Importér data viser den aktuelt markerede celle. Der importeres data, og der startes med den navngivne celleadresse.

  11. Når du er færdig, kan du gemme din datakilde med et nyt filnavn.

Formatér taldata i Excel

Du kan formatere alle typer taldata som f.eks. procent- eller valutaværdier i en ny eller eksisterende datakilde i Excel, som du vil bruge i en Word-brevfletning. Hvis du vil bevare numeriske data, du har formateret som en procentdel eller som valuta i en brevfletning, skal du følge instruktionerne i afsnittet "Trin 2: Brug Dynamic Data Exchange (DDE) til en brevfletning".

I din Excel-datakilde, som du skal bruge til en adresseliste i en Word-brevfletning, skal du sørge for at formatere kolonner med taldata korrekt. Formatér en kolonne med tal, f.eks. for at matche en bestemt kategori som f.eks. valuta.

  1. Åbn din Excel-datakilde.

  2. Vælg en kolonne, som du vil formatere.

  3. Under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pilen ud for feltet Talformat (generelt) og derefter vælge en funktion på listen.

    I Excel under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pil ned i feltet Generelt for at vælge det talformat, du vil bruge.

  4. Gentag trin 2 og 3 efter behov.

  5. Vælg Gem, når du er færdig.

Når du har en Excel-datakilde, der indeholder formaterede tal som f.eks. procentdele og valutaværdier, bibeholder nogle af taldataene muligvis ikke deres formatering i en brevfletning. Du kan få de ønskede resultater af brevfletningen og bevare formateringen af dine numeriske data i Excel via DDE.

Excel-dataformatet sammenlignet med arbejdsfletfelt, når Dynamic Data Exchange bruges eller ikke bruges

Bemærk!: Hvis du beslutter dig for ikke at bruge DDE, skal du følge vejledningen i Brug brevfletning til at sende massemails.

  1. Åbn Word, og vælg Filer > Indstillinger > Avanceret.

  2. Under Generelt skal du markere afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning.

    Indstillingen Bekræft konvertering af filformat ved åbning

  3. Vælg OK.

  4. Under fanen Forsendelser skal du vælge Start brevfletning> Guiden Trinvis brevfletning.

    Vælg Start brevfletning i Word under fanen Forsendelser, og vælg derefter guiden Trinvis brevfletning

  5. I ruden Brevfletning under Vælg modtagere skal du vælge Brug en eksisterende liste.

    Opgaveruden Brevfletning, der åbnes i Word, når du vælger guiden Trinvis brevfletning i gruppen Brevfletning

  6. Under Brug en eksisterende liste skal du vælge Gennemse og derefter åbne dit formaterede regneark.

  7. I dialogboksen Bekræft datakilde skal du markere afkrydsningsfeltet Vis alle og vælge MS Excel-regneark via DDE (*.xls) > OK.

    Dialogboksen Bekræft datakilde

  8. I dialogboksen Microsoft Excel skal du vælge Hele regnearket > OK.

    Dialogboksen Microsoft Excel i Word

  9. Når dialogboksen Brevfletningsmodtagere åbnes, skal du vælge OK.

    Dialogboksen Brevfletning - modtagere, som viser indholdet af et Excel-regneark, der bruges som datakilde til en adresseliste

  10. Fortsæt med fletningen af dit brev, din mail, din etiket eller din konvolut.

Tip!: Du kan undgå at få vist en anmodning af Word, hver gang du åbner en datafil. Når du har oprettet forbindelse til din adresseliste, skal du gå til Filer > Indstillinger > Avanceret. Under Generelt skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning.

Hvis du har oprettet en liste over kontakter i et Excel-regneark, er det vigtigt at formatere eventuelle postnumre som tekst for at undgå tab af data. Hvis du vil importere dine kontakter fra en tekstfil (.txt) eller en fil med kommaseparerede værdier (.csv) til et nyt regneark, hjælper guiden Tekstimport dig med at importere og formatere dine data.

Trin 1: Konfigurer din datakilde i Excel

Hvis du allerede bruger et Excel-regneark som din datakilde til brevfletning i Word, skal du gå til trin 2 i dette emne. Hvis datakilden f.eks. er en .txt- eller en .csv-fil, der indeholder dine Gmail-kontakter, skal du bruge guiden Tekstimport til at konfigurere dine data i Excel.

  1. Åbn Excel, og vælg Fra tekst på fanen Data.

    Klik på Fra tekst på fanen Data

  2. Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Hent data.

  3. Vælg Næste i guiden Tekstimport.

  4. Afgrænsere skal du markere afkrydsningsfeltet, der svarer til den afgrænser, der adskiller hvert element i dine data (f.eks. en tabulator eller et komma). Vælg derefter Næste.

    Tip!: Ruden Eksempel på markerede data viser, hvordan resultatet ser ud i et tabelformat.


    Trin 2 i guiden Tekstimport
     

  5. I Eksempel på markerede data skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre. Bagefter skal du I Kolonnedataformat vælge Tekst.

    Guiden Tekstimport, trin 3
     

  6. Gentag trin 5 efter behov, vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.

    Bemærk!: Hver gang du anvender et dataformat på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.

  7. Klik på Afslut.

  8. I dialogboksen Importér data skal du vælge, hvor Excel skal placere dine data. Klik derefter på OK.

    Bemærk!: Gem dit regneark med et nyt filnavn.

Trin 2: Formatere numeriske data i Excel-regneark

Du kan sørge for, at et postnummer ikke mister nogle nuller under brevfletningen ved at formatere kolonnen, der indeholder koderne som tekst.

  1. Åbn dit regneark, og vælg den kolonne, der indeholder postnumre.

  2. Vælg Tekst på fanen Hjem i feltet Formatér.

    Vælg Tekst på fanen Hjem i feltet Formatér

Nu kan du bruge dataene til en brevfletning.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider