Office
Log på

Flytte data fra Excel til Access

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I denne artikel beskrives, hvordan at flytte dine data fra Excel til Access og konvertere dine data til relationelle tabeller, så du kan bruge Microsoft Excel og Access sammen. Hvis du vil opsummere, Access, der passer bedst til hentning, lagring, forespørgsler og deling af data, og Excel er mest velegnet til beregning af, analysere og visualisere data.

To artikler, ved hjælp af Access eller Excel til at administrere dine data og Top 10 grunde til at bruge Access med Excelomhandler, hvilket program er bedst egnet til en bestemt opgave, og hvordan du bruger Excel og Access sammen til at oprette en praktisk løsning.

Når du flytter data fra Excel til Access, er der tre grundlæggende trin til processen.

tre grundlæggende trin

Bemærk!: Du kan finde oplysninger om datamodellering og relationer i Access, databasedesign.

Trin 1: Importere data fra Excel til Access

Import af data er en handling, der kan gå meget mere jævnt, hvis du tage et stykke tid til at forberede og rydde dine data. Importere data er som at flytte til en ny startside. Hvis du rydde op og organisere dine ejendele før du er Flyt, afregning til dit nye hjem meget nemmere.

Rydde dataene, før du importerer

Før du importerer data til Access, i Excel er det en god ide at:

  • Konvertere celler, der indeholder ikke-atomisk data (det vil sige, flere værdier i en celle) til flere kolonner. For eksempel en celle i en "Færdigheder" kolonne, der indeholder flere kompetence værdier, såsom "C# programmering," "VBA-programmering" og "Webdesign" skal være opdelt til separate kolonner, at hver indeholder kun én kompetence værdi.

  • Bruge kommandoen Fjern.overflødige.blanke til at fjerne linjeafstand, efterstillede eller flere integrerede mellemrum.

  • Fjerne tegn, der ikke udskrives.

  • Finde og rette stave-og tegnsætning.

  • Fjerne dublerede rækker eller dublerede felter.

  • Sørg for, at kolonner med data ikke indeholder blandet formater, især formateret som tekst, tal eller datoer, der er formateret som tal.

Se følgende hjælpeemner til Excel kan finde flere oplysninger:

Bemærk!: Hvis dine data, rydning af unødvendig behov er komplekse, eller du ikke har tid eller ressourcer til at automatisere processen på egen hånd, kan du overveje at bruge en tredjepartsforhandler. Få mere at vide ved at søge efter "data rengoering software" eller "datakvalitet" ved din foretrukne søgemaskine i din webbrowser.

Vælge den bedste datatype, når du importerer

Under importhandlingen i Access vil du gøre god valgmuligheder, så du får par (hvis relevant) Konverteringsfejl, der kræver manuel handling. Den følgende tabel indeholder en oversigt over, hvordan talformater i Excel og Access-datatyper konverteres, når du importerer data fra Excel til Access og indeholder nogle tip til de bedste datatyper for at vælge i guiden Importer regneark.

Microsoft Excel-talformat

Access-datatype

Kommentarer

Bedste praksis

Tekst

Tekst, Notat

Datatypen tekst Access gemmer alfanumeriske data op til 255 tegn. Datatypen Notat Access gemmer alfanumeriske data op til 65.535 tegn.

Vælg Notat til at undgå, at alle data.

Tal, procentdel brøk, videnskabelig

Tal

Access har en datatypen tal, der varierer baseret på en egenskab i Feltstørrelse (Byte, heltal, langt heltal, enkelt, dobbelt, Decimal).

Vælg dobbelt for at undgå eventuelle datakonverteringsfejl.

Dato

Dato

Access og Excel bruge begge dele den samme serielt datotal til at gemme datoer. I Access, datointervallet er større: fra-657,434 (januar 1, 100 e.kr.) til 2,958,465 (December 31, 9999 e.kr.).

Da Access ikke genkender 1904-datosystemet (bruges i Excel til Macintosh), skal du konvertere datoer i Excel eller Access for at undgå forvirring.

Yderligere oplysninger finder du se Ændre datosystem, format eller tocifret fortolkning og importere eller sammenkæde med data i en Excel-projektmappe.

Vælg dato.

Klokkeslæt

Klokkeslæt

Access og Excel indeholder begge klokkeslæt-værdier ved hjælp af den samme datatype.

Vælg tid, som er som regel standard.

Valuta, revision

Valuta

I Access, datatypen Valuta gemmer data som 8 byte tal præcist med fire decimaler og bruges til at gemme økonomiske data og forhindre afrunding af værdier.

Vælg valuta, som er som regel standard.

Boolesk værdi

Ja/Nej

Få adgang til bruger -1 for alle Ja-værdier og 0 for alle nogen værdier, mens Excel bruger 1 for alle sande værdier og 0 for alle falsk værdier.

Vælg Ja/Nej, der automatisk konverterer underliggende værdier.

Link

Link

Et link i Excel og Access indeholder en URL-adresse eller webplacering adresse, som du kan klikke på og følge.

Vælg link, ellers adgang kan bruge datatypen tekst som standard.

Når dataene er i Access, kan du slette dataene i Excel. Glem ikke at sikkerhedskopiere den oprindelige Excel-projektmappe først slette det før.

Se importere eller sammenkæde med data i en Excel-projektmappemed Access Hjælp-emnet Få mere at vide.

Automatisk føje data den nemme måde

Et almindelige problemer med Excel brugere har tilføjer data med de samme kolonner i et stort regneark. For eksempel har du måske en Aktiver løsning, der startes i Excel, men nu er vokset til at medtage filer fra mange arbejdsgrupper og afdelinger. Disse data kan være i forskellige regneark og projektmapper eller i tekstfiler, der er datafeeds fra andre systemer. Der er ingen bruger interface kommandoen eller nem måde at føje ensartede data i Excel.

Den bedste løsning er at bruge Access, hvor du nemt kan importere og føje data til en tabel ved hjælp af guiden Importer regneark. Desuden kan du føje en stor mængde data i en tabel. Du kan gemme importhandlinger, tilføje dem som planlagte opgaver i Microsoft Outlook og endda bruge makroer til at automatisere processen.

Trin 2: Normalisere data ved hjælp af guiden til Tabelanalyse

Ved første øjekast kan væk gennem processen med at normalisere dine dataene virke afskrækkende. Heldigvis er normalisering tabeller i Access en proces, der er meget nemmere, Tak til guiden Tabelanalyse.

guiden til tabelanalyse

1. Træk markerede kolonner til en ny tabel og automatisk oprette relationer

2. Brug knappen kommandoer til at omdøbe en tabel, tilføje en primær nøgle, gøre en eksisterende kolonne en primær nøgle og fortryde den seneste handling

Du kan bruge denne guide til at gøre følgende:

  • Konvertere en tabel til et sæt mindre tabeller, og Opret automatisk en primære og fremmede nøgler relation mellem tabellerne.

  • Tilføje en primær nøgle til et eksisterende felt, der indeholder entydige værdier eller oprette et nyt ID-felt, der bruger datatypen Autonummerering.

  • Automatisk oprette relationer for at gennemtvinge referentiel integritet med kaskadevise opdateringer. Kaskadevis sletning føjes ikke automatisk for at forhindre kommer til at slette data, men du kan nemt tilføje Kaskadevis sletning senere.

  • Søge efter nye tabeller til overflødige eller dublerede data (som den samme kunde med to forskellige telefonnumre), og Opdater dette efter behov.

  • Sikkerhedskopiere den oprindelige tabel, og Omdøb den ved at tilføje "_GL" til dets navn. Derefter skal oprette du en forespørgsel, der rekonstruerer den oprindelige tabel med det oprindelige tabelnavn, så alle eksisterende formularer eller -rapporter baseret på den oprindelige tabel, der fungerer sammen med den nye tabelstruktur.

Du kan finde flere oplysninger Normaliser dataene ved hjælp af Tabelanalyse.

Trin 3: Oprette forbindelse til Access-data fra Excel

Når dataene er blevet normaliserede i Access, og en forespørgsel eller tabel er blevet oprettet, Rekonstruerer de oprindelige data, er det et spørgsmål om at oprette forbindelse til Microsoft Access-data fra Excel. Dine data er nu i Access som en ekstern datakilde, og så kan være forbundet til projektmappen via en dataforbindelse, som er en objektbeholder af oplysninger, der bruges til at finde, logge på og få adgang til den eksterne datakilde. Forbindelsesoplysningerne er gemt i projektmappen og kan også være gemt i en forbindelsesfil, som en Office-dataforbindelsesfil (ODC)-fil (.odc filtypenavn) eller en datakildenavn fil (.dsn filtypenavnet). Når du opretter forbindelse til eksterne data, kan du også automatisk opdatering (eller opdatere) Excel-projektmappen fra Access når dataene er opdateret i Access.

Få mere at vide under Oversigt over forbindende (importeres) data.

Få dine data til Access

Dette afsnit vejleder dig gennem følgende faser af normalisere dine dataene: Bryd værdier i kolonnerne sælger og adresse i deres mest atomisk dele adskillelse relaterede emner til deres egne tabeller, kopiere og indsætte disse tabeller fra Excel til Access opretter nøgle-relationer mellem de nyoprettede Access-tabeller og oprette og køre en simpel forespørgsel i Access til at returnere oplysninger.

Eksempeldata i ikke-normaliserede formular

Følgende regneark indeholder ikke-atomisk værdier i kolonnen med sælgere og kolonnen adresse. Begge kolonner skal opdeles i to eller flere separate kolonner. Dette regneark indeholder også oplysninger om sælgere, -produkter, kunder og ordrer. Disse oplysninger skal også opdeles yderligere, efter emne, i separate tabeller.

Sælger

Ordre-id

Ordredato

Produkt-id

Qty

Pris

Kundenavn

Adresse

Telefon

Li, Yale

2349

3-4-09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3-4-09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3-4-09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3-4-09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3-4-09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jan

2351

3-4-09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard em Storeby, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jan

2352

3-5-09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jan

2352

3-5-09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3-7-09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3-7-09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Oplysninger i dens mindste dele: atomisk data

Arbejde med data i dette eksempel, kan du bruge kommandoen tekst til kolonne i Excel til at adskille "atomisk" delene i en celle (såsom adresse, by, stat og postnummer) i separate kolonner.

Den følgende tabel viser de nye kolonner i det samme regneark, når de er blevet opdelt for at gøre alle værdier atomisk. Bemærk, at oplysningerne i kolonnen med sælgere er blevet opdelt i efternavn og fornavn kolonner og, at oplysningerne i kolonnen adresse er blevet opdelt i kolonnerne adresse, by, stat og postnummer. Disse data er i "første normal form."

Efternavn

Fornavn

 

Adresse

By

Stat

Postnummer

Li

Yale

2302 Harvard em

Vejle

WA

98227

Sørensen

Ellen

1025 Columbia cirkel

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard em

Vejle

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Bryd data i organiseret emner i Excel

Eksempeldataene, som følger flere tabeller viser de samme oplysninger fra Excel-regnearket, når den er blevet opdelt i tabeller for sælgere, -produkter, kunder og ordrer. Tabeldesignet er ikke færdig, men det er på rette spor.

Tabellen sælgere indeholder kun oplysninger om sælgere. Bemærk, at hver post et entydigt ID (sælger-ID). Værdien sælger-ID bruges i tabellen ordrer for at oprette forbindelse ordrer til sælgere.

Sælgere

Sælger-ID

Efternavn

Fornavn

101

Li

Yale

103

Sørensen

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Tabellen produkter indeholder kun oplysninger om produkter. Bemærk, at hver post et entydigt ID (produkt-ID). Værdien produkt-ID'ET bruges til at oprette forbindelse produktoplysninger til tabellen Ordreoplysninger.

Produkter

Produkt-id

Pris

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7,00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25 %

Tabellen Kunder indeholder kun oplysninger om kunder. Bemærk, at hver post et entydigt ID (kunde-ID). Værdien kunde-ID bruges til at oprette forbindelse kundeoplysninger til tabellen Ordrer.

Kunder

Kunde-id

Navn

Adresse

By

Stat

Postnummer

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard em

Vejle

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia cirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabellen ordrer indeholder oplysninger om ordrer, sælgere, kunder og produkter. Bemærk, at hver post et entydigt ID (ordre-ID). Nogle af oplysninger i denne tabel, skal opdeles i en ekstra tabel, der indeholder ordreoplysninger, så tabellen ordrer indeholder kun fire kolonner – entydige ordre-ID, ordredatoen, sælger-ID og kunde-ID. Den tabel, der er vist her er endnu ikke blevet opdelt i tabellen Ordreoplysninger.

Ordrer

Ordre-id

Ordredato

Sælger-ID

Kunde-id

Produkt-id

Qty

2349

3-4-09

101

1005

C-789

3

2349

3-4-09

101

1005

C-795

6

2350

3-4-09

103

1003

A-2275

2

2350

3-4-09

103

1003

F-198

6

2350

3-4-09

103

1003

B-205

1

2351

3-4-09

105

1001

C-795

6

2352

3-5-09

105

1003

A-2275

2

2352

3-5-09

105

1003

D-4420

3

2353

3-7-09

107

1005

A-2275

6

2353

3-7-09

107

1005

C-789

5

Ordreoplysninger, som produkt-ID og antal flyttes fra tabellen Ordrer og gemmes i en tabel med navnet ordreoplysninger. Husk på, at der er 9 ordrer, så det giver mening, der er 9 poster i denne tabel. Bemærk, at tabellen Ordrer har et entydigt ID (ordre-ID), som der henvises til fra tabellen Ordreoplysninger.

Det endelige designet af tabellen ordrer skal se ud som følger:

Ordrer

Ordre-id

Ordredato

Sælger-ID

Kunde-id

2349

3-4-09

101

1005

2350

3-4-09

103

1003

2351

3-4-09

105

1001

2352

3-5-09

105

1003

2353

3-7-09

107

1005

Tabellen Ordreoplysninger indeholder ingen kolonner, der kræver entydige værdier (det vil sige, der er ingen primær nøgle), så det er i orden for nogle af eller alle kolonner til at indeholde "overflødige" data. Dog skal ikke være to poster i denne tabel være helt ens (denne regel gælder for alle tabeller i en database). I denne tabel, der skal være 17 poster – hver svarer til et produkt i en enkelt ordre. For eksempel i rækkefølge 2349 omfatter tre C-789 produkter en af de to dele af hele ordren.

Tabellen Ordreoplysninger, derfor ser ud som følger:

Ordreoplysninger

Ordre-id

Produkt-id

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiere og indsætte data fra Excel til Access

Nu, hvor oplysningerne om sælgere, kunder, produkter, ordrer og ordreoplysninger er blevet opdelt i separate emner i Excel, kan du kopiere dataene direkte i Access, hvor det bliver tabeller.

Oprette relationer mellem tabellerne Access og køre en forespørgsel

Når du har flyttet dine data til Access, kan du oprette relationer mellem tabeller og derefter oprette forespørgsler for at returnere oplysninger om forskellige emner. For eksempel kan du oprette en forespørgsel, der returnerer ordre-ID og navnene på sælgerne til ordrer, der er angivet mellem 3-05-09 og 3-08-09.

Desuden kan du oprette formularer og rapporter for at gøre det lettere dataindtastning og salg.

Har du brug for mere hjælp?

Du kan altid spørge en ekspert i Excel Tech Community, få support i Answers community eller foreslå en ny funktion eller forbedring i Excel User Voice.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×