Fjerne skjulte data og personlige oplysninger ved at undersøge dokumenter, præsentationer eller projektmapper

Dette kan findes og fjernes med Dokumentinspektion i et Excel-dokument.

I denne tabel vises de typer skjulte data og personlige oplysninger, som Dokumentinspektion kan finde og fjerne fra dine projektmapper.

Sådan finder og fjerner du hurtigt data og oplysninger:

1. I Dokumentinspektion skal du markere eller fjerne markeringen i indstillingerne (som beskrevet nedenfor) for at fjerne eller gemme.

2. Vælg Undersøg.

3. Gennemse undersøgelsesresultaterne, og vælg Fjern alle på alle elementer, der skal slettes.
   Du kan finde advarsler og oplysninger om at fjerne oplysninger under Brug dokumentinspektion.

4. Vælg Undersøg igen eller Luk.

Det er ikke alle oplysninger, der kan fjernes. Du kan finde flere oplysninger under Oplysninger, som Dokumentinspektion finder, men ikke kan fjerne.

Find og fjern skjulte data og personlige oplysninger

Dokumentinspektion hjælper dig med at finde og fjerne skjulte data og personlige oplysninger i Excel projektmapper.

1. Åbn den projektmappe, som du vil undersøge for skjulte data og personlige oplysninger.

2. På fanen Filer skal du vælge Gem som og skrive et andet navn i feltet Filnavn for at gemme en kopi af den oprindelige projektmappe.

3. Vælg Oplysninger på fanen Filer i kopien af den oprindelige projektmappe.

4. Vælg Kontrollér, om der er problemer, og vælg derefter Undersøg dokument.

5. Markér felterne for de typer af skjult indhold, som du vil undersøge, i feltet Dokumentinspektion. Du kan finde flere oplysninger om de enkelte inspektionsværktøjer under Hvad Dokumentinspektion finder og fjerner i Excel-dokumenter.

6. Vælg Undersøg.

7. Gennemse resultaterne af inspektionen i feltet Dokumentinspektion.

8. Vælg Fjern alle ud for undersøgelsesresultaterne for de typer af skjult indhold, du vil fjerne fra dokumentet.

   Vigtigt!: 

   • Hvis du fjerner skjult indhold fra projektmappen, kan du muligvis ikke gendanne det ved at vælge Fortryd.

   • Hvis du fjerner skjulte rækker, kolonner eller regneark, der indeholder data, bliver resultaterne af beregninger og formularer i projektmappen muligvis ændret. Hvis du ikke er klar over, hvilke oplysninger de skjulte rækker, kolonner eller regneark indeholder, skal du lukke Dokumentinspektion, vise de skjulte rækker, kolonner eller regneark og derefter gennemse indholdet.

   • Inspektionsværktøjerne til Kommentarer og anmærkninger, Dokumentegenskaber og personlige oplysninger samt Sidehoveder og sidefødder kan ikke bruges i en projektmappe, der er gemt som en delt projektmappe (Gennemse > Del projektmappe). Det skyldes, at der bruges personlige oplysninger i delte projektmapper, så forskellige personer kan samarbejde om den samme projektmappe. Hvis du vil fjerne disse oplysninger fra en delt projektmappe, kan du kopiere projektmappen og derefter ophæve delingen af den. Hvis du vil ophæve delingen af en projektmappe, skal du på fanen Gennemse vælge Del projektmappe og fjerne markeringen i Tillad, at flere brugere kan foretage ændringer på samme tid.

   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige oplysninger fra regneark, du gemmer i OpenDocument Spreadsheet-formatet (.ods), skal du køre Dokumentinspektion, hver gang du gemmer regnearket i dette format.

Typer af skjulte data og personlige oplysninger i Excel

Her er nogle af de elementer, der kan være kilden til skjulte data og personlige oplysninger i dine Excel- projektmapper:

• Kommentarer og håndskrevne anmærkninger     Projektmappen kan indeholde elementer som kommentarer eller håndskrevne anmærkninger, hvis du har samarbejdet med andre om at oprette din projektmappe. Disse oplysninger kan give andre personer mulighed for at se navnene på de personer, der har arbejdet på projektmappen, kommentarer fra korrekturlæsere og ændringer, der er foretaget i projektmappen.

• Dokumentegenskaber og personlige oplysninger     Metadata eller dokumentegenskaber i Excel, ligesom i andre Microsoft 365 -apps, indeholder oplysninger som forfatter, emne og titel. Microsoft 365 vedligeholder automatisk navnet på den person, der senest har gemt en projektmappe, datoen, hvor dokumentet blev oprettet, og dokumentets placering (Excel 2013 eller nyere versioner). Der kan være flere typer personlige oplysninger (PII), f.eks. brevhoveder i mails, oplysninger om send til gennemsyn, distributionssedler, printeregenskaber (f.eks. printersti og sikker udskriftsadgangskode) og oplysninger om filstier til publicering af websider.

• Sidehoveder og sidefødder     Projektmapper kan indeholde oplysninger i sidehoveder og sidefødder.

• Skjulte rækker, kolonner og regneark    Projektmapper kan have rækker, kolonner og hele regneark, der er skjulte. Hvis du distribuerer en kopi af en projektmappe, der har skjulte rækker, kolonner eller regneark, kan andre personer få vist dem for at få vist de skjulte data.

• Egenskaber for dokumentserver     Projektmapper, der er gemt på en placering på en dokumentstyringsserver, f.eks. et dokumentarbejdsområde eller et bibliotek baseret på Windows SharePoint Services, kan indeholde yderligere dokumentegenskaber eller oplysninger, der er relateret til serverplaceringen.

• Brugerdefinerede XML-data     Projektmapper kan have brugerdefinerede XML-data, der ikke er synlige i selve dokumentet. Dokumentinspektion kan finde og fjerne disse XML-data.

• Usynligt indhold     Projektmapper kan have objekter, der ikke er synlige, fordi de er formateret som usynlige.

• Eksterne links    Projektmapper kan have links til data i andre projektmapper (eksterne links). Navnene på de regneark, der indeholder disse data, gemmes derefter med projektmapperne, men er muligvis ikke synlige.

• Integrerede filer eller objekter    Projektmapper kan have integrerede filer (f.eks. et Microsoft 365- eller tekstdokument) eller integrerede objekter (f.eks. et diagram eller en ligning), der kan have data, der ikke er synlige.

• Makroer af VBA-kode    Projektmapper kan oprette makroer, VBA-moduler, COM- eller ActiveX-objekter, brugerformularer eller brugerdefinerede funktioner, der kan indeholde skjulte data.

• Elementer, der kan have cachelagrede data    Projektmapper kan have cachelagrede data for pivottabeller, pivotdiagrammer, udsnitsværktøjer, tidslinjer og kubeformler, der måske ikke er synlige.

• Excel-undersøgelser    Projektmapper kan have skjulte spørgsmål til Excel-undersøgelser, som blev indtastet i Excel til internettet og gemt sammen med projektmappen, men ikke er synlige der.

• Scenariestyringsscenarier    Projektmapper kan have scenarier, som blev defineret ved hjælp af Scenariestyring. Disse scenarier kan indeholde cachelagrede eller skjulte data.

• Filtre    Projektmapper kan have aktive autofiltre eller tabelfiltre, der kan medføre, at cachelagrede eller skjulte data skal gemmes sammen med projektmappen.

• Skjulte navne    Projektmapper kan have skjulte navne, der kan være kilden til skjulte data.

Oplysninger, som Dokumentinspektion finder, men ikke kan fjerne

Den Dokumentinspektion registrerer følgende elementer, der kan have data, der ikke er synlige i projektmappen. Det kan ikke fjerne disse elementer for dig, fordi det kan medføre, at projektmappen ikke fungerer korrekt. Du kan undersøge hvert element, der findes, og afgøre, om du vil fjerne det manuelt eller erstatte det med et element, der ikke har skjulte data, f.eks. et statisk billede.

Oplysninger, som kan findes og fjernes med Dokumentinspektion

Denne tabel viser de typer skjulte data og personlige oplysninger, Dokumentinspektion kan finde og fjerne fra dine PowerPoint-præsentationer.

Sådan finder og fjerner du hurtigt data og oplysninger:

1. I Dokumentinspektion skal du markere eller fjerne markeringen i indstillingerne (som beskrevet nedenfor) for at fjerne eller gemme.

2. Vælg Undersøg.

3. Gennemse undersøgelsesresultaterne, og vælg Fjern alle på alle elementer, der skal slettes.
   Du kan finde advarsler og oplysninger om at fjerne oplysninger under Brug dokumentinspektion.

4. Vælg Undersøg igen eller Luk.

Ikke alle skjulte data og oplysninger kan fjernes med Dokumentinspektion. Du kan finde flere oplysninger under Oplysninger, som Dokumentinspektion finder, men ikke kan fjerne.

Hvis din organisation har tilpasset Dokumentinspektion ved at tilføje inspektionsmoduler, kan du muligvis kontrollere præsentationerne for andre typer oplysninger.

Find og fjern skjulte data og personlige oplysninger

1. Åbn den PowerPoint-præsentation, som du vil undersøge for skjulte data og personlige oplysninger.

2. På fanen Filer skal du vælge Gem som og derefter skrive et navn i feltet Filnavn for at gemme en kopi af den oprindelige præsentation.

3. Vælg Oplysninger på fanen Filer i kopien af den oprindelige præsentation.

4. Vælg Kontrollér, om der er problemer, og vælg Undersøg dokument.

5. Markér afkrydsningsfelterne for de typer af skjult indhold, der skal undersøges, i dialogboksen Dokumentinspektion. Du kan finde flere oplysninger om de enkelte inspektionsværktøjer under Fjerne skjulte data og personlige oplysninger ved at undersøge dokumenter, præsentationer eller projektmapper.

6. Vælg Undersøg.

7. Gennemse resultaterne af undersøgelsen i dialogboksen Dokumentinspektion.

8. Vælg Fjern alle ud for undersøgelsesresultaterne for de typer af skjult indhold, du vil fjerne fra dokumentet.

   • Hvis du fjerner skjult indhold fra din præsentation, kan du muligvis ikke gendanne det ved at vælge Fortryd.

   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige oplysninger fra præsentationer, du gemmer i OpenDocument Presentation-formatet (.odp), skal du køre Dokumentinspektion, hver gang du gemmer præsentationen i dette format.

Typer af skjulte data og personlige oplysninger

PowerPoint-præsentation kan gemme flere typer af skjulte data og personlige oplysninger. Selvom disse oplysninger muligvis ikke er umiddelbart synlige, kan de stadig hentes frem fra din præsentation.

Skjulte oplysninger kan være data, som PowerPoint tilføjer, så du kan samarbejde med andre personer om at oprette præsentationen. Det kan også være oplysninger, som du bevidst har valgt at skjule.

PowerPoint-præsentationer kan indeholde følgende typer skjulte data og personlige oplysninger:

• Kommentarer og håndskrevne anmærkninger    Hvis du samarbejder med andre om at oprette din præsentation, kan præsentationen indeholde elementer som kommentarer eller håndskrevne anmærkninger. Disse oplysninger kan give andre personer mulighed for at se de ændringer, der er foretaget, og navnene på dem, der har arbejdet på præsentationen, samt kommentarer fra korrekturlæsere.

• Data til registrering af ændringer   Når du samarbejder på et delt dokument, der er gemt i skyen, lagrer PowerPoint 2016 for Microsoft 365 data om, hvem der har foretaget ændringer i dokumentet, og hvornår ændringerne er foretaget.

• Dokumentegenskaber og personlige oplysninger     Dokumentegenskaber, også kaldet metadata, indeholder oplysninger om præsentationen, f.eks. forfatter, emne og titel. Dokumentegenskaber omfatter også oplysninger, der automatisk vedligeholdes af Microsoft 365 programmer, f.eks. navnet på den person, der senest har gemt et dokument, og den dato, hvor dokumentet blev oprettet. Hvis du har brugt bestemte funktioner, kan dokumentet også indeholde yderligere typer personlige oplysninger (PII), f.eks. brevhoveder i mails, oplysninger til gennemsyn, distributionssedler og oplysninger om filstier til publicering af websider.

• Usynligt indhold på slide     Præsentationen kan indeholde objekter, der ikke er synlige, fordi de er formateret som usynlige.

• Indhold uden for slide     PowerPoint præsentationer kan indeholde objekter, der ikke umiddelbart er synlige, fordi de blev trukket væk fra sliden til området uden for sliden. Dette indhold uden for sliden kan omfatte tekstfelter, clipart, grafik og tabeller.

• Præsentationsnoter     Afsnittet Noter i en PowerPoint præsentation kan indeholde tekst, som du måske ikke vil dele offentligt, især hvis noterne er skrevet udelukkende til brug for den person, der fremlægger præsentationen.

• Egenskaber for dokumentserver     Hvis præsentationen blev gemt på en placering på en dokumentstyringsserver, f.eks. et dokumentarbejdsområde eller et bibliotek baseret på Windows SharePoint Services, kan præsentationen indeholde yderligere dokumentegenskaber eller oplysninger, der er relateret til denne serverplacering.

• Brugerdefinerede XML-data    Præsentationer kan indeholde brugerdefinerede XML-data, der ikke er synlige i selve dokumentet. Dokumentinspektion kan finde og fjerne disse XML-data.

Oplysninger, som Dokumentinspektion finder, men ikke kan fjerne

Dokumentinspektion registrerer følgende elementer, der kan have data, der ikke er synlige i præsentationen. Dokumentinspektion kan ikke fjerne disse elementer for dig, fordi det kan medføre, at præsentationen ikke fungerer korrekt. Du kan undersøge hvert element, der findes, og afgøre, om du vil fjerne det manuelt eller erstatte det med et element, der ikke har skjulte data, f.eks. et statisk billede.

Dokumentinspektion og personlige oplysninger

Data til registrering af ændringer, der blev introduceret i PowerPoint 2016 build 8403 til Microsoft 365 Insiders, illustrerer en begrænsning på Dokumentinspektion. Kelly og Linda samarbejder f.eks. om Præsentation A i Microsoft 365. Data til registrering af ændringer (dvs. brugernavne og tidspunkter, hvor de har foretaget ændringer) føjes til præsentationen. Hvis Ahmed efterfølgende åbner præsentation A i PowerPoint 2013 og kører Dokumentinspektion på filen for at fjerne personlige data, vil Dokumentinspektion i den pågældende version af PowerPoint ikke kunne registrere og fjerne de revisionssporingsdata, der er føjet til præsentationen af den nyere, Microsoft 365 version af PowerPoint brugt af Kelly og Linda. Ahmed kan ikke fjerne revisionssporingsdata uden at opgradere til den aktuelle version af PowerPoint og derefter køre Dokumentinspektion