Finde poster, der har de seneste eller færre seneste datoer

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I denne artikel beskrives det, hvordan du bruger topværdi forespørgsler og totaler-forespørgsler til at finde de seneste eller tidligste datoer i et sæt poster. Det kan hjælpe dig med at besvare en lang række forretningsspørgsmål, f. eks, når en kunde sidst har afgivet en ordre, eller hvor fem kvartaler har været bedst til salg efter by.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Forbered eksempeldata til følge sammen med eksemplerne

Finde den seneste eller mindste dato

Finde de seneste eller færre seneste datoer for grupper af poster

Oversigt

Du kan placere data og gennemse de mest rangerede elementer ved hjælp af en topværdiforespørgsel. En topværdiforespørgsel er en udvælgelsesforespørgsel, der returnerer et angivet tal eller en procentdel af værdier fra toppen af resultaterne, f. eks de fem mest populære sider på et websted. Du kan bruge en topværdiforespørgsel over en hvilken som helst slags værdi – de behøver ikke at være tal.

Hvis du vil gruppere eller opsummere dine data, før du rang ordner dem, behøver du ikke at bruge topværdiforespørgslen. Antag f. eks., at du har brug for at finde salgs numrene for en bestemt dato for hver by, hvor din virksomhed arbejder. I dette tilfælde bliver byen til kategorier (du skal finde dataene om byen), så du bruger en sumforespørgsel.

Når du bruger en topværdiforespørgsel til at finde poster, der indeholder de seneste eller tidligste datoer i en tabel eller en gruppe af poster, kan du besvare en række forretningsspørgsmål, f. eks. følgende:

  • Hvem har haft det bedste salg?

  • Hvornår har kunden senest afgivet en ordre?

  • Hvornår er de næste tre fødselsdage i teamet?

Hvis du vil lave en topværdiforespørgsel, skal du starte med at oprette en udvælgelsesforespørgsel. Sortér derefter dataene efter dit spørgsmål – uanset om du leder efter det øverste eller nederste. Hvis du vil gruppere eller opsummere dataene, skal du ændre udvælgelsesforespørgslen til en sumforespørgsel. Du kan derefter bruge en aggregatfunktion, f. eks Max eller min , til at returnere den højeste eller laveste værdi eller først eller sidst for at returnere den tidligste eller seneste dato.

I denne artikel antages det, at de datoværdier, du bruger, har datatypen Dato/klokkeslæt. Hvis datoværdierne er i et tekstfelt, skal du.

Overvej at bruge et filter i stedet for en topværdiforespørgsel

Et filter er normalt bedre, hvis du har en bestemt dato i betragtning. Hvis du vil afgøre, om du skal oprette en topværdiforespørgsel eller anvende et filter, skal du overveje følgende:

  • Hvis du vil returnere alle poster, hvor dato forekomster, er før eller senere end en bestemt dato, skal du bruge et filter. Hvis du for eksempel vil se datoerne for salg mellem april og juli, skal du anvende et filter.

  • Hvis du vil returnere en bestemt mængde poster, der har de seneste eller seneste datoer i et felt, og du ikke kender de nøjagtige datoværdier, eller de ikke er noget, kan du oprette en topværdiforespørgsel. Hvis du for eksempel vil se de fem bedste salgs kvartaler, skal du bruge en topværdiforespørgsel.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af filtre i artiklen anvende et filter til at få vist udvalgte poster i en Access-database.

Øverst på siden

Forbered eksempeldata til følge sammen med eksemplerne

Trinnene i denne artikel brugerdataene i følgende eksempeltabeller.

Tabellen medarbejdere   

Efternavn

Først Navn

Adresse

By

CountryOrR egion

Fødsel Dato

Ansæt Dato

Pedersen

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-Feb-1968

10-jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-maj-1957

22-Nov-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Nov-1960

11-Mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Storbritannien

22-mar-1964

22-jun-1998

Pris

Juliansk

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th Skt. S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Larsen

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14 – Apr-1964

14-okt-2004

Birkby

Dana

2 næse Pkwy

Portland

USA

29-Okt-1959

29-Mar-1997

EventType-tabellen    

TypeID

Begivenhed Skriv

ét

Produkt start

2

Funktionen virksomhed

2

Funktionen privat

4

Fonden

5

Messe

6

Undervisnings

7

Koncert

kl

Oplevede

0,9

Gade rime

Tabellen Kunder    

Kunde-id

Firma

Kontakt

ét

Contoso, Ltd. Grafik

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

2

Fabrikam

Carols Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Udl

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Andersen

7

Design Institute

Jaka stele

kl

Skole med fint grafik

Milena Duomanova

Tabellen arrangementer    

Hændelses-id

Begivenhed Skriv

Kunde

Begivenhed Dato

Pris

ét

Produkt start

Contoso, Ltd.

4/14/2011

DKK 10.000

2

Funktionen virksomhed

Tailspin Toys

4/21/2011

DKK 8.000

2

Messe

Tailspin Toys

01-05-2011

$25.000

4

Oplevede

Graphic Design Institute

5/13/2011

kr. 45.000

5

Messe

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55.000

6

Koncert

Skole med fint grafik

5/23/2011

DKK 12.000

7

Produkt start

A. Udl

6/1/2011

DKK 15.000

kl

Produkt start

Wingtip Toys

6/18/2011

DKK 21.000

0,9

Fonden

Adventure Works

6/22/2011

$1.300

10,5

Undervisnings

Graphic Design Institute

6/25/2011

$2.450

11

Undervisnings

Contoso, Ltd.

04-07-2011

$3.800

12

Gade rime

Graphic Design Institute

04-07-2011

5.500 USD

Bemærk!: Trinnene i dette afsnit forudsætter, at tabellerne kunder og begivenheds type findes på "en"-siden af en-til-mange-relationer med tabellen arrangementer. I dette tilfælde deler tabellen arrangementer felterne kunde-og TypeID. De samlede forespørgsler, der er beskrevet i de næste afsnit, fungerer ikke uden disse relationer.

Indsætte eksempeldataene i Excel-regneark

  1. Start Excel. Der åbnes en Tom projektmappe.

  2. Tryk på SKIFT + F11 for at indsætte et regneark (du skal bruge fire).

  3. Kopiér dataene fra hver eksempeltabel til et tomt regneark. Medtag kolonneoverskrifterne (den første række).

Oprette databasetabeller ud fra regneark

  1. Markér dataene fra det første regneark, herunder kolonneoverskrifterne.

  2. Højreklik på navigationsruden, og klik derefter på Sæt ind.

  3. Klik på Ja for at bekræfte, at den første række indeholder kolonneoverskrifter.

  4. Gentag trin 1-3 for hvert af de resterende regneark.

Finde den seneste eller mindste dato

Trinnene i dette afsnit bruger eksempeldataene til at illustrere processen med at oprette en topværdiforespørgsel.

Oprette en grundlæggende topværdiforespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

    Dialogboksen Vis tabel vises.

  2. Dobbeltklik på tabellen medarbejdere, og klik derefter på Luk.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du føje tabellen medarbejdere til forespørgslen.

  3. Tilføj de felter, du vil bruge i forespørgslen, til designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken felt .

    Hvis du bruger eksempel tabellen, skal du tilføje felterne forNavn, efter navn og FødselsDato.

  4. I det felt, der indeholder de øverste eller nederste værdier (feltet FødselsDato, hvis du bruger eksempel tabellen), skal du klikke på sorterings rækken og vælge enten stigende eller faldende.

    Faldende sorteringsrækkefølge returnerer den seneste dato, og stigende sorteringsrækkefølge returnerer den tidligste dato.

    Vigtigt!: Du skal kun angive en værdi i sorterings rækken for de felter, der indeholder dine datoer. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt, returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

  5. På fanen design i gruppen værktøjer skal du klikke på pil ned ud for alle (listen over øverste værdier ) og enten angive det antal poster, du vil have vist, eller vælge en indstilling på listen.

  6. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

  7. Gem forespørgslen som NextBirthDays.

Du kan se, at denne type topværdiforespørgsel kan besvare grundlæggende spørgsmål, såsom hvem der er den ældste eller ungeste person i virksomheden. I de næste trin forklares det, hvordan du Brugerudtryk og andre kriterier til at tilføje effektivitet og fleksibilitet til forespørgslen. De kriterier, der er vist i næste trin, returnerer de næste tre medarbejder fødselsdage.

Føj kriterier til forespørgslen

Disse trin bruger forespørgslen, der blev oprettet i den foregående procedure. Du kan følge sammen med en anden topværdiforespørgsel, så længe den indeholder faktiske dato-og klokkeslætsdata, ikke tekstværdier.

Tip!:  Hvis du vil have bedre indsigt i, hvordan denne forespørgsel fungerer, kan du skifte mellem design visning og dataarkvisning på hvert trin. Hvis du vil se den faktiske forespørgsels kode, skal du skifte til SQL-visning. Hvis du vil skifte mellem visninger, skal du højreklikke på fanen øverst i forespørgslen og derefter klikke på den ønskede visning.

  1. Højreklik på NextBirthDays-forespørgslen i navigationsruden, og klik derefter på design visning.

  2. I forespørgselsdesigngitteret skal du i kolonnen til højre for fødselsdato angive følgende:
    MonthBorn: DatePart ("m", [Fødselsdato]).
    Dette udtryk udtrækker måneden fra FødselsDato ved hjælp af funktionen DatePart .

  3. I den næste kolonne i forespørgselsdesigngitteret skal du angive følgende:
    DayOfMonthBorn: DatePart ("d", [Fødselsdato])
    dette udtryk udtrækker dagen i måneden fra fødselsdato ved hjælp af funktionen DatePart .

  4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert af de to udtryk, du lige har angivet.

  5. Klik på sorterings rækken for hvert udtryk, og vælg derefter stigende.

  6. Skriv følgende udtryk i rækken kriterier i kolonnen fødselsdato :
    måned ([Fødselsdato]) > måned (dato ()) eller måned ([Fødselsdato]) = måned (dato ()) og dag ([Fødselsdato]) >Day (dato ())
    dette udtryk gør følgende:

    • Month ( [Fødselsdato]) _GT_ måned (dato ()) angiver, at fødsels datoen for hver medarbejder falder i en fremtidig måned.

    • Måneden ( [Fødselsdato]) = MONTH (dato ()) og dag ([Fødselsdato]) >Day (dato ()) angiver, at fødsels datoen forekommer i den aktuelle måned, at fødselsdagen falder på eller efter den aktuelle dag.

      Kort sagt udelader dette udtryk eventuelle poster, hvor fødselsdagen forekommer mellem 1. januar og dags dato.

      Tip!:  Du kan finde flere eksempler på forespørgsels kriterieudtryk i artiklen eksempler på forespørgselskriterier.

  7. På fanen design i gruppen konfiguration af forespørgsel skal du skrive 3 i feltet Returner .

  8. Klik på Kør Knapflade i gruppen Resultater under fanen Design.

Bemærk!:  I din egen forespørgsel ved hjælp af dine egne data kan du nogle gange se flere poster, end du har angivet. Hvis dine data indeholder flere poster, der deler en værdi mellem de øverste værdier, returnerer din forespørgsel alle disse poster, også selvom det betyder, at der returneres flere poster, end du ønsker.

Øverst på siden

Finde de seneste eller færre seneste datoer for grupper af poster

Du bruger en totalforespørgsel til at finde de tidligste eller seneste datoer for poster, der falder ind i grupper, f. eks grupperet efter by. En totalforespørgsel er en udvælgelsesforespørgsel, der bruger aggregeringsfunktioner (f. eks. gruppe efter, Mi, Max, Tæl, Firstog sidste) til at beregne værdier for hvert outputfelt.

Medtag det felt, du vil bruge til kategorier – for at gruppere efter – og det felt, der indeholder de værdier, du vil opsummere. Hvis du medtager andre outputfelter, skal du sige navnene på kunder, når du grupperer efter hændelsestype – forespørgslen bruger også disse felter til at oprette grupper og ændre resultaterne, så de ikke besvarer dit oprindelige spørgsmål. Hvis du vil angive en etiket for rækkerne ved hjælp af andre felter, kan du oprette en ekstra forespørgsel, der bruger totalforespørgslen som en kilde og føje de ekstra felter til forespørgslen.

Tip!:  Oprettelse af forespørgsler i trin er en meget effektiv strategi til at besvare mere avancerede spørgsmål. Hvis du har problemer med at få en kompliceret forespørgsel til at fungere, skal du overveje, om du kan bryde den ned i en række enklere forespørgsler.

Oprette en totalforespørgsel

Denne fremgangsmåde anvender eksempel tabellen hændelser og prøve tabellen EventType til at besvare dette spørgsmål:

Hvornår var den seneste begivenhed for hver hændelsestype, undtagen Concerts?

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel skal du dobbeltklikke på tabellerne begivenheder og Event Event.
    Hver tabel vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner.

  3. Luk dialogboksen Vis tabel.

  4. Dobbeltklik på feltet EventType i tabellen EventType og feltet EventDate fra tabellen arrangementer for at føje felterne til forespørgselsdesigngitteret.

  5. I forespørgselsdesigngitteret i rækken kriterier i feltet EventType skal du skrive <>Concert.

    Tip!:  Du kan finde flere eksempler på kriterieudtryk i artiklen eksempler på forespørgselskriterier.

  6. På fanen Design i gruppen Vis/skjul skal du klikke på Totaler.

  7. I forespørgselsdesigngitteret skal du klikke på rækken Total i feltet EventDate og derefter klikke på Maks.

  8. Klik på Vis i gruppen Resultater under fanen Design , og klik derefter på SQL-visning.

  9. I SQL-vinduet, i slutningen af SELECT-delsætningen, lige efter nøgleordet AS, skal du erstatte MaxOfEventDate med MostRecent.

  10. Gem forespørgslen som MostRecentEventByType.

Oprette en anden forespørgsel for at tilføje flere data

Denne procedure bruger MostRecentEventByType-forespørgslen fra den foregående fremgangsmåde til at besvare dette spørgsmål:

Hvem var kunden ved den seneste begivenhed for hver begivenhedstype?

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. Dobbeltklik på MostRecentEventByType-forespørgslen under fanen forespørgsler i dialogboksen Vis tabel .

  3. Dobbeltklik på tabellen arrangementer og tabellen kunder under fanen tabeller i dialogboksen.

  4. I Forespørgselsdesigner skal du dobbeltklikke på følgende felter:

    1. Dobbeltklik på EventType i tabellen arrangementer.

    2. Dobbeltklik på MostRecent i MostRecentEventByType-forespørgslen.

    3. Dobbeltklik på firma i tabellen kunder.

  5. I forespørgselsdesigngitteret i rækken Sortér i kolonnen EventType skal du vælge stigende.

  6. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

Øverst på siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×