Finde poster, der har de fleste eller mindst seneste datoer

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I denne artikel forklares, hvordan du bruger øverste værdier og totalforespørgsler til at finde de seneste eller tidligste datoer i et sæt poster. Dette kan hjælpe dig med at besvare en række forskellige forretningsmæssige spørgsmål, som når en kunde senest afgivet en ordre eller hvilke fem kvartaler har været dit bedste for salg efter by.

I denne artikel

Oversigt

Klargøre eksempeldata for at følge eksemplerne

Finde de mest eller mindst seneste dato

Finde de mest eller mindst seneste datoer for grupper af poster

Oversigt

Du kan placere data og gennemgå de højeste rangerede elementer ved hjælp af en forespørgsel øverste værdier. En forespørgsel i øverste værdi er en udvælgelsesforespørgsel, der returnerer et bestemt tal eller procentdel af værdier fra øverst del af resultaterne, for eksempel de fem mest populære sider på et websted. Du kan bruge en forespørgsel om øverste værdier mod alle slags værdier – de behøver ikke at være tal.

Hvis du vil gruppere eller opsummere dine data, før du rangere det, har du ikke at bruge en forespørgsel øverste værdier. Lad os antage, at du skal finde de numre, salg for en given dato for hver enkelt by, hvor din virksomhed fungerer. I denne store og små bogstaver, bliver byer kategorier (du skal finde dataene, per by), så du bruge en totalforespørgsel.

Når du bruger en forespørgsel øverste værdier til at finde poster, der indeholder de seneste eller tidligste datoer i en tabel eller en gruppe af poster, kan du besvare en række forskellige forretningsmæssige spørgsmål som følgende:

  • Hvem har gjort det mest salg det seneste?

  • Når en kunde senest afgivet en ordre?

  • Hvor er de næste tre fødselsdage teammedlemmer?

Hvis du vil oprette en forespørgsel, øverste værdi, du starte med at oprette en udvælgelsesforespørgsel. Derefter, at sortere data efter dit spørgsmål – uanset om du leder efter øverst eller nederst. Hvis du vil gruppere eller opsummere dataene, kan du omdanne udvælgelsesforespørgslen til en totalforespørgsel. Du kan derefter bruge en sammenlægningsfunktion, som Maks eller Min til at returnere den højeste eller laveste værdi, eller første eller sidste til at returnere den tidligste eller seneste dato.

I denne artikel forudsætter, at datoværdier, du bruger har datatypen Dato/klokkeslæt type. Hvis din datoværdier i et tekstfelt.

Overvej at bruge et filter i stedet for en forespørgsel øverste værdier

Et filter er som regel bedre, hvis du har en bestemt dato huske. For at fastslå, om du skal oprette en forespørgsel øverste værdier eller anvende et filter, skal du overveje følgende:

  • Hvis du vil returnere alle de poster, hvor datoen, der svarer til, er forud for eller nyere end en bestemt dato, kan du bruge et filter. For eksempel for at se datoer for salg mellem April og juli skal anvende du et filter.

  • Hvis du vil returnere et angivet antal poster, der har de nyeste eller nyeste datoer i et felt, og du ikke kender de nøjagtige datoværdier, eller de ikke noget, kan du oprette en forespørgsel øverste værdier. For eksempel for at se de fem bedste salg kvartaler skal bruge en forespørgsel øverste værdier.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af filtre artiklen anvendelse af et filter til at få vist vælge poster i en Access-database.

Øverst på siden

Klargøre eksempeldata for at følge eksemplerne

Trinnene i denne artikel bruge dataene i følgende eksempeltabeller.

Tabellen medarbejdere   

Efternavn

Første Navn

Adresse

By

CountryOrR egion

Meddelelse Dato

Ansætte Dato

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-02-1968

10-06-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-05-1957

22-11-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-11-1960

11-03-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-03-1964

22-06-1998

Pris

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-06-1972

05-01-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-01-1970

23-04-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-04-1964

14-10-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-10-1959

29-03-1997

Tabellen hændelsestype   

Type-id

Begivenhed Type

1

Produktlancering

2

Firmaarrangement

3

Privat arrangement

4

Velgørenhed

5

Messe

6%

Foredrag

7

Koncert

8

Udstilling

9

Gademarked

Tabellen Kunder   

Kunde-id

Firma

Kontaktperson

1

Contoso, Ltd.Graphic

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6%

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Duomanova

Tabellen Arrangementer   

Arrangement-id

Begivenhed Type

Kunde

Begivenhed Dato

Pris

1

Produktlancering

Contoso, Ltd.

4-14/2011

DKK 10.000

2

Firmaarrangement

Tailspin Toys

4-21/2011

DKK 8.000

3

Messe

Tailspin Toys

01-05-2011

DKK 25.000

4

Udstilling

Graphic Design Institute

5-13/2011

DKK 4.500

5

Messe

Contoso, Ltd.

5-14/2011

DKK 55.000

6%

Koncert

School of Fine Art

5/23/2011

DKK 12.000

7

Produktlancering

A. Datum

6-1/2011

DKK 15.000

8

Produktlancering

Wingtip Toys

6-18/2011

DKK 21.000

9

Velgørenhed

Adventure Works

6-22/2011

DKK 1.300

10

Foredrag

Graphic Design Institute

6/25/2011

DKK 2.450

11

Foredrag

Contoso, Ltd.

04-07-2011

DKK 3.800

12

Gademarked

Graphic Design Institute

04-07-2011

DKK 5.500

Bemærk!: Fremgangsmåden i dette afsnit forudsætter, at tabellerne Kunder og Arrangementstype findes i "en"-siden af en-til-mange-relationer med tabellen Arrangementer. I dette tilfælde har tabellen Arrangementer felterne Kunde-id og Type-id. De totalforespørgsler, der er beskrevet i de næste afsnit, fungerer ikke uden disse relationer.

Indsætte eksempeldata i Excel-regneark

  1. Start Excel. Der åbnes en tom projektmappe.

  2. Tryk på Skift+F11 for at indsætte et regneark (da du skal bruge fire).

  3. Kopiér dataene fra hver eksempeltabel til et tomt regneark. Medtag kolonneoverskrifterne (den første række).

Oprette databasetabeller ud fra regneark

  1. Markér dataene i det første regneark, og medtag kolonneoverskrifterne.

  2. Højreklik på navigationsruden, og klik derefter på Sæt ind.

  3. Klik på Ja for at bekræfte, at den første række indeholder kolonneoverskrifter.

  4. Gentag trin 1-3 for hvert af de resterende regneark.

Finde de mest eller mindst seneste dato

Trinnene i dette afsnit bruge eksempeldataene til at illustrere processen med at oprette en forespørgsel øverste værdier.

Oprette en grundlæggende topværdiforespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

    Dialogboksen Vis tabel åbnes.

  2. Dobbeltklik på tabellen medarbejdere, og klik derefter på Luk.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du føje tabellen Medarbejdere til forespørgslen.

  3. Tilføj de felter, du vil bruge i forespørgslen, i designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken Felt.

    Hvis du bruger eksempeltabellen, skal du tilføje felterne Fornavn, Efternavn og Fødselsdato.

  4. Klik på rækken Sorter i det felt, der indeholder top- eller bundværdierne (feltet Fødselsdato i eksempeltabellen), og vælg enten Stigende eller Faldende.

    Faldende sorteringsrækkefølge returnerer den seneste dato, mens stigende sorteringsrækkefølge returnerer den tidligste dato.

    Vigtigt!: Du skal kun angive en værdi i rækken Sorter for de felter, der indeholder datoerne. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt, returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

  5. Under fanen Design i gruppen Funktioner, klik på pil ned ud for alle (listen Første værdier ), og enten angive antallet poster, du vil se, eller Vælg en indstilling på listen.

  6. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

  7. Gemme forespørgslen som NextBirthDays.

Du kan se, at denne type topværdiforespørgsel kan besvare grundlæggende spørgsmål som f.eks., hvem der er den ældste eller yngste person i firmaet. Den næste fremgangsmåde viser, hvordan du kan bruge udtryk og andre kriterier til at gøre forespørgslen stærkere og mere fleksibel. De kriterier, der er vist i det næste trin, returnerer de tre næste medarbejderfødselsdage.

Føje kriterier til forespørgslen

Disse trin bruges den forespørgsel, der er oprettet i den foregående procedure. Du kan følge sammen med en anden øverste værdier forespørgsel, som den indeholder faktiske dato/klokkeslæt-data, ikke tekstværdier.

Tip!: Hvis du vil bedre forstå, hvordan denne forespørgsel fungerer, skal du skifte mellem designvisning og dataarkvisning ved hvert trin. Hvis du vil se den faktiske forespørgsel kode, skal du skifte til SQL-visning. Skifte mellem visninger, skal du højreklikke på fanen øverst i forespørgslen, og klik derefter på den ønskede visning.

  1. Højreklik på NextBirthDays forespørgslen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

  2. I forespørgslens designgitter, i kolonnen til højre for fødselsdato, skal du skrive følgende:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Dette udtryk henter måneden fra fødselsdato ved hjælp af funktionen DatePart .

  3. I den næste kolonne i forespørgslens designgitter skal du skrive følgende:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[Fødselsdato])
    dette udtryk henter dag i måneden fra fødselsdato ved hjælp af funktionen DatePart .

  4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert af de to udtryk, du lige har angivet.

  5. Klik på rækken Sorter for hvert udtryk, og vælg derefter stigende.

  6. Skriv følgende udtryk i rækken kriterier for kolonnen Fødselsdato:
    måned ([Fødselsdato]) > Month(Date()) eller Month([Birth Date]) = Month(Date()) AND Day([Birth Date]) > Day(Date())
    dette udtryk gør følgende:

    • Måned ( [Fødselsdato]) > Month(Date()) angiver, at fødselsdato for hver medarbejder falder i en fremtidig måned.

    • Den måned ([Fødselsdato]) = Month(Date()) And Day([Birth Date]) > Day(Date()) angiver, hvis der opstår fødselsdatoen i den aktuelle måned, bliver fødselsdagen falder på eller efter dags dato.

      Kort sagt giver udelader dette udtryk alle poster, hvor fødselsdagen forekommer mellem januar 1 og den aktuelle dato.

      Tip!: Du kan finde flere eksempler på forespørgselskriterier i artiklen eksempler på forespørgselskriterier.

  7. Skriv 3 i boksen Returner i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design.

  8. Klik på Kør Knapflade i gruppen Resultater under fanen Design.

Bemærk!: I din egen forespørgsel, der bruger dine egne data, kan du nogle gange se flere poster, end du har angivet. Hvis dine data indeholder flere poster, der deler en værdi, der er mellem de øverste værdier, returnerer forespørgslen alle disse poster, selvom det betyder, at returnere flere poster, end du ville.

Øverst på siden

Finde de mest eller mindst seneste datoer for grupper af poster

Du kan bruge en totalforespørgsel til at finde de tidligste eller seneste datoer for poster, der falder inden for grupper, som hændelser, der er grupperet efter by. En totalforespørgsel er en udvælgelsesforespørgsel, der bruger aggregatfunktioner (såsom Group By, Mi, Maks, antal, førsteog sidste) til at beregne værdier for hvert outputfelt,.

Medtage det felt, du vil bruge til kategorier – for at gruppere efter – og feltet med værdier, du vil opsummere. Hvis du medtager andre outputfelter – sig, navnene på de kunder, når du grupperer ved hændelsestype – forespørgslen kan også bruge disse felter til at gøre grupper, ændre resultaterne, så de ikke svar på dit oprindelige spørgsmål. For at markere de rækker, bruge andre felter, du opretter en ekstra forespørgsel, der bruger totalforespørgslen som en kilde og tilføje de ekstra felter til denne forespørgsel.

Tip!: Oprette forespørgsler i trin er en meget effektiv strategi for besvare mere avancerede spørgsmål. Hvis du har problemer med at få en kompliceret forespørgsel til at fungere sammen, kan du overveje, om du kan opdele den i en række enklere forespørgsler.

Oprette en totalforespørgsel

Denne fremgangsmåde bruger hændelserne eksempel på tabel og eksempeltabel hændelsestype for at besvare dette spørgsmål:

Hvornår blev den seneste hændelse af hver hændelsestype, undtagen arrangementerne?

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. Dobbeltklik på de hændelser og hændelsestype i dialogboksen Vis tabel tabeller.
    Hver tabel vises i den øverste del af forespørgselsdesign.

  3. Luk dialogboksen Vis tabel.

  4. Dobbeltklik på feltet hændelsestype i tabellen hændelsestype og feltet EventDate fra tabellen Events føje felter til forespørgselsdesigngitteret.

  5. Angiv i forespørgslens designgitter i rækken kriterier for feltet hændelsestype< > sammen.

    Tip!: Du kan finde flere eksempler på kriterieudtryk i artiklen eksempler på forespørgselskriterier.

  6. Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul under fanen Design.

  7. Klik på rækken Total for feltet EventDate i forespørgselsdesigngitteret, og klik derefter på Maks.

  8. Klik på Vis i gruppen resultater under fanen Design, og klik derefter på SQL-visning.

  9. Erstat MaxOfEventDate i SQL-vinduet i slutningen af den SELECT-delsætning, lige efter nøgleordet AS med MostRecent.

  10. Gemme forespørgslen som MostRecentEventByType.

Oprette endnu en forespørgsel for at tilføje flere data

Denne fremgangsmåde bruger forespørgslen MostRecentEventByType fra den foregående procedure til at besvare dette spørgsmål:

Der er kunden på den seneste hændelse af hver hændelsestype?

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. Dobbeltklik på MostRecentEventByType forespørgslen i dialogboksen Vis tabel under fanen forespørgsler.

  3. Dobbeltklik på tabellen Events og tabellen kunder på fanen tabeller i dialogboksen.

  4. I Forespørgselsdesigner, skal du dobbeltklikke på følgende felter:

    1. På tabellen Events skal du dobbeltklikke på hændelsestype.

    2. Dobbeltklik på MostRecent forespørgslen MostRecentEventByType.

    3. Tabellen Kunder, dobbeltklik på firma.

  5. Vælg stigende i forespørgslens designgitter i rækken Sortér i kolonnen hændelsestype.

  6. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

Øverst på siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×