Office
Log på

Føje en eller flere poster til en database

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I denne artikel forklarer, hvordan du indtaster data i en Access database og hjælper dig med at forstå de forskellige processer til dataindtastning. I artiklen forklares også, hvordan du bruger flere teknikker til dataindtastning i Access.

I denne artikel

Grundlæggende om tilføjelse af poster

Tilføje poster direkte til en tabel i dataarkvisning

Tilføje poster ved hjælp af en formular

Redigere elementerne i et opslagsfelt

Angive strenge af længden nul

Tilføje poster ved at importere eller oprette kæde til data

Metoder til at spare tid ved indtastning af data

Grundlæggende om tilføjelse af poster

For at indtaste data hurtigt og præcist i en Access-database, hjælper det for at forstå nogle grundlæggende begreber om, hvordan en database fungerer. Oplysningerne i følgende afsnit beskrives nogle af de grundlæggende principper struktur og design, der bestemmer, hvordan du angiver data.

Hvordan databasedesign påvirker dataindtastning

En Access-database er ikke en fil på samme måde som et Microsoft Word-dokument eller en Microsoft PowerPoint slidesættet. I stedet for en Access-database er en samling af objekter – tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler og så videre –, der skal arbejde sammen i en database kan fungere korrekt.

Desuden disse objekter skal overholde en række principper for design eller databasen kan enten arbejde dårligt eller slet ikke. Igen, påvirker disse designprincipper Sådan angiver du data. Det vil hjælpe at huske disse oplysninger om databaseobjekter og designe arbejdet.

  • Access gemmer alle data i en eller flere tabeller. Antallet af tabeller, du bruger, afhænger af design og kompleksiteten af databasen. Selvom du kan få vist data i en formular, en rapport eller i de resultater, der returneres af en forespørgsel, Access lagrer data kun i tabeller og andre objekter i databasen er bygget oven på disse tabeller.

  • Hver tabel skal acceptere kun én type af data. For eksempel må en tabel med oplysninger om forretningskontaktpersoner ikke indeholde oplysninger om salg. Hvis det er tilfældet, kan det være svært, hvis det er ikke muligt at finde de korrekte oplysninger.

  • Hvert af felterne i en tabel accepterer typisk kun én type af data. Du kan for eksempel gemme noter i et felt, der er angivet til at acceptere tal. Hvis du forsøger at skrive tekst i et felt, vises en fejlmeddelelse. Det er dog ikke en fast, streng regel. For eksempel kan du gemme tal (såsom postnumre) i et felt, der er indstillet til datatypen kort tekst, men du kan udføre beregninger af data, fordi Access finder det et af tekst.

  • Felterne i en post skal accepteres kun én værdi med nogle undtagelser. Du kan eksempelvis ikke angive mere end én adresse i adressefeltet. Dette er i modsætning til Microsoft Excel, som gør det muligt at angive et vilkårligt antal navne eller adresser eller billeder i en enkelt celle, medmindre du angiver cellen til at acceptere begrænsede typer data som standard.

    Dog kan du angive en afgrænset liste over elementer i felter, der er angivet til kort tekst (Text) eller datatypen lang tekst (notat). Desuden indeholder Access en funktion, der hedder felt med flere værdier. Du kan bruge felter med flere værdier til at vedhæfte flere filer til en enkelt post, og til at oprette lister, der accepterer flere værdier. For eksempel kan du vedhæfte en Microsoft PowerPoint slidesættet og en hvilken som helst antal billeder til en post i databasen. Du kan også oprette en liste over navne og vælg så mange af navne, efter behov. Brug af felter med flere værdier kan virke bryder reglerne for databasedesign, fordi du kan gemme mere end én post per tabelfelt, men faktisk ikke, fordi Access gennemtvinger reglerne "i baggrunden," ved at gemme dataene i specielle, skjulte tabeller.

  • I tidligere versioner af Access (før 2007) skulle du designe og oprette mindst én tabel, før du kan angive data. Du skulle beslutte, hvilke felter der skal føjes til tabellen, og du har angivet datatyperne for hvert felt. I nyere versioner af Access, kan du nu åbner en tom tabel og begynde at indtaste data. Access kan udlede en datatype for feltet baseret på hvad du angiver.

Flere oplysninger

Oplysningerne i dette afsnit rører på databasedesign, tabeldesign og en funktion, der hedder felter med flere værdier.

Følgende links fører dig til artikler, der indeholder flere oplysninger om disse emner.

  • Grundlæggende oplysninger om databasedesign

    Denne artikel forklares det grundlæggende begreber, som planlægning af en database, designe data og normalisering – processen med at opdele dataene i relaterede tabeller og fjerne overflødige data.

  • Opret tabeller i en database

    I denne artikel beskrives det, hvordan du kan oprette tabeller, tilføje primære nøgler (felter, der entydigt identificerer hver række eller post i tabellen), og hvordan du kan angive datatyper og egenskaber for tabel.

  • Vedhæfte filer og grafik til poster i databasen

    I denne artikel beskrives det, hvordan du vedhæfter en eller flere filer til feltet vedhæftet fil.

  • Bruge en liste, der lagrer flere værdier

    I denne artikel beskrives det, hvordan du kan bruge lister med afkrydsningsfelter og lister med afkrydsningsfelter ned til at gemme mere end én værdi.

Sådan påvirker datatyper den måde, som angiver du data

Når du designer en databasetabel, kan du vælge en datatype for hvert felt i den pågældende tabel, en proces, der hjælper med at sikre mere nøjagtig dataindtastning. Antag, at du åbner en tom tabel og angive et sæt af salgstal. Access indstiller derefter datatypen tal for feltet. Hvis nogen forsøger at indtaste tekst i feltet, vises der en fejlmeddelelse meddelelse og kan ikke gemme den ændrede post brugeren – et trin, der hjælper med at beskytte dine data.

Vis mig, hvordan du får vist-datatyper

I navigationsruden skal du gøre et af følgende:

  • Dobbeltklik på den tabel, du vil undersøge, for at åbne tabellen i dataarkvisning. Kig på værdien i listen datatype på i gruppen formatering under fanen felter. Note, hvis du bruger Access 2007, finder du denne liste under fanen dataark i gruppen datatyper og -formatering. Værdien ændres, mens du placere markøren i de forskellige felter i tabellen. Denne figur vises på listen:

    listen datatype

  • Højreklik på den tabel, du vil undersøge, og klik derefter på Designvisning.

    Tabellen åbnes i designgitteret, og den øverste del af gitteret viser navn og datatype for hvert tabelfelt. Denne figur viser en typisk tabel i designgitteret.

    Felter i designvisning

Den datatype, som du angiver for hvert tabelfelt angiver det første niveau af kontrol over typen data, der er tilladt i et felt. I nogle tilfælde, som når du arbejder med et felt, lang tekst, du kan angive data, du vil. I andre tilfælde, som når du arbejder med et autonummereringsfelt, datatypen forhindrer indstilling for feltet dig i at indtaste nogen oplysninger på alle. I følgende tabel vises datatyperne, der Access giver og beskriver, hvordan de påvirker dataindtastning.

Datatype

Indvirkning på dataindtastning

Kort tekst

Bemærk, at starten i Access 2013, tekstdata typer er blevet omdøbt til Kort tekst.

Kort tekstfelter accepterer enten tekst eller numeriske tegn, herunder afgrænset lister over elementer. Et felt accepterer et mindre antal tegn, end en lang tekstfelt – fra 0 til 255 tegn. I nogle tilfælde kan du bruge konverteringsfunktioner til at udføre beregninger på dataene i et kort tekstfelt.

Lang tekst

Bemærk, at starten i Access 2013, notatdata typer er blevet omdøbt til Lang tekst.

Du kan angive store mængder tekst og numeriske data i denne type felt. Hvis databasedesign angiver feltet til at understøtte RTF-formatering, kan du også anvende de typer formatering, som du normalt finde i word behandling programmer, som Word. Du kan for eksempel anvende forskellige skrifttyper og skriftstørrelser til bestemte tegn i teksten og gøre dem, fed eller kursiv osv. Du kan også tilføje Hypertext Markup Language (HTML) mærker til dataene.

Desuden har lange tekstfelter egenskaben kaldet Føj kun. Når du aktiverer egenskaben, du kan føje nye data til en lang tekstfelt, men du kan ikke ændre eksisterende data. Funktionen er beregnet til brug i programmer som problemsporing databaser, hvor du muligvis skal have en permanent post, der er tilbage, kan ikke ændres. Teksten i feltet forsvinder, når du placerer markøren i et felt med lang tekst med Kun tilføje egenskaben aktiveret som standard. Du kan ikke anvende formatering eller andre ændringer på teksten.

Du kan også køre konverteringsfunktioner på data i et felt med lang tekst som korte tekstfelter.

Tal

Du kan angive kun tal i denne type felt, og du kan udføre beregninger af værdierne i et talfelt.

Stort tal

Bemærk, at mange datatyper er kun tilgængelig i Office 365-abonnementsversion af Access.

Du kan angive kun tal i denne type felt, og du kan udføre beregninger af værdierne i et stort antal felt.

Dato/klokkeslæt

Du kan angive datoer og klokkeslæt i denne type felt. Afhængigt af hvordan databasedesign angiver feltet, du kan støde på disse betingelser:

  • Hvis databasedesign angiver en inputmaske til feltet (en serie af konstanter og pladsholder tegn, der vises, når du markerer feltet), skal du indtaste data i rum og det format, som indeholder et masken. Du kan se en maske som MMM_DD_YYYY, skal du skrive Oct 11 2017 i felterne. Du kan angive navnet på en hel måned eller et tocifrede årstal.

  • Hvis designeren ikke har oprettet en inputmaske for at styre, hvordan du indtaster en dato eller klokkeslæt, kan du angive den værdi, ved hjælp af en gyldig dato- eller klokkeslætsformat. For eksempel kan du skrive 11 OLT 2017, 10/11/17, 2017, oktober 11, og så videre.

  • Databasedesign kan være relevante visningsformat for feltet. Det er tilfældet, hvis der findes ingen inputmaske, du kan angive en værdi i næsten ethvert format, men datoerne i overensstemmelse med visningsformatet vises. For eksempel kan du skrive 10-11-2017, men visningsformatet kan være indstillet, så det viser værdien som 11-Oct-2017.

Valuta

Du kan angive kun valutaværdier i denne type felt. Du har også ikke at indtaste et valutasymbol manuelt. Som standard anvendes valutasymbol (¥, £, $ osv.) der er angivet i internationale indstillinger i Windows. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre valutasymbolet afspejler en anden valuta.

Autonummerering

Du kan ikke angive eller ændre dataene i denne type felt når som helst. Access øger værdierne i et autonummereringsfelt, når du opretter en ny post til en tabel.

Beregnet

Bemærk, at beregnes datatyper er blevet føjet til Access begyndelsen i Access 2010

Du kan ikke angive eller ændre dataene i denne type felt når som helst. Resultaterne af dette felt, bestemmes af et udtryk, du definerer. Access opdaterer værdierne i et beregnet felt, når du tilføjer eller redigerer en ny post til en tabel.

Ja/Nej

Når du klikker på et felt, der er angivet til denne datatype, vises et afkrydsningsfelt eller en rulleliste, afhængigt af hvordan du formaterer feltet. Hvis du formaterer feltet for at få vist en liste, kan du vælge enten Ja eller Nej, Sand eller Falsk, eller til eller fra på listen, igen afhængigt af formatet er anvendt til feltet. Du kan ikke angive værdier i listen eller ændre værdierne i listen direkte fra en formular eller en tabel.

OLE-objekt

Du kan bruge denne type felt, når du vil have vist data fra en fil, der er oprettet med et andet program. For eksempel kan du vise en tekstfil, et Excel-diagram eller en PowerPoint-slidesættet i et felt af typen OLE-objekt.

Vedhæftede filer er en hurtigere, nemmere og mere fleksibel måde at få vist data fra andre programmer. Se posten vedhæftet fil senere i denne tabel, du kan finde flere oplysninger.

Link

Du kan angive data i denne type felt, og Access ombrydes det i en webadresse. Eksempelvis hvis du skriver en værdi i feltet, Access omgiver din tekst med http://www. your_text.com. Hvis du angiver en gyldig webadresse, fungerer dit link. Dit link, ellers medfører en fejlmeddelelse. Også kan redigere eksisterende hyperlinks være svært fordi at klikke på et hyperlink med musen starter browseren og fører dig til det websted, der er angivet i feltet link. For at redigere et hyperlink skal du vælge et tilstødende felt, Brug tasterne TAB eller pil for at flytte fokus til hyperlinkfeltet og derefter trykke på F2 for at aktivere redigering.

Vedhæftet fil

Du kan vedhæfte data fra andre programmer til denne type felt, men du kan ikke skrive eller på anden måde at angive tekst eller numeriske data.

Du kan finde oplysninger om brug af et felt til vedhæftede filer, i artiklen vedhæfte filer og grafik til poster i databasen.

Guiden Opslag

Guiden Opslag er ikke en datatype. I stedet skal du bruge guiden til at oprette to typer af rullelister: værdilister og opslagsfelter. En værdiliste bruger en afgrænset liste over elementer, du angiver manuelt, når du bruger guiden Opslag. Disse værdier kan være uafhængigt af eventuelle andre data eller objekter i databasen.

I modsætning bruger et opslagsfelt en forespørgsel til at hente data fra en eller flere af de andre tabeller i en database eller i en anden placering som en SharePoint-server. Opslagsfeltet viser derefter dataene i en rulleliste. Som standard indstiller guiden Opslag tabelfeltet til datatypen tal.

Du kan arbejde med opslagsfelter direkte i tabeller, og i formularer og rapporter. Som standard vises værdier i et opslagsfelt i en listetype kaldes en kombinationsboks – en liste, der indeholder en rullepilen: Tom opslagsliste . Afhængigt af hvordan databasedesign har valgt opslagsfeltet og kombinationsboksen, kan du redigere elementerne på listen og føje elementer til listen. Det gør databasedesign skal angive en egenskab for opslagsfeltet (egenskaben kaldes BegrænsTilListeog designer er at slå den fra).

Hvis du ikke redigere værdierne i en opslagsliste direkte, er det nødvendigt at tilføje eller ændre dataene i din foruddefinerede liste over værdier eller i den tabel, der fungerer som kilde for opslagsfeltet. Finde oplysninger om at gøre dette, redigere elementerne i et opslagsfelt, senere i denne artikel.

Til sidst, når du opretter et opslagsfelt, du kan eventuelt angive den til at understøtte flere værdier. Når du gør dette, på listen viser et afkrydsningsfelt ud for hvert element på listen, og du kan markere eller fjerne markeringen så mange af elementerne, som det er nødvendigt. Denne figur viser en typisk med flere valgmuligheder liste:

Liste med afkrydsningsfelter.

Du kan finde oplysninger om oprettelse af opslagsfelter og bruge de resulterende lister artiklerne Brug en liste, der lagrer flere værdier og vejledning til felter med flere værdier.

Bemærk!: Datatyperne Vedhæftet fil, beregnes og store tal er ikke tilgængelige i .mdb-filformater.

Sådan tabel feltegenskaber påvirker måde, angiver du data

Ud over de principper for design, der bestemmer strukturen i en database og de datatyper, der bestemmer, hvad du kan angive i et bestemt felt, påvirke flere feltegenskaber også, hvordan du indtaster data i en Access-database.

Få vist egenskaber for et tabelfelt

Access indeholder to måder at få vist egenskaberne for et tabelfelt. Du kan bruge kontrolelementer under fanen dataark, eller du kan åbne tabellen i designvisning. De følgende nedenstående trin beskriver, hvordan du bruger begge teknikker.

Få vist egenskaber for tabel under fanen dataark

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil bruge, i navigationsruden.

  2. Klik på fanen felter, og Brug kontrolelementerne i gruppen formatering til at få vist egenskaberne for hvert tabelfelt. Note, hvis du bruger Access 2007, finder du denne liste under fanen dataark i gruppen datatyper og -formatering.

Få vist egenskaber for tabel i designvisning

  1. Højreklik på den tabel, du ønsker, og klik på Designvisning Knapflade i genvejsmenuen i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i designgitteret.

  2. Klik på fanen Generelt i den nederste del af gitteret, hvis den ikke allerede er valgt.

    -eller-

    Klik på fanen Opslag for at se egenskaberne for et opslagsfelt.

    Et opslagsfelt er et tabelfelt, der bruger en forespørgsel til at hente værdier fra en eller flere tabeller i en database. Som standard præsenterer opslagsfeltet disse værdier for dig i form af en liste. Afhængigt af hvordan angiver en databasedesign opslagsfeltet, kan du vælge et eller flere elementer fra den pågældende liste.

I følgende tabel vises de egenskaber, der har den største virkning på dataindtastning og forklarer, hvordan de påvirker dataindtastning.

Egenskab

Placering i tabellens designgitter

Mulige værdier

Funktionsmåde, når du forsøger at indtaste data

Feltstørrelse

Fanen Generelt

0 til 255

Tegngrænsen gælder kun for felter, der er indstillet til datatypen tekst. Hvis du forsøger at angive mere end det angivne antal tegn, klipper feltet dem.

Påkrævet

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når slået til, denne egenskab tvinger dig til at angive en værdi i et felt, og kan ikke gemme nye data, indtil du har fuldført et obligatorisk felt. Når slået fra, accepterer på felt null-værdier, hvilket betyder, at feltet kan forblive tom.

Bemærk!: En null-værdi er ikke det samme som en værdi på nul. Nul er et tal, og "null" er en manglende, udefineret eller ukendt værdi.

Tillad nul strenge af længden nul

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når slået til, kan du angive strenge af længden nul – strenge, som ikke indeholder tegn. Hvis du vil oprette en streng af længden nul, skal du angive et par af dobbelte anførselstegn i feltet ("").

Indekseret

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når du indekserer et tabelfelt, forhindrer dig i at tilføje dubletværdier. Du kan også oprette et indeks fra mere end ét felt. Hvis du gør dette, kan du duplikere værdierne i et felt, men ikke i begge felter.

Inputmaske

Fanen Generelt

Foruddefineret eller brugerdefineret sæt af konstanter og pladsholder tegn

En inputmaske tvinger dig til at angive data i et foruddefineret format. Maskerne vises, når du vælger et felt i en tabel eller et kontrolelement i en formular. Antag f.eks., du klikker på et datofelt og får vist disse tegn: MMM-DD-YYYY. Det er en inputmaske. Den tvinger dig til at angive månedsværdier som forkortelser på tre bogstaver, som OKT, og værdien året som fire cifre – for eksempel OCT-15-2017.

Bemærk!: Husk, at inputmasker kun bestemmer, hvordan du angiver data, ikke hvordan adgang til butikker, eller viser dataene.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af inputmasker artiklen kontrolelementet dataindtastningsformater med inputmasker. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan Access lagrer og viser dato/klokkeslætsdata artiklen angive en dato- eller klokkeslætsværdi.

BegrænsTilListe

Under fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer ændringer af elementer i et opslagsfelt. Nogle gange kan du prøve at ændre elementerne i et opslagsfelt manuelt nye brugere af Access. Når Access forhindrer dig i at ændre elementer i et felt, vil denne egenskab er indstillet til Ja. Hvis denne egenskab er aktiveret, og du vil ændre, hvilke elementer på en liste, skal du åbne listen (Hvis du vil redigere en værdiliste) eller den tabel, der indeholder kildedataene for listen (Hvis du vil redigere et opslagsfelt) og ændre værdierne dér. Du kan finde flere oplysninger om brug af opslagsfelter, se redigere elementerne i et opslagsfelt, senere i denne artikel.

Tillad redigering af værdiliste

Under fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger listeelementer for værdilister, men ikke for opslagsfelter. Angiv et gyldigt formularnavn i egenskaben Redigeringsformular til elementer for at aktivere kommandoen for opslagsfelter. Kommandoen Tillad redigering af listeelementer vises på en genvejsmenu, som du åbnes, når du højreklikker på en liste eller kombinationsboks. Når du kører kommandoen, vises dialogboksen Rediger listeelementer. Redigeringsformular, hvis du angiver navnet på en formular i egenskaben Listeelementer , åbnes denne formular i stedet for at vise dialogboksen adgang.

Bemærk!: Du kan køre kommandoen Rediger listeelementer fra liste og kombinationsboksen på formularer, og angiver fra kombinationsboks kontrolelementer placeret i tabeller og resultat af forespørgslen. Formularer skal være åben i designvisning eller browservisning; tabeller og forespørgselsresultatsæt skal være åben i dataarkvisning.

Redigeringsformular til listeelementer

Under fanen Opslag

Navnet på en dataindtastningsformular

Hvis du angiver navnet på en dataindtastningsformular som værdien i denne tabelegenskab, åbnes formularen, når en bruger kører kommandoen Rediger listeelementer. Ellers vises dialogboksen Rediger listeelementer, når brugere køre kommandoen.

Toppen af siden

Tilføje poster direkte til en tabel i dataarkvisning

En tabel, der er åben i dataarkvisning ligner et Excel-regneark, og du kan skrive eller indsætte data i en eller flere felter – svarer til en celle i et regneark.

Husk på følgende under arbejdet.

  • Du behøver ikke at udtrykkeligt gemme dine data. Access bekræfter dine ændringer til tabellen, når du flytter markøren til et nyt felt i den samme række, eller når du flytter markøren til en anden række.

  • Felterne i en Access-database er som standard angivet til at acceptere en bestemt type data, som tekst eller tal. Du skal angive typen data, som feltet er angivet til at acceptere. Hvis du ikke, viser Access en fejlmeddelelse:

    Fejlmeddelelsen om ugyldig værdi

  • Kan være anvendt en inputmaske til et felt. En inputmaske er et sæt af konstanter og pladsholder tegn, der tvinger dig til at angive data i et bestemt format.

    Du kan finde flere oplysninger om inputmasker artiklen kontrolelementet dataindtastningsformater med inputmasker.

  • Du kan angive kun én post i de fleste felter med undtagelse af vedhæftede filer og lister. Hvis du ikke ved, om et felt accepterer vedhæftede filer, kan du se egenskaberne for feltet. Gør du ved at se trinnene i Egenskaber for et tabelfelt, tidligere i denne artikel. Du kan altid identificere en liste, fordi der vises et afkrydsningsfelt ud for hvert element på listen.

Angive data i en tabel

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil bruge, i navigationsruden.

    Som standard tabellen åbnes i dataarkvisning – et gitter, der ligner et Excel-regneark.

  2. Klik på eller på anden måde at aktivere det første felt, du vil bruge, og angiv derefter dine data.

  3. Tryk på TAB for at flytte til det næste felt i den samme række skal, brug piletasterne til højre eller venstre, eller klik på cellen i det næste felt.

    Når du trykker på TAB, som standard, bruger Access internationale indstillinger i Windows til at afgøre, om den flytter markøren til venstre eller til højre. Hvis computeren bruger et sprog, der læses fra venstre mod højre, flytter markøren til højre, når du trykker på tasten TAB. Hvis computeren bruger et sprog, der læses fra højre mod venstre, flytter markøren til venstre.

    Brug pil op eller pil ned til, eller klik på den celle, du vil for at flytte til den næste celle i en kolonne.

Anvende RTF-formatering til data i et felt med lang tekst (notat)

  1. Tabellen åbnes i dataarkvisning, vælge et langt tekstfelt. Hvis du bruger Access 2007 eller Access 2010, der ville være et notatfelt.

    Typisk indeholder lange tekstfelter kommentarer eller noter, så du kan søge efter et felt med navnet "Kommentarer" eller "Noter". Hvis du stadig ikke kan finde feltet lang tekst, kan du se trin i få vist egenskaber for et tabelfelt, tidligere i denne artikel.

  2. Under fanen Startside i gruppen skrifttype bruge knapper og menuer til at formatere teksten.

    Kommandoer, der er tilgængelige i gruppen Access skrifttyper

    Du kan anvende forskellige skrifttyper og størrelser, gøre teksten fed eller kursiv, ændre farver, og så videre.

Toppen af siden

Tilføje poster ved hjælp af en formular

Dataindtastningsformularer kan give en nemmere, hurtigere og mere nøjagtig måde at indtaste data. Du opretter typisk formularer, når du har brug at indtaste data i mere end én tabel ad gangen. Du kan også oprette formularer, når du vil skjule nogle af felterne i en tabel, når du vil gøre det nemmere at bruge (et trin, der kan reducere omkostningerne til uddannelse) en database, og når du vil sikre, at brugerne indtaster data nøjagtigt.

Hvordan du bruger en formular til at redigere data, afhænger af designet af formularen. Formularer kan indeholde et vilkårligt antal kontrolelementer, som lister, tekstbokse, knapper og dataark – gitre, der ligner Excel-regneark. Også de enkelte kontrolelementer i formularen enten læser data fra eller skriver data til et underliggende tabelfelt. Hvad jeg gøre med et givent kontrolelement afhænger af den datatype, du har angivet for det underliggende tabelfelt, en hvilken som helst egenskaber, der er angivet for det pågældende felt, og muligvis flere egenskaber, der angiver databasedesign for hvert kontrolelement. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan datatyper og feltegenskaber påvirker dataindtastning, finder du i afsnittene Sådan datatyper påvirker den måde, du angiver data , og Sådan tabel feltegenskaber påvirker den måde, du angiver data, tidligere i denne artikel.

De følgende afsnit beskriver, hvordan du bruger de mest almindelige kontrolelementer for dataindtastning. Hvis du har spørgsmål om bestemte databasen, skal du kontakte systemadministratoren eller databasedesign.

Tilføje eller redigere tekst i et tekstfelt

Når du tilføjer eller redigerer tekst i en tekstboks, arbejder du med data i en kort tekst eller lang tekst felt. Når du fortsætter, skal du huske, at du kan angive en lang tekst-felt (eller det kontrolelement, der er bundet til feltet lang tekst) til understøtter RTF-formatering, og du kan derefter anvende forskellige skrifttyper, størrelser, typografier og farver til din tekst.

Redigere tekst i et tekstfelt

  • Placer markøren i tekstfeltet, og ændre dine data. Husk, at du kan udføre beregninger af tal i feltet kort tekst eller lang tekst.

Anvende RTF-formatering

Bemærk!: Kun, når et tekstfelt er bundet til et langt tekstfelt (notat), kan du følge disse trin. Se trin i få vist egenskaber for et tabelfelt, tidligere i denne artikel.

  1. Med den formular, der er åben i formularvisning eller layoutvisning eller tabellen er åben i dataarkvisning, skal du vælge feltet lang tekst (notat).

  2. Under fanen Startside i gruppen skrifttype bruge knapper og menuer til at formatere teksten.

    Kommandoer, der er tilgængelige i gruppen Access skrifttyper

    Du kan anvende forskellige skrifttyper og størrelser, gøre teksten fed eller kursiv, ændre farver, og så videre.

Indtaste data ved hjælp af en liste

Du kan bruge lister i formularer, og i tabeller og forespørgsler resultatsæt åben i dataarkvisning – et gitter, der ligner et Excel-regneark.

Når du bruger en liste på en formular, kan du se en kombinationsboks eller kontrolelement for en liste. Disse tal afbilde et kombinationsfelt og få vist objekt, henholdsvis.

Tom opslagsliste

Grundlæggende listebokskontrolelement i en formular

Når du bruger en liste i et resultatsæt tabel eller forespørgsel, bruger Access et kombinationsfelt som standard.

Lister kan desuden understøtter flere værdier. Hvis du får vist en liste med et afkrydsningsfelt ud for hvert element på listen, kan du vælge op til 100 elementer på listen. Lister med flere værdier, som du kan oprette uden programmering kan løse almindelige business problemer. Lad os antage, at du bruger en Access-database til at registrere kundesupport. Hvis du har brug at tildele flere personer til et problem, kan du bruge en liste med flere værdier. Disse figurer viser typiske lister med flere værdier.

En rulleliste med afkrydsningsfelter i åben tilstand.   Liste med afkrydsningsfelter.

Du kan også redigere elementer på en liste. Hvis du eller dine databasedesign aktiverer kommandoen, kan du tilføje, ændre og fjerne listeelementer direkte fra listen. Knapper kan dog vælge at deaktivere kommandoen, så det er muligvis ikke tilgængelige for alle databaser.

Trinnene i følgende afsnit beskriver, hvordan du bruger og redigere lister.

Vælge elementer på en rulleliste

  1. Åbn den formular, en tabel eller et resultatsæt, der indeholder listen.

    Bemærk!: Du skal åbne formularer i formularvisning eller layoutvisning. Du skal åbne tabeller, og sæt resultatet af forespørgslen i dataarkvisning.

  2. Klik på pil ned ud for listen, og vælg derefter det ønskede element.

  3. For at bekræfte dit valg til din database, kan du flytte markøren til et andet felt.

Vælg elementer fra en liste

  1. Åbn den formular, der indeholder listen.

  2. Rul ned på listen over elementer på listen, og vælg det ønskede element.

  3. For at bekræfte dit valg til din database, kan du flytte markøren til et andet felt.

Vælg elementer fra en liste med afkrydsningsfelter ned

  1. Åbn den formular, en tabel eller et resultatsæt, der indeholder listen.

    Bemærk!: Du kan bruge afkrydsningsfeltet rullelister i formularer, tabeller og forespørgselsresultatsæt. For at gøre det, skal du åbne formularer i formularvisning eller browservisning, og du skal åbne tabeller, og sæt resultatet af forespørgslen i dataarkvisning.

  2. Klik på pil ned ud for listen.

  3. Marker op til 100 afkrydsningsfelter, og klik derefter på OK.

Vælg elementer fra en liste med afkrydsningsfelter.

  1. Åbn den formular, der indeholder listen.

    Bemærk!: Du skal åbne formularen i formularvisning eller browservisning.

  2. Klik på pil ned ud for listen.

  3. Marker op til 100 afkrydsningsfelter, og klik derefter på OK.

Redigere elementerne på en liste

Bemærk!: Du kan redigere enhver type liste i en formular, en tabel eller et resultatsæt. Husk, at du skal åbne formularer i formularvisning eller browservisning, og du skal åbne tabeller og angiver resultat af forespørgslen i dataarkvisning. Husk også, at databasedesign eller IT-afdeling kan deaktivere denne kommando, så det ikke muligvis tilgængelige på alle tiden.

  1. Åbn den formular, en tabel eller et resultatsæt, der indeholder listen.

  2. Højreklik på den liste, du vil redigere, og klik derefter på Rediger listeelementer.

    Der vises en dialogboks eller en dataindtastningsformular. Det skærmbillede, som du ser, afhænger af listetype, du vil redigere. Access bruger to grundlæggende typer lister – værdilister og opslagsfelter. Værdilister viser et sæt af elementer, du angiver manuelt, og opslagslister kan bruge en forespørgsel til at hente deres data fra en eller flere tabeller. Gør et af følgende:

    • Hvis du redigerer en værdiliste, bruge dialogboksen Rediger listeelementer til at redigere dataene i listen, og klik derefter på OK, når du er færdig.

    • Hvis du redigerer en opslagsliste, vises en dataindtastningsformular. Brug denne formular til at redigere dataene i listen.

Toppen af siden

Redigere elementerne i et opslagsfelt

Et opslagsfelt viser en liste med data, som brugere kan bruge til at vælge en eller flere elementer. Du kan oprette to typer af opslagsfelter.

  • Værdilister    Disse lister indeholder et faste sæt af værdier, du angiver manuelt. Værdierne, der findes i egenskaben Rækkekilde for opslagsfeltet.

  • Opslag lister    Disse kan bruge en forespørgsel til at hente værdier fra en anden tabel. Egenskaben Rækkekilde for feltet indeholder en forespørgsel i stedet for en fast værdiliste.

Som standard vises opslagsdata i en rulleliste, selvom du kan angive et kontrolelement af typen liste. En rulleliste åbnes for at præsentere på listen, og den lukkes igen, når du foretager en markering. En rulleliste, i modsætning forbliver åben hele tiden.

Du kan køre kommandoen Rediger listeelementer, eller du kan redigere dataene direkte i egenskaben Rækkekilde eller kildetabellen. Finde oplysninger om ved hjælp af kommandoen Rediger listeelementer, indtaste data ved hjælp af en liste, tidligere i denne artikel. I dette afsnit forklares det, hvordan du kan redigere elementerne direkte i egenskaben Rækkekilde eller kildetabellen. Processen indeholder flere generelle trin.

  • Identificere opslagsfeltet. Du kan følge en lidt anden proces, når du arbejder med en formular i forhold til en tabel.

  • Identificere typen opslagsfelt – enten en værdiliste eller en liste med opslag. Hvis du bruger en opslagsliste skal identificere du kildetabellen, der indeholder dataene til opslagsfeltet.

  • Redigere elementerne på værdilisten.

    Eller

    Åbne kildetabel til opslagslisten og redigere dataene i tabellen.

Finde et opslagsfelt i en formular

  1. Højreklik på formularen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

    Eller

    Hvis formularen allerede er åben, kan du Højreklik på formular, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

    -eller-

    Klik på knappen Vis at skifte mellem tilgængelige visninger i gruppen Vis under fanen Startside. Du kan alternativt klikke på pilen under Vis og derefter vælge en af de tilgængelige visninger i menuen.

    Billede af Access-båndet

  2. Højreklik på listebokskontrolelement eller kombinationsboksen, og klik på Egenskaber.

  3. Klik på fanen alle, og Find egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde i egenskabsarket. Egenskaben Rækkekildetype skal indeholde Værdiliste eller Tabel/forespørgsel, og egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en liste over elementer, der er adskilt af semikolon eller en forespørgsel. Efter behov, forstørre egenskabsarket, så du kan læse listen over elementer eller forespørgslen.

    Typisk værdilister Brug denne grundlæggende syntaks: "" element";" element";" element" "

    I dette tilfælde er listen et sæt af elementer omgivet af dobbelte anførselstegn og adskilt med semikolon.

    Udvælgelsesforespørgsler anvender denne grundlæggende syntaks: Vælg [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn]. [ field_name] fra [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel eller forespørgsel og et felt i den tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning refererer kun til den tabel eller forespørgsel. Her er en vigtig ting at huske: SELECT-delsætninger behøver ikke at indeholder navnet på en tabel eller forespørgsel, selvom det anbefales, og de skal indeholde navnet på mindst ét felt. Men alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel. Så kan du altid finde kildetabel eller forespørgsel om en datakilde til et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du bruger en liste med værdier, kan du redigere elementerne på listen. Kontrollér, at du omgiver hvert element med dobbelte anførselstegn, og Adskil hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen på opslagslisten henviser til en anden forespørgsel i navigationsruden, åbne den anden forespørgsel i designvisning (højreklik på forespørgslen, og klik derefter på Designvisning ). Notér navnet på den tabel, der vises i den øverste del af forespørgselsdesign, og derefter gå til næste trin.

      Eller

      Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel, Notér navnet på tabellen, og gå til næste trin.

  5. Dobbeltklik på tabellen i navigationsruden for at åbne den i dataarkvisning, og rediger derefter listeelementerne efter behov.

Finde et opslagsfelt i en tabel

  1. Højreklik på tabellen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

  2. Klik på i den øverste del af forespørgselsdesigngitteret, i kolonnen Datatype eller på anden måde at aktivere tekst, tal, eller Ja/Nej-felt.

  3. Klik på fanen Opslag, og derefter se på egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde i den nederste del af tabellens designgitter.

    Egenskaben Rækkekildetype skal læse Værdiliste eller Tabel/forespørgsel. Egenskaben Rækkekilde skal indeholde en værdiliste eller en forespørgsel.

    Værdilister Brug denne grundlæggende syntaks: "" element";" element";" element" "

    I dette tilfælde er listen et sæt af elementer omgivet af dobbelte anførselstegn og adskilt med semikolon.

    Typisk udvælgelsesforespørgsler anvender denne grundlæggende syntaks: Vælg [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn]. [ field_name] fra [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel eller forespørgsel og et felt i den tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning refererer kun til den tabel eller forespørgsel. Her er en vigtig ting at huske: SELECT-delsætninger behøver ikke at indeholder navnet på en tabel eller forespørgsel, selvom det anbefales, og de skal indeholde navnet på mindst ét felt. Men alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel. Så kan du altid finde kildetabel eller forespørgsel om en datakilde til et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du bruger en liste med værdier, kan du redigere elementerne på listen. Kontrollér, at du omgiver hvert element med dobbelte anførselstegn, og Adskil hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en anden forespørgsel i navigationsruden, åbne den anden forespørgsel i designvisning (højreklik på forespørgslen, og klik derefter på Designvisning ). Notér navnet på den tabel, der vises i den øverste del af forespørgselsdesign, og derefter gå til næste trin.

      Eller

      Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel, Notér navnet på tabellen, og gå til næste trin.

  5. Dobbeltklik på tabellen i navigationsruden for at åbne den i dataarkvisning, og rediger derefter listeelementerne efter behov.

Toppen af siden

Angive strenge af længden nul

Access gør det muligt at skelne mellem to typer af tomme værdier: Null-værdier og strenge af længden nul. Null-værdier angiver en ukendt værdi, og strenge af længden nul angive felter, der indeholder et mellemrum. For eksempel Antag, at du har en tabel med kundedata, og at denne tabel indeholder en fax talfelt. Du kan lade feltet være tomt, hvis du er usikker på en kundes faxnummer. Det er tilfældet, indsætter lade feltet være tomt en null-værdi, hvilket betyder, at du ikke kender værdien. Hvis du senere finder ud af, at kunden ikke har en faxmaskine, kan du angive en streng af længden nul i feltet for at angive, at du ved, at der ikke er nogen værdi.

Bemærk!: Husk, at du kan angive en egenskab, der forhindrer, at felterne accepterer null-værdier. Du kan finde flere oplysninger om at angive denne egenskab, skal du se Sådan datatyper påvirker den måde, du angiver data, tidligere i denne artikel.

  1. Åbn en tabel i dataarkvisning, eller en formular i formularvisning eller browservisning.

  2. Markér det felt, du vil, og Skriv to dobbelte anførselstegn uden mellemrum ("").

  3. Flytte markøren til en anden post for at tilføje dine ændringer til databasen. Som standard forsvinder anførselstegnene.

Toppen af siden

Tilføje poster ved at importere eller oprette kæde til data

Du kan importere eller oprette kæde til data, der er placeret i en lang række kilder, herunder andre Access-databaser, Excel-projektmapper, tekstfiler og Word-dokumenter og lister på servere, der kører Microsoft SharePoint Services.

Forklarer, hvordan du importerer og oprette et link til de pågældende datakilder er ikke medtaget i denne artikel. Disse links til at få oplysninger om import og oprette kæde til data.

Metoder til at spare tid ved indtastning af data

Access indeholder en række metoder til at ændre data posten processen hurtigere. Fremgangsmåderne i følgende afsnit beskriver, hvordan du konfigurerer en standardværdi for felter og lister i formularer og hvordan du kan bruge genvejstaster til at genbruge værdier, når du sorterer data.

Angive en standardværdi for et felt eller kontrolelement

Hvis et stort antal poster dele den samme værdi for et bestemt felt, som en by eller land/område, kan du spare tid ved at angive en standardværdi for det kontrolelement, der er bundet til dette felt. Når du åbner formularen eller oprette en ny post, vises din standardværdien i kontrolelementet, som standard.

Angiv en standardværdi for et kontrolelement

  1. Åbn formularen i designvisning.

  2. Højreklik på det kontrolelement, du vil arbejde med, og klik derefter på Egenskaber.

  3. Indstil egenskaben Standardværdi til den ønskede værdi under fanen Data.

  4. Gentag trin 1-3 for at angive en ny standardværdi.

Angive en anden værdi

  • Angive nye data til en værdi i et tekstfelt. Du kan når som helst overskrive en standardværdi.

    -eller-

  • En værdi på en liste skal du vælge en ny værdi på listen.

Genbruge værdier ved sortering

Når du flytter mellem poster, skal du sortere hver post ved hjælp af den samme værdi. Når du gør, kan du spare tid ved hjælp af genvejstaster skal gentages, sortere værdi. For eksempel Antag, at du sortere lister over ordrer efter produkttype. I den første post skal skrive du bløde drikkevarer at sortere efter ordrer, hvor kunder købte bløde drikkevarer. Når du flytter til den næste post, kan du kopiere og genbruge sortere den pågældende værdi.

Bemærk!: Disse trin antager, at du har en formular i formularvisning.

  1. Flytte til det felt, genbruger værdien fra det tilsvarende felt i den forrige post.

  2. Tryk på CTRL +' (apostrof).

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×