Føje de data, der er indsamlet via e-mails, til Access-databasen

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Du kan samle eller opdateringsoplysninger via e-mails ved hjælp af Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access hjælper dig med at oprette en dataformular af websteder og sende formularen i en e-mail-meddelelse. Når din e-mail-modtagere returnerer de udfyldte formularer, kan du vælge at få de indsamlede data automatisk skal behandles og gemt i en angivet Access-database. Denne metode til indsamling af data kan du spare tid og kræfter, der normalt er involveret i en kopi, og sæt ind eller en manuel data posten proces. Følgende er nogle scenarier, hvor du kan bruge denne fremgangsmåde til at indsamle data:

Undersøgelser    Du kan gøre en undersøgelse og samle resultaterne ved først oprette en Access-database med de nødvendige tabeller til at gemme resultaterne, og ved hjælp af guiden til at oprette en undersøgelsesformular, og derefter sende dem til deltagerne i undersøgelsen. Når deltagerne svarer, gemmes de undersøgelse data automatisk i databasen.

Statusrapporter    Uanset om det er den nyeste niveau lagerstatus eller de seneste oplysninger om ventende problemer, kan dit team holde dig informeret ved at sende du e-mail-meddelelser, der indeholder de aktuelle oplysninger med jævne mellemrum.

Administration af hændelser    Når du organiserer et møde eller kursus eller andre begivenheder, kan du sende en eller flere formularer som en e-mail til at indsamle kontaktoplysninger, rejser og hotel indstillinger osv. Hvis du vælger at lade svarene behandlet automatisk, deltagerne, der kan ændre indstillingerne når som helst uden at give dig besked, og du har altid adgang til de nyeste data til beslutningstagning formål.

I denne artikel forklares det, hvad du skal bruge denne proces, hvordan du kommer i gang ved hjælp af guiden, og klik derefter giver dig yderligere oplysninger om forskellige trin så du kan gøre bedre markeringen, som du følge vejledningen i guiden

Bemærk!: Du kan ikke føje de indsamlede data, hvis modtageren brugt Hotmail- eller Yahoo til at sende dig dataformularen af websteder.

Inden du går i gang

Hvis dette er første gang, du indsamle data via e-mail-meddelelser, kan du udføre følgende trin:

  1. Sørg for, at du har installeret følgende programmer på computeren:

    • Access 2007 eller Access 2010.

    • Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du skal have Outlook installeret og konfigureret på den computer, du kan bruge til at sende e-mails. Hvis du har Outlook installeret, men endnu ikke er konfigureret, starte Outlook og følge vejledningen i guiden Outlook start. Hjælp til guiden, skal du se Outlook Hjælp.

    • Hvis du har planer om at bruge en InfoPath-formular, skal du kontrollere, at du har InfoPath 2007 eller nyere edition installeret og modtagerne skal også have InfoPath installeret på deres computere.

    • E-mail, modtagerne skal have enten har InfoPath eller en e-mail-klient, der understøtter HTML-format, der er installeret på deres computer for at kunne få vist og redigere formularen.

      Den formular, der bruges til at indsamle data via e-mail-meddelelser er ikke en Access-formular. Guiden opretter en særlig formular i HTML-format eller InfoPath.

      Identificere en destinationsdatabasen. Databasen kan være i .mdb eller .accdb-format. Desuden understøttes .mde og .accde-filer. Hvis du ikke vil bruge en eksisterende database, skal du oprette en ny.

  2. Identificere, eller Opret de tabeller, der skal udfyldes med data fra e-mail-svar. Hvis du er ved at indsamle data til eksisterende tabeller, sikre, at tabellerne ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet.

Bemærk!: Den vedhæftede fil, Autonummerering, OLE og felt med flere værdier typer ikke kan indsamles via e-mail

Hvis dine data samling handlingen udfylder to eller flere tabeller, skal du oprette en udvælgelsesforespørgsel og bruge disse som formularens postkilde. Sørg for, at forespørgslen indeholder alle de obligatoriske felter fra de underliggende tabeller. Hvis du bruger en eksisterende forespørgsel, kan du sikre dig, at forespørgslen ikke er skrivebeskyttet og at du har de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet. Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af en forespørgsel baseret på to eller flere tabeller, i artiklen Introduktion til forespørgsler.

Gemme dataene som nye poster i følgende situationer:

  • Hvis dataene udfylder flere tabeller.

  • Hvis destinationstabellen ikke har en primær nøgle-felt. Primær nøgle-værdier er nødvendige for at overføre hvert svar til en eksisterende post. Hvis din destinationstabellen ikke har et primært nøglefelt, enten gøre det nu eller tildele et eksisterende felt har, der entydige værdier som en primær nøgle.

  • Hvis destinationstabellen ikke har nogen poster. Hvis tabellen er tom, antager, at du vil tilføje poster i guiden.

  • Hvis modtagernes e-mail-adresser ikke er gemt som et felt i databasen. Når indsamling af data for at opdatere poster, kan du ikke skrive manuelt adresserne i den meddelelse, der er oprettet i guiden. Adressefeltet skal være i destinationstabellen, eller i en tabel, der har en relation med destinationstabellen.

Tilbage til toppen

Introduktion

  1. Åbn den database, hvori de indsamlede data skal gemmes.

  2. For at føje dataene til en enkelt tabel, skal du vælge tabellen i navigationsruden. Vælg den forespørgsel, der er bundet til disse tabeller for at udfylde flere relaterede tabeller.

  3. Gør et af følgende for at starte guiden:

    • Klik på Opret mail under fanen Eksterne Data i gruppen For indsamling af Data.

    • Højreklik på den tabel eller forespørgsel, og klik derefter på Indsaml og opdateringsdata via E-mail.

      Bemærk!: Hvis tabellen ikke indeholder felter eller kun har den Autonummerering, OLE-objekt, vedhæftet fil eller et opslag felttyper, vises følgende meddelelse: den markerede tabel eller forespørgsel har ikke eventuelle felter, der understøtter, ved at indsamle data via e-mail .

Hvis tabellen indeholder felter, der understøtter dataindsamling, starter guiden. Hvis destinationstabellen understøtter både tilføjelse og opdatering af data, vil guiden fører dig gennem de nødvendige trin til at indsamle data via e-mail-meddelelser.

Brug de følgende afsnit som en reference til en hvilken som helst spørgsmål, som du muligvis gennem følgende syv vigtigste trin i processen.

  1. Vælg typen dataindtastningsformular, du vil sende

  2. Vælg, om du vil indsamle nye data eller opdatere eksisterende data

  3. Angiv de data, du vil indsamlede

  4. Angive automatisk eller manuel databehandling

  5. Vælg, hvordan du vil angive modtagernes e-mail-adresser

  6. Gennemse og angive listen over modtagere

  7. Oprette og sende e-mailen

Tilbage til toppen

Vælg typen dataindtastningsformular, du vil sende

Vælg typen formular, der er baseret på brugervenlighed for dig selv og dine modtagere.

Vælg HTML-formular    En HTML-formular kan vises og redigeres af en bruger, hvis e-mail-klient, der understøtter HTML

Vælg Microsoft InfoPath-formular    Du får vist denne indstilling for kun hvis InfoPath er installeret på computeren. Vælg denne indstilling, hvis dine modtagere, der alle har InfoPath og Outlook installeret på deres computere. En InfoPath-formular giver et bedre dataindtastning og redigering miljø

Den side i guiden, der vises afhænger ud af, om destinationsobjektet understøtter opdatering af data. Hvis objektet er en forespørgsel baseret på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabel, der ikke har et primært nøglefelt eller ikke indeholder nogen poster, guiden antages det, at du vil tilføje nye poster og beder dig om at vælge formularfelterne. I alle andre tilfælde beder guiden dig om at angive, om du vil tilføje eller opdatere data, før du beder dig om at vælge formularfelterne.

Tilbage til toppen

Vælg, om du vil indsamle nye data eller opdatere eksisterende data

Angiv, hvad du vil gøre med dataene. Typen formular, du bruger påvirker antallet af nye poster, der kan sende en modtager til dig i et enkelt svar. Når du opdaterer data, identificerer antallet af poster, der skal opdateres af en modtager nummeret på forhånd udfyldte formularer, der skal medtages i en meddelelse.

Bemærk!: For at tilføje nye poster skal du skrive e-mail-adresser i adressefeltet i en e-mail, når meddelelsen er blevet oprettet. Hvis du vil opdatere eksisterende data, skal modtagernes e-mail-adresser gemmes som et felt i den underliggende tabel eller forespørgsel eller i en relateret tabel.

Tilbage til toppen

Angiv de data, du vil indsamlede

Det er ikke nødvendigt at medtage alle felter, som findes i den underliggende tabel eller forespørgsel i formularen, når du vælger felterne, der skal medtages i formularen. Følgende betingelser skal være opfyldt:

  • Påkrævede felter:    Felter markeret med et symbol for stjerne (*), er obligatoriske felter. Hvis du er ved at indsamle nye poster, medtages guiden automatisk alle felter, hvis egenskaben obligatorisk er indstillet til Ja. Hvis en post obligatoriske felter er tom, mislykkes Access at tilføje posten til tabellen.

  • Ikke understøttes felttyper:    Du vil ikke kunne medtage visse felttyper i formularen som Autonummerering, vedhæftet fil, OLE-objekt eller opslagsfelter.

  • Primær nøgle-felt:    Brugeren vil kunne skrive en værdi i feltet, når du tilføjer poster dog; svaret behandles ikke, hvis den angivne værdi er allerede i brug.

    Bemærk!: Angiv et navn for hvert medtaget felt under Feltegenskaber, og klik på skrivebeskyttet Hvis du ikke vil brugerne for at ændre dataene i det pågældende felt.

Tilbage til toppen

Angive automatisk eller manuel databehandling

Du kan vælge en automatisk eller manuel behandling af svar. Automatisk behandling betyder, at når du får svarene, Outlook og Access arbejder sammen for at eksportere dataene til destinationstabellerne i databasen. Automatisk behandling kan du spare tid og kræfter. Manuel behandling betyder blot, hvor du starter eksporten for at overføre data fra en bestemt mappe i Outlook til destinationstabellen i Access.

Svar er eksporteret til destinationstabellen som følgende betingelser er opfyldt på det tidspunkt svarene modtages postkassen:

  • Outlook skal allerede kører på computeren. Hvis Outlook ikke kører, starter databehandlingen, næste gang du starter Outlook.

  • Access må ikke være beskyttet med adgangskode, og må ikke være åbnet med udelt adgang. Navnet på eller placeringen af databasen skal ikke har ændret, efter du har sendt e-mailen.

  • Navnene på tabellerne og forespørgsler, og egenskaberne for de felter, der er inkluderet i formularen, må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet af de underliggende tabeller og forespørgsler.

    Bemærk!: Hvis automatisk behandling mislykkes, skal prøve at løse eventuelle problemer, og Eksportér derefter manuelt de svar, der mislykkedes. Alle svar, når din Indbakke, når du har løst problemerne fortsætte med at blive behandlet automatisk.

Angive egenskaber for at styre den automatiske behandling af svar

Klik på navnet på mappen for at angive en anden Outlook-mappe, hvor svar er gemt, på siden Angiv, hvordan du vil behandle svarene i guiden. Vælge en anden mappe i dialogboksen Vælg mappe, eller klik på Ny for at oprette en ny mappe.

Hvis du klikker på Egenskaber for at styre den automatiske behandling af svar til ændring eller finjustere importindstillingerne, kan du se følgende tabel for at få oplysninger om de tilgængelige indstillinger:

Indstilling

Resultat

Slet svar fra brugere, du ikke har sendt meddelelsen   

Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil kun de svar, der blev sendt fra de oprindelige modtagerne skal behandles automatisk. Svar fra andre personer er gemt i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk.

Accepter flere svar fra hver enkelt modtager   

Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil kun det første svar fra hver modtager skal behandles automatisk. De anden og alle efterfølgende svar gemmes i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk.

Bemærk!: Denne indstilling styrer kun antallet af svar, og ikke antallet af poster i en enkelt svar, der behandles. Det vil sige, hvis du sender en InfoPath-formular, kan en bruger, kan du sende flere poster i et enkelt svar, og Access behandler automatisk alle poster i svaret, selvom dette afkrydsningsfelt ikke er markeret.

Tillad kun opdateringer til eksisterende data   

Når modtagere bruger en InfoPath-formular til at opdatere data, kan brugeren sende nye poster ud over opdateringer til eksisterende poster. Markér dette afkrydsningsfelt for at behandle kun opdateringerne til eksisterende poster.

Antallet af svarene skal behandles   

Skriv det samlede antal svar (fra alle modtagere), der skal behandles automatisk. Hvis alle svarene skal behandles automatisk skal du, angive en stor værdi, som 5000, i tekstfeltet. Svar, der modtages, når den angivne værdi er nået gemmes i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk.

Dato og klokkeslæt for at stoppe   

Angive, hvornår skal stoppe automatisk behandling af svar til denne e-mail-meddelelse. Svar, der modtages efter denne dato og klokkeslæt er gemt i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk.

Hvis du vil ændre disse indstillinger på et senere tidspunkt under fanen Eksterne Data i gruppen For indsamling af Data skal du klikke på Administrer svar. Markér den meddelelse, som du vil ændre indstillingerne i dialogboksen Administrer meddelelser om Dataindsamling, og klik derefter på Indstillinger for meddelelser. De ændringer, du foretager i dialogboksen påvirker alle efterfølgende svar, du modtager på meddelelsen.

Behandle svar manuelt

Du kan styre, hvornår, og hvilke svar behandles, Vælg ikke indstillingen automatiske proces. Svarene gemmes i en bestemt mappe i Outlook, indtil du vælger og skal du højreklikke på hvert svar i mappen og derefter klikke på Eksporter data til Microsoft Access i genvejsmenuen.

Du muligvis også behandle svarene, der ikke kunne behandles automatisk manuelt i visse tilfælde.

Husk følgende, før du eksport af data

  • Access-databasen bør ikke Åbn med udelt adgang, og navnet på eller placeringen af databasen skal ikke har ændret, efter at du har sendt e-mailen.

  • Navnene på tabellerne og forespørgsler, og egenskaberne for de felter, der er inkluderet i formularen, må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet af de underliggende tabeller og forespørgsler.

Tilbage til toppen

Vælg, hvordan du vil angive modtagernes e-mail-adresser

Hvis du er ved at indsamle nye oplysninger, kan du angive e-mail-adresserne på to måder:

  • Skriv e-mail-adresser enkeltvis i Outlook e-mailen, eller Vælg adresserne i et adressekartotek.

  • Bruge e-mail-adresse-feltet i den tabel eller forespørgsel i den aktuelle Access-database.

    Bemærk!: Når indsamling af data for at opdatere eksisterende poster, du ikke kan se denne dialogboks, fordi modtagernes e-mail-adresser skal først være tilgængelige som et felt i databasen.

Angive e-mail-adresser direkte i Outlook

Hvis du angiver dine modtagere i Outlook, kan du få vist og tilpasse meddelelsen før du sender den. I mailen indeholder meddelelsesteksten en kort introduktion og en formular. Det anbefales, at du ikke foretager ændringer i formularen. Ændringer til formularens struktur resultere i svaret ikke behandles.

Brug af e-mail-adresser, der er gemt i et felt i databasen

Mulighed for at vælge en tilknyttet tabel henviser til tabeller, der vedrører. Klik på relationer for at få vist eller redigere tabelrelationer i databasen, under fanen Database værktøjer., i gruppen relationer

Du kan finde flere oplysninger om relationer, i artiklen vejledning i tabelrelationer.

Tilbage til toppen

Gennemse og angive listen over modtagere

Det sidste overordnede trin omfatter aflytning og tilpasse e-mailen, at justering af din modtagerliste og derefter sende din dataindsamlingsmeddelelse.

Oprette og sende e-mailen

Når guiden fortæller dig, at du kan nu oprette e-mailen, og hvordan du kan få vist status for mail ved hjælp af kommandoen Administrer svar, vises der muligvis nogle advarselsmeddelelser. I følgende tabel beskrives de enkelte advarsler og den handling, du kan udføre for at løse problemet:

Advarsel meddelelse

Beskrivelse

S løsning

Nogle poster indeholder ikke en gyldig adresse i feltet angivne e-mail-adresse. Der returneres ingen data for disse rækker.

Feltet e-mail-adresse, du har valgt indeholder null-værdier.

Hvis du vil indsamle data for hver post, skal du afslutte guiden og erstatte null-værdier med e-mail-adresser. Start derefter guiden igen.

Du har en eksklusiv lås på databasen. automatisk behandling mislykkes, indtil låsen frigives.

Du har den database, der er åben med udelt adgang.

Hvis du vælger at få svarene automatisk behandles, behandlingen mislykkes, fordi Access ikke kan tilføje eller opdatere en database, der har en eksklusiv lås på den. Luk og genåbn databasen i ikke-eksklusiv tilstand umiddelbart efter at sende meddelelsen

Disse e-mail-meddelelser kan indeholde data, der er af en fortrolig eller følsom art.

Du er ved at indsamle data for at opdatere eksisterende poster, og den formular, du er ved at sende bliver forhånd udfyldte med eksisterende data.

Hvis nogle formularfelter indeholder følsomme data, gå tilbage til trinnet i guiden, hvor du har valgt felterne, og fjern de felter, der indeholder følsomme data fra formularen

Når du få vist og tilpasse meddelelsen, kan du filtrere e-mail-adressefeltet og vælge dine modtagere. Vælg de e-mail-adresser, du vil bruge ved at vælge de relevante afkrydsningsfelter. Hvis du får vist en dialogboks med en oversigt over e-mail-adresser, skal du notere adresserne på listen og klikke på Afslut. Kontroller ugyldige adresser, foretage eventuelle nødvendige rettelse, og prøv derefter at sende meddelelsen igen.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×