Dokument projekter ved hjælp af Project 2007

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

bogomslag til project 2007 inside out

Microsoft Office Project 2007 indeni ud
ved Teresa S. Stover

Teresa S. Stover er ekspert inden for projektledelse, og hun har være konsulent på Microsoft Office-projektteamet siden version 4. Hun er en vejledende designer og prisvindende forfatter med mere end to årtiers erfaring inden for teknisk kommunikation. Teresa er forfatter til utallige brugervejledninger, selvstudier og hjælpesystemer – plus mere et dusin computerbøger, herunder Microsoft Office Project 2003 Inside Out og Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Hvis du vil vide mere om andre bøger om 2007 Microsoft Office-systemet, ved at besøge Microsoft Press.

I denne artikel

Fokus projektets vision

Definere omfang

Vedhæfte Projektdokumentation

Fordi centrale projektstyring planlægning, er det ikke så underligt, planlægning processer af et nyt projekt har du at gøre en betydeligt mængden af arbejde blot at lægge stemningen. Definer det store billede og opnå interessenternes godkendelse for specifikationer af det produkt eller tjeneste, du opretter og grænserne definerer overordnede omfanget af selve projektet. Når denne vision er på plads, er du klar til at oprette arbejdstegning project – projektplanen – ved hjælp af Microsoft Office Project 2007. Du Opdel derefter din project mål og målsætninger i den faktiske faser, milepæle og opgaver, der danner det grundlæggende element i dit projekt oplysninger system. Du kan tilføje din dokumentation, som dokumentet syn eller strategi i projektet. På samme måde, kan du føje andre supplerende oplysninger som noter eller links til individuelle opgaver, milepæle og faser. Alle disse oplysninger gør dit projekt, planlægge det centrale lager for alle projektoplysninger.

Fokus projektets vision

Du kan allerede har et klart billede i mening hvad projektet er om og hvad der skal indsættes, når den er fuldført. På den anden side kan projektet stadig virke en smule uskarpt mindst rundt om kanterne. Det er ikke usædvanlige for andre interessenter skal have en Ryd vision, når du ikke er sikker på, om du får det endnu.

Og ikke blive overrasket, hvis ét interessenternes forventning virke Ryd nok, men en anden interessenterness forventninger lyd helt modstridende.

Udfordringen på denne vigtige udgangspunktet er til at definere klart projektet uden tvetydighed, så alle involveret taler om det samme projekt, de samme forventninger og de samme resultater. Definere syn klart i starten forhindrer omdirigering (og den omstilling spilde indsats) midt i projektet eller disappointment i slutningen.

Så hvordan kan du oprette en vision? Du arbejder med vigtige interessenter som de kunder, potentielle brugere, sponsorer, ledere og medlemmer af projektteamet at få forventningerne project. Det være nødvendigt at afstemme uoverensstemmende visninger og modstridende dagsordener. I hele denne proces, skal du identificere mål projektet samt deres nøjagtighed mål. Du kan identificere antagelser for projektet, stave potentielle risici og foretage beredskabsplaner for disse risici. Du kan også identificere kendte begrænsninger, som budget, klokkeslæt eller ressourcer.

Når du er færdig med dette overordnet projektplanlægning og får den nødvendige godkendelse, alle involverede ved nøjagtigt, hvad de tilmelder dig.

Øverst på siden

Definere omfang

Et defineret område articulates vision for det produkt, du opretter og det projekt, opretter den. Efterhånden som projektet er udført, og der opstår problemer, kan din defineret omfang hjælpe dig med at træffe beslutninger. Definitionen af omfang er din vejledende for om den retning, du overvejer, er i virkeligheden kørslen af dette projekt. Hvis du ikke kan holde fokus på accepteret på omfanget af projektet, er du sandsynligvis opleve "omfang krybning,", hvor du ender spilde tid, penge og ressourcer på opgaver og leverancer, der ikke er en del af den oprindelige vision.

Dette er ikke at sige, at omfanget ikke kan ændre i løbet af et projekt. Business betingelser, design realiteter, budgetter, klokkeslæt, tilgængeligheden af ressourcerne og mange andre faktorer kan gøre det nødvendigt at ændre projektets omfang midt gennem. Desuden som medlemmer af projektteamet arbejder på deres opgaver, er de sandsynlighed for at generere fantastiske nye ideer. Dog dokumentet omfang hjælper dig med at træffe beslutninger og administrere disse ændringer, så du kan ændre i den rigtige retning – på linje med organisationens overordnede strategi, produktets årsag til stå og projektets mål.

Forstå produktomfang og projektets omfang

Der findes to typer omfang: produktomfang og projektets omfang. Først skal definere du produktomfang, medmindre det allerede er defineret for dig. Produktomfanget angiver de funktioner og funktioner på det produkt, bliver resultatet af projektet. Produktomfanget kan også være en del af produktbeskrivelse i din detaljeret. Produktet kan være fysiske som opbygning af en ny kontorbygning eller designet af et nyt fly. Produktet kan også være udvikling af en tjeneste eller en begivenhed, for eksempel installation af et nyt computersystem eller implementeringen af en ny kursus initiative.

Uanset hvilken type produkt angiver produktomfanget specifikationer og parametre, maler et detaljeret billede af det resultat. Produktomfanget af opbygning af en ny kontorbygning indeholder muligvis areal, antal tekstenheder, placering og arkitektonisk designelementer.

Projektets omfang angiver det arbejde, der skal udføres for at fuldføre projektet korrekt, efter specifikationer for den tilknyttede produktomfang. Projektets omfang definerer og styrer, hvad der og medtages ikke i projektet. Hvis der vil være flere faser i produktudvikling, kan projektets omfang angive, hvilken fase håndtering af dette projekt. En computer system installation project kan for eksempel angive, dets omfang omfatter infrastrukturudvikling og installation af den nye computersystem, men ikke dokumentation og undervisning for nye brugere. Eller det kan angive, at projektet håndtere alle aspekter af produktet, fra konceptet gennem fuldførelse af den sidste fase.

Udvikle scope-sætning

Hvis du vil definere projektets omfang og kommunikere den til andre vigtige interessenter, du udvikle og registrere scope-sætning. Afhængigt af organisationens planlægning metoder, være visse elementer af scope-sætning defineret meget tidligt, nogle gange endnu, før du har fået tildelt som projektleder. Andre elementer kan defineres lige før du går i gang med at identificere og rækkefølge projektets opgaver. Scope-sætning skal omfatte følgende:

  • Project justeringen     Scope-sætning skal definere forretningsmæssige behov eller andre påvirkning for dette projekt. Denne begrundelse indeholder et solidt grundlag til at vurdere fremtidige beslutninger, herunder de forekommer kompromiser.

  • Produktbeskrivelse     Omfanget skal beskrive detaljerne for det produkt eller tjeneste, der oprettes. Beskrivelsen af project begrundelse og produktnøgle skal sammen udforme målene for projektet.

  • Begrænsninger for projektet eller begrænsninger     Omfanget bør omfatte en hvilken som helst begrænse faktorer til projektet. Faktorer, der kan begrænse et projekts indstillinger omfatter et bestemt budget, kontrakt bestemmelser, en præcis slutdato osv.

    Bemærk!: Da vi bruge udtryk begrænsninger i hele denne bog til betyder opgavebetingelser, i kapitlet bruger vi ord begrænsninger til at referere til overordnede begrænsninger for projektet.

  • Antagelser for projektet     Omfanget skal indeholde en hvilken som helst elementer, der anses for at være sande, reelle eller bestemte – også når de er muligvis ikke – for at kunne fortsætte med at udvikle projektplanen og fremover. Efter deres art fører antagelser sædvanligvis en graden af risiko. Hvis du ikke ved, om building for et erhvervsmæssigt byggeri projekt bliver 10.000 eller 15.000 kvadratfod, har du for eksempel antages det ene eller den anden af hensyn til planlægning. Risikoen er, at anden valgmulighed ender muligvis være korrekt. Du kan tilpasse planen, efter fakta er blevet konstateret, men andre Projektafhængigheder muligvis allerede er på plads ved derefter.

    Bemærk!: Visse aspekter af din scope-sætning kan forbliver uændret gennem gentagen planlægningsprocessen, er, der ikke nødvendigvis tilfældet med begrænsninger i projektet og antagelser. Som omfanget bliver flere tæt defineret begrænsninger og antagelser kommer til light og vises bedre. På samme måde som du fortsætter på et senere tidspunkt i planlægningsprocessen, tendens hele projektets omfang til at blive mere og mere fokuseret.

  • Projektleverancer     Omfanget skal indeholde de oversigt niveau biprodukter, der er oprettet i hele varigheden af projektet. Leveringen af det endelige underprojekt leverance markerer afslutningen af hele projektet. Denne liste kan sætter i fokus overordnede projektfaser og milepæle, som kan være værdifulde, når du begynder at indtaste opgaver i din projektplan.

  • Projektmål     Omfanget skal optælles nøjagtighed målene for at være opfyldt for projektet skal betragtes som fuldført. Målene tilknyttes leverancerne og føres af mål projekt, som beskrevet i beskrivelsen af project begrundelse og produkt. Hvis du giver mening, skal projektmål være de på en måde, et bestemt beløb i DKK, et tidsinterval eller et bestemt niveau af kvalitet.

    Bemærk!: Scope-sætning kan også løse problemer som kommunikation, kvalitetskontrol og risikostyring andre projektplanlægning. Det kan definere reporting kravene og samarbejdsværktøjer skal implementeres. Scope-sætning kan også angive det mindste niveau af acceptabel kvalitet, definere de potentielle risici, der er knyttet til de specificerede begrænsninger og antagelser og fastsætte metoder til imødegåelse risiciene.

Produktomfang og projektets omfang er intricately sammenkædet. Projektets omfang er baseret på en klar definition af produktomfanget. Projektets omfang er opfyldt gennem færdiggørelse af arbejde, der er repræsenteret i projektplanen. På samme måde opfyldes produktomfanget af møde specifikationer i produktet systemkrav.

Med kladde af scope-sætning i hånd har du et dokument, du kan bruge til at kommunikere klart til andre project interessenter. Denne kladde hjælper dig med at rydde alle cross-purposes, forkert antagelser og forkert placerede krav. Når du fortsætter med at afgrænse scope-sætning, projektets vision er skærpede til det punkt, hvor alle interessenter skal have en fælles forståelse af projektet. Og fordi alle interessenter deltaget i oprettelse af vision, kan du føler sikker på, at alle forstår nøjagtigt, hvad de arbejder mod når du begynder at udføre projektplanen.

Øverst på siden

Vedhæfte Projektdokumentation

Du kan foretage Project 2007 centralt lager for alle dokumentationen til vigtigt projekt. Du vil muligvis vedhæfte eller sammenkæde scope-sætning til din projektplan, samt andre dokumenter som behov analyse, marked undersøgelse og produktspecifikationer.

Vise projektets hovedopgave

Hvis du vil vedhæfte planlægning dokumentation til dit projekt, er det første trin til at vise projektets hovedopgave. Ikke kun projektets hovedopgave til sidst giver oversigt dato og omkostningsoplysninger for projektet som helhed, det kan fungere som en placering til dine vedhæftede eller sammenkædede planlægningsdokumenter. Hvis du vil have vist projektets hovedopgave, skal du følge disse trin:

  1. Klik på værktøjer, Indstillinger og derefter klikke på fanen Vis.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Vis projektets hovedopgave under Dispositionsindstillinger.

  3. Klik på OK. En hovedopgave vises i række 0 i Gantt-diagrammet (se figur 1), vedtagelse navnet på fil som hovedopgave projektnavn. Hvis du vil ændre navnet, skal du klikke på i feltet Opgavenavn for projektets hovedopgave. Redigere navnet i feltet over opgavearket.

    bruge projektets hovedopgave til at vedhæfte eller sammenkæde planlægningsdokumenter
    Figur 1 bruge projektets hovedopgave til at vedhæfte eller sammenkæde planlægningsdokumenter.

Kopiere et dokument i din projektfil

Du kan medtage planlægning af dokumenter, der er oprettet i andre programmer i Project 2007. Selvom dette kan øge filstørrelsen, kan du se, at alle dine projektoplysninger er gemt på ét sted. Hvis du vil medtage dokumenterne, skal du følge disse trin:

  1. Klik på Opgaveoplysningerstandardværktøjslinjen med projektets hovedopgave markeret, og klik derefter på fanen noter. Du kan også dobbeltklikke på opgaven for at åbne dialogboksen Oversigt opgaveoplysninger. Klik på knappen Indsæt objekt på fanen noter.

  2. Vælg indstillingen Opret fra fil, og klik derefter på knappen Gennemse i dialogboksen Indsæt objekt.

  3. Vælg det projekt, planlægning dokument, du vil vedhæfte eller integrere i project-filen i dialogboksen Gennemse. Klik på knappen Indsæt.

  4. Tilbage i Indsæt objekt fra dialogboksen igen, Markér afkrydsningsfeltet Vis som ikon for (se figur 2).

    Hvis dokumentet er lille, kan du overveje at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis som ikon. Fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt for integreres indholdet af filen i Notefeltet dit projekt, så du kan læse den direkte derfra.

    det valgte dokument vil blive integreret i din projektplan
    Figur 2 det valgte dokument vil blive integreret i din projektplan.
  5. Klik på OK. Dokumentets-ikonet vises i området noter i dialogboksen Opgaveoplysninger oversigt (se figur 3).

    ved dobbeltklik på ikonet åbnes det i det program, det kommer fra
    Figur 3 at dobbeltklikke på ikonet åbnes det i det oprindelige program.
  6. Klik på OK i dialogboksen Opgaveoplysninger oversigt. Bemærkningsindikatoren vises i Gantt-diagrammet (se figur 4).

    bemærkningsindikatoren i den tilsvarende række i Gantt-diagrammet
    Figur 4, når du gemmer noget i en noter under fanen bemærkningsindikatoren vises i den tilsvarende række i Gantt-diagrammet.

Nu, når du har brug at gennemse dokumentet, dobbeltklikke på bemærkningsindikatoren for at åbne fanen noter i dialogboksen Opgaveoplysninger oversigt. Dobbeltklik derefter på dokumentikonet.

Bemærk!: Ud over vedhæfter dokumenter til projektets hovedopgave, kan du knytte dokumenter til hovedopgaver og individuelle opgaver. Det kan være praktiske, når du har specifikationer eller tegninger, yderligere definere omfanget af en bestemt underordnede fase eller opgave. Du kan også vedhæfte leverancer eller milepæl-rapporter baseret på opgaver med milepæle.

Link et dokument til din projektfil

Links fra er en anden metode til at medtage planlægning dokumenter med din projektfil. Links fra er en foretrukken metode, når du vil gemme din fil størrelse trimmer, og du ved, at din projektplan og tilknyttede planlægningsdokumenter altid være på samme sted. Det er også en meget effektiv metode til at åbne tilknyttede dokumenter hurtigt. Hvis du vil indsætte et link, skal du følge disse trin:

  1. Med projektets hovedopgave markeret, skal du klikke på Indsæt linkstandardværktøjslinjen.

  2. Skriv et beskrivende navn for det dokument, som du opretter et link, for eksempel Project Scope-sætningi feltet Tekst til visning.

  3. Find og vælg det projekt, planlægning dokument, du vil oprette et link til din projektfil (se figur 5).

    stien og navnet på det valgte dokument vises i adressefeltet
    Figur 5 stien og navnet på det valgte dokument vises i feltet adresse.
  4. Klik på OK. Hyperlinkindikator vises i feltet indikatorer i Gantt-diagrammet (se figur 6).

    Hyperlinkindikator vises i den tilsvarende række i Gantt-diagrammet
    Figur 6, når du link et dokument til en opgave, indikatoren link vises i den tilsvarende række i Gantt-diagrammet.

Nu, når du har brug at gennemse dokumentet, klik på indikatoren link. Dokumentet åbnes i sin egen programvinduet.

Bemærk!: Ud over links fra til dokumenter fra projektets hovedopgave, kan du oprette et link fra hovedopgaver og individuelle opgaver. Hvis du bruger Microsoft Office Project Professional 2007 med Microsoft Office Project Server enterprise project Management, er den foretrukne metode til at holde alle projektdokumenter sammen at bruge dokumentbiblioteket. Ved at konfigurere Microsoft Office Project Web Access med Windows SharePoint Services, kan du konfigurere og vedligeholde et dokumentbibliotek. Denne måde, kan alle dine teammedlemmer og andre interessenter se dokumenter via deres webbrowsere. De kan også se dokumenter ind og ud, giver dig vigtige versionskontrol.

Øverst på siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×