Distribuere en rapport elektronisk

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Du kan bruge Microsoft Office Access til at distribuere elektronisk din Access-rapporter. For eksempel kan du bruge kommandoen E-mail i menuen Microsoft Office-knappen til hurtigt at eksportere og sende rapporten som en vedhæftet fil i en e-mail-meddelelse. Eller du kan eksportere rapporten som en fil og derefter distribuere filen på flere forskellige måder. Ved hjælp af metoder til distribution af elektronisk, kan du hurtigt komme vigtige oplysninger til dem, der har brug for den. Desuden kan du bruge filerne til at oprette sikkerhedskopier og Arkiver rapporter, og du kan også formindske papir brugen i situationer, hvor udskrevne kopier af rapporter ikke er nødvendigt.

I denne artikel beskriver de forskellige filformater du kan bruge til at eksportere en rapport, og beskriver de forskellige metoder, du kan bruge til at distribuere den eksporterede rapport til modtagerne.

Hvad vil du foretage dig?

Forstå de filformater, som du kan eksportere en rapport

Distribuere en rapport ved hjælp af kommandoen E-mail

Distribuere en rapport ved hjælp af andre metoder

Forstå de filformater, som du kan eksportere en rapport

Du kan eksportere en rapport som flere forskellige filformater. Men ikke alle disse filformater bevarer layout og formatering af den oprindelige rapport. For eksempel, hvis du eksporterer en rapport som en HTML-fil (*.htm eller * .html), en fil med RTF-Format (*.rtf) eller en tekstfil (*.txt), den resulterende fil ikke indeholder alle de visuelle elementer, som fandtes i den oprindelige rapport, som grafik , farver, linjer eller kanter. Visse filformater dog bevare layout og formatering af den oprindelige rapport. Disse formater omfatter snapshot-filformat (*.snp), formatet Portable Document Format (*.pdf) og formatet XML Paper Specification (*.xps). I denne artikel fokuserer på ved hjælp af disse tre filformater.

I følgende tabel vises alle de tilgængelige formater til at eksportere en rapport, og de programmer, som du og dine modtagere kan bruge til at åbne de resulterende filer.

Format

Lokal fil ension(s)

Programmer, der bruges til at åbne filen

HTML-format

*.htm; *.HTML

Internetbrowsere, som Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

PDF-læsere, der er tilgængelige som gratis, er hentet fra tredjepart.

RTF

*.RTF

Word behandling programmer, som Microsoft Office Word og WordPad.

Snapshot

*.snp

Microsoft Snapshot Viewer, tilgængelige fra Microsoft Download Center. Finde et link til den gratis i afsnittet Se også.

Tekst

*.txt

Word behandling og tekstredigering programmer som Word og Notesblok.

XPS

*.XPS

  • I Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    Microsoft XML-papir specifikation Viewer, tilgængelige ved at hente Microsoft XML-papir specifikation Essentials Pack. Du kan finde flere oplysninger om Microsoft XML-papir specifikation Essentials Pack, linkene i afsnittet Se også.

  • I Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 eller nyere.

Bemærk!: Indstillingerne PDF-Format (*.pdf) og XPS-Format (*.xps) er tilgængelig, når du har installeret en tilføjelsesprogrammet finde flere oplysninger om understøttelse af disse filformater, i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Distribuere en rapport ved hjælp af kommandoen E-mail

En af den hurtigste måde at distribuere en rapport i Office Access 2007 er ved hjælp af kommandoen E-mail i menuen Microsoft Office-knappen. Med blot nogle få med musen eksporterer Access rapporten til filformatet, du vil, og derefter opretter en ny e-mail med vedhæftet fil.

  1. Vælg den rapport, du vil sende en e-mail-meddelelse i navigationsruden.

  2. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på E-mail.

  3. Vælg det outputformat, du vil bruge, i dialogboksen Send objekt som, og klik derefter på OK. Husk, at Øjebliksbillede filformat (*.snp), PDF-Format (*.pdf) og XPS-Format (*.xps) er de eneste indstillinger, der bevarer layout og formatering af din oprindelige rapport.

    Office Outlook 2007 åbnes en ny e-mail-meddelelse med en vedhæftet fil af typen, du har angivet.

  4. Skriv modtagernes e-mail-adresser i feltet til, et emne i feltet emne og en meddelelse i meddelelsesområdet.

    Tip!: Den fil, du sender ved hjælp af denne metode er som standard ikke gemt på computeren. Hvis du vil gemme en kopi af filen på din computer, højreklik på den vedhæftede fil i feltet vedhæftet, og klik derefter på Gem som i genvejsmenuen.

  5. Klik på Send.

Toppen af siden

Distribuere en rapport ved hjælp af andre metoder

Hvis du ikke vil bruge kommandoen E-mail til at distribuere din rapport, kan du først eksportere rapporten til det filformat, du vil og distribuere den på samme måde, du distribuerer alle andre filer. For eksempel kan du kopiere filen til en flytbare medier som en CD, diskette eller USB-drev og distribuere den til modtagerne. Du kan også kopiere filen til en delt netværksmappe eller et dokumentbibliotek på et Microsoft Windows SharePoint Services-websted, og derefter Fortæl modtagerne placeringen af filen.

De følgende afsnit viser, hvordan du eksportere en rapport som et snapshot-fil (*.snp), en fil med Portable Document Format (*.pdf) eller en fil, XML Paper Specification (*.xps), som du kan derefter fordele ved hjælp af metoden, du vil.

Eksportere en rapport som et snapshot-fil

For at få vist en snapshot-fil, skal være installeret programmet Microsoft Snapshot Viewer på du og dine modtageres computere. I tidligere versioner af Access blev Snapshot Viewer installeret med Access. Snapshot Viewer er ikke installeret med Office Access 2007. For at få vist en snapshot-fil, skal du hente og installere programmet Microsoft Snapshot Viewer gratis fra Microsoft Download Center. Da en Office Access 2007 licens ikke er påkrævet for at hente Snapshot Viewer-program, kan brugere, der ikke har Access 2007 installeret på deres computere også hente Snapshot Viewer og bruge det til at få vist de snapshot-filer, du opretter. Finde et link til overførslen i afsnittet Se også

  1. Klik på den rapport, du vil eksportere, i navigationsruden.

  2. Klik på flere i gruppen Eksportér under fanen Eksterne Data, og klik derefter på Snapshot Viewer.

  3. Skriv et filnavn i feltet filnavn, eller klik på Gennemse for at gå til et andet sted, hvor du vil gemme filen på den første side i eksport - Snapshot Viewer guiden.

  4. Hvis du vil have vist snapshot, umiddelbart efter at den er oprettet, under Angiv eksportindstillinger, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført.

  5. Klik på OK.

    Hvis der allerede findes en fil med samme navn i den angivne mappe, bliver du spurgt, om du vil enten erstatte den eksisterende fil eller skriv et nyt navn. Klik på Ja for at erstatte fil, eller klik på Nej for at angive et andet navn.

    Access opretter snapshot-fil. Hvis du vælger, at Access Åbn destinationsfilen, og programmet Snapshot Viewer er installeret på din computer, starter programmet og få vist snapshot-fil. Hvis programmet Snapshot Viewer ikke er installeret på computeren, ingen meddelelse vises, og der ikke kan vises snapshot-fil. Du kan dog stadig distribuere den til andre brugere.

  6. Markere afkrydsningsfeltet Gem Eksportér trin for at gemme trinnene i den handling, som du netop har udført, så du hurtigt kan genskabe den samme handling på et senere tidspunkt, og skriv derefter et navn og en beskrivelse for at se trinnene. Hvis du vil oprette en Outlook-opgave, der gør det muligt at planlægge eksport på et senere tidspunkt, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave.

    Finde flere oplysninger om planlægning af import og eksport i afsnittet Se også.

Eksportere en rapport som en *.pdf eller *.xps-fil

Du skal først installere et tilføjelsesprogram, før du kan eksportere en rapport til en fil med *.pdf eller *.xps format. Du kan finde flere oplysninger om understøttelse af andre filformater, som *.pdf og *.xps, skal du klikke på linkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Når du har installeret tilføjelsesprogrammet, kan du bruge følgende procedure til at eksportere en rapport som en *.pdf eller *.xps-fil:

  1. Klik på den rapport, du vil eksportere, i navigationsruden.

  2. Klik på PDF eller XPS under fanen Eksterne Data i gruppen Eksportér.

  3. Vælg den filtype, du vil eksportere rapporten som i dialogboksen Udgiv som PDF eller XPS i feltet Filtype.

  4. For at ændre det navn, som rapporten er gemt, som skal du skrive et nyt filnavn i feltet filnavn.

  5. For at åbne rapporten med det samme, når du eksportere den skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn fil efter udgivelse. Hvis du ikke har et program, der er installeret på din computer, der kan åbne filtypen, er denne indstilling er ikke tilgængelig.

  6. Gør et af følgende fremgangsmåder under Optimer for:

    • For at optimere rapporten til en større, højere opløsning fil (anbefales til udskrivning), skal du vælge Standard.

    • For at optimere rapporten til en mindre, lavere opløsning fil (anbefales til onlineudgivelse), skal du vælge mindste størrelse.

  7. Klik på Udgiv.

    Access opretter filen *.pdf eller *.xps. Hvis du vælger, at Access Åbn filen efter udgivelse, starter det relevante program og få vist filen.

  8. Gemme trinnene i den handling, som du netop har udført, så du hurtigt kan genskabe den samme handling på et senere tidspunkt skal du markere afkrydsningsfeltet Gem Eksportér trin, og skriv derefter et navn og en beskrivelse af trinnene. Hvis du vil oprette en Outlook-opgave, der gør det muligt at planlægge eksport på et senere tidspunkt, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave.

    Finde flere oplysninger om planlægning af import og eksport i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×