Distribuere en rapport

Få adgang til dine Access-rapporter, og Distribuer dem helt og bredt. Du kan for eksempel sende en mail til en eller flere brugere, eksportere dem til SharePoint-dokumentbiblioteker og arkivere dem på netværksmapper. Når du distribuerer en Access-rapport, opretter du en statisk rapport over data på et bestemt tidspunkt, f. eks dagligt, ugentligt eller månedligt. Hvis du gør det, har du et enkelt punkt, hvor det er sand sand, at informationsmedarbejdere kan bruge det til at træffe gode forretningsbeslutninger, besvare spørgsmål, finde alternativer, se bedste planer, evaluere risici og forbedre kvaliteten.

Distribuere rapporter

Tip    Når du opretter rapporten, skal du tilføje en publikations dato. Dette hjælper brugerne med at bekræfte det korrekte tidspunkt, hvor rapporten blev oprettet. Hvis du vil have mere at vide, skal du se indsætte dato og klokkeslæt i en rapport eller formular.

Hvad vil du foretage dig?

Sende en rapport ved hjælp af kommandoen mail

En af de hurtigste måder at distribuere en rapport på er ved hjælp af kommandoen mail. Med blot nogle få klik med musen, eksporteres rapporten, og der oprettes en ny mail med den vedhæftede fil.

  1. I navigationsruden skal du vælge den rapport, du vil sende.

  2. Vælg eksterne Data > mail.

  3. I dialogboksen Send objekt som skal du vælge det outputformat, du vil bruge, f. eks PDF, og derefter klikke på OK.

    Bemærk    Selvom der er mange forskellige formater, du kan vælge, kan du overveje at bruge portabelt dokument format (PDF), som er blevet en standard for sig selv, bevarer layoutet og formatet for den oprindelige Access-rapport og har indbyggede måder at tilpasse siderne til visning og duplex. Hvis du vil have mere at vide, skal du se installere Adobe Reader og udskrive PDF.

    Access åbner en ny e-mail-meddelelse i Outlook med filen vedhæftet fil.

  4. Skriv modtagernes mailadresser i felterne til og CC , en beskrivelse i feltet emne og en meddelelse i meddelelsesområdet.

    Tip    Den fil, du sender ved hjælp af denne metode, gemmes som standard ikke på din computer. Hvis du vil gemme en kopi af filen på computeren, skal du højreklikke på den vedhæftede fil i det vedhæftede felt og derefter vælge Gem som.

  5. Vælg Send.

Bemærk    Hvis du vil automatisere processen, kan du bruge makrohandlingen email databaseobjekt. Du kan for eksempel oprette en makro med en række af disse handlinger for at sende forskellige rapporter til forskellige brugere.

Toppen af siden

Eksportere en rapport til en mappe eller et SharePoint-dokumentbibliotek

  1. I navigationsruden skal du vælge den rapport, du vil eksportere.

  2. Vælg eksterne Data > PDF eller XPS for at åbne dialogboksen Udgiv som PDF eller XPS .

  3. Gør et af følgende:

    • Find mappen ved hjælp af navigationsruden.

    • Find SharePoint-webstedet ved at klikke på SharePoint i navigationsruden eller ved at angive webstedets URL-adresse i feltet Adresse øverst. Det kunne f.eks. være:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Hvis du vil have mere at vide, skal du se Opdag indhold med SharePoint-startsiden.

  4. I feltet filtype skal du kontrollere, at PDF- filtypen er markeret.

  5. Hvis du vil ændre standardnavnet på rapporten, skal du skrive et nyt filnavn i feltet filnavn .

  6. Hvis du vil åbne rapporten, umiddelbart efter at du har eksporteret den, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn fil efter publicering .

  7. Gør et af følgende under Optimer til:

    • Hvis du vil optimere rapporten for en større, større fil med flere løsninger (anbefales til udskrivning), skal du vælge standard.

    • Hvis du vil optimere rapporten for en mindre, mindre løsnings fil (anbefales til publicering online), skal du vælge minimum størrelse.

  8. Vælg Publicer. Access opretter filen. Hvis du vælger, at Access skal åbne filen efter udgivelsen, viser Adobe Reader filen.

  9. Hvis du vil gemme trinnene i handlingen, så du kan køre og planlægge den samme handling, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin :

    • Indtast et navn og en beskrivelse af trinnene.

    • Hvis du vil oprette en Outlook-opgave, der planlægger eksporthandlingen på et senere tidspunkt, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave .

    Få mere at vide under Gem oplysningerne om en import- eller eksporthandling som en specifikation.

    Bemærk    En anden måde at automatisere processen på er ved at bruge makrohandlingen ExportWithFormatting. Du kan f. eks. oprette et sigende filnavn, der er baseret på rapportens titel og eksport datoen. Det hjælper brugerne med at finde den rigtige rapport i et SharePoint-bibliotek eller en mappe i mange rapporter. Hvis du vil gøre dette, skal du angive følgende udtryk i argumentet output filen:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Hvor RptQC5 er rapportobjekt navnet, Auto_Header0 er rapportens sidehoved sektion, og egenskaben Caption er rapportens titel.

Toppen af siden

Få mere at vide om at oprette et Rapportcenter i SharePoint

Overvej at oprette et dedikeret Rapportcenter i et SharePoint-dokumentbibliotek, så brugerne nemmere kan finde og få vist de rapporter, de har brug for. Ved at tilføje kolonner, oprette kæder til biblioteket fra Access og tilpasse dokumentbiblioteket med visninger, kan du give dine brugere første klasse en oplevelse. Det følgende er de grundlæggende trin, du kan udføre.

Oprette et dokumentbibliotek    Et dokumentbibliotek er en sikker filplacering, der gør det nemmere at samarbejde. Du kan føje kolonner til et bibliotek, f. eks kategorier, personer eller grupper og beregnede kolonner, som du kan bruge til at oprette visninger og filtre.

En miniaturevisning af et dokumentbibliotek uden noget markeret.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se Hvad er et dokumentbibliotek?

Opdatere Biblioteks kolonner fra Access    Hvis du sammenkæder biblioteket til Access, kan du opdatere kolonnerne i dokumentbiblioteket fra Access til at hjælpe brugerne med at finde de ønskede rapporter og få flere oplysninger.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se importere, link eller flytte data til SharePoint.

Oprette sorterede og filtrerede visninger    I stedet for at sende rapporten fra Access via mail, skal du sende et link til den relevante visning af dokumentbiblioteket. Det kunne f.eks. være:

  • Sortér visningen i stigende rækkefølge efter kolonnen ændret , så den mest aktuelle rapport vises først. Du kan få mere at vide under brug af sortering til at ændre en SharePoint-visning.

  • Hvis du har en valgkolonne i det bibliotek, der hedder JobFunction, med tre værdier: Lineworker, forlænger og supervisor, skal du oprette separate visninger baseret på et filterudtryk for hver enkelt job-rolle:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Når du sender et link til supervisor visningen, og brugeren klikker på det, viser visningen de specifikke rapporter for tilsynsførende. Hvis du vil have et link til Biblioteks visningen, skal du vise visningen og derefter kopiere URL-adressen fra adresselinjen.

  • Hvis du har en person kolonne i biblioteket med navnet OurEmployees, skal du oprette en visning, der er baseret på et filterudtryk, som bruger funktionen mig til kun at vise rapporter for den aktuelle bruger:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Når du sender et link til visningen, og brugeren klikker på det, viser visningen de specifikke rapporter for den pågældende bruger.

Du kan finde flere oplysninger i Brug filtrering til at redigere en SharePoint-visning og redigere en listevisning i SharePoint.

Forbinde webdele på en moderne side   Du kan også oprette en moderne side for at vise en fil, der er baseret på, hvad en bruger vælger i et dokumentbibliotek, ved at forbinde en webdel af typen fil visning til en webdel i et dokumentbibliotek. Brugere kan gennemse rapporterne for at finde den, de ønsker.

Eksempel på en liste, der er forbundet med en webdel med listeegenskaber

Hvis du vil have mere at vide, skal du se brug af webdele på SharePoint-sider og forbinde webdele i SharePoint Online.

Udnyt Microsoft flow    Du kan automatisere brugen og administrationen af biblioteket ved hjælp af et Microsoft-flow. Du kan f. eks. sende meddelelser, sende daglige påmindelser, oprette en planner-opgave og arkivere udløbne filer i en mappe.

Opret en planner-opgave med et link til SharePoint-elementet for et markeret element i SharePoint.

Microsoft flow skabelon til SharePoint og planner

Hvis du vil have mere at vide, skal du se Opret et flow for en liste eller et bibliotek i SharePoint Online eller OneDrive for Business.

Toppen af siden

Bemærk!:  Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Var disse oplysninger nyttige? Her er artiklen på engelsk, så du kan sammenligne.

Se også

Introduktion til rapporter i Access

Vejledning til design af rapporter

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×